Nach Angaben von Ad AgeDas Jahr 2019 hat sich als das "schwächste Jahr für das Agenturwachstum seit der Großen Rezession" erwiesen. Und dann hat sich die Lage weiter verschlechtert. 2020 hat die digitalen Agenturen mit vielen Herausforderungen und Unsicherheiten überrascht. Vor diesem Hintergrund ist es vielleicht nicht verwunderlich, dass sich die Unternehmen darauf konzentrieren, ihre Rentabilität zu steigern und die Kunden mit erfolgreichen Projekten zu begeistern.
Was werden Sie aus diesem Artikel lernen?
Einer der Schritte zur Steigerung der Leistung Ihrer Digitalagentur besteht darin, die Art und Weise zu bewerten, wie Sie kreative Projekte planen und verwalten. Fällt es Ihrem Team schwer, seinen Aufwand richtig einzuschätzen? Überschreiten sie notorisch das Budget oder liefern sie Projekte zu spät ab? Äußern Ihre Mitarbeiter ihre Unzufriedenheit? All diese Signale können auf Probleme mit den Projektmanagementprozessen und -tools Ihrer Agentur hinweisen.
Zugegeben, um die Projektmanagementfähigkeiten Ihres Teams zu verbessern, müssen Sie möglicherweise hervorragende Projektmanager einstellen und verschiedene Prozesse neu gestalten. Sie können aber auch durch die Einführung folgender Maßnahmen schnell Fortschritte erzielen Werkzeuge zur Unterstützung der Planung und Verwaltung kreativer Projekte.
Jede Agentur, insbesondere solche mit verteilten Mitarbeitern, sollte über ein leistungsfähiges Projektmanagementpaket verfügen - eine Reihe von Anwendungen, die die Zusammenarbeit und den erfolgreichen Start von Projekten unterstützen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen verschiedene Kategorien von Tools vor, die Sie in das Projektmanagement Ihres Teams aufnehmen sollten. Wenn Sie erst einmal wissen, in welchen Bereichen Sie Hilfe brauchen, wird es einfacher sein, eine bestimmte Software zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Aber wenn Sie benötigen Projektmanagement-Tools der Agenturdann haben wir auch für Sie das Richtige.
Das Wichtigste zuerst: Wir haben versucht, Bereiche des Projektmanagements auszuwählen, die den meisten digitalen Agenturen vertraut sind. Natürlich hängt es von den Rollen in Ihrem Team und der Art der Projekte ab, an denen Sie normalerweise arbeiten, ob nur einige dieser Kategorien von Apps für Ihre Agentur nützlich sind.
Das ist gut so! Wählen Sie diejenigen aus, die die Arbeit Ihres Teams effizienter und effektiver machen, und genießen Sie die Vorteile eines Projektmanagement-Stacks, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Unabhängig von der Art der Projekte, die Ihr Team durchführt, benötigen Sie einige Werkzeuge, um die notwendigen Vorbereitungen zu treffen, bevor Sie das Projekt überhaupt in Angriff nehmen.
Ein Projektplanungswerkzeug hilft Ihnen, die Projektanforderungen zu organisieren, die Projektumfangund planen Sie den Arbeitsplan. Viele PM-Apps ermöglichen es Ihnen, den Plan für Ihr Projekt zu visualisieren, zum Beispiel in Form eines Gantt-Diagramms.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen möchten: gehen Sie zu einem Blogbeitrag, in dem wir bewertet Projektplanungstools
Verwaltung der Marketingressourcen hat seine eigene Kategorie unter der Software für Marketing-Projektmanagement. Brauchen Sie einen Ressourcenplaner, wenn Sie bereits ein Projektplanungstool haben? Ja, das brauchen Sie! Die Planung des Umfangs und des Zeitplans Ihres Projekts ist eine Sache, aber Sie müssen auch die Arbeit Ihrer Teammitglieder planen.effiziente Ressourcenallokation ist im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung.
Apps, die Sie vielleicht ausprobieren möchten: Teamdeck - unsere eigene Lösung zur Ressourcenplanung für kreative Teams.
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Mit einem Ressourcenkalender wie die in Teamdeck verfügbare, können Sie eine ausgewogene Arbeitsbelastung für Ihre Mitarbeiter planen
Welche Tools werden Sie nach dem Projektstart benötigen? Im Wesentlichen sollten Sie nach Anwendungen suchen, die Ihnen helfen, das Tagesgeschäft des Projektteams zu führen und das Projekt voranzubringen.
Verwaltung der Aufgaben
Es ist ein Tool, mit dem Ihr Team seine Aufgaben verwalten kann (z. B. mithilfe eines Kanban-Boards). Es ist eine wichtige Projektmanagement-App, da Sie den Projektfortschritt leicht verfolgen und mögliche Engpässe erkennen können.
Apps, die Sie vielleicht ausprobieren möchten: JIRA, Asana - beide sind viel mehr als nur Aufgabenmanager, aber sie haben Funktionen, mit denen Teams den Status ihrer Aufgaben aktualisieren können.
