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Einfluss von Ressourcenmanagement-Software auf die termingerechte Fertigstellung eines Projekts.

Wie man ein Projekt startet, um weniger zu verlieren.

Der Startschuss für ein Projekt ist der Moment, in dem Sie Annahmen und Entscheidungen treffen, die letztendlich über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können.

In dieser Phase müssen Sie sich vorbereiten, so viele Informationen wie möglich mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems sammeln, den Arbeitsaufwand abschätzen und Ihre Ressourcen sorgfältig zuweisen. Und manchmal kann es eine gute Idee sein, eine persönliche Projektmanagement-Software zu verwenden.

Andererseits ist dies auch der Zeitpunkt, an dem Sie den Ton für das gesamte Projekt angeben und eine effektive und positive Kultur für Ihr Team schaffen.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie mit einem Projekt-Kickoff-Meeting auf dem richtigen Fuß beginnen?

Bei Teamdeck - dem Entwickler der Ressourcenmanagement-Software - haben wir uns verpflichtet, anderen Projektmanagern dabei zu helfen, Projekte besser zu schätzen, zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Aus diesem Grund haben wir ein kostenloses E-Book über die besten Praktiken des Ressourcenmanagements zusammengestellt.

Dieser Artikel ist ein Auszug aus unserem Ebook, in dem wir entscheidende nächste Schritte erörtern, die für den Erfolg Ihres Projekts unerlässlich sind. Eine strukturierte Tagesordnung für das Projekt-Kickoff-Meeting ist unerlässlich, um das Meeting straff und effizient zu halten, das Team und die Stakeholder aktiv einzubinden und Anpassungen für agile Projekt-Kickoffs vorzunehmen.

Das Projekt verstehen: Der erste Schritt zum Erfolg

Ein umfassendes Verständnis des Projekts bedeutet, dass Sie die Erwartungen der Beteiligten in Bezug auf das Endprodukt und den Arbeitsumfang Ihres Teams kennen. Die Erfolgskriterien sollten klar definiert werden. Einige mögliche und messbare Kriterien sind: pünktliche Lieferung, Einhaltung des ursprünglichen Budgets und Erreichen der Verkaufsziele. Diese Kriterien geben nicht nur eine klare Richtung vor, sondern dienen auch als Maßstäbe für die Bewertung des Projektfortschritts und -erfolgs.

Einzelheiten über das Projekt wie Ziele, Zeitplan, Budget und Projektleistungen sollten bereits in der Projektbeschreibung enthalten sein. Lesen Sie es sorgfältig durch und fassen Sie zusammen, welche Details Sie daraus entnehmen können und welche fehlen. Es ist wichtig, dass das Projektbriefing umfassend ist und alle wichtigen Aspekte des Projekts anspricht. Ein gut ausgearbeitetes Projektbriefing bildet die Grundlage für eine effektive Projektplanung und -durchführung.

Wenn etwas unklar ist, sollten Sie nicht warten, bis Sie mit dem Kunden telefonieren können. Es ist wichtig, so viele Informationen wie möglich über das Projekt zu sammeln, bevor Sie mit der Planung der Arbeiten beginnen. Dieser proaktive Ansatz hilft dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und ermöglicht eine rechtzeitige Lösung, wodurch Missverständnisse oder Verzögerungen im weiteren Verlauf des Projekts vermieden werden.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie genug Details haben, laden Sie Ihren Kunden zum Projektauftakttreffen ein. Sie können dies persönlich tun, über Skype, oder sogar eine professionellere Telefonkonferenz organisieren. Das Ziel ist ein Besprechungsraum, in dem Sie über den Projektumfang, die Erwartungen des Kunden und darüber, was Sie wie liefern können, sprechen können. Diese Besprechung gibt den Ton für das Projekt an und stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Ziele und Ergebnisse des Projekts im Blick haben.

Identifizierung von Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer macht was im Projektteam?

Wenn Sie sich über die gemeinsamen Ziele des Projekts im Klaren sind, ist es an der Zeit zu ermitteln, wen Sie für die Durchführung des Projekts benötigen und wer wofür verantwortlich ist. Eine klare Definition der Rollen und Zuständigkeiten für die Mitglieder des Projektteams trägt dazu bei, Verwirrung zu vermeiden und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Jedes Teammitglied sollte wissen, was von ihm erwartet wird und wie seine Arbeit zu den allgemeinen Projektzielen beiträgt.

Das bedeutet, dass Sie die Rollen innerhalb des Projekts ermitteln müssen - wen genau müssen Sie einbeziehen? Oder: Welches sind die Rollen, ohne die das Projekt nicht abgeschlossen werden kann? Dazu müssen Sie die für das Projekt erforderlichen Schlüsselkompetenzen und Fachkenntnisse ermitteln und diese Ihren Teammitgliedern zuordnen. Es ist auch wichtig, die Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung Ihres Teams zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass es die erforderliche Zeit und Mühe für das Projekt aufbringen kann.

