Verwenden Sie Excel-Kalkulationstabellen für das Projektmanagement? Das sollten Sie vielleicht noch einmal überdenken.

 

Im Internet finden Sie verschiedene Excel-Vorlagen für das Projektmanagement: eine Gantt-Diagramm-Vorlage, eine Budgetvorlage, eine Vorlage für den Projektzeitplan usw.

Offenbar verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf Tabellenkalkulationen, um ihre Projekte zu planen und zu verwalten. Im Gespräch mit Ressourcenmanagement-Software Nutzer erfahren wir oft, dass sie früher Tabellenkalkulationen zur Zeiterfassung verwendet haben oder Freizeit der Mitarbeiter verfolgen. 

Was ist dann das große Problem? Wenn sich Microsoft Excel-Vorlagen für ein Unternehmen bewährt haben, sollte es dann trotzdem in ein spezielles PM-Tool investieren? Dieser Blogbeitrag soll es Ihnen ermöglichen, zu beurteilen, ob Tabellenkalkulationen für Ihr Unternehmen wirklich sinnvoll sind. Wenn ja, dann ist das großartig, aber Sie werden wahrscheinlich versteckte Kosten sehen, wenn Sie sie für Projekt- und Ressourcenmanagement.

Warum verwenden Unternehmen Tabellenkalkulationen für das Projektmanagement?

Bevor wir auf die zahlreichen Probleme eingehen, die sich ergeben können, wenn Sie sich auf eine Tabellenkalkulation für die Projektverfolgung oder Projekt- und RessourcenplanungLassen Sie uns über die Gründe sprechen, warum sie überhaupt verwendet werden. Unserer Meinung nach entscheiden sich Unternehmen dafür, ihre Projekte mit Excel zu verwalten, weil Tabellenkalkulationen zugänglich, einfach zu verwenden und kostenlos sind. Schließlich hat im Grunde jeder eine Tabellenkalkulationsanwendung auf seinem Computer installiert. Cloud-Alternativen wie Google Sheets sind ebenfalls weit verbreitet. Das Problem ist, dass Tabellenkalkulationen zwar beliebt sind, aber nicht für das Projektmanagement konzipiert wurden. Daher kann ihre Verwendung alles andere als einfach, kostenlos und effizient sein.

Die wichtigsten Fallstricke des "Excel-Projektmanagements"

Lassen Sie uns die größten Probleme erörtern, mit denen sich Projektmanager bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Erstellung eines Projektplans oder zur Verwaltung laufender Aufgaben auseinandersetzen müssen.

Tabellenkalkulationen sind:

• zeitaufwendig in der Anwendung. Angenommen, Ihr Team hat effektive Methoden zur Planung und Verwaltung von Projekten mit Tabellenkalkulationen entwickelt. Vielleicht haben Sie sogar Excel-Vorlagen für das Projektmanagement erstellt, die sich gut für Ihr Unternehmen eignen. Dennoch kann das Organisieren, Aktualisieren und Verbinden von Tabellenkalkulationen ein sehr mühsamer und zeitaufwändiger Prozess sein. Stellen Sie sich vor, dass Sie selbst die kleinsten Änderungen an Ihrem Excel-Gantt-Diagramm vornehmen und eine Reihe von Zellen neu einfärben müssen. Das ist wie die Arbeit mit einem Malbuch für Erwachsene, nur nicht auf eine lustige Art.

• nicht für die Projektverfolgung in Echtzeit geeignet. Wenn Sie sich auf Excel-Dateien verlassen, können Sie nicht sicher sein, dass sie auf dem neuesten Stand sind oder dass nicht mehrere Versionen davon im Umlauf sind. Mit Cloud-basierten Tabellen ist die Situation besser, aber andere Einschränkungen von Tabellenkalkulationen gelten auch hier.

• nicht leicht zu meistern. Da jeder schon einmal mit Tabellenkalkulationen gearbeitet hat, sollten sie für Ihre Teammitglieder ein intuitives Hilfsmittel sein, oder? Sicher, wenn es um sehr einfache Tabellen und Listen geht. Um jedoch die fehlenden PM-Funktionen zu kompensieren, müssen Sie wahrscheinlich fortgeschrittene Formeln oder Add-ons einbauen, die für Ihre Mitarbeiter eine steile Lernkurve haben können.

• Begrenzung. Auch hier gilt, dass Tabellenkalkulationen nicht für das Projektmanagement oder die Ressourcenverwaltung konzipiert wurden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass ihnen viele nützliche Funktionen fehlen, die Ihre Teammitglieder häufig benötigen. Sie können dort keine Dateien speichern, keine Notizen hinzufügen und kein Feedback einholen. Wir sind sicher, dass einige von Ihnen dieser Aussage widersprechen und sagen werden: "Natürlich können Sie diese Dinge tun. Man muss nur ein paar Umgehungen machen". Solche Umgehungslösungen können jedoch sehr zeitaufwändig sein und daher viel Geld kosten. Außerdem sind sie möglicherweise nicht so effektiv wie eine einfache PM-App.

