Möchten Sie Slack-Updates über die Arbeit und Verfügbarkeit Ihres Teams erhalten? Das können Sie tun, indem Sie Verbindung von Teamdeck mit Slack mit unserer integrierten Integration. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Apps miteinander verbinden und nützliche Benachrichtigungen für das Slack-Ressourcenmanagement einrichten können.
Die Slack-Integration ist für alle Organisationen mit mehr als zwei Teamdeck-Nutzern verfügbar.
Sie müssen über die Berechtigung "Eigentümer" verfügen, um die Integration in Teamdeck einzurichten. Außerdem müssen Sie in der Lage sein, neue Apps im Slack-Arbeitsbereich Ihres Teams zu genehmigen.
Rufen Sie Ihr Teamdeck-Konto auf und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Einstellungen. Gehen Sie dann zu Integrationen, wo Sie Slack unter den möglichen Verbindungen finden.
Klicken Sie auf "Integration starten". Der nächste Schritt besteht darin, diese Integration in Ihrem Slack-Konto zuzulassen.
Sobald die Integration genehmigt ist, können Sie zurück zu Ihrem Teamdeck-Konto gehen. Unter "Einstellungen" -> "Integrationen" -> "Slack - Integration verwalten" sehen Sie eine Liste der möglichen Benachrichtigungen, die Sie in Ihrem Slack-Arbeitsbereich einrichten können. Gehen wir sie im nächsten Abschnitt dieses Blogbeitrags nacheinander durch.
Die erste Kategorie von Aktualisierungen, die Sie an Ihren Slack-Arbeitsbereich senden können, betrifft die Buchungen in Ihrem Team. Sie können zum Beispiel entscheiden, jedes Mal eine Slack-Benachrichtigung zu senden, wenn es eine neue Buchung in Ihrem Team gibt. Zuerst müssen Sie diese Benachrichtigung einschalten und dann den Kanal auswählen, in dem Sie die Aktualisierungen erhalten möchten. In unserem Fall gibt es einen Slack-Kanal für PMs, der ein idealer Ort für solche Aktualisierungen zu sein scheint.
Von nun an wird bei einer Änderung in den Buchungen einer Person (neue Buchung hinzugefügt, Buchung bearbeitet, Buchung entfernt) eine Notiz darüber im gewählten Slack-Kanal angezeigt:
Die zweite Option in der Kategorie "Buchungen" ist der Versand einer täglichen Buchungsübersicht. Sie müssen den Kanal angeben, über den Sie die Aktualisierung erhalten möchten. Außerdem müssen Sie die Zeit auswählen, zu der Sie die Zusammenfassung erhalten möchten.
Zusätzlich können Sie bis zu drei benutzerdefinierte Felder auswählen, die zusätzliche Informationen enthalten, die wir der Slack-Zusammenfassung hinzufügen können. Abhängig von den benutzerdefinierten Feldern, die Ihr Unternehmen verwendet, könnte dies z. B. die Berufsbezeichnung Ihres Mitarbeiters sein.
Sie können auch die Integration von Slack und Teamdeck nutzen, um einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams zu erhalten. Bei der Planung der Arbeit Ihrer Mitarbeiter sollten Sie darauf achten, dass diese nicht überlastet sind, aber Sie müssen auch ein Auge auf nicht ausgelastete Mitarbeiter haben.zu wenig zu tun zu haben, macht die Menschen unglücklich auch.
Glücklicherweise können Sie eine wöchentliche Slack-Aktualisierung einrichten, um eine Liste der Personen zu sehen, die bestimmte Kriterien erfüllen, und um zu prüfen, wie viel Kapazität sie für die nächste Woche noch haben.
Wenn alle Ihre Mitarbeiter Buchungen haben, die ihrer Kapazität entsprechen, erhalten Sie eine Meldung wie diese:
Wöchentliche Aktualisierungen sind sicherlich nützlich, aber Sie möchten vielleicht überprüfen, welche Teammitglieder bei Bedarf verfügbar sind. Dies können Sie tun, indem Sie die Slack-Verknüpfung "Verfügbare Ressourcen" einschalten.
Sobald es aktiviert ist, können Sie auf Slack gehen, "/" eingeben und dann im Vorschlagsfeld nach Teamdeck suchen.
