Wie legt man Meilensteine für das Projektmanagement fest?

Sie kennen sicher das aufregende Gefühl, dem Ziel näher zu kommen. Auf der Straße ist dies die Funktion von Schildern, die die Orte anzeigen, an denen Sie vorbeikommen, und die Ihnen sagen, wie weit Sie noch fahren müssen. Das Hinterlassen von Schildern, die die einzelnen Etappen der Reise symbolisieren, ist eine große Befriedigung, und das ist bei der Arbeit nicht anders. Was sind Projektmeilensteine, wie legt man sie fest und welche Fehler sollte man vermeiden?

Orientierungspunkte für Ihr Projekt Management Meilensteine

Projekt Meilensteine sind bestimmte Zeitpunkte, an denen der Fortschritt auf dem Weg zum Endziel des Projekts gemessen wird. Jeder dieser Punkte markiert eine große und wichtige Phase im Projekt und ermöglicht es Ihnen, eine klare Struktur der Arbeit auf Ihrer Zeitachse zu erhalten. Auf diese Weise kann sich jeder Beteiligte einen Überblick über den Status der Ziele verschaffen.

Beispiele für Projektmeilensteine sind:

• Projektinitiierung und -abschluss. 
• Bildung eines Projektteams.
• Durchführung der einzelnen Phasen.
• Annahme des Zeitplans und der Kostenvoranschläge.
• Versendung größerer Lieferungen an den Kunden.
• Akzeptanz der weiteren Projektphasen.
• Treffen mit Interessenvertretern.
• Erledigung kritischer Aufgaben.
• Wichtige Entscheidungen und Präsentationen.

Was sollten die Projektmeilensteine beinhalten?

Das wichtigste Merkmal von Projektmeilensteinen sind ihre Namen und das Datum der Fertigstellung (es kann ein Zeitraum oder ein bestimmter Termin sein). Es ist sehr hilfreich, wenn Sie einzelne Punkte auf eine Zeitleiste schreiben, damit Sie sofort den gesamten Querschnitt des Projekts sehen können. In vielen Fällen, zum Beispiel beim Wasserfallmodell, ist es auch sinnvoll sie mit Zahlungen verknüpfen und Budget. Es lohnt sich auch, für jede Phase zusätzliche Anforderungen zu markieren, z. B. mehr Mitarbeiter im Team, Treffen mit dem Kunden usw. Bei all dem sollten Sie jedoch bedenken, dass die Projektmeilensteine nicht zu kompliziert und technisch sein dürfen. Sie sollen es allen Projektbeteiligten ermöglichen, den Fortschritt der Arbeit regelmäßig zu verfolgen. Aus diesem Grund sollte jeder Beteiligte das gleiche Verständnis von dem haben, was erreicht wurde.

Welche Rolle spielen die Meilensteine des Projektmanagements bei der Planung der Arbeit?

1. Terminplanung 

Meilensteine sind das Planungsinstrument, mit dem Sie die wichtigsten Phasen des Projekts rechtzeitig planen und den Stand der Zielerreichung beurteilen können. Auf dem Gesamtprojektplan zeigen sie uns die wichtigsten Arbeitsschritte und erleichtern die Visualisierung der Fortschritte.

2. Laufende Aktualisierung für alle Beteiligten

In einem Softwareunternehmen dreht sich alles um Effizienz und Optimierung der Aktivitäten. Können Sie sich vorstellen, dass Sie jedes Mal, wenn Sie sich über den Stand eines Projekts informieren wollen, alle abgeschlossenen Aufgaben durchgehen und dann entscheiden müssen, was erledigt ist und was nicht? Oder dass Sie sich bei jedem Punkt im Zeitplan mit Ihrem Team beraten müssen, um zu erfahren, ob es Verzögerungen gibt? Das würde unheimlich viel Zeit in Anspruch nehmen! Mit Projektmeilensteinen kann jeder Projektbeteiligte selbst überprüfen, ob das Team definierte Meilensteine erreicht oder ob das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt. Von Projektmeilensteinen profitieren alle: Entwickler, Projektmanager, Kunden und das Marketing.

