8 Projekt-Zeitmanagement-Strategien für produktiveres Arbeiten

Nur 1 von 5 Personen (18%) hat eine nützliche Zeitmanagementmethode. Zeitmanagementstrategien und Zeitmanagement-Tools für Projekte helfen Ihnen, die Ihnen zugewiesene Arbeit in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen. Wenn Sie als Projektmanager arbeiten, kann es sein, dass Sie bei jeder Iteration eine andere Anzahl von Aufgaben zugewiesen bekommen.

Zeiterfassung - warum ist sie wichtig?

Auch Sie müssen die Arbeit Ihres Teams planen, verwalten und verfolgen. Besprechungen, Schätzungen, Planung, Kommunikation mit den Kunden und Ihr Team und die Berichterstattung an die Geschäftsleitung. Im Idealfall möchten Sie all das während Ihres 9-5-Arbeitstages erledigen. Das scheint etwas Unmögliches zu sein, aber Zeiterfassungssoftware kann dabei hilfreich sein.

Dieser Artikel enthält:

• Effiziente Strategien für das Zeitmanagement von Projekten

• Einfluss des US-Präsidenten auf das Zeitmanagement von Projekten

• Die Rolle und der Einfluss der richtigen Zeitmanagement-Tools zur Erledigung von Aufgaben

• Der Einfluss von Ressourcenmanagement-Software Zeiterfassung

82% der Menschen haben keinen Rahmen für die Zeiteinteilung. Sie nutzen einfach einen Zeitplan, ihr E-Mail-Postfach oder gar nichts. (Entwicklungsakademie Forschung, 2021)

Die härtesten Spezialisten sind im Allgemeinen nicht die besten Zeitverwalter, aber das bedeutet auch nicht, dass Sie sich zurückhalten sollten. Zu den praktikablen Methoden der Zeitverwendung gehört die Konsolidierung von Strategien in Ihrem täglichen, wöchentlichen und monatlichen Zeitplan, der die verfügbaren Stunden des Tages erhöht.

Zeiterfassungssoftware - warum lohnt sie sich?

Wie kann man also die Zeit effektiv nutzen, um die Ausführung zu verbessern? Das Hauptziel besteht darin, bewusst zu steuern, wie Sie Ihre Energie in wichtige Unternehmungen und Aufgaben investieren, sei es bei der Arbeit oder in Ihrem eigenen täglichen Leben.

Mit schlechter Planung und schlechten Zeitmanagement-Tools kann es schwierig sein, alles innerhalb enger Fristen unterzubringen. Deshalb habe ich diese Liste mit intelligenten Zeitmanagement-Strategien zusammengestellt, damit Sie Ihre Arbeit besser planen können und endlich die Zeit für alles haben, was Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Kennzahlen zum Projektzeitmanagement

Bevor wir uns damit befassen, was unter Zeitmanagement in Projekten zu verstehen ist und was wir über Zeitmanagement-Strategien (oder Zeitmanagement-Planung - wenn Sie so wollen) sagen können, werfen wir einen Blick auf Hindernisse und einige Gründe, warum ein umfassender Projektmanagement-Plan und sein Abschluss manchmal viel mehr Aufwand erfordern als angenommen. Ein paar Informationen über Zeiterfassung und Zeitmanagement-Tools, die Ihnen die Augen öffnen und helfen werden, die Bedeutung der Zeitmanagementplanung zu verstehen.  

Nur 1 von 5 Personen (18%) hat eine nützliche Zeitmanagementmethode.
(Gemäß einer Untersuchung der Development Academy)

Arbeitnehmer verbringen täglich 44 Minuten in sozialen Medien.
(Laut Techjury, 2022)

Nur 17% der Menschen erfassen ihre Zeit.

Im Durchschnitt verbringen Unternehmen bis zu 16 Tage im Jahr mit der Suche nach Papierdokumenten.
(Quelle: DocuSign)

Mindestens 23 Stunden pro Woche verbringen leitende Angestellte in Sitzungen.
(Quelle: DocuSign)

46% der von Arbeitnehmern in den USA gemeldeten Stressfälle sind auf eine zu hohe Arbeitsbelastung zurückzuführen.