Mit Asana können Sie den Zeitplan Ihres Projekts visualisieren und sich einen Überblick darüber verschaffen, was Ihr Team zu tun hat.
Diese App ist vor allem dann nützlich, wenn Ihre Agentur Kunden auf der Grundlage der für das Projekt aufgewendeten Stunden abrechnet. Zeiterfassungsprogramme helfen Ihnen bei der Berechnung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeit, die Ihre Mitarbeiter erfassen.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen sollten: Teamdeck, Toggl
Verwaltung des Urlaubs
Mit einer speziellen App für die Urlaubsverwaltung ist es viel einfacher, die Abwesenheiten und Verfügbarkeiten Ihres Teams im Auge zu behalten. Sie haben mehr Kontrolle über das Urlaubsgeld Ihres Teams und sparen eine Menge Zeit mit digitalen Urlaubsanträgen.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen sollten: Teamdeck, Sage HR
Interne Kommunikation für eine bessere Zusammenarbeit im Team
Unabhängig davon, ob Ihr Team von unterwegs oder im Büro arbeitet, braucht es ein Tool, mit dem es effektiv kommunizieren kann. Unternehmen nutzen häufig sowohl Chat- als auch Videokommunikations-Apps.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen sollten: Slack, Google-Treffen
Nehmen Sie Kontakt mit dem Kunden auf
Sie und Ihre Projektmanager brauchen eine Möglichkeit, mit dem Kunden in Kontakt zu treten. Einige Marketing-Projektmanagement-Software bietet Funktionen, mit denen Sie Kundengespräche innerhalb der App führen und speichern können.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen sollten: Basecamp, Slack
Mit Basecamp können Sie entscheiden, welche Nachrichten Ihre Kunden sehen können und welche nur für das Projektteam sichtbar sind.
Dateiverwaltung / Dateifreigabe
Aus Vertrag und Leistungsbeschreibung Ihr Team braucht ein System für die Organisation und gemeinsame Nutzung von Projektdateien.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen sollten: Dropbox, Google Drive
Diese Kategorie ist den Tools gewidmet, die Ihre Teammitglieder verwenden, um während des gesamten Projektlebenszyklus effizient zu arbeiten. Die folgenden Tools kommen Ihnen vielleicht nicht sofort in den Sinn, wenn Sie an "Projektmanagement-Stack" denken, aber sie helfen Ihrem Projektteam, seine Aufgaben zu bewältigen und die Projekte erfolgreich durchzuführen.
Brainstorming für kreative Arbeit
In der Ideenfindungsphase des Projekts und auch in späteren Phasen wird Ihr Team ein Tool zu schätzen wissen, mit dem es seine Ideen nahtlos mit entfernten Teammitgliedern, Kunden oder anderen Mitarbeitern teilen kann.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen möchten: Miro, Conceptboard
Miro fungiert als virtuelles Whiteboard für Ihr Team, so dass es problemlos aus der Ferne zusammenarbeiten kann.
Kreative Zusammenarbeit im Team
Es gibt eine Vielzahl von Apps, die es Ihrem Team ermöglichen, produktiver an kreativen Assets zu arbeiten: Sie vereinfachen den Feedback-Prozess, die Übergabe an die Entwickler und das Rapid Prototyping.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen sollten: InVision, Figma
Code-Verwaltung
Diese Art von Apps ist für Digitalagenturen mit eigenen IT-Teams nützlich. Stellen Sie sich vor, Ihre Techniker arbeiten an ihren eigenen Code-Stücken, müssen aber alle zusammenarbeiten, um eine einwandfreie App für den Kunden zu erstellen. Mit Code-Management-Tools können die Programmierer den Code der anderen überprüfen und reibungslose Implementierungen planen.
Apps, die Sie sich vielleicht ansehen sollten: Bitbucket, GitHub
Wahrscheinlich haben Sie sich beim Lesen der vorangegangenen Abschnitte Notizen gemacht wie: "Ich brauche diese Art von Tool und auch jenes". Das ist großartig, aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass ein effektiver Werkzeugkasten für Agenturen Anwendungen enthalten muss, die gut zusammenarbeiten. Es ist wichtig, dass Sie überlegen, wie Sie die Tools, die Ihre Teammitglieder verwenden, miteinander verbinden können.
So können Sie beispielsweise Ihren Aufgabenmanager in die Kommunikations-App Ihres Teams integrieren und Benachrichtigungen über neu erledigte Aufgaben direkt an einen ausgewählten Slack-Kanal senden. Eine andere Idee wäre, Ihre Projektnamen automatisch aus der Haupt-PM-App zu ziehen und sie für den Ressourcenplaner oder das Zeiterfassungstool zu verwenden.
Es gibt mehrere Optionen für die Verbindung von Anwendungen:
Wählen Sie Teamdeck.io. - die Ressourcen- und Projektverwaltung Software ausgewählt von Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
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