Manchmal gut gemeistert Zeitmanagement-Strategien sind nicht genug. Aber wie erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter? Wie erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter? Verwenden Sie Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiter und Berichte zu analysieren? Haben Sie eine Excel-Tabelle oder einen Stundenzettel auf Papier, um die Stunden zu erfassen? Oder erfassen Sie die für verschiedene Projekte aufgewendete Zeit gar nicht?
Der Artikel enthält:
- Wie erzeugt man einen Stundenzettel Berichte
- Video über einen Überstundenbericht
- Die Rolle der Ressourcenplanungs-Software bei der Zeiterfassung und Zeiterfassungsmanagement Prozess
Wir von Teamdeck wissen, dass effiziente Verwaltung von Arbeitszeitkonten bietet Vorteile für das Unternehmen selbst, ist aber auch für die Arbeitnehmer von Nutzen. Beide Seiten sind besser dran, wenn das Verfahren transparent und effizient ist. In diesem Artikel, Sie lernen, wie Sie einen aussagekräftigen Zeiterfassungsbericht mit den Reporting-Funktionen von Teamdeck erstellen können.. Auf der Grundlage dieses Berichts können Sie die Gehaltsabrechnung berechnen, Ihren Kunden Rechnungen stellen und die Produktivitätsmuster in Ihrem Team nachvollziehen.
Bevor wir jedoch zeigen, wie man einen Stundenzettelbericht erstellt, ein paar Worte zu den Stundenzetteln selbst. Ein Stundennachweis ist eine Tabelle mit Daten, die die erfassten Zeiten enthalten, die ein bestimmter Mitarbeiter während eines bestimmten Zeitraums und/oder einer Aufgabe oder eines Projekts für einen bestimmten Kunden gearbeitet hat. Zu diesem Zweck werden viele verschiedene Methoden zur Erfassung von Stundenzetteln verwendet. Ob auf Papier, mit einer speziellen Zeiterfassungssoftware, einer App für die Zeiterfassung von Mitarbeitern oder einem Ressourcenplaner mit Zeiterfassungs- und Zeiterfassungsfunktionen.
Erstellen eines einfachen Zeiterfassungsberichts
Um einen grundlegenden Bericht auf der Grundlage der Zeiterfassungsbögen Ihres Teams zu erstellen, müssen Sie auf die erfassten Stunden zugreifen. Teamdeck bietet Funktionen zur Zeiterfassung (einschließlich ein mobiler Zeiterfasser), so dass Sie in der Lage sind, Berichte mit den erfassten Zeitdaten Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.
Sie sind nicht sicher, wie Sie die Zeit mit Teamdeck erfassen können? Unser Wissensbasis sollte helfen.
Sind Sie bereit, Ihren Zeiterfassungsbericht zu erstellen? Loggen Sie sich in Teamdeck ein und gehen Sie zum Bereich Berichte - Sie finden ihn im oberen Menü. Wenn Sie nun auf Neuen Bericht erstellen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- eine Berichtsvorlage verwenden
- eine benutzerdefinierte Analyse erstellen
Obwohl Berichtsvorlagen sicherlich nützlich sind und Ihre Arbeit beschleunigen können, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Zeiterfassungsberichte von Grund auf erstellen können. Fahren Sie fort und klicken Sie auf Benutzerdefiniert erstellen.
Nun, da Sie einen leeren Bericht erstellt haben, können Sie ihn ganz einfach mit Daten füttern. Vergessen Sie nicht, ihn zu benennen und einen geeigneten Datumsbereich auszuwählen (beide Elemente können jederzeit bearbeitet werden).
Beginnen wir mit dem Hinzufügen einer neuen Tabelle (klicken Sie auf Tabelle hinzufügen) mit grundlegenden Informationen über die Zeit Ihres Teams. Sie werden feststellen, dass die Stundenzettel bereits in Ihrer neuen Tabelle aufgeführt sind, zusammen mit den Daten zu Buchungen, Verfügbarkeiten und Urlauben. Wenn Sie ausschließlich die Zeiterfassungsdaten analysieren möchten, können Sie die anderen Spalten entfernen, indem Sie auf das Papierkorbsymbol klicken. Am Ende sollten Sie eine Tabelle erhalten, die in verschiedene Projekte unterteilt ist.
Möchten Sie die protokollierten Stunden eines bestimmten Benutzers oder Mitarbeiters in Ihrem Team sehen? Ändern Sie einfach die Art und Weise, wie die Daten in Ihrer Tabelle gruppiert sind:
Sehen Sie sich den obigen Bildschirm an. Je nach Bedarf können Sie Informationen nach Personen, Projekten, Wochen usw. gruppieren, damit Sie die Arbeitsbelastung und die Leistung Ihres Teams besser verstehen können (mehr über Workload-Management).