Zeiterfassung - wichtige Informationen

Diese Ergebnisse und eine Zusammenfassung der Forschung sind eine Inspiration für Manager, für die Zeitmanagement und Projektmanagement gleichwertig sind. Für jene Manager, die von der Rolle des Zeitaspekts bei allen Projektaktivitäten absolut überzeugt sind und jegliche Terminbarrieren vermeiden wollen.

Werfen wir abschließend noch einen Blick auf die häufigsten Hindernisse beim Zeitmanagement und der Zeiterfassung, die oben nicht erwähnt wurden: Perfektionismus, Prokrastination, schlechte Prioritätensetzung, zu wenig Zeit, Multitasking, Überbuchung, zu wenig Ruhe, Vergessen zu delegieren, mangelnde Organisation, geringe Motivation, Ablenkungsfaktoren, starre Planung.

Was ist Zeitmanagement in Projekten? Lohnt es sich, Zeitmanagement-Tools zu verwenden und die Zeit zu erfassen?

Zwischen Projektmanagement und Zeitmanagement

Der Zusammenhang zwischen Zeit und Projektentwicklung oder Zeitmanagement und Projektmanagement mit Hilfe von Zeitmanagement-Tools ist so offensichtlich, dass viele keine Erklärung benötigen. Aber für diejenigen, die davon überzeugt werden müssen, soll dieses Kapitel Zweifel ausräumen. Beginnen wir also mit ein paar Fakten. Was ist ein Projekt?  

Unter einem Projekt kann fast alles verstanden werden, was von einem Menschen gemacht wird. Ein Ort zum Verstecken oder Schlafen, eine Mäusefalle, ein Haus, eine Mission zur Veränderung des Arbeitsplatzes. Aber da wir uns im geschäftlichen Umfeld befinden, wird die Sache noch komplexer, wenn man ein paar absolut entscheidende Dinge berücksichtigt, die Sie in den nächsten Abschnitten lesen werden.

Definition des Projektmanagements

Schauen wir uns die von der Association for Project Management eingeführte Projektmanagement-Definition genauer an und machen einige Anmerkungen.

Projektmanagement, auch als Aufgabenmanagement bekannt, ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Wissen und Erfahrung, um bestimmte Projektziele gemäß den Projektannahmekriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Projektmanagement hat endgültige lieferungen die auf einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget beschränkt sind.

Der oben erwähnte Satz könnte geviertelt werden, und jeder Begriff könnte ein eigenes Kapitel oder einen eigenen Absatz darstellen. Wir müssen uns auf etwas konzentrieren, das für den Haupthelden dieses Artikels von grundlegender Bedeutung ist - Zeit, Zeitmanagement, Zeitmanagement, Zeitbewältigung und Zeitmanagementstrategien. 

Aus der APM-Perspektive - über die man streiten kann - liegt der Unterschied zwischen "Management" und "Projektmanagement" genau in Zeit und Budget. Während das Management ein fortlaufender Prozess ist, sind dem Projektmanagement Grenzen gesetzt. Aus diesem Grund können Zeitmanagement-Tools hilfreich sein.

Weitere Informationen über Zeitmanagement-Tools und Zeiterfassung

Aus der Sicht des Unternehmens ist ein Projekt das Ergebnis einer geschäftlichen Notwendigkeit. Es wird aufgrund von internen oder externen Bedürfnissen in Auftrag gegeben. Und da ein Projekt auch eine Lösung für einige Herausforderungen darstellt, wird es innerhalb eines begrenzten Zeit- und Budgetrahmens durchgeführt. Und von diesem Punkt aus werden Rechtfertigung und Bedeutung von Zeitmanagementstrategien und Zeiterfassung für diejenigen klarer, die noch Zweifel am Hauptthema dieses Artikels haben. Die Zeit, die für ein Projekt aufgewendet wird, ist nicht wie Kaugummi und kann nicht nach Belieben gestreckt werden, so dass strategisches Denken in Bezug auf die Zeit offensichtlich wird.

