Als Projektmanager wissen Sie genau, dass die Erstellung eines optimalen Projektplans eine Herausforderung ist, aber Sie haben eine Menge Software für Projekt- und Ressourcenmanagement und Techniken zu Ihrer Verfügung. Dennoch ist es möglich, dass Sie auf Probleme bei der Zeitplanung stoßen werden. Noch komplizierter wird es, wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das für die Durchführung mehrerer Projekte gleichzeitig zuständig ist. Hier ist die Wahrscheinlichkeit von Terminüberschneidungen und doppelt gebuchten Mitarbeitern noch größer.
Glücklicherweise können Sie die meisten Konflikte im Zusammenhang mit dem Zeitplan vermeiden, indem Sie die folgenden bewährten Verfahren befolgen Ressourcen- und Projektverwaltung. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, mit denen Sie Ihre Projekte erfolgreicher verwalten können.
Die unangenehme Folge von Konflikten bei der Projektplanung
Beide Begriffe sind absolut bekannt. Sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben sind Situationen wie die Überschneidung von zwei wichtigen Terminen und zwei wichtigen Ereignissen im Leben eines jeden Menschen nichts Neues. Aber meistens macht eine solche Situation die Dinge nicht besser oder einfacher.
Im Allgemeinen treten in einem Projektmanagement-Umfeld Planungskonflikte auf, wenn ein Teammitglied oder ein Mitarbeiter mit mehr als zwei Aufgaben oder Doppelschichten gleichzeitig betraut ist. Eine solche Situation hat zwei Ursachen, und jede von ihnen bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich.
Viele Untersuchungen, die sich mit dem Thema Kündigung befassen, zeigen, dass unter den Top 5 der Gründe immer eine Frage der Zeitplanung oder - mit anderen Worten - der Flexibilität ist. Liest man die Zusammenfassung, die die PEW-Forschungszentrum oder die von Die Gallup-Forschungsind die Schlussfolgerungen die gleichen. Der Zeitplan des Mitarbeiters bestimmt seine Entscheidung in Bezug auf Engagement und Loyalität.
Kann beides das Geschäft und die Durchführung von Projekten beeinflussen? Auf jeden Fall ja. Ein guter Umgang mit Terminkonflikten ist eine weitere Fähigkeit von Projektmanagern, die ein höheres Ziel verfolgen.
Warum kommt es zu Konflikten bei der Projektplanung?
Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um einige der häufigsten Ursachen für Probleme bei der Projektplanung zu skizzieren. Wenn Sie diese erst einmal verstanden haben, wird es Ihnen leichter fallen, Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem Projektmanagementprozess aufzuzeigen.
- Ungenaue schätzt. Wenn eine Aufgabe nur ein paar Stunden dauern sollte, aber stattdessen eine Woche in Anspruch nimmt, wird Ihr Zeitplan wahrscheinlich darunter leiden.
- Unzureichende Ressourcenprognose. Ein weiterer Faktor, der über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden kann, und zwar gleich zu Beginn. Wenn Sie nicht alle für Ihr Projekt benötigten Ressourcen im Voraus einplanen, kann es zu Verzögerungen in Ihrem Zeitplan oder zu Konflikten mit anderen Projekten kommen, die zur gleichen Zeit stattfinden.
- Unvorhergesehene Projektabhängigkeiten. Der Zeitplan Ihres Projekts mag auf dem Papier gut aussehen, aber Abhängigkeiten, die Sie nicht eingeplant haben, können eine Anpassung des Zeitplans erforderlich machen.
- Unterschätzung des Umfangs des Projekts. Ohne die Anforderungen aller Beteiligten zu sammeln und Management des ProjektumfangsWenn Sie das nicht tun, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie unterschätzen, was getan werden muss, um die Unternehmensziele zu erreichen.
