Wenn man an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, ist es normal, dass es ein wenig chaotisch zugeht, oder?
Es gibt jedoch zahlreiche Lösungen auf dem Markt, mit denen Sie Ihre Projekte auf Kurs halten und sicherstellen können, dass die Arbeit Ihres Teams gut geplant ist. Projektleiter verwenden häufig Ressourcenplanungs-Softwareaber was ist mit Anwendungen zur Ressourcenverwaltung? Ist es notwendig, in beide Arten von Lösungen zu investieren?
In diesem Blogbeitrag werden wir einige Indikatoren vorstellen, die sollte Ihr Unternehmen die Einführung einer Software für das Ressourcenmanagement ernsthaft in Betracht ziehen, um die Arbeit Ihres Teams besser planen und verwalten zu können.
Für jedes der unten genannten Anzeichen zeigen wir Ihnen auch, wie eine robuste App zur Ressourcenverwaltung Ihnen helfen kann.
Bevor wir auf die besonderen Probleme eingehen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, sollten wir kurz rekapitulieren, was Ressourcenmanagement-Tools sind.
Software für das Ressourcenmanagement hilft Ihnen, die Arbeit Ihres Teams besser zu planen und die Ergebnisse zu messen. Wie der Name schon sagt, liegt der Schwerpunkt hier auf Ihrem Team:
Die meisten Ressourcenmanagement-Apps enthalten Funktionen für die Ressourcenplanung und -zuweisung. Es gibt auch umfassendere Tools wie Teamdeck, das Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung kombiniert. Wenn Sie es ausprobieren möchten, können Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden.
Lassen Sie uns nun über die Herausforderungen sprechen, mit denen Sie konfrontiert sein könnten:
Die Gründe für das Scheitern von Projekten sind vielfältig, aber das Ressourcenmanagement kann Ihnen erheblich dabei helfen, Ihre Projekte erfolgreich durchzuführen.
Zunächst müssen Sie sich mit der Ressourcenzuweisung befassen und sicherstellen, dass die richtigen Leute an den richtigen Projekten arbeiten. Das ist nicht einfach, wenn man ein großes Team und ein großes Projektportfolio hat. Um sicherzustellen, dass Sie die bestmöglichen Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt auswählen, ist es praktisch, eine unternehmensweite Ressourcenkalender.
Mit einem solchen Kalender können Sie leicht erkennen, welche Mitarbeiter für Ihr Projekt zur Verfügung stehen. Darüber hinaus hilft Ihnen ein gutes Ressourcenplanungstool dabei, Teammitglieder nach Fähigkeiten, Dienstalter oder Standort zu filtern. Auf dieser Grundlage sollten Sie in der Lage sein, dem Projekt die richtigen Mitarbeiter zuzuweisen.
Ein weiterer Grund für das Scheitern von Projekten ist die Unfähigkeit, ihre Fortschritte zu überwachen. Mit Projektmanagement-Software können Sie oft Gantt-Diagramme erstellen, um den Zeitplan des Projekts zu veranschaulichen. Sie sollten jedoch auch die Arbeit Ihres Teams anhand von Zeiterfassungsbögen verfolgen. Und warum? Wenn Sie z. B. feststellen, dass die Mitarbeiter viel länger für eine bestimmte Aufgabe brauchen als geplant, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass sich das gesamte Projekt verzögert.
Warum ist Ressourcenauslastung so wichtig für das Wohlbefinden Ihres Teams und den Zustand Ihrer Projekte? Einerseits möchten Sie als Arbeitgeber nicht, dass Ihre Teams überlastet sind. Eine Software zur Ressourcenplanung wie Teamdeck ermöglicht es Ihnen, sofort zu erkennen Überstunden in den Stundenzetteln Ihrer Mitarbeiter und überwachen ihre Arbeitsbelastung in Echtzeit.
Eine ausgewogene Ressourcennutzung ist auch aus geschäftlicher Sicht entscheidend. Sie können es sich einfach nicht leisten, Mitarbeiter in Ihrem Team zu haben, die nicht genug zu tun haben. Diese Teammitglieder sind auch selbst wahrscheinlich frustriert werden über das Fehlen von Aufträgen. Leider kann es leicht passieren, dass Sie einige Mitarbeiter übersehen, wenn Sie nicht über ein zentrales Tool zur Ressourcenplanung verfügen. Die regelmäßige Messung der Ressourcenauslastung in Ihrem Team ist entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und die Rentabilität Ihres Unternehmens.
Wie können Sie feststellen, ob Ihre Projekte gut laufen? Eine Möglichkeit ist die Überprüfung des Abschnitts "Erledigt" im Aufgabenmanager Ihres Teams, aber wir schlagen vor, dass Sie auch auf die Zeit achten, die Ihr Team für ein bestimmtes Projekt aufwendet.
