Ressourcenmanagement ist für jedes Unternehmen wichtig, denn es erhöht die Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und spart Zeit und Geld. In diesem Artikel werden wir das Thema Projektressourcenmanagement und wie Sie es in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Um die Verein für Projektmanager:
Unter Ressourcenmanagement versteht man die Beschaffung, Zuweisung und Verwaltung der für ein Projekt erforderlichen Ressourcen, wie z. B. Personen und deren Fähigkeiten, Finanzen, Technologie, Materialien, Maschinen und natürliche Ressourcen. Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass interne und externe Ressourcen effektiv, rechtzeitig und innerhalb des Budgets eingesetzt werden. Die Ressourcen können intern von der aufnehmenden Organisation beschafft oder von externen Quellen bezogen werden.
Ihre ordnungsgemäße Verwaltung ist von enormer Bedeutung für die Effizienz eines jeden Unternehmens.
Chaos ist der schlimmste Feind der Arbeitsoptimierung. Sie kann auftreten, wenn Sie zu viele Aufgaben und zu wenige Mitarbeiter haben, aber auch, wenn Sie zu viele Mitarbeiter haben, die nichts zu tun haben. Wenn Projekte schlecht geplant sind oder das Team nicht über die notwendigen Fähigkeiten verfügt. Oder wenn Sie zu viele Anforderungen und Informationen zu verarbeiten haben, die nicht gut strukturiert und verwaltet werden. Je größer Ihr Unternehmen ist, je mehr Prozesse und Projekte Sie abwickeln, desto leichter kann man sich im Labyrinth der Zuständigkeiten, Fristen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter verlieren. Und genau die Vermeidung von Chaos ist eine der Hauptaufgaben des Ressourcenmanagements.
Sie ermöglicht es Ihnen:
Zunächst einmal benötigen Sie ein System (z. B. Ressourcenmanagement-Software), wo Sie sehen können, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und wo sie benötigt werden. Welches System Sie verwenden, hängt von der Art Ihres Unternehmens ab: Es könnte Ihr persönliches Notizbuch, ein Whiteboard im Konferenzraum, eine Excel-Datei oder ein spezielles Arbeitsmanagement-Tool. Jeder Weg ist gut, solange er funktioniert und die Informationen auf dem neuesten Stand sind.
Es ist schwer, die Arbeit im Fluss zu halten, wenn die Beteiligten nicht wissen, in welchem Stadium sich das Projekt befindet, wer für bestimmte Aufgaben zuständig ist oder wie der Zeitplan aussieht. An der Arbeit eines Softwarehauses sind viele Abteilungen und Stellen beteiligt: Entwickler, Projektmanager, Marketingabteilung, Kunden. In diesem Fall ist die Transparenz der Prozesse von entscheidender Bedeutung.
Transparenz des Projekts ermöglicht es auch, schnell auf mögliche Probleme und Verzögerungen zu reagieren, denn es hilft, sofort zu erkennen, wenn irgendwo ein Engpass entsteht. Um Prozesse transparent zu halten, können Werkzeuge wie Online-Terminplaners, Projektmeilensteineund Zeiterfassungsbögen sind sehr hilfreich. Es kann auch hilfreich sein, das Projekt in grafischer Form darzustellen, z. B. als Diagramm, Tabelle oder Zeitleiste.
Die Kapazität Ihres Teams ist Ihre wichtigste Ressource - ohne sie kommt nichts voran. Ressourcenmanagement oder Ressourcenplanung ermöglicht es Ihnen, die Zeit und die Arbeit Ihrer Mitarbeiter so zu verwalten, dass sie am effektivsten ist. Wie das geht? Ausgewogenheit ist der Schlüssel: Es ist wichtig, dass Ihr Team nicht mit Aufgaben überhäuft wird, da dies die Motivation, das Engagement und die Arbeitszufriedenheit verringert. Die Ausbeutung von Mitarbeitern hat nichts mit Produktivität zu tun.
