Wie man den Fokus des Teams mit einer Arbeitsplanungs-Software erhöht

Projektmanager denken in der Regel aus der Perspektive von Multitaskern. Besprechungen den ganzen Tag lang, ständige Benachrichtigungen über den Slack und tausend Aufgaben pro Minute sind ihr tägliches Brot. Viele Jobs sehen jedoch anders aus. Analytische, kreative und produktentwickelnde Mitarbeiter brauchen Zeit, um sich zu konzentrieren und in den "Flow" oder die "Phase" zu kommen, in der sie am produktivsten sind. Wie können Sie Ihr Team bei der Fokussierung unterstützen? 

Fokus - ein Produktivitätsbooster

Wir leben im Zeitalter des Multitasking. Wir arbeiten und hören Musik, wir fahren mit dem Bus und scrollen durch unsere Smartphones, wir kochen Abendessen und beantworten E-Mails. Wir tun selten eine Sache auf einmal, und schließlich fällt es uns immer schwerer, uns zu konzentrieren und unsere Aufmerksamkeit über längere Zeit aufrechtzuerhalten.

Nach Angaben des National Center for Biotechnology Information, Im Jahr 2000 betrug unsere durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne 12 Sekunden. Im Jahr 2015 lag sie bei nur 8,25 Sekunden! Es fällt uns immer schwerer, uns zu konzentrieren, weil wir daran gewöhnt sind, uns ständig mit neuen Reizen zu versorgen. Überall gibt es Ablenkungen, die die Produktivität und Qualität unserer Arbeit beeinträchtigen. Dies ist eine große Herausforderung für Unternehmen, in denen eine effiziente Nutzung der Zeit unerlässlich ist. Leider wollen viele von ihnen so viel wie möglich in so wenig Zeit wie möglich erledigen, aber letztendlich reduzieren sie die Kapazität ihrer Mitarbeiter.

Eine Geschichte darüber, wie Unternehmen ihre eigene Effizienz sabotieren

Unternehmen machen viele Fehler, die sich negativ auf die Effektivität von Teams auswirken. 

• Erstens gibt es keinen Zeitplan für die Teamarbeit, und der Arbeitsrhythmus wird durch Ad-hoc-Aufgaben bestimmt. 

• Zweitens werden bei der Arbeitsplanung die individuellen Unterschiede nicht berücksichtigt. 

• Drittens wird der Arbeitsplan aus der Sicht des Projektleiters und nicht aus der Sicht der Führungskraft erstellt. 

• Viertens schätzen Unternehmen die Zeit ihrer Mitarbeiter nicht und setzen keine Prioritäten bei den Aufgaben, z. B. zu viele Sitzungen, an denen alle teilnehmen, auch wenn sie nicht gebraucht werden. 

• Fünftens: Die Unternehmen analysieren ihre Leistungsdaten nicht, z. B. Zeitberichte oder Rückmeldungen ihrer Mitarbeiter. 

Heißt das, dass es keine Hoffnung gibt und wir alle dazu verdammt sind, ineffiziente Leistungen zu erbringen? Ganz und gar nicht! Es gibt viele Möglichkeiten, die Leistung zu verbessern, angefangen bei einer guten Mitarbeiter-Management-Tool, ein flexibler Ansatz und das Bewusstsein für den Prozess der Fokussierung. In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die Qualität und den Komfort Ihrer Arbeit durch gute Planung verbessern können.

Wie kann man den Fokus des Teams mit einer Arbeitsverwaltungssoftware erhöhen?

1. Individueller Ansatz

Jeder Mensch ist anders. Ja, wir wissen, es klingt wie ein Klischee, aber bei der Suche nach dem perfekten Arbeitsmodell müssen Sie die individuellen Vorlieben Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Manche arbeiten besser am Morgen, andere am Abend. Manche langweilen sich schnell und mögen viel Abwechslung, während andere sich lieber auf eine große Aufgabe konzentrieren, bevor sie zur nächsten übergehen. Nutzen Sie die Ressourcenplanungssoftware um die richtigen Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen. Die Funktion der Rollenzuweisung wird ebenfalls sehr nützlich sein - so kann jeder auf einen Blick sehen, wer für was zuständig ist.

