Der Ressourcenkalender (oder Projektmanagementkalender oder Projektplanungskalender, Ressourcenplanungssoftware) ermöglicht Ihnen die Planung und Verwaltung von Ressourcen zuweisen effektiver und effizienter zu gestalten - vor allem, wenn Microsoft Excel in Ihrem Unternehmen eine führende Rolle gespielt hat.
Oft ein Teil einer Ressourcenmanagement-ToolEin Ressourcenkalender ist Ihre erste Anlaufstelle bei der Planung von Projekten, der Zuweisung von Buchungen und der Verwaltung Ihrer Teams. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen eines Ressourcenkalenders und erfahren, warum es sich lohnt, einen solchen Kalender für Ihre tägliche Arbeit als Projektmanager zu nutzen.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
Wie Projektmanagement-Kalender Herausforderungen lösen
Ein paar Worte zum Ressourcenkalender, Teamplanung, Team-Zeiterfassungund Urlaubsverwaltung in 1 Werkzeug
Der Einfluss von Ressourcenplanungs-Software zum Projektmanagement
Die Bedeutung und Rolle von Ressourcenkalendern
Herausforderungen des Projektmanagements lösen: Projektmanagement-Kalender lösen zahlreiche Herausforderungen, indem sie einen strukturierten Ansatz für die Planung und Ressourcenzuweisung bieten. Sie erleichtern die Synchronisierung der Teamarbeit und stellen sicher, dass die Ressourcen optimal genutzt und die Projektmeilensteine rechtzeitig erreicht werden.
Umfassende Ressourcenübersicht: Ressourcenkalender bieten einen ganzheitlichen Überblick über die Ressourcenzuweisung, einschließlich der Verfügbarkeit von Mitarbeitern, der Kapazität, der Arbeitslast und der Auslastung. Diese Transparenz trägt dazu bei, eine Über- oder Unterauslastung von Ressourcen zu verhindern und so eine ausgewogene Arbeitsbelastung im Team zu gewährleisten.
Integration mit anderen Tools: Moderne Ressourcenkalender lassen sich nahtlos in Ressourcenmanagement-Software und andere Projektmanagement- und Zeiterfassungs-Tools integrieren, so dass eine einheitliche Plattform für die Verwaltung aller Aspekte eines Projekts entsteht. Diese Integration erhöht die Effizienz, indem sie die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe verringert und Aktualisierungen in Echtzeit ermöglicht.
Ein Ressourcenkalender (der hier und da auch als Projektmanagementkalender und Projektplanungskalender bezeichnet wird) überwacht die Vielzahl von Aufgaben, Ereignissen und Terminen, die während des Lebenszyklus eines Projekts stattfinden oder stattfinden werden. Die Erstellung eines Ressourcenkalenders ist für ein effektives Projektmanagement unerlässlich, da er von Anfang an bei der Planung und Ressourcenzuweisung hilft. Ein Ressourcenkalender ist ein Kalender zur Steuerung, Koordinierung und Überwachung von Ressourcen, sowohl von Mitarbeitern als auch von Geräten. Er bietet Projektmanagern eine völlig transparente Sicht auf das gesamte Team und alle Projekte, was Unternehmen bei folgenden Aufgaben hilft ihre Unternehmen skalieren.
Genauer gesagt, eine Übersicht darüber, wie die Ressourcen (Mitarbeiter) genutzt werden, welche Ressourcen mit bestimmten Fähigkeiten zur Verfügung stehen, wie lange einzelne Projekte dauern und wie viel bestimmte Projekte kosten werden. Projekt- und Ressourcenkalender spielen eine unterschiedliche Rolle bei der Verwaltung von Projektzeitplänen und der Verfügbarkeit von Ressourcen. Ein Projektkalender verfolgt den Fortschritt und die Fristen, während ein Ressourcenkalender sich auf die Ressourcenzuweisung und -verfügbarkeit konzentriert. Er hilft auch dabei, Probleme bei der Verwaltung der Arbeitslast wie Über- oder Unterauslastung zu vermeiden. Ein Ressourcenkalender zeigt die Verfügbarkeit von menschlichen und nicht-menschlichen Ressourcen an, einschließlich der Arbeitszeiten und freien Tage, um eine effiziente Projektplanung zu gewährleisten.
Wonach suchen die Projektmanager im Ressourcenkalender?
