Verwaltung der Kapazitäten ist eine Strategie, die von Unternehmen eingesetzt wird, um die Produktionseffizienz im Hinblick auf die Nachfrage nach einer Dienstleistung oder einem Produkt optimal zu nutzen. Das letztendliche Ziel des Kapazitätsmanagements ist es,:
Ermittlung und Beseitigung von Engpässen, die den Herstellungsprozess oder den Prozess der Dienstleistungserbringung behindern.
Erhöhen Sie die Geschwindigkeit der Produktion durch Optimierung der Ressourcen zur Verfügung, wodurch unproduktive Zeit und andere Einschränkungen, die sich negativ auf die Kapazität auswirken können, vermieden werden.
Das Kapazitätsmanagement hilft Unternehmen bei der Bewältigung von Herausforderungen, die sich ergeben, wenn sie kurz- oder mittelfristig der Kundennachfrage nachkommen müssen. Außerdem hilft es bei der Verwaltung der Lieferkette und der Entwicklung von Organisationsplänen für die Zukunft.
Unternehmen müssen überprüfen, wie viele ihrer Ressourcen verfügbar sind, um sicherzustellen, dass sie die Produktionsleistung in einem bestimmten Zeitraum erreichen. In der Fertigung, im Einzelhandel, im Dienstleistungssektor und in der Informationstechnologie wird das Kapazitätsmanagement intensiv genutzt.
Die wichtigsten Ziele eines angemessenen Kapazitätsmanagements lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Erkennen Sie die Kapazitätsanforderungen, um die prognostizierte Arbeitslast zu erfüllen, sowohl aktuell als auch zukünftig.
Erstellung und Aufrechterhaltung eines soliden Kapazitätsmanagementplans.
Sicherstellen, dass die Leistungsziele innerhalb des richtigen Zeit- und Budgetrahmens erreicht werden.
Kontinuierliche Überwachung der Kapazität zur Unterstützung des Service Level Managements.
Unterstützung bei der Ermittlung und Lösung von Vorfällen.
Untersuchung der Auswirkungen von Kapazitätsschwankungen und Ergreifen geeigneter Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung, wenn dies kosteneffizienter ist.
Kapazitätsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil einer Organisation, aber warum? Die Definition des Kapazitätsmanagements bezieht sich auf die Strategie, mit der Unternehmen die Produktionsleistung als Reaktion auf die Marktnachfrage steuern und dabei eine optimale Ressourcennutzung sowie die Ermittlung und Beseitigung von Engpässen gewährleisten, um maximale Gewinne zu erzielen. Im Folgenden werden einige Punkte zur Erörterung dieses Themas genannt:
Kostenbewertung: Das Kapazitätsmanagement hilft den Unternehmen, ihre Fähigkeit zur Kostenbewertung zu verbessern, insbesondere in Wachstumsphasen oder Rezessionen. Es hilft dabei, plötzliche Preisverschiebungen zu erkennen und situationsgerecht zu handeln.
Produktionseffizienz: Planen Sie Produktionszyklen im Voraus und optimieren Sie die Produktionseffizienz.
Kostenreduzierung: Senkung der allgemeinen Kosten der Geschäftstätigkeit.
Inventarverwaltung: Hilft bei der besseren Verwaltung der Bestände und der Bewältigung von Problemen innerhalb der Lieferkette.
Ressourcen-Zuweisung: Bessere Zuweisung der personellen und materiellen Ressourcen.
Skalierung: Vor allem hilft das Kapazitätsmanagement bei der Skalierung des Unternehmens. Es bietet eine tiefgreifende Analyse der Betriebsabläufe vor der Erweiterung des Unternehmens.
So könnte ein typischer Kapazitätsmanagementprozess aussehen. Ein ordnungsgemäßer Kapazitätsverwaltungsprozess gewährleistet eine genaue Dateneingabe, eine wirksame Kapazitätsverwaltung und eine allgemeine organisatorische Effizienz und Produktivität. Diese Prozesse sind jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Prognosen und Opportunitätspipelines helfen zu verstehen, welche Art von Nachfrage in den kommenden Saisons entstehen wird. Beispielsweise müssen mehr Mitarbeiter eingestellt werden, es werden mehr Maschinen benötigt, oder die bisherige Maschine muss repariert oder gewartet werden.