Projektmanagement kann nicht ohne eine effiziente Zeitmanagementplanung existieren. Umgekehrt ist ein effektives Zeitmanagement eine unabdingbare Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektdurchführung und Geschäftsentwicklung.(Teamdeck)

Die Rolle des Projektzeitmanagements und der Zeiterfassung

Mit Hilfe der Zeiterfassungssoftware haben wir uns also einen Überblick darüber verschafft, was Mitarbeiter manchmal tun und was die Verbindung zwischen Projektmanagement und Zeitmanagement ist. Jetzt ist es Zeit für ... Projektzeitmanagement.

Im Allgemeinen geht es beim Zeitmanagement mit Hilfe von Zeiterfassungssoftware darum, wie wir die uns zur Verfügung stehende Zeit nutzen, um unsere Ziele zu erreichen oder die uns zugewiesenen Aufgaben effizient zu erledigen.

Definition des Projektmanagements

Hier ist eine knappe und präzise Erklärung des Zeitmanagements von Wikipedia:

Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und bewussten Kontrolle der für bestimmte Tätigkeiten aufgewendeten Zeit, insbesondere zur Steigerung der Effektivität, Effizienz oder Produktivität. 

Wenn wir die von der Gesellschaft der Projektmanager verwendete Definition verwenden, werden wir herausfinden, dass Projektzeitmanagement ist:

(...)der Projektmanagementprozess der Analyse der Arbeit und der Entwicklung eines Zeitleistenvorlage um sicherzustellen, dass Sie ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitplans abschließen. (Projektmanager.de)

Die beiden oben genannten Definitionen sagen nichts darüber aus, wie man gute Ergebnisse im Hinblick auf das Zeitmanagement von Projekten erzielen kann. Aber für jeden, der die Gelegenheit hat, einen Projektmanagementplan umzusetzen, ist es offensichtlich, dass es um die Analyse mit Hilfe von Software, Werkzeugen und Techniken geht. Alles, was die rechtzeitige Fertigstellung eines Projekts gewährleistet. Und dann die Entwicklung einer Ressourcenplanung mit Aufgabenanpassung und Ressourcenzuteilung für die Fertigstellung eines Projekts.

Warum sollten Sie sich als Projektmanager um die Zeiterfassung kümmern?

Als Projektmanager, der eine Zeiterfassungssoftware verwendet, ist es Ihre Aufgabe, Ihre eigene Arbeitszeit, aber auch die der Teams, die Sie beaufsichtigen, effektiv zu planen und zu verwalten. Sie müssen die für die Arbeit aufgewendete Zeit respektieren.

Pünktlicher Projektabschluss UK

Je nachdem, wie gut Sie mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware mit verschiedenen Projekten und Prioritäten jonglieren können, desto besser können Sie die Arbeit für Ihr Team planen. Und letzteres führt zu besser durchgeführten Projekten mit einer höheren Chance, sie rechtzeitig und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Letztendlich steigern Zeitmanagementstrategien auch Ihre Produktivität und Effektivität.

Studien zeigen, dass das nicht immer so offensichtlich ist. So schaffen es beispielsweise nur 37% der Teams im Vereinigten Königreich (The State of the Project Management, 2017), ihre Projekte immer oder meistens pünktlich abzuschließen, wobei schlechtes Management einer der Gründe dafür ist.

Es gibt verschiedene Zeitmanagementstrategien, mit denen Sie Ihre eigene Arbeit planen können.

Planen Sie Besprechungen und Mitarbeiter dank beliebter Zeitmanagementtechniken und Zeitmanagementtipps

Zeitmanagement-Strategien für Projektmanager mit Zeiterfassungssoftware

Bei schlechter Planung und schlechtem Zeitmanagement des Teams kann es schwierig sein, alles innerhalb der engen Fristen unterzubringen. Deshalb brauchen Sie genaue Zeiterfassungsberichte. Deshalb habe ich diese Liste mit intelligenten Zeitmanagement-Strategien zusammengestellt, damit Sie Ihre Arbeit besser planen können und endlich die Zeit für alles haben, was Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Planen Sie Ihre Arbeit im Voraus mit der Zeiterfassung

Wenn man weiß, was man innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreichen will, ist man bereits auf Erfolg eingestellt, wie Studien zeigen, und die Zeit, die man für die Arbeit aufwendet, lohnt sich. Pedro Serrador von der University of Toronto weist in seinem Beitrag "The Impact of Planning on Project Success" auf einen Zusammenhang zwischen Planung und Projekterfolg hin. Auf der Grundlage einer Literaturrecherche stellte Serrador fest, dass der Projekterfolg eng mit der Projekt- und Kosteneffizienz verbunden ist. Das bedeutet, dass eine qualitativ hochwertige Planung nicht nur die Chance erhöht, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, sondern auch, dass es kosteneffizient ist.