Verfügbarkeits-/Abwesenheitsmanagement - die Zeitspanne, für die Sie einen Mitarbeiter buchen können
Anpassbare, leicht verständliche Berichte
Geplante Arbeit - die Zeit, für die ein Mitarbeiter einem Projekt zugewiesen ist. Idealerweise sollten die Gesamtbuchungen für eine Person deren Verfügbarkeit nicht übersteigen
Zeiterfassungsbögen und Mitarbeiter-Zeiterfassung - die Zeit, die ein Mitarbeiter an einem bestimmten Auftrag/Projekt gearbeitet hat. Idealerweise sollten die Zeiteinträge die Buchungen nicht überschreiten
Merkmale der Mitarbeiterauslastungsanalyse
Verwaltung der Arbeitslast und deren Optimierung
Projekt-Budgetierung
Projektsteuerung und -planung
Die Fähigkeit der Integration
Erweiterte Anpassungen
Übersicht über die Buchungen, Stundenzettel und Urlaube der Teammitglieder
Abwesenheiten - Urlaub, Krankheit und andere Arten von Abwesenheiten sollten in den verschiedenen Kalendern der Mitarbeiter aufgeführt werden, damit Sie leicht erkennen können, wann ein bestimmtes Teammitglied nicht verfügbar ist.
Nationale Feiertage - ähnlich wie Abwesenheitszeiten sollten nationale Feiertage in Ihrem Ressourcenkalender als Zeit markiert werden, in der Ressourcen nicht verfügbar sind, so dass Sie sie bei der Planung eines Projekts nicht berücksichtigen können.
[Bildschirm von Teamdeck - dem Kalender für Ressourcen- und Projektmanagement]
Ressourcenkalender spielen eine zentrale Rolle bei der Verwaltung komplexer Projekte, da sie mehrere Vorteile bieten:
Übersicht über die Ressourcen auf höchster Ebene: Sie bieten eine Momentaufnahme der Verfügbarkeit von Humanressourcen und helfen den Projektmanagern bei der effektiven Planung und der bedarfsgerechten Zuweisung von Ressourcen.
Verbessertes Verständnis der Produktionspipeline: Durch die Visualisierung des Projektzeitplans und der Projektressourcen erhalten die Manager einen besseren Überblick über die Produktionskapazität des Unternehmens und können entsprechend planen.
Optimiertes Workload-Management: Durch die Nachverfolgung von Buchungen und Zeiteinträgen können Manager Probleme mit Über- oder Unterauslastung schnell erkennen und beheben und eine ausgewogene Verteilung der Aufgaben sicherstellen.
Projektmanager können von der Verwendung eines Ressourcenkalenders in vielerlei Hinsicht profitieren, z. B. durch:
einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen zu erhalten,
ein besseres Verständnis der Produktionspipeline des Unternehmens,
die Möglichkeit, die Ressourcen besser zu planen,
die Arbeitsbelastung des Teams bei Unter- oder Überbeanspruchung anpassen zu können.
Ein effizientes Ressourcenmanagement ist bei der Bearbeitung mehrerer Projekte von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung ausgewogen ist und die Teammitglieder nicht überlastet werden.
Mit einem Ressourcenkalender können Sie die Arbeit Ihres Teams zu planen effizienter. Indem Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihren geplanten Urlaub und nationale Feiertage berücksichtigen, verringern Sie das Risiko, dass zu wenig Personal für die Durchführung des Projekts zur Verfügung steht.
In ähnlicher Weise können Sie einen Ressourcenkalender verwenden, um Mitarbeiter zu finden, die Sie benötigen und die im Moment für ein anderes Projekt gebucht sind. Wenn Sie wissen, wie lange sie nicht verfügbar sind, können Sie den Zeitplan für Ihr Projekt anpassen oder mit einem anderen PM über die benötigten Ressourcen verhandeln.
Ein weiterer Vorteil eines Ressourcenkalenders ist eine klare Übersicht über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Durch die Überwachung von Buchungen oder Zeiteinträgen können Sie schnell feststellen, ob Teammitglieder zu viel oder zu wenig zu tun haben, so dass Sie ihre Buchungen entsprechend anpassen können. Auf diese Weise bleibt das Projektteam über seinen Zeitplan und potenzielle Herausforderungen informiert, was letztlich zu einer besseren Aufgabenverteilung und zur Aufrechterhaltung der Team-Moral beiträgt.
