Kapazitätsmanagement: Definition, Strategien und Beispiele

Kapazitätsmanagement ist eine Strategie, die von Unternehmen eingesetzt wird, um die Effizienz der Produktion im Hinblick auf die Nachfrage nach einer Dienstleistung oder einem Produkt optimal zu nutzen. Das letztendliche Ziel des Kapazitätsmanagements ist es,:

• Ermittlung und Beseitigung von Engpässen, die den Herstellungsprozess oder den Prozess der Dienstleistungserbringung behindern. 
• Erhöhen Sie das Produktionstempo, indem Sie die vorhandenen Ressourcen optimieren und unproduktive Zeiten sowie andere Einschränkungen, die sich negativ auf die Kapazität auswirken können, eliminieren.

Das Kapazitätsmanagement hilft Unternehmen bei der Bewältigung von Herausforderungen, die sich ergeben, wenn sie kurz- oder mittelfristig der Kundennachfrage nachkommen müssen. Außerdem hilft es bei der Verwaltung der Lieferkette und der Entwicklung von Organisationsplänen für die Zukunft. 

Unternehmen müssen überprüfen, wie viele ihrer Ressourcen verfügbar sind, um sicherzustellen, dass sie die Produktionsleistung in einem bestimmten Zeitraum erreichen. In der Fertigung, im Einzelhandel, im Dienstleistungssektor und in der Informationstechnologie wird das Kapazitätsmanagement intensiv genutzt.

Kurz gesagt sind dies die wichtigsten Ziele des Kapazitätsmanagements: 

• Erkennen Sie den Kapazitätsbedarf zur Erfüllung der prognostizierten Arbeitsbelastungensowohl gegenwärtig als auch in Zukunft 
• Erstellung und Aufrechterhaltung eines soliden Kapazitätsmanagementplans
• Sicherstellen, dass die Leistungsziele innerhalb des richtigen Zeit- und Budgetrahmens ordnungsgemäß erfüllt werden
• Kontinuierliche Überwachung der Kapazität zur Unterstützung des Service Level Managements
• Unterstützung bei der Ermittlung und Lösung von Vorfällen
• Prüfung der Auswirkungen von Schwankungen auf die Kapazität und Ergreifen geeigneter Maßnahmen, um bessere Leistung wo es kosteneffizienter ist

Warum ist Kapazitätsmanagement wichtig?

Kapazitätsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil einer Organisation, aber warum? Hier sind einige Punkte, um das zu erörtern;

1. Das Kapazitätsmanagement hilft Unternehmen, ihre Fähigkeit zur Kostenbewertung zu verbessern, insbesondere in Wachstumsphasen oder Rezessionen. Es hilft ihnen, plötzliche Preisveränderungen zu erkennen und situationsgerecht zu handeln. 

2. Planen Sie Produktionszyklen im Voraus und optimieren Sie die Produktionseffizienz.

3. Senkung der allgemeinen Kosten der Geschäftstätigkeit. 

4. Hilft bei der Verwaltung des Bestands und den Umgang mit Problemen innerhalb der Lieferkette zu verbessern.

5. Bessere Zuweisung der personellen und materiellen Ressourcen.

6. Und vor allem hilft das Kapazitätsmanagement bei der Skalierung des Unternehmens. Es bietet eine tiefgreifende Analyse der Betriebsabläufe vor der Erweiterung des Unternehmens. 

Prozess des Kapazitätsmanagements

So könnte ein typischer Kapazitätsmanagementprozess aussehen. Diese Prozesse unterscheiden sich jedoch von Organisation zu Organisation. 

1. Identifizierung und Aufschlüsselung von Zukunftsplänen. Prognosen und Opportunitätspipelines helfen zu verstehen, welche Art von Nachfrage in den kommenden Saisons entstehen wird. Beispielsweise müssen mehr Mitarbeiter eingestellt werden, es werden mehr Maschinen benötigt, oder die bisherige Maschine muss repariert oder gewartet werden.
2. Verstehen Sie die Anforderungen der Kunden und analysieren Sie die Möglichkeiten. Markttrends und Kundenanforderungen entwickeln sich ständig weiter. Dies hilft bei der Erstellung einer Opportunity-Pipeline. Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, ob unvorhergesehene Ereignisse oder saisonale Faktoren die Nachfrageseite beeinflussen. 
3. Eingehende Bewertung der Leistung der vorhandenen Ressourcen. Bevor die Produktion im Hinblick auf den neu ausgearbeiteten Plan erhöht wird, muss das Unternehmen prüfen, ob die vorhandenen Ressourcen oder die Infrastruktur diese Produktion bewältigen können. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen möglicherweise neue Maschinen, Geräte oder Ausrüstungen angeschafft oder geleast werden. Zweitens würden für die Bedienung dieser Maschinen oder die Arbeit an den Geräten auch mehr Arbeitskräfte benötigt werden. Zugleich darf die Qualitätskontrolle nicht fehlen. Schließlich soll das Ergebnis von bester Qualität sein. 