2. Kontrolle der Arbeitsbelastung

Während Workload-ManagementEs ist wichtig, ehrgeizige Ziele zu setzen und Ihrem Team das Gefühl zu geben, etwas zu erreichen und zu wachsen. Man kann jedoch leicht in die Falle der Überlastung seiner Mitarbeiter tappen. Wenn sie einen Monat lang effizient gearbeitet und ein ProjektmeilensteinIm nächsten Monat bekommen sie noch mehr, und so weiter. Diese Strategie ist sehr kurzfristig - jeder wird irgendwann übermüdet, frustriert, weniger produktiv und demotiviert sein, weil er das Gefühl hat, dass die Arbeit nie endet. Um dies zu vermeiden, die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu kontrollieren. Sie können versuchen, in Intervallen zu arbeiten, in denen eine Woche intensiver und die andere etwas weniger intensiv ist, oder Sie können dafür sorgen, dass Ihr tägliches Arbeitspensum ausgewogen ist. Verwenden Sie Ressourcenmanagement-Software um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht zu sehr unter Druck gesetzt werden. Die Einbeziehung einer virtueller Datenraum kann auch die Sicherheit und Effizienz des Projektmanagements verbessern.

3. Geben Sie etwas Zeit, um sich zu konzentrieren 

Laut einer Studie der University of California Irvine, braucht eine Person 23 Minuten und 15 Sekunden, um sich wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren, nachdem sie abgelenkt wurde. Das mag nicht viel erscheinen, aber wenn ein Mitarbeiter jeden Tag 3 Meetings und 10 Nachrichten auf Slack hat, ist das ein großer Effizienzverlust. Wie lässt sich das verhindern? Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern vor, dass sie sich selbst eine Fokuszeit buchen. Mithilfe des Kalenders können sie eine Besprechung für sich selbst festlegen - zum Beispiel 2 Stunden am Tag. Sie können sicher sein, dass die Produktivität steigt, wenn Ihr Team Zeit hat, sich nur auf die Aufgabe zu konzentrieren.

4. Prioritäten setzen

In vielen Unternehmen besteht die Tendenz, jede Aufgabe als sehr dringend und sehr wichtig einzustufen. Dahinter steht der Gedanke, dass die Priorisierung jeder Aufgabe den Mitarbeiter dazu bringt, jede Aufgabe gleich ernst zu nehmen. Das Ergebnis ist, dass die Menschen von dem übermäßigen Druck überwältigt werden und sich nicht auf eine Sache konzentrieren können, weil sie ständig an die nächsten 5 ASAP-Aufgaben denken, die auf sie warten. Nutzen Sie also bei der Arbeitsplanung die Möglichkeit der Priorisierung - markieren Sie Aufgaben nach Fristen und Dringlichkeit, damit Ihre Mitarbeiter ihre persönlichen Arbeitsstrategien erstellen können.

5. Verringerung der Anzahl unnötiger Sitzungen

Unternehmensbesprechungen sind notwendig und wichtig. Aber nicht alle. Ein häufiger organisatorischer Fehler ist es, jedes Mal eine Besprechung abzuhalten, wenn etwas "besprochen" werden muss. Dies ist besonders typisch für Personen, die die Arbeit koordinieren, wie z. B. Projektmanager - ihre Aufgabe ist es, zu überprüfen, ob alles so funktioniert, wie es sollte, zu kommunizieren und Informationen zu sammeln und über die nächsten Schritte zu entscheiden. In ihrem Fall ist die Besprechung oft das wichtigste Arbeitsinstrument. Für die Mitarbeiter, die die Arbeit erledigen, ist jede Besprechung eine Unterbrechung des Arbeitsflusses und eine Ablenkung, die nach der Besprechung Zeit erfordert, um zum vorherigen Zustand der Konzentration zurückzukehren.

Versuchen Sie bei der Erstellung Ihres täglichen oder wöchentlichen Arbeitsplans, die Anzahl der Sitzungen auf das Notwendige zu beschränken. Prüfen Sie die Online-Kalenderplaner regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht stündlich angerufen werden müssen und Zeit haben, in Ruhe zu arbeiten. Eine gute Idee ist ein Aufgabenplan - jede Aufgabe sollte eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen und Schritte enthalten, so dass jeder die Ergebnisse leicht überprüfen kann, ohne Zeit mit einer unnötigen Sitzung zu verschwenden.