Lassen Sie uns die Einführung machen. Das Teamdeck ist ein SaaS-Ressourcenverwaltung Lösung, die von einem Softwarehaus entwickelt wurde, das mit NetFlix, Uber oder Universal zusammenarbeitet. Zuvor war die Software für ihre eigenen Zwecke bestimmt, aber nach Dutzenden von Monaten wurde das Produkt kommerzialisiert. Auf diese Weise wurde dieser Ressourcenkalender - allgemein gesprochen - Teil des riesigen Marktes für Projektmanagement-Software.
Mit Teamdeck können die Benutzer ihren eigenen Ressourcenkalender für ein besseres Ressourcenmanagement erstellen, um Überbuchungen zu vermeiden und einen besseren Überblick über die Auslastung der Teams zu erhalten.
Es unterstützt jeden Projektleiter und jedes Teammitglied während des gesamten Projekts, mit Ressourcenplanung, Verwaltung und Leistungsmessung.
Teamdeck haben Sie Zugriff auf die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter mit einem einfacher Ressourcenplaner. Die in Teamdeck verfügbaren Informationen umfassen Buchungen, Stundenzettel, Verfügbarkeit und Urlaube.
Außerdem haben wir zwei weitere Details hinzugefügt, die Ihnen bei der Überwachung der Arbeitsbelastung helfen können:
Buchungen vs. Verfügbarkeit
Zeiterfassungsbögen vs. Verfügbarkeit
Die Balken zeigen die Buchungen der Mitarbeiter oder Stundennachweise im Vergleich zu ihrer Verfügbarkeit. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach feststellen, ob ein Teammitglied unter- oder überbeansprucht ist, was es Ihnen erleichtert, Maßnahmen zu ergreifen.
Eine der grundlegenden Funktionen eines Ressourcenkalenders ist die Möglichkeit, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu verfolgen und ihren Urlaub zu verwalten. Diese Funktion ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Projektmanager ein genaues Bild davon haben, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt für ein Projekt verfügbar ist.
Im Gegensatz dazu wird ein Projektkalender verwendet, um Arbeitstage, Schichten und Fristen für Aufgaben festzulegen, was einen eher statischen Überblick über den Projektzeitplan bietet.
Der Kalender sollte Folgendes enthalten:
Geplante Urlaube: Die geplanten freien Tage der Mitarbeiter müssen berücksichtigt werden, um Terminkonflikte zu vermeiden.
Krankheitsbedingte Abwesenheit: Ungeplante Abwesenheiten aufgrund von Krankheit müssen erfasst und umgehend behandelt werden.
Nationale Feiertage: Feiertage sollten gekennzeichnet werden, um sicherzustellen, dass sie bei der Planung des Projektzeitplans berücksichtigt werden.
Mit einem detaillierten Überblick über diese Faktoren können die Projektleiter eine Überbuchung von Mitarbeitern vermeiden und sicherstellen, dass die Projekte angemessen besetzt sind.
Anpassbare Berichte sind ein weiteres wesentliches Merkmal eines Ressourcenkalenders. Diese Berichte bieten Einblicke in verschiedene Aspekte des Ressourcenmanagements, wie z. B.:
Ressourcenzuteilung: Verstehen, wie die Ressourcen auf die verschiedenen Projekte verteilt werden.
Projektfortschritt: Verfolgen des Status laufender Projekte und Erkennen möglicher Verzögerungen.
Teamleistung: Analyse der Leistung der einzelnen Teammitglieder und des Teams insgesamt.
Diese Berichte können auf die spezifischen Bedürfnisse des Projektmanagers zugeschnitten werden und bieten Flexibilität und detaillierte Einblicke, die bei der Entscheidungsfindung helfen.
Die geplante Arbeitsplanung stellt sicher, dass die Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters überschaubar ist und seine Verfügbarkeit nicht übersteigt. Diese Funktion hilft bei:
Ausgewogene Verteilung der Arbeitslast: Vorbeugung von Burnout, indem sichergestellt wird, dass kein einzelner Mitarbeiter mit Aufgaben überlastet wird.
Effiziente Nutzung von Ressourcen: Sicherstellen, dass alle Teammitglieder angemessen eingesetzt werden und keine Ressourcen ungenutzt bleiben.
Eine effektive Zeitplanung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines hohen Produktivitätsniveaus und die Gewährleistung eines effizienten Projektabschlusses.
