Die Urlaubsverwaltung ist eines der Schlüsselelemente Ihres Unternehmens. Es ermöglicht Ihnen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen ein Urlaubsmanagementsystem benötigt und welches Tool Sie wählen sollten!
Was Sie in diesem Artikel erfahren werden:
Machen wir uns nichts vor - in den meisten Unternehmen herrscht bei der Urlaubsverwaltung ein Chaos. Urlaubsanträge, die über Ressourcen oder per E-Mail gestellt werden, bleiben oft tagelang unbeantwortet oder werden leicht vergessen. Mitarbeiter, die nicht wissen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Urlaub hat, können ihre Aufgaben nicht gemeinsam mit anderen Teammitgliedern planen. Engpässe aufgrund unzureichender Kapazitäten in Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen, z. B. an Feiertagen oder zum Jahresende. Feiertage fallen in den verschiedenen Ländern auf unterschiedliche Tage, was sehr wichtig ist, wenn Sie ein internationales Team leiten.
Eine mangelhafte Urlaubsverwaltung wirkt sich sehr negativ auf den Arbeitsablauf im gesamten Unternehmen aus und führt zu Verzögerungen und Chaos. Daher ist es ratsam, eine wirksame, kugelsichere Online-Software für die Urlaubsverwaltung einzuführen.
Sie kennen bereits die Vorteile eines Urlaubsmanagementsystems. Fragen Sie sich nun, ob Ihr Unternehmen eines braucht? Wer weiß, vielleicht haben Sie ja schon das perfekte Instrument für diesen Zweck. Da Sie diesen Artikel lesen, sind Sie wahrscheinlich auf der Suche nach Informationen darüber, wie Sie die Qualität Ihrer Urlaubsverwaltung verbessern können. Beantworten Sie also ein paar Fragen und stellen Sie fest, ob Ihr Unternehmen eine neue Lösung braucht.
Es wird für Sie schwierig sein, jedes Mal zu überprüfen, wie viele freie Tage ein Arbeitnehmer hat, bevor Sie seine Bewerbung annehmen. Abwesenheitsantrag. Außerdem ist die manuelle Eingabe der verbrauchten Tage nach jedem abgeschlossenen Urlaub eine weitere zeitaufwändige Tätigkeit, die sich erübrigt, wenn das System dies für Sie übernimmt. Ein gutes Urlaubsmanagementsystem verhindert automatisch, dass Sie Urlaub nehmen, der die Anzahl der verfügbaren freien Tage überschreitet.
Manchmal kann man einen Urlaubsantrag leicht übersehen, daher sollte Ihr System Sie über den von Ihnen am häufigsten genutzten Kanal darüber informieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Urlaubsmanagement-Tool sendet eine E-Mail-Benachrichtigung, dass eine Anfrage eingegangen ist, und erinnert Sie daran, diese anzunehmen.
Nichts zieht den Genehmigungsprozess mehr in die Länge als das Hin- und Herspringen von Person zu Person. Ein Mitarbeiter schickt einen Urlaubsantrag an seinen Teamleiter, der ihn an seinen Abteilungsleiter weiterleitet, der ihn wiederum an eine andere Person weiterleiten muss, und so weiter. Stellen Sie Anträge direkt bei der Person, die sie genehmigen kann. Ein gut durchdachtes Urlaubsmanagementsystem bietet Ihnen die Möglichkeit, Anträge automatisch an die richtigen Personen weiterzuleiten. Das vermeidet Verwirrung und macht den gesamten Prozess schnell und klar.
Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Verwaltung eines internationalen Teams unter anderem wegen der lokalen Feiertage eine heikle Sache. Wenn Ihre Mitarbeiter aus einem Land kommen, ist das kein Problem - Sie feiern alle dieselben Feiertage und müssen sie nicht einmal in das System eingeben.
Anders sieht es aus, wenn Ihr Team in 10 verschiedenen Ländern tätig ist und jedes Land unterschiedliche Feiertage hat. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Überblick über internationale Feiertage zu behalten, finden Sie ein System, das automatisch Feiertage für Mitarbeiter in einem bestimmten Land blockiert.