Eine solche Tabelle kann als Grundlage für die Berechnung der Mitarbeiterabrechnung dienen. Sie können die Daten auch filtern, um z. B. nur bestimmte Projekte zu berücksichtigen. Ein solcher Bericht ist dann eine gute Ergänzung zu Ihrer Kundenrechnung, wenn Sie nach Stunden abrechnen.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der unteren rechten Ecke, wenn Sie weitere Elemente zu Ihrem Bericht hinzufügen möchten. Visualisieren Sie die Zeiterfassung, indem Sie ein Linien- oder Balkendiagramm erstellen. Vielleicht möchten Sie auch den Anteil der verschiedenen Projekte an der gesamten erfassten Zeit Ihres Teams überprüfen. Ein Tortendiagramm ist hier hilfreich:
Die Analyse der Daten mit verschiedenen Visualisierungsmethoden kann Ihnen helfen, neue Erkenntnisse zu gewinnen - z. B. die Tatsache, dass ein Projekt 30% der Zeit Ihres Teams beansprucht, obwohl es kaum so profitabel ist wie andere Projekte, die Sie in der Pipeline haben.
Unterteilen Sie Ihre Zeiterfassungsbögen in benutzerdefinierte Kategorien (abrechenbare/nicht abrechenbare Stunden usw.)
Der Zugriff auf die protokollierten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter ist zweifellos wertvoll, aber die Aufschlüsselung dieser Daten kann sich als noch vorteilhafter erweisen. Nachdem Sie die obigen Abschnitte gelesen haben, wissen Sie, wie Sie Ihre Daten in grundlegende Kategorien (Personen, Projekte, Zeiträume) einteilen können. Jetzt ist es an der Zeit, ein wenig anspruchsvoller zu werden und benutzerdefinierte Kategorien einzuführen, die Sie selbst einrichten können. Diese benutzerdefinierten Einblicke können mit Hilfe von erstellt werden:
- Stundenzettel-Anhänger
- benutzerdefinierte Felder
Was ist der Unterschied zwischen diesen beiden? Zeiterfassungs-Tags können zu jedem erfassten Zeiteintrag hinzugefügt werden, sie beschreiben also die erfassten Stunden selbst. Übliche Beispiele für Stundenzettel-Tags sind fakturierbare, nicht fakturierbare und Überstunden aber Sie können Ihre eigenen Tags hinzufügen, um der Zeiterfassungsansicht mehr Informationen zu geben. Benutzerdefinierte Felder hingegen beschreiben entweder Projekte oder Personen.
Die meisten unserer Kunden verwenden das benutzerdefinierte Feld "Berufsbezeichnung", um ihre Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Kompetenzen in verschiedene Kategorien einteilen zu können. Vielleicht möchten Sie Ihre Projekte auch in verschiedene "Kunden"-Kategorien einteilen, vor allem, wenn Sie an mehreren Projekten für verschiedene Unternehmen arbeiten.
Sie können sowohl Tags als auch benutzerdefinierte Felder in den Einstellungen Ihrer Organisation verwalten.
Warum ist es sinnvoll, benutzerdefinierte Kategorien zu haben, in denen Sie alle Ihre Daten gruppieren können?
Zunächst einmal können Sie damit eine Ansicht erstellen, die für Ihr Unternehmen 100% sinnvoll ist. Sie können zum Beispiel Stundenzettel von verschiedenen Standorten Ihres Unternehmens vergleichen.
Arbeitszeitblatt-Tags ermöglichen es Ihnen, die Daten aufzuschlüsseln und eine Kategorie Ihrer Wahl zu überwachen: Sie können zum Beispiel Arbeitszeitblätter mit folgenden Tags zusammenfassen Überstunden, abrechenbar oder sogar Heimbüroob eine bestimmte Aufschlüsselung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Möchten Sie noch mehr Einblicke in die Zeiterfassungsbögen Ihres Teams erhalten? Sie können eine Spalte mit der Bezeichnung "Timesheet description" hinzufügen, um die Beschreibung jedes Zeiteintrags in Ihren Bericht zu importieren. Beschreibungen sind Kommentare, die von Ihren Teammitgliedern bei der Erfassung ihrer Zeiterfassungseinträge gemacht werden. Anhand dieser Beschreibungen können Sie erkennen, was genau die Ursache für bestimmte Trends in den Zeiterfassungsbögen Ihres Teams ist.
Buchen Sie ein Beratungsgespräch mit den Teamdeck-Experten. Wir helfen Ihnen, selbst die anspruchsvollsten Berichte einzurichten.
Analysieren Sie die Überstundenquote Ihres Teams
Einer der Vorteile der Zeiterfassung ist, dass Sie die Überstunden Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten können. Wir haben bereits erwähnt, dass eine Möglichkeit, dies mit Teamdeck zu tun, darin besteht, Ihre Mitarbeiter aufzufordern, ein Timesheet-Tag zu verwenden Überstunden jedes Mal, wenn sie Überstunden machen.
Sie können jedoch auch Überstunden berechnen, ohne sich auf eine korrekte Kennzeichnung verlassen zu müssen. Wie das geht? Alles, was Sie brauchen, ist die Anzahl der geschätzten Arbeitsstunden (oder verfügbaren Stunden) und natürlich die Anzahl der tatsächlichen/erfassten Stunden.
