Wir alle haben schon von den lähmenden Auswirkungen von Engpässen auf ein Unternehmen gehört und sie vielleicht sogar selbst erlebt. Der Begriff "Engpass" bezieht sich auf jede Situation, die sowohl durch personelle als auch durch technische Probleme verursacht wird und die Realisierung eines Projekts verzögert. Diese Situationen können durch eine Überlastung einer Abteilung, eine technische Störung oder auch durch Stress, der die Produktivität des gesamten Teams verringert, ausgelöst werden.
Im Allgemeinen wird die Kapazität des Systems an der Kapazität des Engpasses gemessen. Dieser Zustand kann sich sowohl auf die innere Arbeitsweise des Teams auswirken, wenn die Frustration zunimmt und die Gemüter erhitzt werden, als auch auf das Bild, das das Unternehmen nach außen hin abgibt. Schließlich will niemand als inkompetent erscheinen! Hinzu kommen die finanziellen Belastungen, die solche Engpässe mit sich bringen, da die Rentabilität erheblich sinken kann. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie man Engpässe identifiziert, wie man sie beheben kann und wie Teamdeck zur Lösung dieses Problems beiträgt.
Der schnellste Weg, einen Engpass zu erkennen, besteht darin, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu untersuchen und festzustellen, ob die Arbeit reibungslos oder stoßweise erledigt wird (Mehr über Workflow-Management-System). Die letztgenannte Situation ist symptomatisch für das Problem. Zu beachten ist, dass man sich vor Engpässen nicht fürchten muss, weil sie sind in jedem Unternehmen alltäglich. Sie sind zwar frustrierend, aber wenn man sich über sie ärgert, kann man das Problem nicht effektiv und schneller lösen. Interessanterweise treten die meisten Engpässe bei Softwaretests und Qualitätsprüfungen auf.
Der erste Schritt zur Rückgewinnung der Kontrolle während eines Engpasses besteht darin, die Situation genau zu beobachten und die dringendsten Probleme zu ermitteln. Der falsche Weg, um an diese Probleme heranzugehen, ist, sie quantitativ anzugehen. Wenn wir blindlings Geld und Humanressourcen auf das Problem werfen, ist es unwahrscheinlich, dass wir die Probleme lösen. Es wäre nur eine Verschwendung von Zeit und Mühe. Zunächst brauchen Sie eine angemessene Diagnose. Erst dann sollten Sie Schritte unternehmen, um das Problem zu lösen. Die Lösungen sollten qualitativer Natur sein. Sobald wir die Elemente ermittelt haben, die am stärksten zum Engpass beitragen, können wir geeignete Lösungen in die Wege leiten. Lassen Sie uns einige gängige Lösungen zur Bekämpfung von Engpässen aufzeigen:
Mitarbeiter, die sich inmitten des metaphorischen Sturms befinden, sollten mit den kritischsten Problemen betraut werden. Die Beschäftigung mit Kleinigkeiten zu diesem Zeitpunkt führt zu erheblichen Verzögerungen und verursacht mehr Kosten.
Dies ist eine höchst unpopuläre Meinung und kann zu verärgerten Mitarbeitern führen, aber als kurzfristige Lösung kann es helfen, das Problem zu lindern. Man kann sie sparsam als schnelle Lösung einsetzen, aber eine Überlastung der Mitarbeiter kann zu Frustration und Burnout führen. Der Schwerpunkt sollte auf Ideen liegen, die die Effizienz des gesamten Systems gewährleisten, ohne die Mitarbeiter zu überfordern.
Dazu gehören sowohl menschliche als auch materielle Ressourcen. Wenn Sie Aufzeichnungen über die Vorgänge führen, können Sie feststellen, wo Ressourcen für nicht wertschöpfende Tätigkeiten verschwendet werden.
Die Erstellung von Best-Practice-Protokollen, mit denen sich jeder Mitarbeiter vertraut machen kann, ermöglicht ein besseres Zeitmanagement (mit kreativen Zeiterfassungssoftware für Agenturen), weniger Ausfallzeiten, und im Falle einer hohen Fluktuation können sich neue Mitarbeiter schnell mit erfahreneren Mitarbeitern einarbeiten.
Halten Sie sich über die neuesten technologischen Errungenschaften und Werkzeuge auf dem Laufenden. Eine effizientere Technologie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf andere Aspekte des Produktionsprozesses zu konzentrieren und die Bemühungen auf die problematischeren Elemente des Engpasses zu lenken.
Die Zuweisung von zusätzlichem Personal für das problematische Glied in der Produktionskette kann helfen, den Engpass zu beseitigen. Dies muss natürlich gut geplant werden, um sicherzustellen, dass die Person mit dem richtigen Know-how vor Ort ist, um Lösungen anzubieten. Steht der Marketingabteilung beispielsweise nur ein beschäftigter Grafikdesigner zur Verfügung, kann die Einstellung eines zweiten Grafikdesigners helfen, das Problem zu lösen und die Marketingabteilung wieder auf Kurs zu bringen.
Die Ferienzeit ist gleichbedeutend mit einer Häufung von Abwesenheiten der Mitarbeiter. Dies wirkt sich nachteilig auf den organisatorischen Ablauf aus. Stimmen Sie die Urlaubszeiten im Voraus mit den Mitarbeitern ab, um zu vermeiden, dass Abteilungen durch hohe Abwesenheitszeiten lahmgelegt werden.
