Ressourcenkalender - Verwalten Sie Ihr gesamtes Team mit 1 Tool

Der Ressourcenkalender (oder Projektmanagementkalender oder Projektplanungskalender, Ressourcenplanungssoftware) ermöglicht Ihnen die Planung und Verwaltung von Ressourcen zuweisen effektiver und effizienter zu gestalten - vor allem, wenn Microsoft Excel in Ihrem Unternehmen eine führende Rolle gespielt hat.

Oft ein Teil einer Ressourcenmanagement-ToolEin Ressourcenkalender ist Ihre erste Anlaufstelle bei der Planung von Projekten, der Zuweisung von Buchungen und der Verwaltung Ihrer Teams. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen eines Ressourcenkalenders und erfahren, warum es sich lohnt, einen solchen Kalender für Ihre tägliche Arbeit als Projektmanager zu nutzen.

Was erhalten Sie mit diesem Artikel:

• Wie Projektmanagement-Kalender Herausforderungen lösen
• Ein paar Worte zum Ressourcenkalender, Teamplanung, Team-Zeiterfassungund Urlaubsverwaltung in 1 Werkzeug
• Der Einfluss von Ressourcenplanungs-Software zum Projektmanagement
• Die Bedeutung und Rolle von Ressourcenkalendern

Was ist ein Ressourcenkalender?

Ein Ressourcenkalender (hier und da auch als Projektmanagementkalender und Projektplanungskalender bezeichnet) überwacht die Vielzahl von Aufgaben, Ereignissen und Terminen, die während des Lebenszyklus des Projekts stattfinden oder stattfinden werden.

Es beobachtet zumindest die Verfügbarkeit, Kapazität, Arbeitsbelastung und Auslastung des einzelnen Mitarbeiters.

(Teamdeck)

Ein Ressourcenkalender ist - wie die Bezeichnung schon sagt - ein Kalender zur Steuerung, Koordinierung und Überwachung von Ressourcen, einschließlich Mitarbeitern und Ausrüstung. Er bietet Projektmanagern eine völlig transparente Sicht auf das gesamte Team und alle Projekte, was für Unternehmen eine große Hilfe ist bei ihre Unternehmen skalieren.

Genauer gesagt, eine Übersicht darüber, wie die Ressourcen (Mitarbeiter) genutzt werden, welche Ressourcen mit bestimmten Fähigkeiten zur Verfügung stehen, wie lange einzelne Projekte dauern und wie viel bestimmte Projekte kosten werden. Dies hilft auch bei der Vermeidung von Problemen bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung wie Über- oder Unterauslastung.

Wonach suchen die Projektmanager im Ressourcenkalender?

• Verfügbarkeits-/Abwesenheitsmanagement - die Zeitspanne, für die Sie einen Mitarbeiter buchen können
• Anpassbare, leicht verständliche Berichte
• Geplante Arbeit - die Zeit, für die ein Mitarbeiter einem Projekt zugewiesen ist. Idealerweise sollten die Gesamtbuchungen für eine Person deren Verfügbarkeit nicht übersteigen
• Zeiterfassungsbögen und Mitarbeiter-Zeiterfassung - die Zeit, die ein Mitarbeiter an einem bestimmten Auftrag/Projekt gearbeitet hat. Idealerweise sollten die Zeiteinträge die Buchungen nicht überschreiten
• Merkmale der Mitarbeiterauslastungsanalyse
• Verwaltung der Arbeitslast und deren Optimierung
• Projekt-Budgetierung
• Projektsteuerung und -planung
• Die Fähigkeit der Integration
• Erweiterte Anpassungen

• Abwesenheiten - Urlaub, Krankheit und andere Arten von Abwesenheiten sollten in den verschiedenen Kalendern der Mitarbeiter aufgeführt werden, damit Sie leicht erkennen können, wann ein bestimmtes Teammitglied nicht verfügbar ist.
• Nationale Feiertage - ähnlich wie Abwesenheitszeiten sollten nationale Feiertage in Ihrem Ressourcenkalender als Zeit markiert werden, in der Ressourcen nicht verfügbar sind, so dass Sie sie bei der Planung eines Projekts nicht berücksichtigen können.