Eine genaue Zeiterfassung ist unerlässlich, um zu verstehen, wie viel Zeit die Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben aufwenden. Diese Funktion umfasst:
Zeiterfassungsbögen: Die Mitarbeiter können die für bestimmte Projekte geleisteten Arbeitsstunden protokollieren und so einen detaillierten Nachweis über die aufgewendete Zeit führen.
Zeiterfassung: Echtzeitverfolgung der Arbeitsstunden zur Überwachung der Produktivität und Sicherstellung, dass die Zeiteinträge korrekt sind.
Durch den Vergleich von Zeiterfassungsbögen mit geplanten Buchungen können Projektmanager Diskrepanzen feststellen und die notwendigen Anpassungen vornehmen, um die Effizienz zu verbessern.
Die Analyse der Mitarbeiterauslastung hilft Projektmanagern zu verstehen, wie effektiv ihre Teammitglieder eingesetzt werden. Dies beinhaltet:
Auslastungsraten: Berechnung des prozentualen Anteils der Zeit, die Mitarbeiter für abrechenbare Aufgaben und nicht abrechenbare Tätigkeiten aufwenden.
Kapazitätsplanung: Bestimmung des optimalen Arbeitspensums für jedes Teammitglied, um die Produktivität zu maximieren, ohne ein Burnout zu verursachen.
Diese Analyse ist entscheidend für fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung und die Projektplanung.
Ein effizientes Projektmanagement erfordert eine sorgfältige Budgetierung und Kostenkontrolle. Ein Ressourcenkalender hilft dabei:
Kostenvoranschlag: Genaue Schätzungen der Projektkosten auf der Grundlage von Ressourcenzuweisung und Zeitaufwand.
Budgetverfolgung: Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Budget, um sicherzustellen, dass die Projekte in finanzieller Hinsicht auf Kurs bleiben.
Finanzielle Berichterstattung: Erstellung detaillierter Finanzberichte, um den Beteiligten einen Einblick in die Projektkosten und die Rentabilität zu geben.
Diese Funktionen helfen den Projektmanagern, die finanzielle Disziplin zu wahren und die Rentabilität der Projekte zu gewährleisten.
Erweiterte Anpassungsoptionen machen Ressourcenkalender an verschiedene organisatorische Anforderungen anpassbar. Dazu gehören:
Benutzerdefinierte Ansichten: Erstellung maßgeschneiderter Kalenderansichten, die bestimmte Teams, Rollen oder Projekte hervorheben.
Filter-Optionen: Filterung des Kalenders, um relevante Informationen anzuzeigen, z. B. die Verfügbarkeit bestimmter Fähigkeiten.
Personalisierte Einstellungen: Anpassung der Kalendereinstellungen an individuelle Präferenzen und Workflow-Anforderungen.
Durch die Anpassung wird die Benutzerfreundlichkeit des Ressourcenkalenders erhöht, was ihn zu einem vielseitigen Werkzeug für verschiedene Projektmanagement-Szenarien macht.
Ressourcenkalender spielen eine strategische Rolle im Projektmanagement, da sie eine zentralisierte Plattform für die Verwaltung von Ressourcen bieten. Diese strategische Bedeutung zeigt sich in mehreren Schlüsselbereichen:
Ressourcenkalender bieten einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit und Zuweisung von Ressourcen. Diese Transparenz ist entscheidend für:
Proaktive Planung: Ermöglicht den Projektleitern eine vorausschauende Planung und eine effiziente Ressourcenzuweisung. Teamleiter spielen eine entscheidende Rolle bei der Pflege von genauen Ressourcenkalendern und der Gewährleistung einer effektiven Ressourcenzuweisung.
Lösung von Konflikten: Erkennen und Lösen von Terminkonflikten, bevor sie sich auf den Zeitplan des Projekts auswirken.
Optimierung der Ressourcen: Sicherstellen, dass alle verfügbaren Ressourcen effizient genutzt werden, um die Produktivität zu maximieren.
Ein zentraler Ressourcenkalender fördert die bessere Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Abteilungen. Die Vorteile umfassen:
Koordinierte Bemühungen: Erleichterung der Koordinierung von Aufgaben und Aktivitäten zwischen verschiedenen Teams.
Transparente Kommunikation: Es ist klar ersichtlich, wer woran arbeitet, wodurch die Kommunikation verbessert und Missverständnisse vermieden werden.
Gemeinsame Ziele: Sicherstellung, dass alle Teammitglieder mit den Projektzielen und dem Zeitplan übereinstimmen.