Häufige Ursachen für Engpässe sind schlechte Führungsentscheidungen und mangelhafte Organisation auf der Führungsebene. In einer Organisation, in der eine Person für das Jonglieren mit mehreren Abteilungen verantwortlich ist, kann sie der Engpasspunkt sein, an dem der Engpass auftritt. Wenn Sie die Entscheidungsprozesse an einen anderen Mitarbeiter delegieren, können Sie Engpässe vermeiden, da Sie schneller Entscheidungen treffen können. Dies setzt natürlich voraus, dass die Person, die für die Verzögerungen verantwortlich ist, ihre Tendenzen zum Mikromanagement aufgibt!
Teamdeck ist ideal für die Koordinierung des Engpassmanagements, da es Anreize für effiziente Arbeitsabläufe bietet. Es ist ein perfektes Werkzeug für Verwaltung der RessourcenzuweisungMitarbeiterschichten und Abwesenheiten. Sie können die oben genannten Probleme, wie z.B. die Auswahl der richtigen Mitarbeiter für das jeweilige Problem, ganz einfach lösen, indem Sie die Funktion von Teamdeck nutzen, die es ermöglicht, die Personalressourcen auf der Grundlage ihrer Erfahrung, ihres Fachwissens und ihrer Verfügbarkeit zuzuweisen. Dies ermöglicht eine langfristige Planung, da Sie die Struktur Ihrer Organisation über lange Zeiträume analysieren können. Außerdem können Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, wo potenzielle Probleme aufgrund von Personalengpässen auftreten können.
Ebenfalls vorteilhaft für die Maximierung der Effektivität der Mitarbeiter ist die Funktion des Programms, die eine regelmäßige Überwachung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter ermöglicht. Teamleiter können sich jederzeit über die aktuelle Arbeitsbelastung ihres Teams informieren. Auf diese Weise können sie Mitarbeiter, die mehr freie Zeit haben, zur Unterstützung derjenigen einsetzen, die mit zu vielen Aufgaben belastet sind. Eine weitere wertvolle Funktion von Teamdeck ist die Möglichkeit, die Ausgaben regelmäßig zu überwachen. Dies ist von entscheidender Bedeutung bei der Bekämpfung von Engpässen, die sich negativ auf das Budget eines Projekts auswirken.
Engpässe sind selbst in den effizientesten Unternehmen unvermeidlich. Technische Störungen, Abwesenheit von Mitarbeitern und eine Unzahl anderer potenzieller Probleme treten überall auf. Natürlich ist es wichtig, nach technischen oder organisatorischen Lösungen zu suchen... Aber es ist auch wichtig, an die psychischen Probleme zu denken, denen Mitarbeiter und Teamleiter während eines Engpasses ausgesetzt sein können. Eines der wichtigsten "Do not's" im Umgang mit Engpässen ist es, Aggressionen den Problemlösungsprozess dominieren zu lassen.
Es ist viel zu leicht, die Diskussion von der Wut bestimmen zu lassen. Ein ungesunder innerbetrieblicher Dialog kann die Leistung des Unternehmens stark beeinträchtigen und schwerwiegende Probleme verursachen, die viel länger andauern als der Engpass. Eine unausgereifte emotionale Reaktion auf Produktionsverzögerungen kann dazu führen, dass die Mitarbeiter ein höheres Maß an Stress empfinden, was zu Burnout und Depressionen führt. Eine unglückliche Belegschaft ist nicht in der Lage, Probleme zu lösen. Sie zeigen weniger Enthusiasmus, und das Team könnte sich im schlimmsten Fall anderweitig um einen Arbeitsplatz bemühen - was zu noch mehr Problemen führen würde, die es zu lösen gilt. Angesichts der Häufigkeit und Allgegenwärtigkeit von Engpässen sollte das Management dem Problem mit Einfühlungsvermögen und Verständnis begegnen. Dies ist der wichtigste Schritt zur Lösung der Probleme einer Organisation.
Engpässe sind zwar ein Teufelskreis, der von Zeit zu Zeit sein hässliches Haupt erhebt, aber sie sind ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums eines jeden Unternehmens. Da sie unvermeidlich sind, sollten wir sie nutzen und sie als Gelegenheit betrachten, über die verschiedenen Aspekte unserer Organisation nachzudenken. Sie sind der Treibstoff des Fortschritts und ermöglichen es uns, neue technologische Lösungen oder Managementstile zu erforschen.
Das wird uns helfen, die Produktivität wiederzuerlangen und die lästigsten Falten vorübergehend zu beseitigen. Wir leben in einem goldenen Zeitalter für die Bewältigung dieser Probleme, da die technologische Revolution der letzten 30 Jahre die Art und Weise, wie wir arbeiten und Probleme lösen, verändert hat.
So gibt es u.a. innovative Programme wie Teamdeck, eine Software zur Ressourcenplanung für die Bewältigung organisatorischer Probleme am Arbeitsplatz. Gleichzeitig hat sich ein wachsendes Bewusstsein für unternehmerische Verantwortung und Ethik herausgebildet. Immer mehr Manager verstehen heute, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter mit Würde zu behandeln. Diese beiden Fortschritte in der Unternehmenswelt haben zu den oben erwähnten Tools und Tipps für den Umgang mit Kapazitätsmanagement Engpässe. Es liegt in der menschlichen Natur, Lösungen für Probleme zu finden, und uns werden die Krisen, die es zu lösen gilt, nie ausgehen, also sollten wir sie so menschlich wie möglich lösen.
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