Wie viel Planung ist also "Qualitätsplanung"? Laut Serrador kann die Planung nach dem PMBOK® Guide bis zu 48% aller von einem Projektmanager während eines Projekts durchgeführten Prozesse ausmachen.

Die Planung Ihrer täglichen Aufgaben kann so einfach sein wie das Erstellen einer To-Do-Liste, die aus "Must-haves" und "Want-to-haves" besteht - Zeiterfassungstools können dabei hilfreich sein. Wenn Sie jedoch mehrere Projekte planen, ist eine übergeordneter Projektplan wird die Sichtbarkeit von Anforderungen über verschiedene Aufgaben hinweg verbessern, aber auch dazu beitragen, Ziele und Anforderungen für jedes Projekt festzulegen.

Setzen Sie klare Prioritäten und achten Sie auf die Zeit, die Sie für Ihre Arbeit aufwenden

Manchmal erscheint die Liste der zu erledigenden Dinge überwältigend, dann können Zeiterfassungstools helfen. Um die Liste überschaubar zu machen, ist es besser, sie in kleinere Abschnitte zu unterteilen. Wenn Sie klare Prioritäten setzen, können Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit, Dringlichkeit und dem dafür erforderlichen Aufwand ordnen.

Die Eisenhower-Matrix ist die erfolgreichste Zeitmanagementtechnik.
(Gemäß einer Untersuchung der Development Academy)

Um wichtige und dringende Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zu unterscheiden, können Sie die Eisenhower-Matrix verwenden. Diese beliebte Zeitmanagementtechnik (auch bekannt als "Dringend-Wichtig-Matrix" oder "Eisenhower-Prinzip"). Diese Idee (oder manche sagen Rahmen) bezieht sich auf die Worte dieses US-Präsidenten:

"Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend."

Das Ganze steht für einen Ansatz zur Organisation von Arbeitsbelastung und Prioritäten. Es ist sehr nützlich, wenn Sie eine effektive Zeitmanagementstrategie mit Hilfe von Zeiterfassungsinstrumenten umsetzen wollen. Es hilft Ihnen, sich auf die Organisation all Ihrer Aufgaben zu konzentrieren, insbesondere auf die schwierigsten Aufgaben. Es ist in vier Kategorien unterteilt:

• Wichtig und dringend - Dies sind die Aufgaben, die Sie zuerst erledigen sollten

• Wichtig sondern nicht dringend - Aufgaben, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt erledigen können

• Nicht wichtig sondern dringend - wenn möglich, können Sie diese Aufgaben delegieren

• Nicht wichtig und nicht dringend - Sie können Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, überspringen

Das Tolle an der Eisenhower-Matrix, einem Tool zur Zeiterfassung, ist, dass Sie sie unterwegs mit einem Stift und Papier erstellen können, um Aufgaben und Aufträge schnell nach Prioritäten zu ordnen. Mit einer solchen Matrix erkennen Sie leicht die Aufgaben, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit benötigen, so dass Sie sich auf diese zuerst konzentrieren können. Die Matrix sieht wie folgt aus:

Erstellung von To-Do-Listen, Priorisierung von Aufgaben und Lösung von Herausforderungen bei zeitraubenden Aufgaben mit der Eisenhower Matrix

Konzentration auf eine Aufgabe zur Zeit

Während einige das Multitasking loben, scheint es mehr Schaden als Nutzen zu bringen. Laut dem auf Entrepreneur veröffentlichten Artikel über die Gefahren des Multitasking ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017) ist es ineffektiv und ineffizient, mehrere Aufgaben auf einmal zu erledigen. Da das menschliche Gehirn Zeit braucht, um von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln, führt der Versuch, zu viele Dinge zu erledigen, zu einer Verzögerung, in der wir nicht so produktiv sind, wie wir es vielleicht sein möchten. Aus diesem Grund können Zeiterfassungsfunktionen für das Projektmanagement hilfreich sein.