Teamdeck hilft bei Überstundenmanagement auch. Es ermöglicht Ihnen, sowohl die verfügbaren Stunden (wie die Ihrer Mitarbeiter Verfügbarkeit sowie die geschätzten Arbeitszeiten (Buchungen). Wenn Sie über diese Art von Daten verfügen, können Sie einen genauen Bericht über die Überstunden Ihres Teams erstellen. Lassen Sie uns das Schritt für Schritt erstellen.
- Starten Sie einen neuen Bericht (einen benutzerdefinierten).
- Fügen Sie eine neue Tabelle hinzu und lassen Sie Buchungen und Zeiterfassungsbögen Spalten (statt Buchungen können Sie auch Verfügbarkeit verwenden).
- Nun müssen wir eine neue Spalte für Überstunden erstellen. Um sie zu erstellen, müssen Sie auf Metriken, dann Benutzerdefiniert hinzufügen und benutzerdefiniertes Berechnungsfeld hinzufügen. Mit dieser Option können Sie Ihre eigenen Metriken definieren, die von den in Teamdeck verfügbaren Daten abgeleitet sind. Wie berechnet man Überstunden? Man kann sie als die Anzahl der Stunden definieren, die zusätzlich zu den geplanten Stunden geleistet wurden. Wenn also die Zeit auf Ihrem Stundenzettel größer ist als die Buchungszeit, bedeutet das, dass Sie mehr gearbeitet haben.
Innerhalb der Benutzerdefiniertes Formelfeld hinzufügen Formular, ändern Sie das Datenformat in Zeit und geben Sie die folgende Formel ein: Zeiterfassungsbögen: Zeit - Buchungen: Zeit. Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
- Sie sollten sehen können, dass es jetzt eine neue Spalte in Ihrem Zeiterfassungsbericht gibt: Überstunden. Sie werden jedoch feststellen, dass es einige negative Werte in Zeilen gibt, in denen die Zeiterfassungsdaten tatsächlich niedriger waren als die Buchungsdaten. Das ist wahrscheinlich kein Problem, aber es gibt eine Möglichkeit, dies zu bereinigen.
- Wenn Sie möchten, dass Ihre Überstundenspalte nur positive Zahlen anzeigt, können Sie sie wieder im Formular für benutzerdefinierte Berechnungsfelder definieren. Wir müssen eine Wenn-Anweisung erstellen, die wie folgt beschrieben werden kann: Wenn es Überstunden gibt (also die Anzahl der Stunden auf dem Stundenzettel höher ist als die Anzahl der Buchungen), geben Sie den Überstundenwert ein, ansonsten geben Sie "0" ein. Die genaue Formel für diese Wenn-Anweisung lautet (bitte geben Sie sie in das Berechnungsfeld ein, Sie können sie nicht direkt einfügen):
if ((Stundenzettel:Zeit-Buchungen:Zeit)>0,Stundenzettel:Zeit-Buchungen:Zeit,0)
Prognose des Einstellungsbedarfs
Unabhängig davon, ob Sie das Tag "Überstunden" als Markierung für Überstunden verwenden oder die Spalte "Überstunden" selbst berechnen, können Sie die Daten auf verschiedene Weise gruppieren, um besser zu verstehen, wer und unter welchen Umständen Überstunden leisten musste.
Ein möglicher Anwendungsfall könnte darin bestehen, Ihre Tabelle nach Berufsbezeichnungen zu gruppieren (es handelt sich um ein benutzerdefiniertes Feld) und dann zu sehen, welche Rollen zusätzliche Stunden für die Arbeit aufgewendet haben. Auf diese Weise können Sie Prognose der Humanressourcen und Einstellungsbedarf oder zur Verbesserung Ihrer Ressourcenzuweisung.
Betrachtet man den obigen Überstundenbericht, so kann man wahrscheinlich sagen, dass dieses Unternehmen zusätzliche Marketingspezialisten einstellen sollte, da die derzeitigen Mitarbeiter in dieser Funktion viele Überstunden machen.
Sind Sie bereit, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen? Zeiterfassungsbericht mit Teamdeck
Sobald Sie einen Bericht in Teamdeck gespeichert haben, bleibt er in Ihrem Dashboard. Schauen Sie sich Ihren Bericht regelmäßig an, um neue Muster in den Daten zu erkennen und potenzielle Verbesserungsbereiche auszumachen.
Möchten Sie diese Erkenntnisse mit Ihrem Team teilen? Tun Sie es direkt in der App, indem Sie auf shazu. Sie können die Daten auch exportieren oder einen Link zu Ihrem Bericht generieren, so dass er für Personen aus externen Organisationen zugänglich ist, z. B. für Ihre Kunden oder Lohnbuchhalter.
Es gibt praktisch keine Grenzen, was mit Teamdeck-Berichten gemacht und analysiert werden kann. Am wichtigsten ist, dass die Berichtsfunktionen für alle Nutzer der App verfügbar sind. Unabhängig davon, ob Sie 15 oder 150 Mitarbeiter an Bord haben, können Sie robuste Zeiterfassungsberichte zu Ihrem Vorteil nutzen.