4. Durchführen von Ressourcen- und Kapazitätsplanung wie in der Entscheidung vorgesehen. Sobald ein geeigneter Plan vorhanden ist, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen und auszuführen. Wenn die Notwendigkeit besteht, mehr Geräte oder Maschinen einzuführen, um die Produktion zu steigern, dann sollte der Plan darin bestehen, neue Maschinen/Geräte zu kaufen, sie zu installieren, die Arbeit in Gang zu setzen und die zusätzlichen Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen.

5. Regelmäßige Überprüfung der Produktionskapazität. Wenn Sie schließlich die Produktionskapazität nicht kontinuierlich überwachen und überprüfen, könnten Sie wichtige Faktoren übersehen. Außerdem ist es wie bei jedem anderen Prozess auch, es gibt immer Raum für Verbesserungen. 

Kapazitätsmanagement vs. Kapazitätsplanung

Oftmals besteht eine Verwechslung zwischen Kapazitätsmanagement und Kapazitätsplanung. Obwohl sie sich in bestimmten Aspekten ähneln, sind sie auch recht unterschiedlich. Erstens ist das Kapazitätsmanagement sehr weit gefasst, während die Kapazitätsplanung als Teilmenge des Kapazitätsmanagements bezeichnet werden kann. Beide haben jedoch das Ziel, sicherzustellen, dass die richtige Menge an Kapazität zur richtigen Zeit zur Verfügung steht, um die Anforderungen zu erfüllen.

Laut Mike Wise, Autor des Buches Microsoft DataDriven-BlogEin großer Unterschied zwischen der Kapazitätsplanung und dem Kapazitätsmanagement besteht darin, dass die Kapazitätsplanung eine "Wegwerfqualität" hat. Das heißt, dass die Kapazitätsplanung etwas ist, das im Vorfeld gemacht wird. Es ist die Bedarfsaufnahme und -bewertung, aber das Kapazitätsmanagement ist der gesamte Lebenszyklus der Überwachung, der Datenerfassung, der Datenanalyse, der Optimierung der Infrastruktur und der Wiederaufnahme der Überwachung."

Digitale Unternehmen, die eine erfolgreiche Strategie zur Kapazitätsplanung und -verwaltung entwickeln wollen, sollten diese Begriffe als getrennte Einheiten betrachten. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Kapazitätsmanagement ein kontinuierlicher Kreislauf ist, der darauf abzielt Leistung steigern. Im Gegenteil, die Kapazitätsplanung ist eine Aktivität, die zunächst durchgeführt wird.  

Bewährte Verfahren zur Verbesserung des Kapazitätsmanagements

Bevor Sie sich in das Kapazitätsmanagement stürzen, ist es wichtig, dass Sie Prioritäten setzen und ihm Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit widmen. Ein effektives Kapazitätsmanagement umfasst die folgenden Komponenten:

• Historische Daten. Erinnern Sie sich an frühere Probleme, die bei der Kapazitätsverwaltung aufgetreten sind, und suchen Sie nach ähnlichen Mustern. Vielleicht gab es einen bestimmten Monat oder eine Saison, in der das Kapazitätsmanagement schwierig war?

• Ressourcenfaktoren. Überlegen Sie, wie viele Mitarbeiter seit dem letzten Kapazitätsmanagement-Zyklus ausgeschieden sind, und schätzen Sie ab, wie sich dies auf einen Zeitraum auswirken würde, der mit Arbeit ausgelastet wäre. Sie müssen auch den Überblick über die Mitarbeiter behalten, die Sie kurzfristig extern eingestellt haben. Auf diese Weise können Sie die Arbeitszeiten, die damit verbundenen Kosten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter erfassen. 

• Operative Faktoren. Prüfen und steuern Sie alle betrieblichen Faktoren, die die Verwaltung der Arbeitskapazität beeinflussen können. Zum Beispiel, Implementierung Cloud-Software für Kontaktzentren kann die Effizienz des Kundendienstes durch Funktionen wie automatische Anrufweiterleitung, Echtzeit-Analysen und Integration mit anderen Kommunikationskanälen verbessern.