Es ist eine gute Idee, die geschätzten Projektstunden mit der tatsächlichen Zeit zu vergleichen, die Ihr Team erfasst. Im Idealfall sehen Sie sich an, wie sich die Werte im Laufe der Zeit verändern. Werfen Sie einen Blick auf dieses Diagramm, das in der Teamdeck-Projektberichtssuite erstellt wurde:
Die dunkelgrünen Balken stehen für die Buchungen Ihres Teams - die geschätzten Stunden. Die hellgrünen Balken sind die tatsächlichen Stunden, die mit einer Zeiterfassungs-App erfasst wurden. Sie sehen, dass die Mitarbeiter von Beginn des Projekts an etwas mehr Stunden erfasst haben als ursprünglich geschätzt. Der Unterschied zwischen den Schätzungen und den tatsächlichen Stunden war zwar sichtbar, aber nicht sehr groß. Am 17. Januar verzeichnete das Team jedoch doppelt so viele Stunden wie veranschlagt. Für die Manager ist das ein Anzeichen dafür, dass mit dem Projekt etwas nicht in Ordnung ist. Vielleicht gab es eine unerwartete Änderungsanforderung des Kunden? Oder vielleicht erwies sich eine der Aufgaben als viel schwieriger als erwartet? Zugegeben, ein paar zusätzliche Stunden sollten im Großen und Ganzen keine große Sache sein, aber stellen Sie sich vor, diese Situation würde sich über Wochen oder Monate hinziehen. Ohne Zeiterfassung und Überwachung Ihrer Ressourcenmanagement-Software merken Sie vielleicht nicht, dass das Projekt nicht auf dem richtigen Weg ist.
Die meisten Unternehmen verwenden irgendeine Art von Projektmanagement-App. Dabei kann es sich um eine einfache Kanban-Tafel oder eine umfassende Lösung mit Ressourcenplanungsfunktionen handeln. Wenn Ihr PM-Tool jedoch nur auf Aufgaben und Projektmeilensteine ausgerichtet ist, benötigen Sie eine andere App, um Ihr Projekt und Team gleichermaßen gut zu verwalten.
Glücklicherweise verfügen Ressourcenmanagement-Tools in der Regel über integrierte Integrationen mit Projektmanagement-Anwendungen, eine öffentliche API oder Zapier Apps.
Dies könnte aus mehreren Gründen der Fall sein. Wir haben bereits erwähnt, dass die Ressourcenzuweisung eine große Herausforderung für Projektmanager darstellt. Ein weiteres Problem ist, dass viele Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Ohne ein Ressourcenplanungstool kann es leicht passieren, dass Sie Mitarbeiter doppelt buchen oder Projektterminierungskonflikte. Und schließlich ist die Projektplanung extrem schwierig, wenn Sie keinen Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und deren geplante Abwesenheit haben. Stellen Sie sich vor, Sie buchen einen Programmierer für ein schnelles Projekt und stellen dann fest, dass er mitten im Projekt zwei Wochen Urlaub hat.
Wie Sie sich vorstellen können, können Ihnen Apps für die Ressourcenverwaltung all diese Probleme ersparen, sofern sie zusätzlich zu den Ressourcenplanungsfunktionen auch Funktionen für die Urlaubsverwaltung bieten.
Mit Teamdeck können Sie die Zeitpläne, Verfügbarkeiten und Urlaube aller Mitarbeiter anzeigen. Auf diese Weise können Sie Ihre Projekte mit mehr Sicherheit planen. Was ist, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen? Teamdeck hat eine Drag-and-Drop-Funktionnline-KalenderplanerSo können Sie den Zeitplan einfach bearbeiten und sich wieder der Verwaltung Ihres Teams widmen.
Sie wissen bereits, dass einige Tools für die Ressourcenplanung die Terminplanung mit der Verwaltung der Freizeit kombinieren (Urlaubsmanagementsystem). Das ist eine großartige Gelegenheit, die HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.
Leider verlassen sich viele Teams immer noch auf Tabellenkalkulationen und unstrukturierte Kommunikation, um ihren Urlaub zu verwalten. Das ist für alle Beteiligten nicht effizient: Mitarbeiter empfinden es als zeitaufwändig, einen Urlaubsantrag zu stellen, und Manager können sich leicht in dem Chaos verlieren.
Infolgedessen haben die Projektmanager möglicherweise nur einen sehr geringen Einblick in die Verfügbarkeit von Ressourcen und geplante Abwesenheiten. Dies kann natürlich zu kostspieligen Fehlplanungen führen. Effizientes Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung ist nur möglich, wenn Sie wissen, wer in Ihrem Team wann verfügbar ist.
Mit Teamdeck können Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks Freistellungen beantragen. Jede akzeptierte Abwesenheit ist im Ressourcenkalender sichtbar, so dass die Projektmanager sie bei der Planung neuer Projekte berücksichtigen können.
Zu wissen, wie viele fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden Ihre Teams erfassen, ist wichtig für Überwachung der Projektrentabilität. Sobald Sie die Aufschlüsselung der Stunden sehen, können Sie versuchen, nach Optimierungen zu suchen und z. B. die nicht abrechenbaren Stunden um die Wirksamkeit der Sitzungen Ihres Teams zu erhöhen.
Wie berechnet man fakturierbare Stunden? In Teamdeck können Mitarbeiter ihren Zeiteinträgen bei der Zeiterfassung Tags wie "nicht abrechenbar" zuweisen. Alles, was Sie als Manager tun müssen, ist, einen einfachen Bericht zu erstellen, um ausgewählte Teams oder Projekte zu analysieren. Darüber hinaus können Sie mit demselben Bericht die Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter oder den Betrag, den Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen sollten, berechnen.
Sie sehen hoffentlich, dass eine Software zur Ressourcenverwaltung eine gute Ergänzung für Ihr Team sein kann. Jetzt müssen Sie nur noch das richtige Tool für Ihr Team finden. Wir empfehlen Ihnen, mit der Lektüre eines Überblick über gängige Ressourcenplanungstools. Vergleichen Sie damit die Funktionen und Preise der verschiedenen cloudbasierten Tools auf dem Markt.
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