Urlaub ist nicht gleich Urlaub. Neben dem klassischen Urlaub gibt es auch Mutterschaftsurlaub, Krankheitsurlaub, Urlaub auf Abruf oder Urlaub zur Kinderbetreuung. Jeder dieser Urlaube wird je nach Vertrag und Umständen etwas anders abgerechnet. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter individuelle Urlaubsgründe und -zeiten festlegen können. Dadurch wird zusätzliche Verwirrung bei der Abrechnung der freien Tage vermieden.
Feiertage wirken sich auf andere Aspekte der Organisation aus, wie z. B. Projektressourcenmanagement. Es wäre sehr zeitaufwändig, wenn Sie jedes Mal berechnen müssten, wie sich freie Tage auf die Kapazität Ihres Unternehmens auswirken.
Ein gutes Urlaubsverwaltungssystem sollte daher problemlos mit anderen Arbeitsverwaltungsinstrumenten integriert werden können... Und idealerweise sollten Urlaubs-, Ressourcen-, Aufgaben- und Zeitmanagement von einem umfassenden Tool aus möglich sein.
Das ist gar nicht so einfach, da jeder versucht, Sie davon zu überzeugen, dass seine Lösung die beste ist. Deshalb haben wir im Folgenden einige der besten auf dem Markt erhältlichen Tools zusammengefasst.
Teamdeck - Cloud-basierte Ressourcenmanagement-Software - ist ein universelles, einfaches und transparentes Werkzeug für die Verwaltung verschiedener Aspekte der Arbeit. Es wurde von einem erfahrenen Softwarehaus entwickelt, um die Bedürfnisse anderer Softwarehäuser und der Tech-Industrie zu erfüllen. Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass die effiziente Art und Weise, mit der das Softwarehaus seine Arbeit verwaltete, auch von anderen Branchen übernommen wurde, z. B. von Kreativagenturen, Finanzorganisationen, wachsenden Start-ups und großen modernen Unternehmen. Teamdeck.io enthält eine Urlaubsverwaltungssoftware mit Funktionen zur Verwaltung von Fehlzeiten und Abwesenheit.
Das System erleichtert die Urlaubsverwaltung, indem es die Urlaubsanträge der Mitarbeiter mit Angabe der Gründe und der Dauer des Urlaubs an die zuständigen Personen weiterleitet. Es macht die Verwaltung eines internationalen Teams einfacher, da es Folgendes berücksichtigt die lokalen Feiertage und die Zeitzonen des jeweiligen Landes.
Aktuelle Urlaube aller Teammitglieder werden sofort in deren Verfügbarkeits- und Zeitplanpanel hochgeladen, so dass Sie immer schnell sehen können, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen. Das Urlaubsmanagementsystem von Teamdeck ist für alle von Ihnen ausgewählten Mitarbeiter verfügbar, auch für Freiberufler, die ihre Abwesenheitszeiten einfach markieren können, z. B. für die ganze Woche oder nur für ein paar Stunden an einem Tag.
Die Funktion für benutzerdefinierte Gründe bietet Ihnen die Möglichkeit, eine individuelle Urlaubsart zu verwenden, diese als bezahlt oder unbezahlt zu kennzeichnen und die entsprechenden Mitarbeiter und Abteilungen einer individuellen Urlaubspolitik zuzuordnen. Auf diese Weise können Sie neben den klassischen Urlaubsarten wie Jahresurlaub oder Krankheit auch andere Gründe für die Inanspruchnahme von Urlaubstagen überwachen und einfach verwalten.
Sie können den gesamten Prozess innerhalb der App durchführen, aber Teamdeck sendet Ihnen zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Urlaubsantrag eingegangen ist. Wenn Sie die Urlaubstage-Statistiken Ihrer Organisation überprüfen möchten, erstellt Teamdeck einen klaren und vollständigen Bericht für Sie.
Dies ist ein einfaches und benutzerfreundliches HR-Management-Tool für die Urlaubsverwaltung. Es basiert auf einem gemeinsamen Kalender, so dass jeder, der dem System hinzugefügt wird, die Verfügbarkeit seiner Kollegen sofort sehen kann. Damit können Sie problemlos Anträge senden und sofort annehmen und Berichte erstellen. Wenn das, was Sie brauchen, nicht in den Standardurlaubsarten enthalten ist, können Sie problemlos benutzerdefinierte Optionen erstellen.
Mit dieser Personalsoftware kann jeder Mitarbeiter auf sein individuelles Konto zugreifen, um zu sehen, wie viele freie Tage er noch hat und welchen Status seine Anträge haben. Die App ist als Web- und Mobile-App-Version erhältlich. Sage HR ist mit Slack integriert, so dass Sie die Mitarbeiter Anträge auf Freistellung direkt aus diesem Werkzeug.
