Teams auf der ganzen Welt stehen vor ähnlichen Herausforderungen, wenn es darum geht, den Zeitplan für ihr Team zu planen. Die Erstellung eines Projektplans ist an sich schon schwierig, und es ist noch komplizierter, sie auf dem neuesten Stand zu halten und auf Änderungen zu reagieren. Die Situation wird noch anspruchsvoller, wenn viele Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten.
Was werden Sie aus diesem Artikel lernen?
Wie ein Online-Kalenderplaner hilft bei der Projektverwaltung
Wie Teamdeck Software für Ressourcenmanagement wird in der Online-Planung verwendet
Unterschiede zwischen einem Online-Terminplaner und einem Online-Kalenderplaner
Bevor Sie einen guten Einblick in die Funktionsweise eines Online-Kalenderplaners erhalten, müssen Sie wissen, wie der Markt aussieht.
Zunächst einmal ein Online-Kalenderplaner, eine Kalenderplanungssoftware, Projektierungswerkzeug, Projektplanungskalender, Kalender Planungsinstrument, Online-Zeitplanungsprogramm oder Ressourcenplanungssoftware - haben die gleiche Aufgabe. Sie sollen Ihnen helfen, Ihre Arbeit und die Ihrer Teammitglieder zu organisieren.
Online-Kalenderplaner oder traditioneller Kalender?
Zweitens ist es immer notwendig, die Projektmanagementprozesse und die Vielfalt der damit verbundenen Herausforderungen und Erwartungen zu berücksichtigen. Wenn Manager eine Art von Projektmanagementlösung oder einfach nur einen Online-Terminplaner verwenden, achten sie auf Funktionen wie:
Vollständige Team-, Aufgaben- und Zeittransparenz (in unserer Branche wird dies mit dem Begriff "Vogelperspektive" umschrieben)
Anpassungsmöglichkeiten und anpassbare Berichte
Zeiterfassung der Mitarbeiter Verwaltung von Stundenzetteln und Zeiterfassungsbögen, einschließlich der Unterstützung von Rechnungsstellungsprozessen
Einfachere Teamplanung und Aufgabenzuweisung als bisher
Fähigkeit, Mitarbeiter aus verschiedenen Zeitzonen zu verwalten
Verwaltung der Verfügbarkeit oder Abwesenheit
Kennzeichnung, Farbcodierung, Prioritätsfunktionen
Software für das Urlaubsmanagementsystem - denn jeder das Projekt muss pünktlich sein
Der dritte, ein Online-Kalenderplaner, ist nur ein Teil einer großen Familie von Projektmanagement-Tools. Laut dem Artikel von Wrike - unserem Konkurrenten auf dem Markt der Online-Kalenderplaner - bietet die Software für Projektmanagement 4 Arten von Online-Kalenderplanern an.
Ein Online-Kalenderplaner, ein Online-Terminplaner oder ein Online-Terminplaner - wie auch immer Sie es nennen, was sie gemeinsam haben, sind eine Tafel, Aufgaben und Personen, die ihnen zugewiesen sind. Diese Planer verfügen oft über eine Drag-and-Drop-Funktion, mit der die Benutzer Aufgaben leicht zuweisen und Zeitpläne neu anordnen können.
[Quelle: Teamdeck - Ressourcenmanagement-Software basierend auf Kalenderplaner online]
Ein Gantt-Diagramm ist ein Diagramm mit zwei Achsen. Eine horizontale Achse zeigt die Zeitachse eines Projekts. Eine vertikale Achse zeigt alle Aufgaben, die wie Balken aussehen.
Eine visuelle Tafel unterteilt Aufgaben/Projekte in verschiedene Kategorien, und jede Kategorie veranschaulicht die verschiedenen Phasen eines Projekts. Die typischste Einstellung ist "zu tun", "in Arbeit" und "abgeschlossen", ergänzt durch andere.