Wählen Sie die Verknüpfung "Verfügbare Ressourcen" und es erscheint ein Modal, in dem Sie Ihre Anfrage spezifizieren können - den Zeitraum, den Sie betrachten, und andere Kriterien, die für Sie wichtig sein könnten. Wenn Sie das Formular ausfüllen, erhalten Sie eine Slack-Nachricht mit einer Liste der verfügbaren Ressourcen und ihrer täglichen Kapazität im ausgewählten Zeitraum.
Anhand dieser Nachricht lässt sich leicht erkennen, dass wir Mikes Kalender durchaus um einige Buchungen erweitern oder ihn sogar einem neuen Projekt zuweisen könnten, da er in der nächsten Woche voll verfügbar zu sein scheint. Auch Alice hat noch einige Kapazitäten frei.
Die nächsten Optionen, die in der Teamdeck + Slack-Integration zur Verfügung stehen, betreffen die Freizeit Ihres Teams - Urlaub.
Die erste Art von Benachrichtigung informiert Sie über Aktualisierungen des Urlaubskalenders von Mitarbeitern - neue Urlaube, bearbeitete Urlaube, entfernte Urlaube. Sie ist besonders nützlich, um Urlaubsanträge zu erkennen, die von Ihren Mitarbeitern gesendet wurden:
Außerdem können Sie festlegen, dass Sie keine Aktualisierungen über Urlaube erhalten, die von bestimmten Personen in Ihrem Team hinzugefügt wurden. So kann es beispielsweise sein, dass eine Person aus der Personalabteilung für das Hinzufügen von Urlaub in den Kalendern der Mitarbeiter zuständig ist. Wenn Sie deren Aktualisierungen ignorieren, sehen Sie nur Anträge, die direkt von anderen Mitarbeitern gestellt werden.
Ähnlich wie bei den Buchungen können Sie auch eine tägliche Übersicht über die Abwesenheiten erhalten. Dies ist eine gute Erinnerung für Ihre Teamleiter, um zu sehen, welche ihrer direkten Mitarbeiter nicht im Büro sind. Sie können auch eine Übersicht über ausstehende Urlaubsanträge einrichten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht zu lange auf eine Entscheidung über ihren Urlaubsantrag warten müssen.
Die letzte Option in der Kategorie Urlaub ist eine Abkürzung. Schalten Sie diese Option ein, damit Ihre Mitarbeiter direkt von Slack aus Urlaub beantragen können, ohne Teamdeck aufrufen zu müssen. Sie müssen nur "/" in einen beliebigen Kanal eingeben und dann den entsprechenden Shortcut "Urlaub beantragen" auswählen.
Es erscheint ein Modal, das sie ausfüllen sollen:
Nach dem Absenden erscheint ein solcher Urlaubsantrag in Teamdeck als ausstehender Antrag. Er kann auch in Slack erscheinen, wenn die Urlaubsaktualisierung eingeschaltet ist. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter auch über Slack benachrichtigt wird, wenn einer der Manager den Status dieses Urlaubsantrags in "angenommen" oder "abgelehnt" ändert:
Dies ist eine gute Möglichkeit, einen nahtlosen Prozess für die Bearbeitung von Anträgen auf Freistellung von Mitarbeitern zu schaffen.
Die letzte Kategorie von Aktualisierungen, die Sie über die Teamdeck-Integration an Ihren Slack-Arbeitsbereich senden können, betrifft die Stundenzettel. Zunächst können Sie entscheiden, ob Sie Updates über neue, bearbeitete oder gelöschte Zeiteinträge in den Stundenzetteln Ihres Teams senden möchten:
Darüber hinaus können Sie auch tägliche Benachrichtigungen einrichten, die die Mitarbeiter daran erinnern, ihre Stundenzettel auszufüllen.
Verwendung von Slack für das Ressourcenmanagement kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihre Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass keine wichtigen Aktualisierungen unbemerkt bleiben. In Kombination helfen Teamdeck und Slack Projektmanagern und Teamleitern, die Arbeit ihrer Teams nicht nur gründlich zu planen, sondern auch in Echtzeit und ohne unnötigen Aufwand zu überwachen.
Wenn Sie Fragen zur Teamdeck + Slack-Integration haben, schreiben Sie uns eine Nachricht über den Chat. Wir beantworten gerne Ihre Fragen und helfen Ihnen, die Verbindung einzurichten.
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