3. Kontrollpunkte sind nichts Neues bei der Optimierung von Projektmeilensteinen

Wir alle wissen, dass Vorbeugen besser ist als Korrigieren, aber manchmal kann ein Projektleiter nicht allen seinen Projekten gleichzeitig seine volle Aufmerksamkeit widmen. Normalerweise hat das Team ein hohes Maß an Autonomie, während der der Projektleiter greift ein, wenn Entscheidungen oder Reaktionen erforderlich sind. Dank klarer Meilensteine kann PM sofort erkennen, wo in einem Projekt Probleme auftreten, und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

4. Gesteigerte Produktivität

Manche Projekte ziehen sich ewig hin. Wenn Ihr Team seit Monaten an ein und derselben Sache arbeitet und kein Ende in Sicht ist, sinkt die Motivation. Mit Projektmeilensteinen geht die Arbeit nicht schneller voran, aber sie ermöglichen es, sie in Etappen zu unterteilen. Anstatt ein Projekt von Punkt A nach Punkt B zu führen, haben wir auf diese Weise kleinere Ziele auf dem Weg, deren Erreichen die Motivation erhöht und den Fortschritt beschleunigt.

5. Erhöhte Moral

Von Kindheit an sind wir es gewohnt, für unsere Bemühungen belohnt zu werden - so funktioniert die klassische Konditionierung. Aufeinanderfolgende Erfolge sind positive Bestärkungen, die unsere Zufriedenheit steigern. Sie bringen uns dazu, weiter zu arbeiten, um noch mehr angenehme Gefühle zu erleben. Das Erreichen von Meilensteinen ist eine solche Belohnung, eine Gelegenheit zum Feiern für das Team, das eine wichtige Arbeitsphase abgeschlossen hat. So können Sie vor anderen Abteilungen oder Kunden mit den Erfolgen Ihres Teams prahlen und sich selbst zu einer gut erledigten Aufgabe beglückwünschen. Das mit Fortschritt und Entwicklung verbundene Gefühl des Stolzes ist sehr wichtig für das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

6. Informationen für andere Teams

Je größer ein Softwarehaus Je größer die Anzahl der Projekte ist, desto schwieriger ist es für alle Beteiligten, über alle Vorgänge im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Dank der Projektmeilensteine können die Mitarbeiter jederzeit überprüfen, welche Projekte in anderen Abteilungen laufen. Die Mitarbeiter können viel leichter ein Gefühl der Zugehörigkeit zur Organisation und der Teamintegration entwickeln. Und wenn die Mitarbeiter wissen, woran andere Teams arbeiten und worauf sie spezialisiert sind, können sie immer die richtige Person um Hilfe zu einem bestimmten Thema bitten.

Festlegung von Projektmeilensteinen - wie macht man es richtig?

Es gibt keine allgemeingültige Regel für die Benennung von Projektmeilensteinen... Nun, diese Information war nicht besonders hilfreich, oder? Aber das liegt daran, dass Meilensteine so unterschiedlich sind wie die Produkte, die sie betreffen. Sie brauchen einen individuellen Ansatz, ein Bewusstsein für die wichtigsten Ziele und einen Projektzeitplan.

Das Wichtigste sind die Anzahl und die Häufigkeit.

Es ist wichtig, dass die Meilensteine relativ regelmäßig erscheinen und die Abstände zwischen ihnen nicht zu groß sind. Wenn das Projekt beispielsweise etwa ein Jahr dauert, können die Meilensteine mehr oder weniger monatlich erscheinen. Natürlich ist diese Häufigkeit nur ein Richtwert, aber Sie wissen, was wir meinen - wenn es in einem langen Projekt nur 4 Etappen gibt, die durch ganze Quartale getrennt sind, werden sie ihre systematische und aktualisierende Rolle im laufenden Prozess nicht erfüllen. Auf der anderen Seite sollten Sie Meilensteine als etwas Besonderes betrachten. Sie sind keine gewöhnlichen Aufgaben die wir tagtäglich durchführen. Damit sie die Motivation steigern und eine Leistung für die Mitarbeiter darstellen, können sie nicht alle zwei Tage stattfinden, weil sie dann keine Belohnung darstellen.

Klar für alle

Projektmeilensteine müssen für jeden verständlich sein, der mit ihnen zu tun hat, d. h. für Personen aus verschiedenen Positionen, Abteilungen und manchmal sogar Unternehmen (wie Kunden und Partner). Sie erfordern keine technischen Spezifikationen. Meilensteine sind Wegweiser, die den Stand der Arbeit anzeigen, sie müssen also so klar und eindeutig wie möglich sein.

Ordnung muss sein

Idealerweise sollten Meilensteine relativ getrennte Phasen markieren, so dass das Team eine Phase als abgeschlossen betrachten kann, sobald sie abgeschlossen ist. Einen Meilenstein abzuschließen und dann immer wieder zu diesem Teil des Projekts zurückzukehren, führt zu Chaos. 