Markttrends und Kundenanforderungen entwickeln sich ständig weiter. Dies hilft bei der Erstellung einer Opportunity-Pipeline. Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, ob unvorhergesehene Ereignisse oder saisonale Faktoren die Nachfrageseite beeinflussen.
Bevor das Unternehmen die Produktion im Rahmen des neuen Plans erhöht, muss es prüfen, ob die vorhandene Ressourcenkapazität oder Infrastruktur diese Produktion bewältigen kann. Ist dies nicht der Fall, müssen möglicherweise neue Maschinen, Geräte oder Ausrüstungen angeschafft oder geleast werden.
Sobald ein geeigneter Plan vorhanden ist, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen und auszuführen. Wenn die Notwendigkeit besteht, mehr Geräte oder Maschinen einzuführen, um die Produktion zu steigern, dann sollte der Plan darin bestehen, neue Maschinen/Geräte zu kaufen, sie zu installieren, die Arbeit in Gang zu setzen und die zusätzlichen Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen.
Wenn Sie schließlich die Produktionskapazität nicht ständig überwachen und überprüfen, könnten Sie wichtige Faktoren übersehen. Außerdem gibt es, wie bei jedem anderen Prozess auch, immer Raum für Verbesserungen.
Oftmals wird zwischen Kapazitätsmanagement und Kapazitätsplanung. Obwohl sie sich in bestimmten Aspekten ähneln, sind sie auch recht unterschiedlich. Das Kapazitätsmanagement ist ein weit gefasster Begriff, während die Kapazitätsplanung als Teilmenge des Kapazitätsmanagements bezeichnet werden kann. Beide haben jedoch das Ziel, sicherzustellen, dass die richtige Menge an Kapazität zur richtigen Zeit zur Verfügung steht, um die Nachfrage zu befriedigen.
Mike Wise, Autor des Microsoft DataDriven-Blogs, erklärt: "Ein großer Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement besteht darin, dass die Kapazitätsplanung eine "Wegwerfqualität" hat. Das heißt, dass die Kapazitätsplanung etwas ist, das im Vorfeld gemacht wird. Es ist die Bedarfsaufnahme und -bewertung, aber das Kapazitätsmanagement ist der gesamte Lebenszyklus der Überwachung, der Datenerfassung, der Datenanalyse, der Optimierung der Infrastruktur und der Wiederaufnahme der Überwachung."
Digitale Unternehmen, die eine erfolgreiche Strategie zur Kapazitätsplanung und -verwaltung entwickeln wollen, sollten diese Begriffe als separate Einheiten betrachten.
Bevor Sie sich in das Kapazitätsmanagement stürzen, ist es wichtig, dass Sie Prioritäten setzen und ihm Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit widmen. Ein effektives Kapazitätsmanagement umfasst die folgenden Komponenten:
Erinnern Sie sich an frühere Probleme, die bei der Kapazitätsverwaltung aufgetreten sind, und suchen Sie nach ähnlichen Mustern. Vielleicht gab es einen bestimmten Monat oder eine Saison, in der das Kapazitätsmanagement schwierig war?
Überlegen Sie, wie viele Mitarbeiter seit dem letzten Kapazitätsmanagement-Zyklus ausgeschieden sind, und schätzen Sie ab, wie sich dies auf einen Zeitraum auswirken würde, der mit Arbeit ausgelastet wäre. Sie müssen auch die Mitarbeiter im Auge behalten, die Sie kurzfristig extern eingestellt haben.
Ein effektives Personalmanagement ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Aufgaben entsprechend den Stärken der Teammitglieder zuzuweisen, Burnout zu verhindern, Projekttermine einzuhalten und Mitarbeiter und Kunden zu binden.
Prüfen und verwalten Sie alle betrieblichen Faktoren, die die Verwaltung der Arbeitskapazität beeinflussen können. So kann beispielsweise die Implementierung von Cloud Contact Center-Software die Effizienz des Kundendienstes durch Funktionen wie automatische Anrufweiterleitung, Echtzeitanalysen und Integration mit anderen Kommunikationskanälen verbessern.
Auf diese Weise können sich die Teams auf das Wesentliche konzentrieren und sich auf Projekte mit einem größeren ROI-Potenzial konzentrieren, indem sie ein effektives Kapazitätsmanagement für Unternehmen implementieren.
Es ist wichtig zu wissen, welche Anforderungen an die Teams gestellt werden. Von Kunden, die die Dienstleistungen kaufen, bis hin zu internen Projekten, die das Unternehmenswachstum freisetzen. Eine solide Kenntnis der Nachfrage stellt sicher, dass das Angebot an Ressourcen auf einem angemessenen Niveau bleibt.