Versuchen Sie stattdessen, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese abzuschließen, und wechseln Sie danach zu einer anderen Aufgabe. Auf diese Weise, vor allem wenn Sie sich zwischen den Aufgaben mindestens ein paar Minuten Ruhe gönnen, ist der Übergang fließend und Ihr Gehirn ist bereit, eine neue Aufgabe zu übernehmen.

Ist die Zeiterfassung hilfreich?

Eine der Techniken, die Sie bei der Arbeit verwenden können, ist die Pomodoro-Technik und die Zeiterfassung. Dabei wird die Arbeit in kürzere, 25 Minuten lange Sitzungen aufgeteilt, zwischen denen Pausen eingelegt werden. Dies ist eine bewährte Methode zur Steigerung der Produktivität, da es einfacher ist, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Außerdem sind Sie nicht so schnell erschöpft und bleiben länger produktiv.

Der Name leitet sich vom italienischen Wort für Tomate ab und wurde von der Küchenuhr inspiriert. Heute gibt es Geräte, die speziell für diese Technik entwickelt wurden und genau die 25 Minuten zählen, die man für die Arbeit aufwenden sollte.

Minimierung von Unterbrechungen und Zeiterfassung

Dies kann schwierig sein, da laut PMI 90% der Arbeit von PMs Kommunikation ist ("Art of communication in project management", 2010), aber manchmal erledigen Sie Aufgaben, die eine hohe Konzentration und die Minimierung von Unterbrechungen erfordern. Das kann die Arbeit an der Projektdokumentation sein, die Verwendung eines kostenloser Word-PDF-Konverter oder Erstellen eines Berichts oder auch die Aufgabenverwaltung nutzenls.

Nehmen wir an, Sie verwenden die Pomodoro-Technik. Um sie effektiv anwenden zu können, müssen Sie alle möglichen Ablenkungen ausschalten, damit Sie sich 25 Minuten lang auf eine Aufgabe konzentrieren können.

Unterbrechungen während der Arbeit, die Sie loswerden müssen, können von E-Mails, Anrufen, Kollegen oder Chat-Gesprächen kommen. Es mag verlockend sein, ab und zu den Posteingang zu checken, sich in den Büro-Smalltalk zu verwickeln oder mit dem Team einen Chat zu führen. Die Wahrheit ist jedoch, dass dies Ihre Produktivität zunichte macht. Zeiterfassung kann helfen.

Stattdessen können Sie Folgendes tun:

• Wenn Sie befürchten, eine wichtige E-Mail zu verpassen, legen Sie eine bestimmte Zeit fest, in der Sie Ihren Posteingang überprüfen. Jede andere Zeit ist für die zugewiesenen Aufgaben vorgesehen.

• Sagen Sie Ihren Teamkollegen, dass sie Sie nicht stören sollen, wenn Sie Kopfhörer benutzen. Gleichzeitig können Sie Musik hören, die Ihnen hilft, sich zu konzentrieren (oder weißes Rauschen, wenn Sie das bevorzugen).

• Schlummern Sie Benachrichtigungen und legen Sie Ihr Telefon außer Sichtweite, damit Sie es nicht zwanghaft überprüfen müssen.

Ablenkungen sind das, was uns von der Arbeit ablenkt. Minimieren Sie sie, und Sie werden sehen, dass es Ihnen leichter fällt, sich auf die Erledigung einer Aufgabe zu konzentrieren, und die abrechenbaren Stunden werden effektiver...

Setzen Sie sich kürzere Fristen und kümmern Sie sich um das Aufgabenmanagement

Hatten Sie schon einmal das Gefühl, je mehr Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe haben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie diese Zeit aufschieben, anstatt sie zu nutzen, um die Dinge früher zu erledigen? Diese Tendenz, Arbeit aufzuschieben, wird im sozialen Umfeld der Ökonomen Parkinsons Gesetz genannt, das erstmals 1955 in einem Artikel im Economist erklärt wurde.