Es ist auch wichtig, die Meilensteine chronologisch auf einer Zeitachse anzuordnen. Auf diese Weise helfen sie, den Arbeitsablauf zu systematisieren und zu ordnen. Dies ist besonders wichtig bei der Wasserfallmethode.

Die häufigsten Fehler bei der Festlegung von Meilensteinen des Projektmanagements

In jeder Branche ist es eine Schlüsselqualifikation, aus Fehlern zu lernen... vorzugsweise aus denen eines anderen. Sehen wir uns also an, was bei der Verwendung von Meilensteinen zu vermeiden ist.

• Festlegung von zu vielen Meilensteinen können bei den Beteiligten Verwirrung stiften und die Bedeutung des Erreichens dieser Ziele verringern. Infolgedessen erhält das Team keine emotionalen Belohnungen und keine Gelegenheit, das Erreichen von Meilensteinen zu feiern.
• Es ist auch ein Fehler, wenn die Meilensteine des Projekts zu weit auseinander liegen. Zu große Abstände zwischen den Phasen lassen sie unerreichbar erscheinen, und das Team fühlt sich eher überfordert als motiviert.
• Ein weiteres verbreitetes Missverständnis ist die Annahme von Meilensteinen als wiederkehrende Ereignisse im Projekt. Meilensteine können keine geplanten Ereignisse in bestimmten Zeitabständen sein, sie sind vielmehr bestimmte Punkte in der Zeit. Das ist eine wichtige Errungenschaft für das Projekt.
• Zu komplizierte/technische Beschreibungen. Projektmeilensteine sind nicht nur ein Instrument für das Entwicklungsteam. Sie sind in erster Linie eine Möglichkeit, den Projektstatus klar zu kommunizieren, wovon alle profitieren, von den Projektmanagern bis hin zu Kunden, Partnern und anderen Abteilungen und Teams im Unternehmen. Meilensteine sollten kurz und klar sein und Auskunft darüber geben, wo man sich im Projekt befindet und was bereits getan wurde.

die Meilensteine des Projektmanagements so optimal wie möglich zu verwalten

Ok, jetzt, wo Sie wissen, was Meilensteine sind, wie man sie setzt und welche Fehler man vermeiden sollte, lassen Sie uns zur Verwaltung der Meilensteine übergehen. Am einfachsten geht das mit einem Arbeitsorganisationstool wie Teamdeck, wo wir gerade eine Funktion eingeführt haben, die sich speziell mit Projektmeilensteinen befasst! In unserem System können Sie auf einfache Weise Meilensteine verwalten, entsprechende Zugriffsrechte zuweisen und den Status der einzelnen Arbeitsschritte auf einer klaren Zeitachse verfolgen.

Da Teamdeck ein umfassendes Ressourcenmanagement-Softwarekönnen Sie auch den gesamten Zeitplan, die an dem Projekt beteiligten Personen, ihre Kapazitäten und die Möglichkeit von Terminen überprüfen, und vieles mehr. So können Sie Meilensteine immer in den größeren Kontext Ihrer Organisation einbetten und sie so bequem wie möglich nutzen. Teamdeck ist ein Tool, das von einem Softwarehaus für Softwarehäuser entwickelt wurde, weshalb wir sicherstellen, dass es nützlich und funktional ist, und auf die IT-Branche zugeschnitten.

Ein Projektmeilenstein für Ihr Unternehmen

Projektmeilensteine sind, richtig eingesetzt, ein sehr nützliches Instrument bei der Arbeit an einer Anwendung oder Software. Erstens erleichtern sie die Anordnung und Planung der Arbeit und legen den richtigen Rhythmus fest. Zweitens sorgen sie für die Klarheit des Projekts für alle Beteiligten. Drittens erfüllen sie eine sehr wichtige Funktion, indem sie das Team motivieren und seine Arbeitsmoral verbessern, indem sie ihm einen Grund geben, stolz zu sein, ein Gefühl von Erfolg und Entwicklung bei der Arbeit vermitteln. Wenn Sie in Ihrer Organisation noch keine Meilensteine eingeführt haben, brauchen Sie nicht zu warten! 

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Kontaktieren Sie uns - helfen wir Ihnen gerne dabei, unser Tool auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen.

 

Sie suchen eine Software, die Sie bei der Organisation von Meilensteinen im Projektmanagement unterstützt?

 

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]