- Mangelnde Transparenz des Zeitplans unter den verschiedenen Projektleitern. Dies ist ein häufiges Problem für Unternehmen mit mehreren Projekten: Agenturen, Softwarehäuser, Beratungsfirmen. Leider führt mangelnde Transparenz und Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektmanagern und Teamleitern fast immer zu Terminkonflikten.
Was können Sie tun, um Terminkonflikte zu vermeiden?
Zugegeben, auf manche Umstände haben Sie keinen Einfluss. Nehmen wir zum Beispiel die aktuelle Situation. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Blogbeitrags (Juni 2020) wurden Tausende oder mehr Projektpläne aufgrund der Coronavirus-Pandemie auf Eis gelegt oder ganz gestrichen. Sie können nicht alles kontrollieren, was mit Ihrem Projekt passieren kann. Das heißt aber nicht, dass Sie nicht einige präventive Projektmanagementmaßnahmen ergreifen sollten, um Terminkonflikte zu vermeiden.
Erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihres Projekts und seines Zeitplans.
Der einfachste Weg, um die Sichtbarkeit von Projektaktivitäten und Teammitgliedern, die daran arbeiten, zu erhöhen, ist die Einführung einer Ressource, einer Online-Kalenderplaner. Es ist ein Bereich, in dem alle oder bestimmte Mitarbeiter sehen können, für welches Projekt jemand gebucht wurde, wer etwas Zeit übrig hat (und sich vielleicht einem anderen Team anschließt, das Schwierigkeiten hat, mitzuhalten), wer überhaupt nicht verfügbar ist, usw. Teamdeck ist das Tool, das wir entwickelt haben, um Unternehmen zu helfen, ihre Teams und Projekte besser zu verwalten:
Ein zentraler Ressourcenkalender wird besonders von Unternehmen geschätzt, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Wenn Sie mehrere Zeitpläne, Fristen und Projektteams haben, ist es umso schwieriger, Überschneidungen zu vermeiden. Nehmen wir an, Sie möchten eine neue Person zu Ihrem Projektteam hinzufügen. Wenn Sie den Zeitplan der anderen Projekte nicht sehen, können Sie nur davon ausgehen, dass diese Person die zusätzliche Arbeitslast bewältigen wird. Mit einer einzigen Quelle der "Planungswahrheit" kann jeder PM aktiv Planungskonflikte vermeiden, wenn er ein neues Projekt plant oder ein bestehendes Projekt anpasst.
Achten Sie mehr auf die Ressourcenzuweisung.
Für den Erfolg mit Ressourcenzuweisungmüssen Sie festlegen, welche Art von Mitarbeitern Sie für Ihr Team benötigen. Welche Fähigkeiten sollen sie haben? Wird die Berufserfahrung eine wichtige Rolle spielen? Vielleicht sind bestimmte geografische Standorte besser geeignet, weil die Mitarbeiter persönlich mit dem Kunden zusammentreffen müssen? Möglicherweise haben Sie mehrere Anforderungen an Ihr "Dreamteam", und es ist wichtig, diese genau zu formulieren. Wenn Sie die erste verfügbare Gruppe von Mitarbeitern buchen, ohne die oben genannten Faktoren zu berücksichtigen, besteht die Gefahr, dass Sie später Ressourcen neu zuweisen müssen und möglicherweise Probleme bei der Terminplanung bekommen.
Natürlich wollen Sie auch überprüfen, ob die persönlichen Zeitpläne Ihres Teams mit dem Zeitplan des Projekts übereinstimmen. Das können Sie leicht tun, wenn Ihr Projekt Planungsinstrument speichert auch Daten zu Fehlzeiten (Teamdeck tut dies). Sicherlich können Sie Ihren Zeitplan nicht immer nach den Ferien der Mitarbeiter planen: Das Wichtigste ist, dass Sie sich dieser Abwesenheiten bewusst sind, da sonst Probleme mit dem Zeitplan drohen.
Effektive Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern.