Parkinson stellte fest, dass "die Arbeit sich so ausdehnt, dass sie die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt". Wenn Sie also mehr Zeit für die Erledigung einer Aufgabe haben, als Sie tatsächlich brauchen, werden Sie sie wahrscheinlich nicht schneller erledigen.

Was Sie dagegen tun können, ist, sich kürzere Fristen zu setzen. Wenn es Ihnen immer noch schwerfällt, sich zu zwingen, eine Aufgabe schneller zu erledigen, bitten Sie jemanden aus Ihrem Team, Ihre Arbeit zu einem bestimmten Termin zu überprüfen, so dass Sie die Arbeit jetzt erledigen müssen, um die Ergebnisse zu zeigen.

Lernen Sie, zu delegieren und die Zeit zu erfassen

Kein Mensch ist eine Insel. Die Chancen stehen gut, dass es in Ihrem Unternehmen Menschen gibt, die über die Fähigkeiten und die Zeit verfügen, Ihnen bei einigen Aufgaben zu helfen, mit denen Sie sich schwer tun oder für die Sie einfach keine Zeit haben.

Wie Sie bereits beim Ausfüllen der Eisenhower-Matrix gesehen haben, ist es tatsächlich ratsam, die Aufgaben zu finden, die Sie delegieren können, damit Sie sich auf wichtigere und dringendere Aufgaben konzentrieren und sich effektiver um die abrechenbaren Stunden kümmern können.

Um verfügbare Teammitglieder mit den für eine bestimmte Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten zu erkennen, verwenden Sie eine Ressourcenmanagement-Tool oder Zeiterfassungstool. In Teamdeck können Sie zum Beispiel schnell alle Mitarbeiter nach ihrer Rolle filtern und ihre Buchungen und Verfügbarkeit in einer einfachen Kalenderansicht anzeigen.

Indem Sie Arbeit delegieren, können Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Sie ihren Beitrag schätzen. Ermächtigen Sie sie, Entscheidungen zu treffen, und beschränken Sie sich bei Bedarf darauf, sie zu beaufsichtigen. Auf diese Weise haben Sie nicht nur weniger zu tun, sondern lassen Ihre Mitarbeiter auch beruflich wachsen.

Neben der Delegation von Aufgaben unter den Teammitgliedern empfiehlt es sich auch, bestimmte Teile der Aufgaben auszulagern, z. B. die Recherche, z. B. mit Hilfe eines Forschungspapier-Serviceum mehr Zeit für andere wichtige Tätigkeiten zu haben.

Lernen, "Nein" zu sagen und Zeit und Projekte zu verfolgen

Es ist sehr wichtig, seine Grenzen zu kennen, wenn es um die Menge an Arbeit geht, die man in einem bestimmten Zeitrahmen erledigen kann, um nicht nur das zu liefern, wozu man sich verpflichtet hat. Es hilft auch, arbeitsbedingten Stress und schließlich das Gefühl des Ausgebranntseins zu vermeiden. Zeit auf der Strecke ist ebenfalls wichtig.

Ein Nein zu Ihrem Vorgesetzten, Manager oder sogar Chef zu sagen, kann einschüchternd sein, aber es gibt Möglichkeiten, dies höflich und selbstbewusst zu tun:

• Nennen Sie einen Grund - erklären Sie, welche anderen wichtigen Aufgaben Sie gerade erledigen und wie sich die Übernahme neuer Aufgaben auf diese auswirken wird.

• Lassen Sie sie Prioritäten setzen - wenn Sie bereits viel zu tun haben und Ihr Vorgesetzter Sie bittet, eine weitere Aufgabe zu übernehmen, legen Sie ihm Ihre Prioritätenliste vor. Lassen Sie ihn entscheiden, ob die Aufgabe, um die er Sie bittet, eine höhere Priorität hat oder nicht.

• Lügen Sie nicht - vorgetäuschte Ausreden sind kein guter Weg, um mit Anfragen umzugehen. Sagen Sie offen, warum Sie etwas im Moment nicht tun können.