Podio ist ein Tool für alle, die sich nicht mit vorgefertigten Lösungen zufrieden geben. Das System bietet Ihnen viele Anpassungsmöglichkeiten und kann auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden. Erstens ist das Podio-Frontend auf der API aufgebaut, so dass Entwickler das System flexibel entwickeln können, um es an die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens anzupassen.
Zweitens verfügt das System über umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools. Durch das Hochladen ausgewählter Erweiterungen können Sie andere Anwendungen innerhalb von Podio nutzen. Das System ist kein typisches Urlaubsverwaltungssystem, aber Sie können es z. B. mit Google Calendar oder Teamdeck integrieren. So können Sie maßgeschneiderte Funktionalitäten für Ihr Unternehmen implementieren und erhalten Sie die Funktionen, die Sie benötigen, um die freien Tage Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu akzeptieren. Und mehr.
In bamboo HR können Mitarbeiter schnell und einfach Urlaubsanträge stellen und Vorgesetzte können diese ebenso schnell und einfach annehmen. Das System zeigt mögliche Terminkonflikte mit Sitzungen oder dem Urlaub anderer Mitarbeiter, um alle für die Annahme des Antrags erforderlichen Daten bereitzustellen. Beide Parteien können der Vorlage eine Notiz hinzufügen, um den Antrag und die Entscheidung zu begründen.
Das Urlaubsmanagementsystem rechnet ausgewählte Tage in Stunden um, um die Kapazitätsplanung im Unternehmen zu erleichtern. Eine PTO-Politik ist nicht für jedes Unternehmen geeignet, daher können in Bamboo HR individuelle Einstellungen vorgenommen werden. Mit nur wenigen Klicks in der Anwendung lassen sich verschiedene Arten von Urlaubsberichten erstellen. Das macht es Managern leicht, Urlaubstrends zu überprüfen, auch solche, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind. Dies erleichtert ihnen die Planung der strategischen Arbeitsabläufe in der Organisation.
Hi Bob ist ein einfaches System zur Urlaubsverwaltung. Es erlaubt den Mitarbeitern, jede Art von Urlaub zu wählen, wie z.B. Urlaub, Krankheitstage, PTO-Verfolgung, Urlaubstage oder Elternzeit. Sie können die Dauer ihres Urlaubs angeben und ihre Anträge direkt an ihre Vorgesetzten senden.
Ein wichtiger Vorteil der App ist die Integration mit Slack und MS Teams, so dass Manager schnell Urlaub genehmigen können, während sie ihre täglichen Kommunikationstools nutzen. Natürlich ist das Ganze auch als Web- und Mobile-App verfügbar.
Die Anwendung ermöglicht es Ihnen auch, benutzerdefinierte Richtlinien für ausgewählte Gruppen von Mitarbeitern und Positionen zu erstellen und zuzuweisen, was das Tool sehr flexibel macht, unabhängig von der Beschäftigungsform. Das System meldet automatisch aktuelle, vergangene und ausstehende Urlaubsanträge von Mitarbeitern, so dass Sie die Statistiken und den Status der verschiedenen Arten von Anträgen für einzelne Mitarbeiter und Abteilungen leicht überprüfen können.
Urlaubsverwaltung ist ein Thema für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe, Branche oder Arbeitsweise. Lassen Sie nicht zu, dass ein Mangel an geeigneten Verfahren und Werkzeugen Ihre Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigt. Analysieren Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, prüfen Sie die Schwachstellen Ihrer aktuellen Lösung und lassen Sie ein professionelles Urlaubsmanagementsystem neue Potenziale für Ihr Team freisetzen.
Laut einer CIPD-Studie nehmen Arbeitnehmer im Durchschnitt 6 Tage pro Jahr aus den verschiedensten Gründen frei. Das mag nicht viel erscheinen, aber wenn man nicht über die richtigen Verfahren verfügt, um diese Auszeit zu organisieren, kann das die Arbeitsorganisation in einem Schneeballeffekt zerstören.
