Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Ihr Unternehmen möglicherweise bis zu 37% an Softwareausgaben verschwendet hat und Sie das nicht einmal bemerkt haben?
Das muss nicht sein genau diesen Geldbetragaber Sie verschwenden wahrscheinlich mindestens ein paar Dollar für Software, die Sie nicht brauchen.
Wenn Sie als Projektmanager, CEO oder CIO für die Bereitstellung von Tools für das Unternehmen verantwortlich sind, haben Sie möglicherweise zu diesem Problem beigetragen.
Shelfware, also die Software, für die sich niemand in Ihrem Unternehmen interessiert, macht allein auf dem CRM-Markt $18 Milliarden aus.
Warum?
Das Problem ist, dass nur 40% der Unternehmen, die CRM-Tools implementieren, "eine umfassende Akzeptanz durch die Endbenutzer erreichen", so CSO Insights.
CRM, Verwaltung sozialer Medien, Analysetools, Projektplanungssoftware, Ressourcenmanagement-Toolsusw. Wir alle benutzen ein paar davon.
Und höchstwahrscheinlich haben wir alle mindestens ein Werkzeug, für das wir bezahlen und das wir nicht benutzen.
Es ist an der Zeit, etwas dagegen zu tun, nicht wahr?
Shelfware ist eine Software, die zwar gekauft, aber nie benutzt wurde.
Heute, in einer Welt des wachsenden Marktes der SaaS Es könnte auch diejenige sein, die wir abonniert haben und dann vergessen haben, sie zu nutzen.
Außerdem ist zu bedenken, dass Shelfware nicht bedeutet, dass mit der Software selbst etwas nicht stimmt. Eigentlich kann jede Software zu einer Shelfware werden.
Schließlich gab es einen Grund, warum Sie eine Lizenz gekauft oder ein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen haben. Sie hätten es nicht getan, wenn es schlecht wäre oder nicht zu Ihrem Unternehmen passen würde.
Wir haben bereits festgestellt, dass es nicht immer an der schlechten Qualität der Software liegt, sondern in der Regel an den Nutzern.
Einer der Gründe, warum Shelfware zu einem Teil Ihres Stapels wird, ist der Kauf von mehr Lizenzen, als das Unternehmen tatsächlich benötigt. Vor allem, wenn es einen Rabatt gibt.
Techopedia gibt hier ein gutes Beispiel:
Nehmen wir an, dass eine Softwarelizenz $100 pro Stück kostet. Der Kauf von 50 Stück würde das Unternehmen $5000 kosten. Stellen wir uns nun vor, dass der Preis für die gleiche Software $45 pro Lizenz beträgt, Sie aber 100 Stück kaufen müssen. Das ergibt $4500, die Sie bezahlen würden, weil es immer noch billiger ist als vorher.
In diesem Beispiel werden die zusätzlichen 50 Lizenzen zu Regalware.
Ein weiterer Grund ist der Kauf von Lizenzen für künftige Mitarbeiter "für den Fall der Fälle". In diesem Fall werden sie vielleicht irgendwann gebraucht, aber im Allgemeinen enden sie als eine weitere ungenutzte oder nicht ausgelastete Ressource des Unternehmens.
Die dritte Option bezieht sich auf SaaS-Tools und bedeutet, dass man die folgenden Dinge einfach vergisst sie. Als Projektmanager oder CEO wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie monatlich für bestimmte Werkzeuge. Aber wissen Sie auch genau, ob sie tatsächlich genutzt werden?
Das Abonnement kann $10 oder $60 pro Monat betragen. Das gilt sowohl für die billigsten SaaS-Tools als auch für die teureren.
Hier geht es darum, dass ein Mangel an Kommunikation im Unternehmen und die Nichtbeachtung der tatsächlichen Ressourcenzuweisung und Nutzung, kann zu Geldverlusten führen.
Die Frage ist:
Wie wählt man die richtige Software aus und bringt die Mitarbeiter dazu, sie WIRKLICH zu nutzen?
Das Problem lässt sich, wie Sie sehen, auf zwei Hauptprobleme reduzieren:
Beginnen wir mit der Auswahl der richtigen Software.
Bei der Suche nach Software für Ihr Unternehmen können Sie auf eine Vielzahl von Möglichkeiten stoßen. Wenn Sie Freunde und Kollegen fragen, erhalten Sie viele Optionen, aber in der Regel werden sie Ihnen verschiedene Tools empfehlen.
