Viele Unternehmen suchen derzeit nach Ideen zur Kostenoptimierung als Reaktion auf die globale Pandemie und ihre wirtschaftlichen Folgen. Bei dem Versuch, die Personalkosten zu minimieren, entscheiden sich die Teams für einen Einstellungsstopp verhängen oder ihre HR-Technologie effektiver zu nutzen, um rentabel zu bleiben und Entlassungen zu vermeiden. Im Sinne einer besseren Nutzung der verfügbaren Technologie möchten wir Ihnen zeigen, wie Unternehmen ihre Kosten senken können mit Projektressourcenmanagement.
Unsere Tipps eignen sich für viele verschiedene Branchen, aber Unternehmen, die für mehrere Kunden gleichzeitig arbeiten (Agenturen, Beratungsunternehmen, Softwarehäuser), werden sie vielleicht als besonders hilfreich empfinden. Denn wenn man mit mehreren Projekten gleichzeitig jongliert, ist die Planung und Verwaltung von Ressourcen eine große Herausforderung.
Lassen Sie uns zunächst definieren, was unter Ressourcenmanagement zu verstehen ist.
In unserem Leitfaden für Projektressourcenmanagementhaben wir definiert als die Ihnen zur Verfügung stehenden endlichen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Um welche Art von Ressourcen handelt es sich? Natürlich von Menschen, aber auch von Ausrüstungsgegenständen, Räumen, Fahrzeugen oder etwas anderem, je nach der Art Ihres Unternehmens. In diesem Blog-Beitrag konzentrieren wir uns jedoch auf die Verwaltung der Humanressourcen.
Eine möglichst effiziente Nutzung Ihrer Ressourcen bedeutet, dass Sie diese effizient einsetzen, die richtigen Personen den richtigen Projekten zuzuweisen (Ressourcenzuweisung)und analysieren Sie die Arbeit Ihres Teams, um Optimierungsmöglichkeiten zu finden. Diese Schritte sind entscheidend für die Senkung der Unternehmenskosten, wie Sie in den nächsten Abschnitten sehen werden.
Verwendung von gut Ressourcenplanungs-Software wird Ihnen enorm helfen. Natürlich wird Ihnen die App nicht die ganze Arbeit abnehmen, aber sie wird es Ihnen ermöglichen, Dinge effizient zu erledigen und dabei Zeit und Geld zu sparen. In diesem Blogbeitrag sehen Sie Bildschirme von Teamdeck, eine App, die von Teams auf der ganzen Welt genutzt wird.
Entwicklung von TeamdeckWir sprechen mit unseren Kunden oft darüber, wie sich die Ressourcenverwaltung auf ihr Budget auswirkt.
Apptension war eines der ersten Unternehmen, das Teamdeck für die Planung und Verwaltung der Arbeit seiner Mitarbeiter eingesetzt hat. Piotr Bandosz, Leiter der Abteilung Finanzen und Personal bei Apptension, berichtet uns:
Ohne Teamdeck hätten wir monatlich $11.130 an Mitarbeiterzeit verschwendet, um uns mit den üblichen Managementproblemen auseinanderzusetzen. Teamdeck half uns, diese Verschwendung auf $1.249,50 zu reduzieren, was uns $9.880,50 pro Monat spart.
Apptension besteht aus einem 50-köpfigen Team. Wenn Sie also ein größeres Unternehmen leiten, können Sie mit noch mehr Einsparungen rechnen. Wie ist das möglich? Lassen Sie uns ins Detail gehen - wie können Sie Geld sparen, wenn Sie Ressourcenmanagement einführen?
Warum ist Ressourcenauslastung so entscheidend? Kurz gesagt: Es ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer von Vorteil. Denken Sie zum Beispiel an die Unterauslastung. Menschen, die auf Aufgaben warten, verursachen Kosten für das Unternehmen, können aber auch selbst sehr frustriert werden. Andererseits kann eine Überbeanspruchung dazu führen, dass Mitarbeiter-Burnout und zusätzliche Kosten für den Arbeitgeber, wenn Sie mehr bezahlen für Überstunden. Es ist ganz einfach: Bei optimaler Auslastung verursachen Sie keine unnötigen Kosten, und Ihre Teammitglieder können sich über eine ausgeglichen Arbeitsbelastung des Teams.
Ressourcenmanagement ist der Schlüssel zu einer guten Ressourcennutzung. Dabei müssen Sie Folgendes beachten Ressourcenplanung und die Zuweisung von Arbeit an Mitarbeiter, die mehr Aufgaben übernehmen können. Wenn Sie die Buchungen aller Ihrer Teammitglieder in der Ressourcenkalenderist es viel einfacher, Personen zu erkennen, die zu wenig oder zu viel eingesetzt werden.
Einer der Gründe, warum sich das Ressourcenmanagement auf die Rentabilität von Projekten auswirkt, ist, dass es Ihnen hilft, die besten Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe auszuwählen. Das scheint einfach zu sein, wenn Ihr Team, sagen wir, aus zehn Personen besteht. Aber was ist, wenn Sie mehr als 200 Mitarbeiter verwalten müssen?
Werkzeuge zur Ressourcenverwaltung wie Teamdeck geben Ihnen einen guten Überblick über den Talentpool. Sie sehen, wer für ein neues Projekt zur Verfügung steht, aber Sie können Ihre Teammitglieder auch nach Fähigkeiten, Dienstalter oder Standort filtern. Wenn die bestmöglichen Leute an einem Projekt arbeiten, wird es mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein.
Doch selbst wenn es Ihren Top-Talenten gelingt, das Projekt innerhalb der Frist und des Budgets abzuliefern, kann es sein, dass es sich kaum rentiert. Alles hängt von dem Budget ab, das Sie mit dem Kunden vereinbaren, und von der Abrechnungsmethode.
