Es wird immer schwieriger, sich im Internet zurechtzufinden. Ressourcenmanagement-Software Landschaft. Da regelmäßig neue Tools auf den Markt kommen und bestehende Anwendungen mehr Funktionen bieten, ist die Auswahl wirklich groß. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Auswahl des *richtigen* Tools einfach ist.
Da jedoch unzureichende Ressourcenprognosen und Ressourcenabhängigkeiten zu den wichtigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten gehören (wie berichtet vom Project Management Institute), müssen die Unternehmen eine Software finden, die sie bei folgenden Aufgaben unterstützt Projektressourcenmanagement Herausforderungen.
Um die Auswahl ein wenig zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Merkmale von Ressourcenplanungs-Tools.
Sie werden sehen, dass wir uns hauptsächlich auf Optionen konzentrieren, die es Ihnen ermöglichen, das Tool an den Prozess Ihres Teams anzupassen. Das ist wichtig, denn Sie wollen nicht die Art und Weise ändern, wie Sie und Ihr Team arbeiten, nur um mit den Softwareanforderungen kompatibel zu sein. Wenn es um Ressourcenmanagement-Systeme geht, ist Flexibilität das A und O. Aus diesem Grund beginnen wir mit Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, das Tool anzupassen.
Oft ist ein einfaches Tool mit vielen Anpassungsmöglichkeiten das leistungsfähigste. Die Möglichkeit, eigene Kategorien hinzuzufügen oder benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen, wird sich auf Ihren Komfort bei der Verwendung des Tools auswirken.
Sehen Sie sich dieses Beispiel an: Die meisten Ressourcenverwaltungssysteme ermöglichen es Ihnen, Ihre Ressourcen nach ihrem Namen oder ihrer Berufsbezeichnung zu filtern. Was aber, wenn Sie stattdessen eine andere Kategorie verwenden möchten? Zum Beispiel, indem Sie Ihr Team nach dem Büro unterteilen, in dem es arbeitet. Software, die benutzerdefinierte Felder zur Beschreibung Ihrer Mitarbeiter anbietet, bietet Ihnen diese Möglichkeit.
Anpassungen sind auch wichtig, wenn Sie nicht alle Funktionen einer bestimmten App nutzen. Können Sie die Hauptansicht oder Ihre Analysen so bearbeiten, dass nur die Informationen angezeigt werden, die Sie interessieren?
Die Elemente der Teamdeck-Hauptansicht können bearbeitet werden: Sie können die Funktionen ausblenden, die Sie nicht benötigen, und eigene Kategorien erstellen.
Achten Sie bei der Bewertung der Optionen für ein Projektressourcenmanagement-System auf verschiedene Möglichkeiten, die Gesamtauslastung Ihres Teams zu überprüfen.
Dazu könnten gehören:
- eine Kalender-/Zeitplanansicht, in der Sie alle Ihre Teammitglieder und deren Aufgaben sehen können,
- Teamauslastungsberichte,
- Benachrichtigungen für alarmierende Ereignisse (verfolgte ÜberstundenPlanung über die eigene Kapazität).
Der Blick auf das große Ganze wird Ihnen helfen bei Ressourcenplanung, die Vorhersage des Einstellungsbedarfs oder die Änderung des Zeitplans Ihres Projekts.
Während Manager (Teamleiter, PMs usw.) nach wie vor die Gruppe sind, die am häufigsten ein Ressourcenmanagementsystem nutzt, können auch normale Teammitglieder davon profitieren. Sie können z. B. auf ihren Arbeitsplan zugreifen, Zeiterfassungsbögen erstellen oder ihre Verfügbarkeit verwalten. Was ist mit Ihren Kunden? Vielleicht sollten auch sie die Pläne oder Berichte einsehen können.
Mit dem Ressourcenmanagementsystem, das verschiedene Rollen und Berechtigungsstufen bietet, können Sie eine für Ihr Projekt sinnvolle Benutzerstruktur erstellen. Das ist eine enorme Zeitersparnis: Anstatt Informationen weiterzugeben, können Teammitglieder oder Kunden sie selbst einsehen.
Ein datengesteuertes Ressourcenmanagementsystem bringt viele Vorteile mit sich. Erstens kann die Analyse historischer Daten Ihnen helfen, Muster aufzudecken, die z. B. für HR-Prognose. Dann können Sie Ihre Pläne auch mit den tatsächlichen Ergebnissen Ihrer Projekte vergleichen, was Ihnen Aufschluss über die Genauigkeit Ihrer Schätzungen gibt.
Darüber hinaus sind robuste Berichtsfunktionen äußerst nützlich für das Finanz- und Betriebsteam, das versucht, die fakturierbaren und nicht fakturierbaren Kosten Ihres Unternehmens zu überwachen.
Die Berichte von Teamdeck sind vollständig anpassbar: Sie können sie filtern oder eigene Berechnungen hinzufügen.
Die Nutzung von Daten für bessere Entscheidungen ist in allen Branchen wertvoll. Für Dienstleistungsunternehmen sind Berichte zur Ressourcenverwaltung jedoch unerlässlich, um die Rentabilität ihres Unternehmens zu steuern. Außerdem können sie auch den Aufwand verringern. Agenturen und Beratungsunternehmen werden zum Beispiel Stundenzettel zu schätzen wissen, die mit wenigen Klicks in Kundenberichte oder Rechnungen umgewandelt werden können.
Sicher, der schwere Teil der Ressourcenverwaltung wird fast immer auf Desktop-Geräten erledigt. Das bedeutet jedoch nicht, dass der mobile Zugriff auf Ihr Ressourcenmanagementsystem nicht wichtig ist. Ganz im Gegenteil: Die Möglichkeit, den Zeitplan oder die Verfügbarkeit Ihres Teams von unterwegs aus zu überprüfen, ist sehr nützlich.
Teammitglieder, die gebeten werden, ihre Zeit zu erfassen, werden es sicher zu schätzen wissen mobile Zeiterfassungsgerätedie als Zusatzanwendungen zu einigen Ressourcenmanagement-Tools erhältlich sind.
Das Ressourcenmanagementsystem, für das Sie sich letztendlich entscheiden, wird Teil des gesamten Werkzeugkastens Ihres Teams sein. Software für die Verwaltung von Projektressourcen, Team-Chat, HR-Management-Tool - was immer Sie wollen. Unabhängig von der Größe Ihres Tool-Ökosystems möchten Sie vermeiden, dass Sie Daten doppelt eingeben müssen oder Informationen fehlen. Die Integration von Anwendungen untereinander spart Ihnen viel Zeit und verbessert die Effizienz Ihres Teams.
Die meisten der verfügbaren Ressourcenverwaltungssysteme bieten einige eingebaute Integrationen, die nur eine minimale Konfiguration erfordern. Wenn Sie eine vollständig angepasste Lösung erstellen möchten, sollten Sie sich für Tools mit öffentlichen API mit denen Sie Ihre eigenen Anwendungen oder Automatisierungen erstellen können.
Bei der Arbeit mit Hunderten von Unternehmen haben wir gelernt, dass es keinen einheitlichen Prozess für das Ressourcenmanagement gibt. Alles hängt von der Unternehmensgröße, der Branche oder der Art der Projekte ab.
Deshalb ist es so wichtig, eine Software zu finden, die Ihren individuellen Prozess unterstützt, anstatt Sie und Ihr Team auszubremsen. Wir hoffen, dass Ihnen diese Liste von "Must-have"-Funktionen dabei helfen wird, ein Ressourcenmanagementsystem zu finden, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten (und dann angepasst) ist.
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