Andererseits ist es auch schlecht, wenig Verantwortung zu tragen oder unter seinen Kompetenzen zu arbeiten, da sich die Mitarbeiter dann langweilen und entmutigt fühlen können. Finden Sie einen Mittelweg, indem Sie die verfügbaren Daten nutzen: Überprüfen Sie die Arbeitszeitberichte, um festzustellen, ob das Team zu viele Überstunden macht oder umgekehrt zu wenig. Persönliche Treffen sind auch eine gute Gelegenheit, direkt von den Mitarbeitern zu erfahren, ob sie mit ihrer Arbeitsweise zufrieden sind.
Selbst das nützlichste Verfahren wird zum Hindernis, wenn man es redundant oder im falschen Kontext einsetzt. Die Kommunikation im Team ist wichtig. Statusbesprechungen sind wichtig. Arbeitsplanung ist wichtig. Kundenfeedback ist wichtig... ABER, wenn die Mitarbeiter jeden Tag zwei Stunden damit verbringen müssen, miteinander über die aktuelle Arbeit zu sprechen, weitere zwei Stunden in Teamplanungs- und Statusbesprechungen, und dann noch eine Stunde, um sich Kundenfeedback anzuhören, bleibt plötzlich viel weniger Zeit für die Arbeit, als es eigentlich sein sollte. Das obige Beispiel mag absurd erscheinen, aber glauben Sie mir, es gibt viele Unternehmen, die jeden Tag lange Stunden damit verbringen, über ihre aktuellen Aufgaben zu sprechen, weil kein Prozess automatisiert oder klar ist.
Ein gutes Ressourcenmanagement ist daher der Schlüssel für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Sorgen Sie dafür, dass die Statusbesprechungen häufig stattfinden (z. B. jeden Morgen), aber kurz sind (15-20 Minuten). Sorgen Sie für eine regelmäßige, aber nicht zu häufige Arbeitsplanung (Sie können die Arbeit in wöchentliche Sprints unterteilen). Lassen Sie zwei engagierte Personen das Kundenfeedback anhören, nicht das ganze Team. Es ist auch gut, wenn sich die Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum ohne Unterbrechung auf eine interessante Aufgabe konzentrieren können. Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, den "Bitte nicht stören"-Modus auf Skype oder Slack zu verwenden, wenn sie es brauchen. Richtig, effektives Ressourcenmanagement wird sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, was sie erwartet, wie der Büroalltag aussieht und welche Aufgaben sie haben. Die Einstellung ist eine starke psychologische Kraft für einen reibungsloseren und effizienteren Arbeitsablauf, und das Ressourcenmanagement macht dies möglich.
Es ist schwer, ein Projekt gut zu managen, wenn man ständig von unerwarteten Situationen überrascht wird. Natürlich ist Flexibilität sehr wichtig. Die Wirtschaft ist dynamisch, und man muss in der Lage sein, sich an plötzliche Wendungen anzupassen. Die Arbeit ist jedoch sehr unterschiedlich, wenn diese Situationen auftreten und wenn sie ständig auftreten. Es ist daher in Ihrem Interesse, in den Bereichen, in denen dies möglich ist, Kontrolle und Vorhersehbarkeit zu erlangen. Auf diese Weise werden unerwartete Probleme nicht das Funktionieren des gesamten Softwarehauses stören. Außerdem wird es für Sie viel einfacher sein, eine geeignete Lösung zu finden.
Das Ressourcenmanagement ist eine der Grundlagen Ihres Unternehmens, denn Sie können ziemlich genau vorhersagen, was Ihnen zur Verfügung steht. Wie viele Mitarbeiter Sie haben, an wie vielen Projekten sie arbeiten, wie viel Zeit sie haben, wie hoch das Budget ist und welche Technologien Ihre Organisation einsetzt, wwelche Technologien Ihr Unternehmen einsetzt. Mit diesem Wissen und einem geschickten Ressourcenmanagement haben Sie während des gesamten Projekts viel mehr Kontrolle, selbst wenn die Dinge nicht so laufen, wie Sie wollen.