• Fragen Sie, ob die Aufgabe verschoben werden kann - oft ist das ursprüngliche Datum, an dem jemand Sie um die Erledigung einer Aufgabe bittet, nicht das endgültige Fälligkeitsdatum. Zeigen Sie, dass Sie die Aufgabe übernehmen können, wenn es möglich ist, eine neue Aufgabe für später zu planen.

Da Sie nicht als Arbeitsverweigerer dastehen wollen, kann es hilfreich sein, wenn Sie darlegen, warum Sie nicht mehr Aufgaben übernehmen können, oder über Fristen verhandeln, um die Zahl der neuen Aufgaben zu verringern.

Fassen Sie jeden Tag zusammen und erfassen Sie die Zeit

Tägliche Zusammenfassungen Ihrer Arbeit helfen Ihnen zu erkennen, wo Sie gut gearbeitet haben und was noch zu tun ist. Auch die Zeiterfassung ist wichtig.

Werfen Sie am Ende eines jeden Tages einen Blick auf Ihre Liste und überprüfen Sie, welche Aufgaben Sie erledigt haben. Wenn Sie sehen, was Sie geschafft haben, können Sie sich gut für den nächsten Tag motivieren.

Wenn auf Ihrer Liste noch ungelöste Aufgaben stehen, fragen Sie sich, warum Sie sie nicht erledigt haben, und finden Sie Lösungen dafür. Vielleicht war die Aufgabe zu umfangreich und eine Aufteilung in kleinere Aufgaben hilft Ihnen, die Arbeit besser zu organisieren?

Sichern Sie Ihre Zeitmanagementstrategien mit dem richtigen Planungsinstrument

Die Planung Ihrer Arbeit und die Verwendung von Zeiterfassungssoftware wird durch Tools erleichtert, die Ihnen einen schnellen Zugriff auf Aufgaben ermöglichen, die Sie oder Ihre Teammitglieder erledigen müssen. Mit einem Projektplan und Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiter ist ebenfalls hilfreich, da es einfacher ist, die eigene Leistung zu verfolgen.

Für die projektübergreifende Aufgabenverwaltung verwenden wir Jira. Es ermöglicht uns, Unteraufgaben für jede Aufgabe zu erstellen, sie Personen zuzuweisen und sie im Workflow zu verfolgen, der aus Aufgaben besteht, die erledigt werden müssen, die in Bearbeitung, in Prüfung und abgeschlossen sind.

Teamdeck hingegen ist ein Ressourcenmanagement-Software oder Projektierungswerkzeug - wenn Sie so wollen (entwickelt von uns, dem Softwarehaus, und - anfangs - für unsere eigenen Zwecke). Wir verwenden es selbst, um die täglichen Zeitpläne der Mitarbeiter, die Stundenzettel und die Gesamtleistung zu verfolgen, die wir dann mit anpassbare Berichte (z. B. um Buchungen mit Stundenzetteln zu vergleichen).

Zeiterfassungsbögen in Teamdeck.io - das Werkzeug für Ressourcenplanung und Projektzeitmanagement

Zusammenfassung - ist es mit den Zeitmanagementstrategien vorbei?

Nichtsdestotrotz repräsentieren Sie die Marketing-Projektmanagement oder ProjektressourcenmanagementDie Anwendung dieser Zeitmanagement- und Strategien wie Zeiterfassung wird Ihnen helfen, Ihren Arbeitstag besser zu organisieren und mehr zu schaffen. Schon nach ein paar Tagen werden Sie das merken:

• Ihre Produktivität verbessert

• Es ist einfacher für Sie, Aufgaben zu erledigen, die Ihnen zugewiesen wurden

• Man hat das Gefühl, dass man plötzlich mehr Zeit hat

• Der arbeitsbedingte Stress hat deutlich abgenommen

Und wenn diese Taktiken für Sie funktionieren, können Sie versuchen, sie in Ihr gesamtes Projektteam einzubauen, um dessen Produktivität zu steigern. Wenn Sie tiefer einsteigen und mehr über folgende Themen erfahren möchtenZeitmanagement-Apps für Mitarbeiter - lesen Sie einfach unsere Artikel.

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