Ein Projekt zu managen kann schwierig sein. Die Verwaltung mehrerer Projekte ist noch viel schwieriger. Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, müssen Sie mit verschiedenen Unternehmenszielen, Zeitplänen und Fristen jonglieren. Wenn Ihre Verantwortlichkeiten und die Anzahl der Aufgaben, die Sie zu bewältigen haben, zunehmen, können Sie leicht kostspielige Fehler machen. Im Folgenden finden Sie einige Ideen für die Bewältigung der häufigsten Herausforderungen, mit denen PMs bei der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte konfrontiert sind.
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Die Verwaltung mehrerer Projekte beginnt mit der Erstellung eines Plans für alle Ihre Projekte
Ohne einen Masterplan, der alle Ihre Projekte abdeckt, laufen Sie Gefahr, sich zu verirren oder Dinge durcheinander zu bringen.
Laut dem Papier des PMI über Schlüsselfaktoren für die Effizienz bei der Verwaltung mehrerer ProjekteSie müssen Ihre Projekte als ein Portfolio betrachten, dessen Komponenten sich gegenseitig beeinflussen:
"Verwalten Sie alle Projekte als eine Sammlung, indem Sie ihre Zeitpläne an die verfügbaren Ressourcen anpassen und miteinander verknüpfen und unnötige Schwankungen in der Arbeitsbelastung der Manager mehrerer Projekte beseitigen.
Erstellen Sie Ihren eigenen Zeitplan, der alle Projekte enthält, die Sie durchführen. Auf diese Weise haben Sie einen Überblick über Ihre eigene Zeit und die Projekte, um die Sie sich jeweils kümmern sollten.
Halten Sie Ihre Pläne auf dem neuesten Stand
Der Umgang mit Veränderungen ist für die Arbeit von Projektmanagern unumgänglich. Eine der Möglichkeiten, in dieser Position erfolgreich zu sein, besteht darin, zu lernen, wie man auf sie reagiert, sobald sie auftreten.
Achten Sie bei der Verwaltung Ihrer Projekte darauf, dass Ihre Pläne immer auf dem neuesten Stand sind, damit Sie nichts übersehen. Sobald Änderungen eintreten, entscheiden Sie, wie stark sie sich auf die Projektumfang und ob Sie in der Lage sind, das Projekt mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen durchzuführen.
Um sich über den aktuellen Stand Ihres Projekts zu informieren, überwachen Sie den Zeitplan in Ihrem Ressourcenplanungswerkzeug oder Sprechen Sie bei den täglichen Stand-ups mit Ihrem Team. Fragen Sie sie, ob es irgendwelche Einschränkungen oder Hindernisse gibt, damit Sie in der Lage sind, diese zu beseitigen, sobald sie auftreten.
Vermeiden Sie Mikromanagement bei der Verwaltung mehrerer Projekte
Es mag verlockend sein, so viele Dinge wie möglich zu verwalten. Die Erledigung jeder Aufgabe zu kontrollieren, selbst die kleinsten Details genehmigen zu müssen, im Namen Ihres Teams mit Führungskräften oder Kunden zu kommunizieren, auch wenn diese das selbst tun könnten - das alles ist Mikromanagement.
Auch wenn es Ihnen ein Gefühl der Kontrolle vermitteln mag, wird Mikromanagement Sie mit der Zeit nicht nur überfordern, sondern ist auch schlecht für die Moral Ihres Teams. Obwohl es großartig ist, dass Sie bereit sind, die Ärmel hochzukrempeln und die zusätzliche Arbeit zu erledigen, wenn Sie mehrere Projekte leiten, müssen Sie lernen, zu delegieren.
Bei der Zuweisung von Mitarbeitern für die Projekte müssen die Rollen und Zuständigkeiten klar festgelegt werden, damit jeder genau weiß, wofür er verantwortlich ist. Verwenden Sie eine Kompetenzmatrix oder Ressourcenplanungssoftware um herauszufinden, wer für bestimmte Aufgaben am besten geeignet ist, und ihn die Arbeit machen zu lassen.
Lernen Sie, Aufgaben zu priorisieren
Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, ist eine wichtige Fähigkeit für PMs. Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig leiten, wird es noch wichtiger, dass Sie darin hervorragend sind. Prioritäten zu setzen hilft Ihnen, chaotische Entscheidungen unter Druck zu vermeiden und strategischer zu arbeiten.
Wie Antonio Nieto-Rodriguez, ein führender Experte für Projektmanagement und Strategieumsetzung, in seinem Buch HBR-Artikel zum Thema Prioritätensetzung:
Die Priorisierung erhöht die Erfolgsquote strategischer Projekte, verbessert die Ausrichtung und den Fokus der oberen Managementteams auf die strategischen Ziele, beseitigt alle Zweifel für die operativen Teams, wenn sie mit Entscheidungen konfrontiert werden, und, was am wichtigsten ist, schafft eine Ausführungsmentalität und -kultur.
Wie können Sie also Prioritäten setzen, um die Erwartungen Ihrer Kunden und die Ziele Ihres Unternehmens zu erfüllen? Mit einer Methode des kritischen Pfades (CPM) ist eine Möglichkeit, dies zu tun. Ursprünglich von der Firma DuPont in den späten 50er Jahren entwickelt, gilt es noch immer für viele Geschäftsmodelle, einschließlich Software- oder Produktentwicklung.
CPM verwendet einen Algorithmus für die Zeitplanung auf der Grundlage einer Reihe von Projektaktivitäten, wie Abhängigkeiten, Zeit und Ergebnisse. Auf diese Weise können Sie herausfinden, welche Aktivitäten kritisch sind und Ihre Bemühungen zuerst darauf konzentrieren.
Sobald Sie die Prioritäten festgelegt haben, sollten Sie diese Ihren Teams klar mitteilen, damit jeder weiß, worauf er sich konzentrieren muss.
Erleichtern Sie die Verwaltung mehrerer Projekte mit geeigneter Software
Wir bei Teamdeck glauben, dass mit dem richtigen Projektplanungstools und Techniken sind Sie in der Lage, jedes Projekt zu bewältigen, hochwertige Arbeit zu leisten und Ihre Teams erfolgreich zu führen.
Auch wenn die Verwaltung mehrerer Projekte Sie zunächst abschrecken mag, können Sie sie überwinden. Lernen Sie, sie wie ein einziges Projekt zu führen, Ihre Pläne auf dem neuesten Stand zu halten und Aufgaben zu delegieren. Wenn Sie diese Dinge besser beherrschen, werden Sie erfolgreich sein.
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