Die Ressourcenverwaltung gibt Ihnen mehr Kontrolle, wenn Sie sie brauchen:
Zeit- und Geldmangel gehören zu den häufigsten Hemmnissen für das Funktionieren eines Unternehmens. Mehr noch, diese beiden Faktoren verstärken sich gegenseitig und bilden einen Teufelskreis. Zeitmangel bedeutet, dass man kein Geld verdienen kann. Geldmangel bedeutet, dass Sie keine weiteren Mitarbeiter einstellen können und Ihnen die Zeit für neue Projekte fehlt.
Wussten Sie, dass nur 43% der Unternehmen erklären, dass sie bei der Durchführung von Projekten in der Regel oder immer das Budget einhalten? (Stand des Projektmanagements 2020, Wellingtone 2020)? Diese Statistik zeigt deutlich, wie groß das Problem ist. Die Aufgabe des Ressourcenmanagements besteht darin, die Kapazitäten Ihres Unternehmens so zu steuern, dass die Arbeit reibungslos verläuft. Genauso wichtig ist es, einen finanziellen Airbag zu schaffen, damit der Betrieb Ihres Unternehmens in Krisenzeiten nicht gestört wird.
Die Arbeit in einem schlecht geführten Unternehmen ist frustrierend. Das Gefühl, dass die Zeit der Mitarbeiter vergeudet wird, dass das Unternehmen nicht in ihre Entwicklung investiert, dass der Arbeitgeber sich nur um seinen eigenen Profit kümmert, dass die Arbeit erdrückend ist, dass es zu viele Aufgaben gibt und das Unternehmen im Chaos versinkt - all das sind Faktoren, die dazu beitragen, dass sich viele Menschen zu fragen beginnen: Ist der Ort, an dem ich arbeite, die beste Option für mich? Wenn die Antwort "Nein" lautet, ist das der erste Schritt zur Kündigung. Wir leben nicht mehr in einer Ära des rücksichtslosen Gewinnstrebens der Unternehmen. Die Arbeitnehmer haben das Recht, vom Unternehmen zu erwarten, dass es sich um ihre Work-Life-Balance und Zufriedenheit kümmert. Ohne ein gutes Ressourcenmanagement ist dies nicht möglich.
Meiner Erfahrung nach werden Mitarbeiter sehr unruhig, wenn sie nicht wissen, an welchem Projekt sie als Nächstes arbeiten werden; wenn sie keinen klaren Zeitplan haben, denken sie manchmal, sie hätten etwas falsch gemacht! Das macht das Ressourcenmanagement zu einem entscheidenden Prozess in einem Softwarehaus, denn es spiegelt nicht nur wider, wie gut es organisiert ist, sondern reduziert auch eine Menge Stress für Ihre Mitarbeiter.
Patryk Ziemkowski, Leiter der Entwicklungsabteilung bei Apptension
Alle genannten Faktoren tragen zu dem bei, worum es in erster Linie geht, nämlich um eine größere Erfolgschance. Es gibt nicht viel zu sagen: Unternehmen, die ihre Ressourcen besser verwalten, haben eine bessere Marktleistung, weil sie ihre Zeit, ihre Kapazitäten und ihr Geld effizienter einsetzen, zufriedenere und damit engagiertere und produktivere Mitarbeiter haben, pünktlicher arbeiten, weniger Fehler machen und mehr Projekte durchführen können als Organisationen, in denen Chaos herrscht. Ressourcenmanagement ist nicht nur deshalb wichtig, weil es Spaß macht, damit in Ihrer Präsentation zu prahlen. Und was noch wichtiger ist: Es verschafft Ihrem Softwarehaus einen echten Wettbewerbsvorteil.
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