Unter Urlaubsverwaltung versteht man den Prozess der Annahme, Optimierung und Verfolgung der freien Tage und des Urlaubs der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Es hat einen enormen Einfluss auf das Wohlergehen Ihres Unternehmens, und Sie sollten ihm Priorität einräumen. Welche Vorteile kann es für Ihr Unternehmen bringen? Wie können Sie beurteilen, ob Ihr Unternehmen ein Urlaubsmanagement-Tool benötigt?
Selbst die interessanteste und inspirierendste Arbeit kann ermüdend sein, und die Mitarbeiter haben ein Recht darauf, sich auszuruhen und ihre Batterien für die nächste Herausforderung aufzuladen. Es ist sehr frustrierend, wenn Ihr Team das Gefühl hat, nicht in den wohlverdienten Urlaub fahren zu können, weil das Unternehmen sie braucht und es niemanden gibt, der sie ersetzen kann. Dem Forscher Mark Rosekind von Alertness Solutions zufolge "kann der Erholungseffekt eines Urlaubs die Leistung um 80% steigern. Die Reaktionszeiten der zurückkehrenden Urlauber erhöhten sich um 40%.
Wer weiß, dass sich ein Unternehmen um sein Wohlbefinden und seine Work-Life-Balance kümmert, wird einfach produktiver sein, weil seine Bedürfnisse erfüllt werden. Es liegt in der Verantwortung des Managements, alles zu tun, was nötig ist, um sicherzustellen, dass jeder seine freien Tage nehmen kann und dass die Arbeit reibungslos verläuft. Dies ist das Kennzeichen eines guten Urlaubsmanagements.
Jedes Unternehmen hat seine Prioritäten und wichtigsten Projekte. Es ist jedoch ganz natürlich, dass manchmal dringende Aufgaben und Anfragen auftauchen, die vorher nicht im Zeitplan vorgesehen waren. Dagegen ist nichts einzuwenden, solange es nicht auf Kosten der wichtigsten Aufgaben geht.
Mit der Urlaubsverwaltung können Sie besser einschätzen, ob ein Mitarbeiter vor seiner Abreise noch Zeit hat, zusätzliche Aufgaben zu erledigen, oder ob er sich besser auf Prioritäten konzentrieren sollte, die nicht zwei Wochen bis zu seiner Rückkehr warten können.
Die Verwaltung eines Teams, das von verschiedenen Ländern aus arbeitet, erfordert ein leistungsfähiges Urlaubsmanagementsystem, das die unterschiedlichen Zeitzonen und Feiertage in vielen Ländern berücksichtigt.
Die Kapazität Ihres Unternehmens zu kennen, ist die Grundlage für ein gutes Ressourcenmanagement. Mit der Urlaubsverwaltung können Sie sehen, welche Mitarbeiter im Urlaub sind, und effizient Ersatz zuweisen, Aufgaben entsprechend der Kapazität der jeweiligen Abteilungen verteilen und Unterstützung dort zuweisen, wo sie benötigt wird.
Engpässe sind ein Krisenmoment für jedes Unternehmen. Sie entstehen, wenn nicht genügend Ressourcen (Geld, Mitarbeiter, Technologie, Zeit) zur Verfügung stehen, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Urlaube von Mitarbeitern führen oft zu Engpässen, weil ein unvollständiges Team weniger Kapazität hat als sonst. Mit einem effizienten Urlaubsmanagement können Sie sich auf solche Situationen vorbereiten und die Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung eines normalen Arbeitstempos minimieren.
Die Abwesenheit von Mitarbeitern ist keine Information, die nur für den Vorgesetzten wichtig ist. Ein Unternehmen ist ein System interagierender Elemente, daher sollte jeder Mitarbeiter über die Verfügbarkeit anderer Personen in der Organisation Bescheid wissen. Dabei geht es nicht nur um die Mitglieder desselben Teams. Bei der Planung ihrer Arbeit müssen die Mitarbeiter wissen, ob die Person, die ihnen bei einer bestimmten Aufgabe helfen kann, zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist. Das gilt für jede Abteilung und jede Stelle. Die Urlaubsverwaltung sorgt also für eine klare Struktur der Arbeitsabläufe und damit für mehr Effizienz.
