Die Leitung des Teams ist einer der schwierigsten Teile der Arbeit eines Projektmanagers.
Als Führungskraft müssen Sie die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, kennen lernen, ihre Stärken erkennen und wissen, wie sie arbeiten und wie sie mit ihren Kollegen zusammenarbeiten.
In kleinen Teams ist das viel einfacher. Aber je größer Ihr Team wird oder je mehr Teammitglieder von verschiedenen Standorten aus arbeiten, desto verwirrender wird es.
Verwaltung der Ressourcen soll Managern helfen, die Ressourcen ihres Unternehmens besser zu organisieren, um sie optimal zu nutzen.
Aber haben Sie genügend Informationen über Ihre Mitarbeiter und deren Leistung, um deren Arbeit optimal zu planen?
Versuchen Sie, diese Fragen zu beantworten, um zu sehen, wie gut Sie die Arbeitsgewohnheiten und die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter kennen:
- Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihres Teams?
- Erfassen Sie die freien Tage Ihrer Mitarbeiter in Ihrer Zeiterfassung?
- Kennen Sie die nationalen Feiertage in den Ländern Ihrer Teammitglieder?
- Können Sie die Verfügbarkeit Ihres Mitarbeiters feststellen?
- Wie viele Tools verwenden Sie für all diese Aufgaben?
Das Problem ist, dass Sie höchstwahrscheinlich nicht in der Lage sind, alle diese Fragen zu beantworten. Wenn Sie von einem Tool zum anderen wechseln, Tabellenkalkulationen ausfüllen und endlosen Papierkram erledigen, verlieren Sie leicht den Überblick über die tatsächliche Arbeitsbelastung und Leistung Ihres Teams.
Die gute Nachricht ist: Teamdeck hat für Sie gesorgt.
Teamdeck ist Ihre komplette Ressourcenmanagement-Software
Zunächst müssen Sie wissen, dass diese Ressourcenmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Ihr Team auf umfassende Weise zu verwalten, ohne mehrere Tools integrieren zu müssen. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand für den Wechsel zwischen verschiedenen Tools, und die Kosten für Mehrfachabonnements sinken.
Hier sehen Sie, was Sie mit Teamdeck im Überblick erhalten:
Schauen wir uns nun genauer an, was Sie mit all diesen Verfahren zusammen erreichen können.
Verwalten Sie alle Ihre Mitarbeiter und die Projekte, denen sie zugeordnet sind
Wenn Sie ein Projekt planen, müssen Sie eine Reihe von Faktoren berücksichtigen:
- Welche Personen sind verfügbar?
- Was sind ihre Fähigkeiten?
- Sind sie in Vollzeit verfügbar?
- Stehen irgendwelche Ferien oder Feiertage an?
Sie alle bilden ein komplexes Netz dynamischer Abhängigkeiten, das Sie mit einer einfachen Tabelle nicht so leicht bewältigen können. Teamdeck gibt Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit Ihres Teams. Möchten Sie die Fähigkeiten und den Standort Ihrer Teammitglieder in den Mix einbeziehen? Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Ihren Zeitplan zu erweitern und den Entscheidungsprozess zu verkürzen.
Wenn Sie einen globalen Zeitplan für Ihr Team einrichten, können Sie Mitarbeiter effizient für verschiedene Aufgaben buchen, selbst wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen.
Die Zeitpläne von Teamdeck sind übersichtlich und zeigen alle Informationen auf einen Blick. Außerdem sind sie leicht zu bearbeiten.
Der Zeitplan in Teamdeck macht deutlich, wer wie lange an was arbeitet, so dass Sie besser planen können. Planung und Zuweisung von RessourcenVermeidung von Unter- oder Überbeanspruchung der Mitarbeiter.
Auslastungsbalken zeigen Ihnen die Verfügbarkeit der Mitarbeiter an.
Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein Teammitglied zu einem anderen Projekt versetzen. Sie können in Ihrem Zeitplan sehen, welche Kapazität der Rest des Teams hat. So sehen Sie, ob das Team mit den Aufgaben überfordert ist und mehr Arbeitskräfte für das Projekt benötigt oder nicht.
Wenn Sie z. B. ein Projekt mit Fern- oder Teilzeitmitarbeitern durchführen, möchten Sie vielleicht wissen, wie viele Stunden pro Tag sie zur Verfügung stehen, und dann entscheiden, ob dies für die Durchführung Ihres Projekts ausreicht.