Wenn es um Arbeit geht, sind immer mehrere Variablen im Spiel. Es ist wichtig zu verstehen, was diese Varianten sind - und wie sie sich auf die Kapazität auswirken können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Lösung für solche Szenarien die effizienteste ist.
Wie wir wissen, beruht die Kapazitätsplanung meist auf Schätzungen und Prognosen. Leider sind die Prognosen nicht immer genau. Deshalb muss die Planung des Kapazitätsmanagements immer wieder angepasst werden.
Kapazitätsmanagement ist ein weit gefasstes Konzept und besteht aus verschiedenen Begriffen, die Ihnen vielleicht bekannt sind oder auch nicht. Wir werden eine Komponente, Kapazität, Kapazitätsbericht, Kapazitätsmanagement-Informationssystem (CMIS), Leistung, Kapazitätsmanager und Kapazitätsplan definieren.
Laut CIPS-Institut ist "eine Komponente eine grundlegende Struktur eines bestimmten Dienstes, ein wesentlicher Teil eines Dienstes". Zum Beispiel ist eine Datenbank die "Komponente" eines Servers. Komponenten sind wesentlich, daher müssen sie gekauft, gebaut, gewartet und überwacht werden.
Nach der Definition des CIPS-Instituts stellt die Kapazität "die verfügbaren Ressourcen dar, die genutzt werden können, um ein bestimmtes Nachfrageniveau zu erreichen". Zur Veranschaulichung ein Beispiel: In einem Restaurant ist die Kapazität die Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter, die Anzahl der verfügbaren Tische und Stühle und der Zeitrahmen, in dem das Restaurant geöffnet ist.
Im Wesentlichen geht es um die Festlegung von Szenarien für den erwarteten Bedarf. Zum Beispiel die in einem bestimmten Zeitrahmen benötigten Ressourcen. Kapazitätspläne helfen Unternehmen, den richtigen Kundenservice zu bieten.
Ein Dokument, das Daten über die erbrachte Leistung, die eingesetzten Ressourcen und die Gesamtleistung des Teams enthält. Kapazitätsberichte helfen Managern, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Ein virtuelles Repository zum Sammeln und Speichern von kapazitätsbezogenen Daten.
Im Kapazitätsmanagement ist das Leistungsmanagement eine Kennzahl, die angibt, wie schnell ein System auf Anfragen reagieren kann.
Das Kapazitätsmanagement ist eine wesentliche Aufgabe innerhalb eines Arbeitsbereichs. Ein effizientes Kapazitätsmanagement ist entscheidend für die Deckung der Nachfrage bei gleichzeitiger Optimierung der Ressourcen und des Projektmanagements. Aber es ist keine einfache Aufgabe. Laut Forbes werden im Folgenden die häufigsten Herausforderungen beim Kapazitätsmanagement aufgezählt. Lassen Sie uns diese im Detail erkunden.
Kapazitätsplaner müssen sich täglich mit einer Fülle von Informationen auseinandersetzen, die sie in die Datenbank einpflegen müssen. Projekttabellenmeist manuell. Für einen nahtlosen Kapazitätsmanagementprozess müssen die hinzugefügten Daten genau sein und in einem angemessenen Format angegeben werden.
Eine Komplexitätsherausforderung ist einer Datenherausforderung sehr ähnlich. Da Manager bei der Kapazitätsplanung mit unzähligen Berechnungen und komplexen Formeln arbeiten müssen, sind Fehler vorprogrammiert. Zum Beispiel, wenn man ungenaue Daten in die Tabelle einträgt. Leider können solche Vorfälle den gesamten Prozess beeinträchtigen.
Kommunikation ist der Eckpfeiler eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Mangelnde oder, schlimmer noch, unzureichende Kommunikation kann zu einer Fülle von Problemen führen. Um solche Szenarien zu vermeiden, ist ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen allen am Kapazitätsmanagementprozess beteiligten Mitarbeitern unerlässlich.