Hier sind einige bewährte Verfahren, um das Beste aus dem Kapazitätsmanagement zu machen

• Zuweisung von Kapazitäten entsprechend den geschäftlichen Prioritäten. So können sich die Teams auf das Wesentliche konzentrieren und sich auf Projekte mit einem größeren ROI-Potenzial konzentrieren.

• Behalten Sie die tatsächliche geschäftliche Nachfrage im Auge. Es ist wichtig zu wissen, welche Anforderungen an die Teams gestellt werden. Von Kunden, die die Dienstleistungen kaufen, bis hin zu internen Projekten, die das Unternehmenswachstum freisetzen. Eine solide Kenntnis der Nachfrage stellt sicher, dass das Angebot an Ressourcen auf einem angemessenen Niveau bleibt. Wenn Unternehmen ihr Personal aufstocken müssen, um zusätzliche Arbeitslasten zu bewältigen, kann es sinnvoll sein, sich an einen virtueller Assistenzdienst um die Last mitzutragen.  

• Strategien für verschiedene Situationen entwickeln. Wenn es um Arbeit geht, sind immer mehrere Variablen im Spiel. Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, um welche Varianten es sich handelt - und wie sie sich auf die Kapazität auswirken können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Lösung für solche Szenarien die effizienteste ist. Zum Beispiel das Verstehen von Risiken im Zusammenhang mit Ressourcen und die Planung für Situationen, in denen es einen Mangel an Ressourcen gibt. 

• Achten Sie auf Ablenkungen. Vor allem im IT-Bereich sind Ablenkungen an der Tagesordnung. Sie können die benötigten Ressourcen von prioritären Arbeiten abziehen. Zum Beispiel wendet sich ein Mitarbeiter direkt an einen Entwickler und bittet ihn, eine Programmieraufgabe zu übernehmen, die nur von diesem Mitarbeiter erledigt werden kann. Solche kleinen, aber bedeutenden Szenarien können die Zeit auffressen, die für wichtigere Arbeiten benötigt wird. 

• Plan für Abweichungen. Wie wir wissen, basiert die Kapazitätsplanung meist auf Schätzungen und Prognosen. Leider sind die Prognosen nicht immer genau. Deshalb muss die Planung des Kapazitätsmanagements immer wieder angepasst werden. Andererseits kann es auch innerhalb der Organisation zu Veränderungen kommen. Zum Beispiel kann ein dringende Projekte müssen nach Prioritäten geordnet werden und die anderen Projekte treten plötzlich in den Hintergrund. 

Kapazitätsmanagement ist immer ein kontinuierlicher Prozess. Wenn ein Plan einmal erstellt ist, muss er auch regelmäßig aktualisiert werden. Es ist wichtig, die Kapazitätsmanagementplanung jährlich durchzuführen, um über alle wichtigen internen und externen Faktoren, die die Kapazität beeinflussen, auf dem Laufenden zu bleiben.

Schlüsselbegriffe im Zusammenhang mit Kapazitätsmanagement

Kapazitätsmanagement ist ein weit gefasstes Konzept und besteht aus verschiedenen Begriffen, die Ihnen vielleicht bekannt sind oder auch nicht. Wir werden eine Komponente, Kapazität, Kapazitätsbericht, Kapazitätsmanagement-Informationssystem (CMIS), Leistung, Kapazitätsmanager und Kapazitätsplan definieren.

Bauteil. Gemäß der CIPS-Institut "Eine Komponente ist eine grundlegende Struktur eines bestimmten Dienstes, ein wesentlicher Teil eines Dienstes." Zum Beispiel ist eine Datenbank die "Komponente" eines Servers. Komponenten sind wesentlich und müssen daher gekauft, gebaut, gewartet und überwacht werden.

Kapazität. Die Definition der Kapazität gemäß der CIPS-Institut ist, dass sie "die verfügbaren Ressourcen darstellt, die genutzt werden können, um ein bestimmtes Nachfrageniveau zu erreichen". Zur Veranschaulichung ein Beispiel: In einem Restaurant beträgt die Kapazität:

• Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter
• Anzahl der verfügbaren Tische und Stühle
• Der Zeitraum, in dem das Restaurant geöffnet ist 

Kapazitätsplan. Im Wesentlichen geht es um die Festlegung von Szenarien für den erwarteten Bedarf. Zum Beispiel, welche Ressourcen in einem bestimmten Zeitraum benötigt werden. Kapazitätspläne helfen Unternehmen, den richtigen Kundenservice zu bieten.  