Außerdem sehen Sie in der Zeitplanansicht die freien Tage und Feiertage, so dass Sie diese bei der Planung Ihrer Projekte und der Verwaltung des Arbeitsaufkommens berücksichtigen können.
Verfolgen Sie die Zeit, die Ihr Team für verschiedene Projekte aufwendet
Die Zeiterfassung ist in vielen professionellen Dienstleistungsbereichen zu einem Muss geworden, vor allem wenn Ihr Unternehmen nach Stunden abrechnet.
Zugleich werden viele Unternehmen versagen bei der Zeiterfassung. Es geschieht, weil:
- sie verfolgen nicht alles
- sie motivieren die Mitarbeiter nicht zur regelmäßigen Zeiterfassung
- Mitarbeiter füllen Tabellen aus, nachdem sie eine Aufgabe erledigt haben, anstatt die Zeit zu erfassen, während die Arbeit erledigt wird
Das Schlimmste ist, dass Unternehmen Berichte auf der Grundlage von erratenen Zeiteinträgen erstellen und dann solche irreführenden Erkenntnisse nutzen, um weitere Schätzungen zu erstellen.
Was ist der Unterschied zu Teamdeck? Es bietet eine Zeiterfassungs-App, bei der der Benutzer nur ein Projekt auswählen und dann auf Start/Stop klicken muss, um einen Zeiteintrag zu erfassen. Diese werden dann automatisch in präzise Zeitnachweise übersetzt.
Die Zeiterfassung mit der Web-App von Teamdeck ist einfach und nimmt keine Zeit in Anspruch.
Das macht den gesamten Prozess viel schneller und erträglicher, so dass mehr Arbeitnehmer bereit sind, sich täglich damit zu beschäftigen.
Die Nutzer können ihre Zeiterfassungsbögen auch manuell aktualisieren, so dass diejenigen, die ihre Arbeit lieber am Ende des Tages zusammenfassen, ihren Vorlieben treu bleiben können.
Verwalten Sie Ihren Urlaub ohne unnötige Hin- und Her-Kommunikation
Wie oft haben Sie diese Fragen schon von Ihren Mitarbeitern gehört?
- Kann ich mir einen Tag frei nehmen?
- Wie viele Urlaubstage habe ich genommen?
- Wurde mein Urlaubsantrag genehmigt?
Die persönliche Kommunikation ist oft nicht effektiv, da Menschen dazu neigen, einander zu vergessen oder misszuverstehen, z. B. wenn es darum geht, das Büro früher zu verlassen. Die Verwaltung innerhalb der App hilft, diese Art von Problemen zu vermeiden.
Als Manager können Sie die freien Tage Ihrer Mitarbeiter in deren Zeitplan aufnehmen.
Als Manager eines Unternehmens können Sie festlegen, welche Arten von Freistellungen Ihr Unternehmen akzeptiert (und welche davon bezahlt werden). Auf diese Weise können die Mitarbeiter selbst ein einfaches Formular ausfüllen, die Art der Abwesenheit (bezahlter Urlaub, Krankheitsurlaub usw.) und die Dauer ihrer Auszeit bestimmen, zusätzliche Kommentare eingeben und schließlich einen Vorgesetzten auswählen, der diese Nachricht erhalten soll.
Hinzufügen eines neuen Urlaubsantrags als Mitarbeiter.
Wie können Sie Ihre Projekte mit Teamdeck effektiv planen?
Wenn Sie Ihre Ressourcen effektiv verwalten wollen, kann die Verfolgung nur eines Teils der Ressourcenverwaltung Ihre Ergebnisse beeinträchtigen.
Sie können viel mehr erreichen, wenn Sie verschiedene Aspekte der Mitarbeiterverwaltung umsetzen, und dabei kann Teamdeck eine große Hilfe sein.
Es gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter, ihre Leistung und die Projekte, an denen sie beteiligt sind.
Wenn Sie keine Informationen über vergangene und laufende Projekte speichern und analysieren, wie können Sie dann für zukünftige Projekte planen?
Um ein Projekt erfolgreich zu starten, muss man nicht nur die Anforderungen und Geschäftsziele kennen, sondern auch wissen, wie das Team arbeitet und wie es verfügbar ist.
Teamdeck hilft Ihnen, ein besseres Verständnis für Ihr Team zu bekommen, damit Sie sich auf die Durchführung von Projekten konzentrieren können.