Manager in aller Welt haben sich einige Strategien für das Kapazitätsmanagement ausgedacht, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Werfen Sie einen Blick auf diese weit verbreiteten Strategien für das Kapazitätsmanagement:
Bei dieser konservativen und reaktiven Strategie prüft ein Manager zunächst die Kapazität und wartet dann, bis ein richtiger und stetiger Anstieg der Nachfrage zu verzeichnen ist. Danach erhöht der Manager die Produktion auf ein bestimmtes Niveau, das ausreicht, um den Marktbedarf zu diesem Zeitpunkt zu decken.
Während die Lag-Strategie subtiler und mit weniger Risiken behaftet ist, ist die Lead-Strategie fast das Gegenteil davon. In diesem Fall erhöht das Unternehmen die Produktionskapazität, noch bevor ein Nachfrageschub eintritt.
Die dynamische Strategie beruht auf Prognosen und stützt sich hauptsächlich auf die aktuellen Markttrends. Hier nimmt der Manager die Verkaufsdaten und die aktuellen Trends und analysiert sie gemeinsam, um Anpassungen in der Produktion vorzunehmen.
Die Match-Strategie ist eine Mischung aus Lead- und Lag-Strategie. Bei dieser Strategie erhöht das Unternehmen seine Kapazität, nachdem es die aktuelle Marktnachfrage untersucht hat. Sobald sich abzeichnet, dass die Nachfrage steigen wird, erhöht das Unternehmen die Produktion schrittweise.
Das Kapazitätsmanagement wird von Softwareunternehmen und Finanzteams genutzt, Kreativ-Agenturenund Produktteams gleichermaßen, um ihre Produktionsleistung zu maximieren und die Nachfrage effizient zu befriedigen. Nehmen wir das Beispiel eines Fernsehgeräteherstellers. Für einen TV-Hersteller gibt es zwei Dinge, die vorhanden sind:
Sie müssen sicherstellen, dass sie die Nachfrage der Verbraucher das ganze Jahr über mit den verfügbaren Ressourcen befriedigen können.
Kürzlich prognostizierte das Unternehmen, dass die Nachfrage nach Fernsehgeräten stark ansteigen könnte, da die Fußballweltmeisterschaft in 8 Monaten beginnt.
Da es einen Nachfrageschub geben wird, müssen die Manager des Unternehmens die ungefähre Anzahl der Fernsehgeräte kennen, die verkauft werden müssen, um die steigende Nachfrage zu befriedigen. Eine solche Analyse könnte zeigen, dass mehr Ressourcen und Arbeitskräfte benötigt werden, um die steigende Nachfrage zu bewältigen, aber es wird auch prognostiziert, dass die Nachfrage zurückgehen könnte, sobald die Weltmeisterschaft zu Ende ist.
In diesem Fall sollte das Unternehmen die Maschinen lieber leasen oder für diesen Zeitraum mit verschiedenen Auftragnehmern zusammenarbeiten, anstatt neue Maschinen zu kaufen oder neue Mitarbeiter einzustellen. Sobald der Mietvertrag und die Arbeitskräfte vorhanden sind, kann die Produktion aufgenommen werden. Allerdings muss das Unternehmen mindestens 2-3 Monate vor Beginn der Fußballweltmeisterschaft damit beginnen. So wird sichergestellt, dass die Fernsehgeräte die Einzelhandelskanäle erreicht haben und genau dann verfügbar sind, wenn die Nachfrage steigt.
Eine Kreativagentur kann 700 Entwürfe pro Woche liefern.
Eine Bäckerei kann 80 Torten pro Tag backen.
Eine Autofirma kann 200 Autos pro Monat montieren.
Kapazitätsmanagement ist mehr als nur ein strategischer Prozess - es ist eine lebenswichtige Praxis, die sicherstellt, dass Unternehmen die Anforderungen effizient und nachhaltig erfüllen können. Durch effektives Kapazitätsmanagement können Unternehmen ihre Ressourcen zu optimierenund die Kosten zu senken und auch in Zeiten schwankender Nachfrage ein hohes Serviceniveau aufrechtzuerhalten. Dazu gehört ein kontinuierlicher Zyklus von Planung, Überwachung und Anpassung an interne und externe Veränderungen. Da Unternehmen bestrebt sind, zu skalieren und auf die Marktdynamik zu reagieren, ist eine solide Strategie für das Kapazitätsmanagement von entscheidender Bedeutung für das Erreichen operativer Exzellenz und nachhaltiges Wachstum. Die Anwendung von Best Practices und die Nutzung von Strategien, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind, ermöglichen es Unternehmen, Herausforderungen zu meistern und Chancen zu ergreifen und so die Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.
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