• nicht für die Zusammenarbeit geeignet. Bei der Verwaltung von Projekten in Tabellenkalkulationen gibt es ein besonderes Paradoxon. Einerseits möchten Sie Ihre Teammitglieder in den Prozess einbeziehen und sie an der Aufgabenverwaltung oder der Ressourcenzuweisung. Andererseits können die Struktur von Tabellenkalkulationen und die darin verwendeten Formeln sehr leicht durcheinander gebracht werden, so dass Sie vielleicht nicht bereit sind, mehrere Personen daran arbeiten zu lassen.

• neigen dazu, kompliziert zu werden. Ja, es ist möglich, einen einzelnen Aspekt eines Projekts in einer Kalkulationstabelle zu planen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch an großen Projekten arbeitet, wird die Tabellenkalkulationsstruktur bald auf mehrere Dateien/Blätter anwachsen. Der Grund dafür ist, dass es schwierig ist, die vielfältigen Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen den Projekten in einer einzigen Tabelle abzubilden. Natürlich kann eine komplexe Tabellenkalkulationsstruktur vor allem für neue Teammitglieder sehr schwierig zu handhaben sein.
• nicht vorzeigbar für Ihre Kunden. Es ist typisch für Kunden, dass sie einen Einblick in den Projektfortschritt oder den aktuellen Stand des Budgets haben wollen. Ihnen eine komplexe und kryptische Tabelle zu schicken, ist keine optimale Lösung. Infolgedessen verbringen Projektmanager Stunden mit dem Aufschreiben von Projektstatusberichte und die Erstellung von Präsentationen für Kunden. Das ist zusätzliche Arbeit, die sehr wohl vermieden werden könnte (wie? Siehe den nächsten Abschnitt dieses Blogbeitrags).

Wie können Ressourcenplaner Tabellenkalkulationen ersetzen? für die Projektleitung?

Erstens, engagiertes Projekt und Ressourcenplanungs-Tools lösen die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Herausforderungen. Sie wurden mit Blick auf diese speziellen Prozesse entwickelt und verfügen daher natürlich über Funktionen zur Unterstützung der Projektplanung, der Ressourcenplanung oder der Aktualisierung des Projektplans. Darüber hinaus bieten sie in der Regel die folgenden Funktionen, die die Leistung Ihres Teams weiter steigern und Ihnen viel Zeit und Geld sparen können:

• Projektberichte. Stellen Sie sich vor, Sie können schnell eine Projektmanagement-Dashboard um die kritischen Metriken im Auge zu behalten oder einen visuell ansprechenden Bericht für Ihren Kunden zu exportieren. Mit PM- und Ressourcenmanagement-Apps können Sie die wichtigsten KPIs wie die Burndown-Rate leicht berechnen, Ressourcennutzungsrateoder Gewinnspannen. Sie können nicht nur Ihre Kunden mit genauen Berichten beeindrucken, sondern diese Analysen auch nutzen, um Optimierungsmöglichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens zu finden.
• Benachrichtigungen in Echtzeit. Natürlich können Sie Benachrichtigungen für Tabellenkalkulationen einrichten, indem Sie einige kreative Workarounds oder Anwendungen wie Zapier. Dennoch bieten Tools für Projektmanager in der Regel integrierte Benachrichtigungen und Integrationen. So können Sie beispielsweise jedes Mal einen Hinweis erhalten, wenn eine Aufgabe abgeschlossen oder ein neuer Urlaubsantrag Ihres Mitarbeiters eingereicht wird.

Natürlich hilft Ihnen eine robuste Projektmanagement-Software bei der Lösung vieler weiterer Probleme, mit denen Sie vielleicht gerade konfrontiert sind. Entscheidend ist, dass Sie eine App auswählen, die den Bedürfnissen Ihres Teams entspricht und die für das Budget Ihres Unternehmens sinnvoll ist.  

Alternativen zu Tabellenkalkulationen und Excel im Projektmanagement

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie Geld für Apps ausgeben sollten, wenn es eine kostenlose Alternative wie Microsoft Excel gibt. Glücklicherweise gibt es viele kostenlose oder sehr erschwingliche Apps auf dem Markt. Einige Beispiele finden Sie in unseren Blogbeiträgen:

• Werkzeuge zur Kapazitätsplanung
• Projektplanungssoftware
• Urlaubsmanagementsystem - wie man sich entscheidet

Denken Sie daran, dass die Kosten für eine App auf lange Sicht Geld sparen können. Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team dank eines leistungsstarken PM-Tools jede Woche ein paar Stunden einspart. Multiplizieren Sie diese Zahl mit den Stundensätzen Ihrer Mitarbeiter und berechnen Sie den Return on Investment - Sie werden überrascht sein. Eines der Unternehmen, das Teamdeck einsetzt, schätzt, dass es ca. $10k jeden Monat einsparen, weil sie zu einer speziellen App für das Ressourcenmanagement gewechselt haben - lesen Sie die vollständige Fallstudie hier.

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