Ressourcenkalender unterstützen die Skalierbarkeit von Organisationen, indem sie Werkzeuge zur Bewältigung der zunehmenden Komplexität bereitstellen. Dies beinhaltet:
Skalierbare Ressourcenverwaltung: Anpassung an den wachsenden Bedarf der Organisation, wenn sie expandiert und mehr Projekte übernimmt.
Effizientes Onboarding: Rationalisierung des Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeiter durch klare Übersicht über die Zeitpläne und die Verfügbarkeit des Teams.
Anpassungsfähigkeit: Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen und Ressourcenverfügbarkeit in Echtzeit.
Ein effektives Ressourcenmanagement ist eine entscheidende Komponente des Risikomanagements im Projektmanagement. Ressourcenkalender tragen bei durch:
Identifizierung von Risiken: Hervorhebung potenzieller ressourcenbezogener Risiken wie Überbuchung oder Qualifikationsdefizite.
Minderung der Risiken: Umsetzung von Strategien zur Abschwächung dieser Risiken, wie z. B. die Neuzuweisung von Ressourcen oder die Anpassung von Projektzeitplänen.
Planung für Notfälle: Entwicklung von Notfallplänen zur Bewältigung unvorhergesehener Ressourcenprobleme.
Verfügbarkeitsbalken im Projektplanungskalender von Teamdeck
Um die Nutzung von Teamdeck zu vereinfachen, können Sie die Ansicht anpassen, indem Sie die Zeilen auswählen, die Sie sehen möchten.
Zusätzlich können Sie die Ansicht filtern, um eine bestimmte Liste von Mitarbeitern anzuzeigen, z. B. nur Frontend-Entwickler oder Designer. Sie können Ihre eigenen Ansichten erstellen, so dass Sie schnell einen Überblick über verschiedene Teams erhalten können.
Um den Nutzen eines Ressourcenkalenders zu maximieren, sollten Projektmanager bewährte Verfahren des Ressourcenmanagements anwenden. Dazu gehören:
Häufige Bewertungen: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Kalenders, um Änderungen in den Projektzeitplänen, der Ressourcenverfügbarkeit und den Teamzuweisungen zu berücksichtigen. Regelmäßige Aktualisierungen des Ressourcenkalenders sind in der Projektplanungsphase unerlässlich, um eine genaue Terminplanung und Ressourcenzuweisung zu gewährleisten.
Anpassungen in Echtzeit: Anpassung des Kalenders in Echtzeit, wenn neue Informationen verfügbar werden, um sicherzustellen, dass er ein genaues und zuverlässiges Planungsinstrument bleibt.
Mitarbeiterschulung: Umfassende Schulung der Mitarbeiter in der effektiven Nutzung des Ressourcenkalenders, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Laufende Unterstützung: Kontinuierliche Unterstützung und Ressourcen, die den Mitarbeitern helfen, sich mit dem Tool zurechtzufinden und eventuell auftretende Probleme zu beheben.
Transparente Politiken: Festlegung klarer Strategien und Verfahren für die Verwendung des Ressourcenkalenders, um Konsistenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
Offener Dialog: Förderung eines offenen Dialogs zwischen den Teammitgliedern, um Bedenken oder Vorschläge zur Verbesserung der Effektivität des Tools anzusprechen.
Nutzung von Insights: Nutzung der Erkenntnisse aus dem Ressourcenkalender, um datengestützte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung, die Projektplanung und die Verwaltung des Arbeitsaufkommens zu treffen.
Kontinuierliche Verbesserung: Nutzung der Daten zur Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche und Umsetzung von Strategien zur Verbesserung der gesamten Projektmanagementprozesse.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Ressourcenkalender ein unverzichtbares Instrument für das moderne Projektmanagement ist. Er bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Ressourcen, die Planung von Aufgaben und die Optimierung des Arbeitsaufkommens. Da ein Ressourcenkalender einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit und Auslastung von Ressourcen bietet, verbessert er die Effizienz, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung. Tools wie Teamdeck sind ein Beispiel für die Vorteile einer fortschrittlichen Ressourcenplanungssoftware und bieten eine robuste Plattform, die die erfolgreiche Durchführung komplexer Projekte unterstützt. Durch die Einhaltung von Best Practices und die Nutzung des vollen Potenzials von Ressourcenkalendern können Projektmanager ihre Fähigkeit, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern, erheblich verbessern und so letztendlich zum Wachstum und Erfolg ihrer Unternehmen beitragen.
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