Welchen Nutzen hat ein Ressourcenkalender für Ihre komplexen Projekte?

Projektmanager können von der Verwendung eines Ressourcenkalenders in vielerlei Hinsicht profitieren, z. B. durch:

• einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen zu erhalten,
• ein besseres Verständnis der Produktionspipeline des Unternehmens,
• die Möglichkeit, die Ressourcen besser zu planen,
• die Arbeitsbelastung des Teams bei Unter- oder Überbeanspruchung anpassen zu können.

Mit einem Ressourcenkalender können Sie die Arbeit Ihres Teams zu planen effizienter. Indem Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihren geplanten Urlaub und nationale Feiertage berücksichtigen, verringern Sie das Risiko, dass zu wenig Personal für die Durchführung des Projekts zur Verfügung steht.

In ähnlicher Weise können Sie einen Ressourcenkalender verwenden, um Mitarbeiter zu finden, die Sie benötigen und die im Moment für ein anderes Projekt gebucht sind. Wenn Sie wissen, wie lange sie nicht verfügbar sind, können Sie den Zeitplan für Ihr Projekt anpassen oder mit einem anderen PM über die benötigten Ressourcen verhandeln.

Ein weiterer Vorteil eines Ressourcenkalenders ist eine klare Übersicht über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Durch die Überwachung von Buchungen oder Zeiteinträgen können Sie schnell feststellen, ob ein Teammitglied zu viel oder zu wenig zu tun hat, so dass Sie seine Buchungen entsprechend anpassen können.

Der Ressourcenkalender, die Zeiterfassung, die Stundenzettel, die Projektplanung und das Workload-Management an einem Ort?

Lassen Sie uns die Einführung machen. Das Teamdeck ist ein SaaS-Ressourcenverwaltung Lösung, die von einem Softwarehaus entwickelt wurde, das mit NetFlix, Uber oder Universal zusammenarbeitet. Zuvor war die Software für ihre eigenen Zwecke bestimmt, aber nach Dutzenden von Monaten wurde das Produkt kommerzialisiert. Auf diese Weise wurde dieser Ressourcenkalender - allgemein gesprochen - Teil des riesigen Marktes für Projektmanagement-Software.

Es unterstützt jeden Projektleiter und jedes Teammitglied während des gesamten Projekts, mit Ressourcenplanung, Verwaltung und Leistungsmessung.

Teamdeck haben Sie Zugriff auf die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter mit einem einfacher Ressourcenplaner. Die in Teamdeck verfügbaren Informationen umfassen Buchungen, Stundenzettel, Verfügbarkeit und Urlaube.

Außerdem haben wir zwei weitere Details hinzugefügt, die Ihnen bei der Überwachung der Arbeitsbelastung helfen können:

• Buchungen vs. Verfügbarkeit
• Zeiterfassungsbögen vs. Verfügbarkeit

Die Balken zeigen die Buchungen der Mitarbeiter oder Stundennachweise im Vergleich zu ihrer Verfügbarkeit. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach feststellen, ob ein Teammitglied unter- oder überbeansprucht ist, was es Ihnen erleichtert, Maßnahmen zu ergreifen.

Um die Nutzung von Teamdeck zu vereinfachen, können Sie die Ansicht anpassen, indem Sie die Zeilen auswählen, die Sie sehen möchten.

Zusätzlich können Sie die Ansicht filtern, um eine bestimmte Liste von Mitarbeitern anzuzeigen, z. B. nur Frontend-Entwickler oder Designer. Sie können Ihre eigenen Ansichten erstellen, so dass Sie schnell einen Überblick über verschiedene Teams erhalten können.