Wie kann man entscheiden, welches die beste Lösung ist? am besten? Und was bedeutet das?
Amanda Moskowitz empfiehlt diese 10 Schritte zur Auswahl der besten Software für Ihr Unternehmen, aber konzentrieren wir uns auf die ersten drei auf ihrer Liste:
Wie Moskowitz sagte, sind Apps nur die Werkzeuge, um die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Daher ist es am besten, zunächst die Ziele selbst festzulegen: sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen. Dann ist es an der Zeit, ein Tool zu finden, das Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen.
Es gibt keine "eine Software für alle". Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Ihre Bedürfnisse: Müssen Sie den Ablauf eines Projekts verfolgen, die Zeit Ihrer Mitarbeiter erfassen, Ressourcen planen, Ihre Kunden mit einem CRM verwalten, Ihre Präsenz in den sozialen Medien analysieren?
Finden Sie heraus, was Sie mit einem Werkzeug tun müssen, und suchen Sie dann ein spezifisches Werkzeug für diese Aufgabe.
Da Sie nun wissen, welche Ziele Sie verfolgen und was genau Sie mit einem Tool erreichen wollen, sollten wir das beste für Ihr Unternehmen finden.
Patrycja Markowska, Marketing Operations Manager, teilte ihre Erkenntnisse über diesen Prozess in ihrem "Marketing Ops: Die Kunst, das Chaos zu managen". Ihrer Erfahrung nach geht es bei der Suche nach dem perfekten Werkzeug eher um die Iteration der Prozessentwicklung.
Um die beste Software für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie verschiedene Optionen testen. Melden Sie sich für die Testversionen an, damit Sie sie kostenlos ausprobieren können. Vergleichen Sie dann die Ergebnisse und wählen Sie diejenige aus, die am besten zu Ihnen passt.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Software für Ihr Team sind, einschließlich der aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter, sollten Sie in eine Software mit einem dynamischen Preisplan investieren.
Dies ist besonders häufig der Fall bei SaaS Werkzeuge. Sie lassen Sie oft zwischen verschiedenen Plänen wählen, die davon abhängen, wie viele Personen das Werkzeug nutzen müssen.
Buffer-Preisplan ist ein gutes Beispiel dafür.
Eine andere Lösung ist die flexible Preisgestaltung, bei der Sie die genaue Anzahl der Personen eingeben können, die Zugang zur Software erhalten sollen, und auf deren Grundlage dann die Zahlung berechnet wird.
Teamdeck, ein Tool zur Ressourcenplanung und Zeiterfassung, arbeitet nach diesem Preismodell.
Bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan anmelden oder die Lizenzen kaufen, sollten Sie auch diese beiden Fragen beantworten:
Das Tool muss den Reifegrad Ihres Unternehmens widerspiegeln und mit Ihnen wachsen können.
Die von Ihnen gewählte Software muss für alle Nutzer bequem zu bedienen sein, sonst wird sie schnell wieder aufgegeben.
Wenn Sie beide Fragen mit "Ja" beantworten können, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihr Team mit dem Tool vertraut zu machen.
Für weitere Tipps und Checklisten zur Ressourcenverwaltung und Auswahl
die richtigen Werkzeuge für Ihr Unternehmen, unser kostenloses ebook herunterladen auf bewährte Praktiken der Ressourcenverwaltung.
Jetzt ist es an der Zeit, den Rest Ihres Teams mit der von Ihnen ausgewählten Software vertraut zu machen.
Was genau ist Softwareübernahme? Brandon Bruce hat sie in seinem Buch "The Shelfware Problem" gut definiert:
"Adoption ist die konsistente, effektive Nutzung einer bestimmten Technologie oder Softwareplattform, die Geschäftsziele auf messbare Weise vorantreibt."
Das Problem ist, dass Sie Ihrem Team in der Praxis nicht einfach sagen können, dass es die von Ihnen gewählte Software verwenden soll.
Sie müssen sich Zeit nehmen, um Ihre Mitarbeiter einzuarbeiten. Wie Amanda Moskowitz sagte:
"Finden Sie nicht nur eine neue App: Sorgen Sie dafür, dass jeder in Ihrem Team sie nutzt."
Wenn dies für Sie selbstverständlich klingt, sollten Sie bedenken, dass "etwa 50% der CRM-Lizenzen unangetastet bleiben", wie Brandon Bruce sagt.
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