Kapazitätsbericht. Ein Dokument, das Daten über den erbrachten Dienst, die eingesetzten Ressourcen und die Gesamtleistung enthält. Teamleistung. Kapazitätsberichte helfen Rächern, die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Kapazitätsmanagement-Informationssystem (CMIS). Ein virtuelles Repository zum Sammeln und Speichern von kapazitätsbezogenen Daten.

Leistung. Beim Kapazitätsmanagement handelt es sich um eine Kennzahl, die angibt, wie schnell ein System auf Anfragen reagieren kann.

Herausforderungen bei der Kapazitätsverwaltung 

Das Kapazitätsmanagement ist eine wesentliche Aufgabe innerhalb eines Arbeitsbereichs. Aber sie ist nicht einfach. Je nach ForbesIm Folgenden werden die häufigsten Herausforderungen im Rahmen des Kapazitätsmanagements beschrieben. Lassen Sie uns diese im Detail untersuchen.

Herausforderung Daten. Kapazitätsplaner müssen sich täglich mit einer Fülle von Informationen auseinandersetzen, die sie in die Datenbank einpflegen müssen. Projekttabellenmeist manuell. Für einen nahtlosen Kapazitätsmanagementprozess müssen die hinzugefügten Daten genau sein und in einem geeigneten Format angegeben werden. Zum Beispiel die gleichen Maßeinheiten. Sobald die Daten hinzugefügt sind, müssen sie Details über Angebot und Nachfrage einbeziehen. Danach werden Formeln verwendet, um Informationen über die verfügbare Kapazität zu ermitteln. 

Herausforderung der Komplexität. Eine Komplexitätsherausforderung ist einer Datenherausforderung sehr ähnlich. Da die Manager bei der Kapazitätsplanung mit unzähligen Berechnungen und komplexen Formeln zu tun haben, sind Fehler vorprogrammiert. So werden beispielsweise ungenaue Daten in die Kalkulationstabelle eingegeben. Leider können solche Vorfälle den gesamten Prozess beeinträchtigen. Darüber hinaus können sich die Dinge verschlimmern, weil das Kapazitätsmanagement im Allgemeinen verschiedene Ebenen oder Schichten umfasst. Um sie alle zu bewältigen, werden Zeit, Ressourcen und Daten benötigt. Kurz gesagt: Wenn zu viele Mitarbeiter am Planungsprozess beteiligt sind, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Um dies zu vermeiden, müssen daher geeignete Verfahren vorhanden sein. 

Herausforderungen in der Kommunikation:  Kommunikation ist der Eckpfeiler eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Mangelnde Kommunikation oder noch schlimmer, unzureichende Kommunikation kann zu einer Fülle von Problemen führen. Um solche Szenarien zu vermeiden, ist ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen allen am Kapazitätsmanagementprozess beteiligten Mitarbeitern unerlässlich. Eine klare und transparente Kommunikation stellt sicher, dass Ihr Kapazitätsmanagementprozess reibungslos abläuft. Die Website Kommunikationsmittel für Unternehmen wird das Verfahren schneller und einfacher machen.

Nachdem wir nun die immer wiederkehrenden Herausforderungen während eines Kapazitätsmanagementprozesses erörtert haben, ist es an der Zeit, die effizientesten Strategien zur Überwindung dieser Probleme zu erlernen.

Strategien für das Kapazitätsmanagement 

Manager auf der ganzen Welt haben sich einige Strategien für das Kapazitätsmanagement einfallen lassen, um bessere Ergebnisse zu erzielen und die Produktionskapazität des Unternehmens zu steigern. Werfen Sie einen Blick auf diese weit verbreiteten Kapazitätsmanagementstrategien:

1. Verzögerungsstrategie: Bei dieser konservativen und reaktiven Strategie prüft ein Manager zunächst die Kapazität und wartet dann ab, bis es zu einem richtigen und stetigen Anstieg der Nachfrage kommt. Danach erhöht der Manager die Produktion auf ein bestimmtes Niveau, das ausreicht, um den Marktbedarf zu diesem Zeitpunkt zu decken. Diese Strategie hat jedoch auch einen Nachteil. Das Unternehmen könnte die Chance verpassen, mehr zu verkaufen, wenn die Nachfrage unerwartet in die Höhe schießt, da eine Produktionssteigerung auch Zeit braucht. Zweitens kann der Mangel an Lagerbeständen zu einer Abwanderung der Kunden führen. Bitte beachten Sie, dass diese Strategie von Managern angewendet wird, wenn zusätzliche Kapazitäten benötigt werden, nachdem das Unternehmen bereits mit voller Kapazität oder mehr arbeitet. 