[Quelle: Trello - Team-Management-Lösung mit Kalenderansicht]
Trotz der Unterschiede ist das Ziel das gleiche. Ein Online-Kalenderplaner oder - wie wir es bevorzugen - ein Online-Terminplaner ist ein Software-Tool, mit dem Sie Aufgaben, Projekte und Ereignisse in einer Kalenderansicht/Kalendertafel planen und hinzufügen können.
Klingt einfach, bis wir einen anderen Begriff verwenden - eben "Kalenderplaner". Und das sollte ein Anstoß sein, der eine neue Frage aufwirft: Gibt es einen Unterschied? Wie unterscheidet sich ein Planer von einem Online-Kalender (z. B. Google Calendar)?
Diese beiden Arten von Anwendungen haben unterschiedliche Zwecke:
Ein Kalender ermöglicht die Planung von Ereignissen (z. B. Besprechungen) und dient als Erinnerung an diese,
Ein Online-Planer ermöglicht Ihnen auch die Planung von Ereignissen (z. B. Aufgaben hinzufügen, Erinnerungen einstellen, Ereignisse hinzufügen, Ereignisse bearbeiten, Notizen hinzufügen), verfügt aber zusätzlich über leistungsstarke Arbeitsplanungsfunktionen. Zu diesen Funktionen gehören z. B. Verfügbarkeitsmanagement, Verfolgung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Zeiterfassung und Projektanalyse.
Man kann sagen, dass Online-Kalender-Tools Ihnen auch bei der Planung Ihrer Arbeit helfen können. Und das stimmt auch, zumindest für den persönlichen Gebrauch. Wenn Sie jedoch Fristen einhalten oder einen Zeitplan für Ihr Team (oder mehrere Teams) erstellen müssen, benötigen Sie mehr Funktionen als die meisten Kalender bieten.
Lassen Sie uns über die Vorteile sprechen: Welche konkreten Vorteile bringt die Verwendung von Online-Kalenderplanern? Wir haben beschlossen, sie in mehrere Kategorien aufzuteilen:
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viele Stunden Ihr Team mit unnötigen Hin- und Hergesprächen über aktuelle oder bevorstehende Aufgaben verbringt? Apptension, ein 50-Personen Softwareentwicklungsunternehmen hat errechnet, dass sie jeden Monat über $11k durch Fragen wie "Woran soll ich heute arbeiten?" oder "Wurde mein Urlaubsantrag genehmigt?" verloren haben. Mit einem Online-Kalenderplaner haben sie es geschafft, diese Zahl um fast $10k zu senken!
Wenn Sie sich für die Einführung eines Online-Planers in Ihrer Organisation/Ihrem Team entscheiden, wird dieser zur einzigen Quelle der Wahrheit in Bezug auf Zeitpläne, Projekte, Fortschritte, Verantwortlichkeiten usw. In vielen Planern befindet sich auf der linken Seite der Benutzeroberfläche eine Spalte für die Zuweisung von Aufgaben, um den Arbeitsfortschritt zu verfolgen und Aufgaben zu planen. Vor allem für verteilte Teams ist es wichtig, einen transparenten Überblick über die Arbeit im Team zu haben.
Zuweisung (Buchung) von Mitarbeitern auf der Grundlage von Fähigkeiten und Verfügbarkeit. Jede Wochenansicht und Zuweisung erscheint im Online-Kalenderplaner. [Quelle: Teamdeck]
Wir empfehlen dringend die Verwendung von Online-Planern, anstatt die Arbeit in Excel oder auf Papier zu planen. Der Grund dafür ist, dass Sie, wenn sich etwas ändert - und das wird fast unvermeidlich der Fall sein -, schnell reagieren und den Plan mithilfe eines interaktiven Tools leicht bearbeiten können. Tabellenkalkulationen und Textdokumente können schnell veralten, wenn Sie sie nicht regelmäßig aktualisieren.