Bevor Sie von uns Wissen über Urlaubsmanagement erhalten, sollten Sie auch wissen, wo ein Urlaubsmanagement auf dem Markt platziert ist, um ein größeres Bild zu haben und genauere Kaufentscheidungen für Urlaubsmanagement-Software zu treffen
Die Urlaubsverwaltung ist ein Teil der Zeit- und Anwesenheitsverwaltung. Werfen wir also einen Blick auf diese beiden. Um jedoch nicht zu sehr in Themen einzutauchen, die nicht Gegenstand dieses Kapitels sind, ist Zeitmanagement der Prozess der Planung und Kontrolle der für bestimmte Aktivitäten aufgewendeten Zeit. Insbesondere solche, die mit der Steigerung von Effektivität, Effizienz und Produktivität verbunden sind. Einfach ausgedrückt, geht es darum, wie man die Zeit zwischen verschiedenen Tätigkeiten aufteilt und bei jeder von ihnen produktiv bleibt.
Bei der Anwesenheitsverwaltung handelt es sich um die Art und Weise, wie Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten. Es ist das System, mit dem die Arbeits- und Freizeit der Mitarbeiter dokumentiert wird. Sein Hauptziel ist es, Zeitverluste der Mitarbeiter zu verhindern, indem Arbeitszeiten, Anmeldezeiten, Abgänge, Pausen und Freizeit erfasst werden.
Es ist also an der Zeit für den wichtigsten Begriff unseres Gesprächs - Urlaubsmanagement. Niemand muss lange darüber nachdenken, was Urlaubsmanagement bedeutet. Urlaubsmanagement (oder einfach nur Time-Off-Management oder PTO-Management) bezieht sich auf die Verwaltung der Urlaubsanträge von Mitarbeitern. Genauer gesagt geht es um Elternzeit, Erholungsurlaub, Krankheitsurlaub, Elternzeit, Erholungsurlaub, Urlaub und andere, manchmal ungeplante Urlaubsentscheidungen.
Und das Hauptziel dieses Komplexes von Maßnahmen mit der Bezeichnung "Urlaubsmanagement" ist es, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Leistungen problemlos in Anspruch nehmen können, ohne dass dies Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb hat.
Das Urlaubsmanagement ist die Verwaltung des Urlaubs der Mitarbeiter gemäß den Urlaubsrichtlinien des Unternehmens, nicht nur um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, sondern auch um das Engagement der Mitarbeiter, die Produktivität und das Employer Branding zu verbessern. (GreytHR.com)
Wie wir auf der GreyHR-Website weiter lesen können, gibt es drei übergreifende Punkte des Urlaubsmanagements: die Gestaltung von Urlaubsrichtlinien, die Umsetzung und Durchführung von Urlaubsrichtlinien und die regelmäßige Arbeit der Urlaubsverwaltung. Dennoch erwähnt GreyHR nichts über die enorme Nähe zwischen dem Management von Auszeiten und dem Fortgang eines Unternehmens oder - noch relevanter - zwischen der Auszeit eines Mitarbeiters und dem Fortschritt der Projekte.
Ziel der Urlaubsverwaltung ist es, die Anträge von Mitarbeitern auf Freistellung fair und korrekt zu bearbeiten, damit das Geschäft reibungslos läuft und die Mitarbeiter die ihnen zustehenden Leistungen erhalten. (Lucidchart.com)
Während GreyHR das Engagement und die Produktivität (und das Employer Branding) als unbestrittene Sorgen bei der Planung von Auszeiten für Mitarbeiter hervorhebt, achtet Lucidhart auf die unveränderte Unternehmensleistung als Kriterium oder Fokus, der die Entscheidungen über die Genehmigung von Auszeiten bestimmt.
Eine effektive Ressourcenplanung ist für Unternehmen aller Größenordnungen von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob sie online oder in traditionellen Branchen tätig sind. Angesichts der großen Vielfalt an Unternehmen, die eine Ressourcenplanung benötigen, ist es schwierig, eine pauschale Empfehlung zu geben...
Unternehmen geben sich in der Regel viel Mühe bei der Ressourcenzuweisung. Sie wollen alle Mitarbeiter beschäftigen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Aufgaben für das Unternehmen wertvoll sind (was oft bedeutet, dass sie in Rechnung gestellt werden können). Richtig knifflig wird es, wenn Ihr Team...
Teams auf der ganzen Welt stehen vor ähnlichen Herausforderungen, wenn es darum geht, den Zeitplan für ihr Team zu planen. Die Erstellung eines Projektplans ist an sich schon schwierig, und ihn auf dem neuesten Stand zu halten und auf Änderungen zu reagieren, ist noch...