6. Pausen planen

Menschen brauchen Pausen. Statistisch gesehen, sollten Sie eine 15-minütige Pause alle 1,5 Stunden um Ihr Gehirn zu erfrischen und Ihre Produktivität zu steigern. Leider ist in einem intensiven Arbeitsprogramm oft kein Platz für eine Pause. Das führt dazu, dass die Menschen mehr arbeiten, aber in Wirklichkeit weniger schaffen, da ihre Produktivität sinkt. Probieren Sie das Pausenplanungsmodell aus, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, kurze Pausen in ihren Kalender einzutragen, sich für eine Weile vom Computer zu entfernen, auf die Terrasse zu gehen, um bei einer Tasse Kaffee etwas frische Luft zu schnappen, oder ein paar einfache körperliche Übungen zu machen, um das Gehirn mit Sauerstoff zu versorgen. Sie werden über die positiven Auswirkungen erstaunt sein.

7. Diversifizieren Sie die Arbeit Ihres Teams

Viele große Projekte scheinen sich ewig hinzuziehen. Es ist sehr demotivierend, wenn man seit Monaten an derselben Sache arbeitet und das Ende noch in weiter Ferne liegt. So stagniert man leicht und verliert an Motivation und Produktivität. Versuchen Sie, die Aufgaben, die Ihr Team erhält, abwechslungsreich zu gestalten. Wenn jemand eine Woche lang an ein und derselben Sache gearbeitet hat, sollten Sie ihn in etwas Neues einbeziehen, damit er eine neue Perspektive erhält und mit frischen Ideen zurückkommt. Natürlich kommt es auch hier auf die individuelle Herangehensweise und das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern an - manche ziehen es vor, ihre Arbeit zu variieren und zwischen den Aufgaben hin und her zu springen, andere ziehen es vor, sich von Anfang bis Ende auf ein Projekt zu konzentrieren. Flexibilität ist der Schlüssel.

8. Arbeit in kleinere Schritte unterteilen

Dieser Punkt hängt mit dem vorhergehenden zusammen. Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, das abgeschlossen werden muss, und Sie keine Möglichkeit haben, Ihre Arbeit zu diversifizieren, unterteilen Sie es in Schritte. Der Abschluss eines Arbeitsschrittes ist ein Erfolg. Erfolg ist Motivation. Wenn Sie an einem sechsmonatigen Projekt arbeiten - unterteilen Sie es in Projektmeilensteine und feiern Sie mit Ihrem Team das Erreichen der einzelnen Etappen. 

9. Verwenden Sie die beste Mitarbeiterverwaltungssoftware mit dem beste Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter Funktion

Wenn Sie eine Strategie zur Produktivitätssteigerung umsetzen, müssen Sie alle Vorgänge im Team im Auge behalten. Verwenden Sie ein Tool, mit dem Sie alle Informationen an einem Ort haben.

Ein gutes Beispiel dafür ist Teamdeck - ein System, mit dem Sie einen gut durchdachten Arbeitsplan erstellen, Besprechungen in einem Kalender planen, Aufgaben verteilen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter überprüfen, die Arbeitszeit mit Stundenzetteln überwachen, Rollen zuweisen, Aufgabenbeschreibungen hinzufügen und vieles mehr! Eine gut geplante Arbeit, bei der alle Mitarbeiter Raum für Konzentration und Entspannung haben und genau wissen, was zu tun ist, ist das Geheimnis einer höheren Produktivität.

Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams und vermeiden Sie Terminkonflikte mit einem Arbeitsvorbereitungssoftware

Jede Organisation will eines: hohe Produktivität und gute Ergebnisse. Um dieses Ziel zu erreichen, sind die Arbeitsbedingungen Ihres Teams, die an die jeweiligen Aufgaben und Positionen angepasst sind, der wichtigste Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Ein sorgfältig geplanter Arbeitsplan wird Ihre Leistung auf ein Niveau heben, von dem Sie bisher nicht einmal geträumt haben!

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