2. Leitende Strategie: Während die Lag-Strategie subtiler und mit weniger Risiken behaftet ist, ist die Lead-Strategie fast das Gegenteil von ihr. Das heißt, sie ist risikoreicher und aggressiver Natur. In diesem Fall erhöht das Unternehmen die Produktionskapazitäten, noch bevor es einen Nachfrageschub gibt. Eine solche Strategie beruht auf der einfachen Annahme, dass die zusätzliche Produktion ausreichen wird, falls die Nachfrage in Zukunft steigt. Für kleine Unternehmen ist dies natürlich keine praktikable Strategie. Außerdem hat dieser Ansatz auch einige Nachteile: höhere Lagerhaltungskosten und Bestandsverluste.

3. Dynamische Strategie: Die dynamische Strategie beruht auf Prognosen und konzentriert sich hauptsächlich auf die aktuellen Markttrends oder stützt sich auf diese. Hier nimmt der Manager die Verkaufsdaten und die aktuellen Trends und analysiert sie gemeinsam, um die Produktion zu optimieren. Die dynamische Strategie ist wahrscheinlich die sicherste Strategie von allen, da die Manager Daten mit ausreichender Genauigkeit nutzen, die ihnen helfen, ihre Kapazitätsziele zu qualifizieren. Darüber hinaus verringert sie das Risiko der Verknappung oder des Verlusts von Beständen.

4. Spielstrategie: Die Match-Strategie ist eine Mischung aus Lead- und Lag-Strategie. Hier erhöht das Unternehmen seine Kapazität, nachdem es die aktuelle Marktnachfrage untersucht hat. Die Aufstockungen sind jedoch gering. Wenn sich abzeichnet, dass die Nachfrage steigt, fährt das Unternehmen die Produktion hoch. Aber auch hier ist der Anstieg nicht riesig, sondern immer noch gering. Wenn also die Nachfrage steigt, kann das Unternehmen an der Ausweitung des Absatzes arbeiten. 

Beispiele für Kapazitätsmanagement

Das Kapazitätsmanagement wird von Softwareunternehmen, Finanzteams, Kreativagenturen und Produktteams gleichermaßen genutzt. Nehmen wir das Beispiel eines Fernsehgeräteherstellers. Für einen TV-Hersteller gibt es zwei Dinge zu beachten:

• Sie müssen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, die Nachfrage der Verbraucher das ganze Jahr über mit den verfügbaren Mitteln zu befriedigen. 
• Kürzlich prognostizierte das Unternehmen, dass die Nachfrage nach Fernsehgeräten stark ansteigen könnte, da die Fußballweltmeisterschaft in 8 Monaten beginnt. Außerdem wurde festgestellt, dass HD-Fernseher am meisten gefragt sein werden.

Da es zu einem Nachfrageschub kommen wird, müssen die Manager des Unternehmens die ungefähre Anzahl der Fernsehgeräte kennen, die verkauft werden müssen, um die wachsende Nachfrage zu decken. Der nächste Schritt besteht also automatisch darin, zu prüfen, ob die derzeitige Kapazität ausreicht, um die zusätzliche Nachfrage zu decken. Eine solche Analyse kann ergeben, dass mehr Ressourcen und Arbeitskräfte benötigt werden, um die wachsende Nachfrage zu befriedigen, aber es ist auch prognostiziert dass die Nachfrage nachlassen könnte, sobald die Weltmeisterschaft zu Ende ist. In diesem Fall könnte das Unternehmen die Maschinen lieber leasen ] oder für diesen Zeitraum mit anderen Auftragnehmern zusammenarbeiten, anstatt neue Maschinen zu kaufen oder neue Mitarbeiter einzustellen. 

Sobald der Mietvertrag und die Arbeitskräfte vorhanden sind, kann die Produktion aufgenommen werden. Allerdings muss das Unternehmen mindestens 2-3 Monate vor Beginn der Weltmeisterschaft damit beginnen. So wird sichergestellt, dass die Fernsehgeräte die Einzelhandelskanäle erreicht haben und genau dann verfügbar sind, wenn die Nachfrage steigt. 

Ein paar weitere Beispiele,

• Eine Kreativagentur kann 700 Entwürfe pro Woche liefern.
• Eine Bäckerei kann 80 Torten pro Tag backen
• Eine Autofirma kann 200 Autos pro Monat montieren.