Wenn Sie zum Beispiel nach Stunden abrechnen (Zeit und Material), lohnt es sich, die abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit Ihres Teams zu analysieren. Zeiterfassung für Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt des Ressourcenmanagements. Er ermöglicht Verbesserungen auf persönlicher Ebene (z. B. Anpassung der Arbeitsbelastung) und auf Projekt- oder sogar Organisationsebene.
Gehen Sie in den Bereich Ihres Teams Stundenzettel-Bericht und sehen Sie nach, wie sich die abrechenbaren und die nicht abrechenbaren Stunden aufteilen. Nehmen Sie sich dann einen Moment Zeit und überlegen Sie, wie Sie das Verhältnis zu Ihren Gunsten verbessern können. Vielleicht fällt Ihnen zum Beispiel auf, dass Ihre Projektteams viel Zeit in langwierigen Besprechungen mit allen Beteiligten oder mit Verwaltungsaufgaben wie der Projektberichterstattung verbringen. Sie werden buchstäblich sehen, wo Sie Geld verlieren.
Wie können Sie dieses Problem lösen? Eine Idee ist die Verbesserung der internen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Eine andere wäre, künftige Budgets anders anzugehen und zum Beispiel einen größeren Puffer einzuplanen.
Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Unternehmen, die auf Telearbeit umgestellt haben. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, sollten Sie sich unseren Blogbeitrag über effektive Kommunikation für Remote-Teams.
Es stimmt aber auch, dass Kommunikation frustrierend und zeitaufwändig sein kann. Ein Beispiel? Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Team und führen das folgende Gespräch mit Ihrem Kollegen:
Ein weiteres Beispiel ist, wenn Mitarbeiter nicht sicher sind, worauf sie sich an einem bestimmten Tag konzentrieren sollen. Es mag überraschend klingen, aber dies ist keine Seltenheit, insbesondere bei Funktionen, die mehrere Projekte in einer Woche unterstützen (z. B. Illustratoren, DevOps-Spezialisten).
Auf den ersten Blick scheint das harmlos, aber solche Gespräche können Ihre Mitarbeiter stundenlang in Anspruch nehmen. Wäre es nicht schön, wenn Sie dieses Hin und Her vermeiden könnten und stattdessen effiziente Systeme für die Planung und Verwaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten hätten? Hier kommen die Tools für das Ressourcenmanagement ins Spiel.
Wenn Ihr Team in die Ressourcenverwaltung eingebunden ist, ist es für die Mitarbeiter ein Leichtes, ihre Prioritäten für die kommenden Tage zu überprüfen. Auch Urlaubsgeld und -anträge können reibungslos abgewickelt werden. Sie als Unternehmen sparen Geld, und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kommunikation konzentrieren, die ihnen wichtig ist.
Haben Sie schon einmal einen teuren Einstellungsprozess durchlaufen, nur um einen Mitarbeiter einzustellen, der dann doch nicht so viel zu tun hatte? Oder haben Sie sich vielleicht ein paar Projekte gesichert, nur um festzustellen, dass Sie nicht genug Kapazität um sie zu liefern, und mussten Freiberufler einstellen oder Teams für zusätzliche Kosten auslagern? Beide Szenarien hätten mit einer Ressourcenprognose vermieden werden können. Das bedeutet, dass Sie versuchen, vorherzusagen, wie viele Ressourcen Sie wann benötigen werden.
Wie kann das Ressourcenmanagement Ihnen helfen bei Prognose der Humanressourcen?
Erstens haben Ihre Manager einen besseren Überblick über die Kapazität Ihres Teams und die aktuelle Arbeitsbelastung, so dass sie die Produktionspipeline entsprechend planen können. Zweitens können Sie die historischen Daten aus den Stundenzetteln Ihres Teams analysieren, um Muster zu erkennen. Viele Agenturen haben zum Beispiel einen saisonalen Ressourcenbedarf: Es gibt Monate, in denen einfach mehr Arbeit anfällt. Wenn Sie dies im Voraus wissen, können Sie sich auf eine Ressourcenknappheit vorbereiten und einen Einstellungsprozess einleiten oder ein besseres Angebot mit einem Outsourcing-Unternehmen aushandeln. Auf diese Weise optimieren Sie Ihre Ausgaben und können Ihre Finanzen besser planen.
Wenn Sie mit einer Krise konfrontiert sind, könnte Ihr erster Instinkt sein, die Ausgaben zu begrenzen. Die Investition in eine App für die Ressourcenverwaltung mag kontraintuitiv erscheinen, wenn Sie unbedingt Geld sparen wollen, nicht wahr? In Wirklichkeit ist es so: Solange Ihr Managementteam sich für eine effektive Ressourcenplanung und -verwaltungsollte die Investitionsrendite hoch sein.
Nehmen Sie Apptension, das Unternehmen, das dank Teamdeck schätzungsweise $10k pro Monat einspart. Wie viel geben sie dafür aus? Eine Lizenz für eine Person kostet $3,99, ein Team mit 50 Mitarbeitern zahlt also $199,50 pro Monat. Wie Sie sehen, ist das nur ein Bruchteil der Einsparungen, die sie durch die effiziente Verwaltung ihrer Ressourcen erzielen können.
Sie fragen sich, wie der Return on Investment für Ihr Unternehmen aussehen würde? Lassen Sie uns darüber reden! Termin für ein Gespräch mit AnielaSie wird mit Ihnen über Ihre Anforderungen an das Ressourcenmanagement sprechen und Ihnen zeigen, wie Teamdeck Ihnen helfen kann, Ihre Kosten zu senken.
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