Stellen Sie sich vor, dass Ihr Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchführt. Jedes Projektleiter muss ein Team zusammenstellen und den Starttermin eines Projekts nach seiner Verfügbarkeit planen. Mit einem Kalenderplaner können sie auch sehen, was andere PMs planen und vermeiden Projektterminierungskonflikte.
Projekt und Ressourcenplanung Apps sind Hilfsmittel für den Aufbau eines zufriedenen Teams. Die Mitarbeiter wollen über ihre bevorstehenden Aufgaben Bescheid wissen. Sie fühlen sich auch wohler, wenn Manager ihre Verfügbarkeit oder Arbeitsbelastung sehen und entsprechend planen können. Die Wahrscheinlichkeit von Überstunden oder Unterauslastung ist viel geringer, wenn Sie einen robusten Online-Planer verwenden. Lesen Sie, wie Sie messen können Ressourcenauslastung und seine Rolle in den Projektmanagementprozessen.
Nachdem Sie nun die wichtigsten Vorteile der Arbeitsplanung mit Online-Kalender-Tools kennen, möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie dies in der Praxis mit Teamdeck umsetzen können.
Teamdeck ist ein Online-Kalenderplaner (oder - Software für die Ressourcenverwaltung, wenn Sie so wollen), das die Funktionen eines Online-Kalenderplaners mit anderen leistungsstarken Funktionen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Projektberichten kombiniert.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Woche für Ihr Team mit Teamdeck einfacher planen können:
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Wochenplans beginnen, müssen Sie sich einen Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams verschaffen. Das ist ganz einfach: Sie müssen sich nur die Ressourcenkalender.
Sie können auch benutzerdefinierte Felder verwenden, um zusätzliche Informationen wie Rollen, Verantwortlichkeiten und spezifische Projektattribute zu erfassen und zu organisieren.
Hier können Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams auf zwei verschiedenen Ebenen im Auge behalten:
tägliche Verfügbarkeit/Arbeitszeiten (dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit Teilzeitbeschäftigten und Freiberuflern zusammenarbeiten),
geplanter Urlaub und verschiedene Arten von Auszeiten (z. B. Mutterschaftsurlaub).
Sie können auch die aktuellen Aufgaben der Mitarbeiter überprüfen und sehen, ob sie einem Projekt zugewiesen sind und wie lange. Wenn die Mitarbeiter bereits viele Aufgaben zu erledigen haben, sollten Sie sie nicht mit noch mehr Arbeit überfordern.
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Sobald Sie die Mitarbeiter identifiziert haben, die an Ihrem Projekt beteiligt sein könnten, können Sie es ihnen einfach zuweisen. Sie können Ihrer Buchung auch Tags und Notizen hinzufügen: Damit können Sie andere Manager darüber informieren, dass diese Aufgabe vorläufig oder im Gegenteil sehr dringend ist.
Als Projektmanager oder Teamleiter müssen Sie den Finger am Puls der Zeit haben und den Fortschritt Ihres Projekts täglich überwachen. Ein Blick auf die geplante Arbeit allein wird Ihnen nicht alle Antworten liefern. Aus diesem Grund können die Benutzer von Teamdeck die für ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit erfassen. Mit dem einfachen Zugriff auf diese Informationen ist es ein Leichtes, die Schätzungen mit den tatsächlichen Werten zu vergleichen und einen Überblick über beide zu erhalten:
Verwenden Sie Projektstatusberichte wie diese, um bessere Entscheidungen in Bezug auf das Team zu treffen.
Ihre Mitarbeiter verwenden wahrscheinlich viele verschiedene Apps, um ihre Arbeit zu vereinfachen: Chats, Kalender, PM-Tools, um ihre Arbeitszeiten und Aufgaben im Auge zu behalten. Sie können Teamdeck ganz einfach mit vielen gängigen Tools integrieren und die Planung und Projektressourcenmanagement Prozesse effizienter zu gestalten, zum Beispiel:
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