Offene Kommunikation und ein Sinn für Projekttransparenz hilft Ihren Teammitgliedern bereits in der Phase der Projektabschätzung. Sie sollten von Ihren Teammitgliedern zwar nicht erwarten, dass sie 100% präzise schätztmüssen die Annahmen, die sie machen, zumindest im Bereich des Möglichen liegen. Wie können Sie helfen? Eine Sache, die Projektmanager tun können, um die Projektkalkulation zu unterstützen, ist sicherzustellen, dass das Team das Projekt vollständig versteht: Geschäftsziele, Bedürfnisse der Endbenutzer und alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Dies sollte Ihren Mitarbeitern helfen, realistischere Schätzungen zu erstellen.
Ermitteln Sie die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Rollen innerhalb Ihres Teams.
Es ist eine Sache, die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben im Auge zu behalten, aber Sie müssen auch die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Rollen im Projekt berücksichtigen. Ihr Frontend-Entwickler kann nur dann vollständig am Projekt arbeiten, wenn der Designer seinen Teil abliefert. Wenn eine Person mit ihren Aufgaben im Verzug ist, können andere Personen aufgrund der Abhängigkeiten zwischen ihren Rollen nachziehen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team sich dieser Abhängigkeiten bewusst ist. Dies wird ihnen helfen, in der Schätzungsphase bessere Entscheidungen zu treffen und ihre Aufgaben später nach Prioritäten zu ordnen.
Arbeiten Sie mit anderen Projektleitern zusammen und teilen Sie Ihre Absichten mit.
Wir haben bereits erwähnt, dass Sie einen gewissen Einblick in die Zeitpläne anderer Projekte in Ihrem Unternehmen benötigen, insbesondere wenn Sie denselben Ressourcenpool nutzen. Aber wie können Sie Einblick in die Absichten anderer erhalten? Stellen Sie sich vor, Sie bereiten sich auf ein neues Projekt vor und sind dabei, das Team zusammenzustellen. Sie gehen die Liste der Mitarbeiter durch und entdecken jemanden, der sehr gut passen würde. Sie beschließen, diese Person dem Projekt zuzuweisen, sobald Sie eine offizielle Bestätigung vom Kunden erhalten. An diesem Tag erleben Sie eine unangenehme Überraschung: Ein anderer PM hat diesen Mitarbeiter bereits für sein Projekt gebucht. Wenn Sie doch nur in der Lage wären, sich eine bestimmte Zusammensetzung des Teams "zu reservieren"...
Mit Teamdeck sind Sie in der Lage, Ihre Absichten zu kommunizieren und Mitarbeiter vorläufig zu buchen - fügen Sie einfach ein entsprechendes Tag zu Ihrer Buchung hinzu. Sie können auch benutzerdefinierte Tags erstellen, um z. B. unterschiedliche Dringlichkeitsstufen oder Vertrauen in eine bestimmte Buchung auszudrücken. So können Sie Konflikte mit dem Zeitplan eines anderen Projekts vermeiden.
Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Projekts.
Die Überwachung des Projektfortschritts und die Berichterstattung sind ein entscheidender Teil des Projektmanagements: Sie ermöglichen es Ihnen, die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, aber auch den Zustand des Projekts selbst besser zu verstehen. Ressourcen und Projektplanungssoftwarewie z. B. Teamdeck, ermöglichen es Ihnen oft, Berichte über Projektaktivitäten, erfasste Zeit, Ressourcennutzung usw. zu erstellen. Nutzen Sie diese Berichte, um zu vermeiden, dass Sie Ihren Zeitplan anpassen müssen.
So müssen Sie beispielsweise regelmäßig die von Ihren Mitarbeitern tatsächlich geleistete Arbeitszeit überprüfen und mit den ursprünglichen Schätzungen vergleichen. Läuft alles mehr oder weniger nach Plan? Prima! Andererseits kann eine Diskrepanz zwischen Schätzungen und Ist-Zeiten ein Indikator für künftige Planungsprobleme sein.