Je nach Projekt und Anforderungen des Kunden benötigen Sie möglicherweise Frontend- und/oder Backend-Entwickler, Grafikdesigner, Motion Designer oder Marketingspezialisten und Texter. Jede Rolle sollte klar definiert werden, wobei jedem Teammitglied spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Aspekte des Projekts abgedeckt sind und nichts durch die Maschen fällt.

Wenn Sie genau wissen, wen Sie in das Projekt einbeziehen müssen, finden Sie die besten Mitarbeiter für diese Aufgabe. Dies können Sie tun, indem Sie deren Fähigkeiten bewerten - verwenden Sie dazu eine Qualifikationsmatrix. Eine Qualifikationsmatrix ist eine einfache Tabelle, die die Fähigkeiten der Mitarbeiter enthält und hilft, sie zu bewerten, um zu sehen, ob sie die Aufgaben bewältigen können oder nicht. Dieses Instrument ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben zu finden und so sicherzustellen, dass Ihr Projektteam gut gerüstet ist, um die Herausforderungen des Projekts zu bewältigen.

Sobald Sie die Rollen und die Personen, die sie ausfüllen können, ermittelt haben, prüfen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und weisen sie dem nächsten Projekt zu. Dies beinhaltet eine Zeit- und Ressourcenplanung, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder nicht überlastet werden und ihre beste Leistung erbringen können. Ein effektives Ressourcenmanagement ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Zeitplan bleibt und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

Nützlicher Tipp: Wenn Sie keine Qualifikationsmatrix verwenden, können Sie eine Liste von Mitarbeitern mit einer Beschreibung ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen verwenden. Dies trägt dazu bei, eine Unterauslastung der Mitarbeiter und eine Überbuchung zu vermeiden, da die Sichtbarkeit der verfügbaren Ressourcen eine bessere Zuweisung der Arbeitskräfte gewährleisten kann.

Erstellung eines umfassenden Projektplans: Vermeiden von Fallstricken

Es gibt allen Grund zu der Annahme, dass die Planungsphase über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden kann. Ungenaue Schätzungen, schlechte persönliche Entscheidungen und das Übersehen potenzieller Risiken sind häufig die Ursache für Verzögerungen und Budgetänderungen. Zu einer effektiven Planung gehört nicht nur die Festlegung der Aufgaben und Aktivitäten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, sondern auch die Vorwegnahme potenzieller Herausforderungen und die Entwicklung von Strategien, um diese zu mindern. Bei der Planung eines externen Projekts ist es von entscheidender Bedeutung, den Ton und die Vision festzulegen, gemeinsame Ziele, Aufgaben und Zeitpläne zu definieren und das Projektteam auf das offizielle Kickoff-Meeting mit dem Kunden vorzubereiten.

Nach den Daten von 2016 werden nur 49% der Projekte fristgerecht abgeschlossen. Außerdem bleiben 53% aller Projekte innerhalb des Budgetrahmens. - PMI. Diese Statistiken zeigen, wie wichtig eine effektive Projektplanung und ein effektives Ressourcenmanagement für den Projekterfolg sind.

Das Management der Projektressourcen ist einer der wichtigsten Bestandteile der effektiven Planungs- und Projektinitiierungsphase. Sie haben bereits die für den Projekterfolg erforderlichen Rollen und die richtigen Personen ermittelt, die die Aufgaben übernehmen können. Jetzt ist es an der Zeit, die Ressourcen effizient zuzuweisen und sicherzustellen, dass sie während des gesamten Projekts optimal genutzt werden.

Für ein besseres Mitarbeiter- und Projektmanagement ist eine Schätzung, wie lange Sie bestimmte Personen für welche der folgenden Aufgaben benötigen, hilfreich für den Start eines Projekts. Ein aktueller Ressourcenkalender ist unverzichtbar und wird Ihre Arbeit erheblich erleichtern. Dieser Kalender sollte nicht nur die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder enthalten, sondern auch alle anderen Verpflichtungen, die sie möglicherweise haben, wie andere Projekte oder persönliche Freistellungen.

Wenn Sie wissen, wer und wie lange in Ihrem Projekt gebraucht wird, erstellen Sie einen Projektkalender. Sie sollte Dinge wie die Verfügbarkeit von Ressourcen, andere Projekte, an denen sie teilnehmen können, oder Verpflichtungen, die sie haben, ihre freien Tage und nationale Feiertage enthalten. Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit entfernten Teammitgliedern die Zeitzonen. Diese detaillierte Planung trägt dazu bei, dass der Zeitplan für Ihr Projekt realistisch und realisierbar ist.

Auf diese Weise vermeiden Sie Überbuchungen oder eine Unterauslastung der Mitarbeiter und legen von Anfang an den richtigen Projektablauf fest. Teamdeck ist ein Ressourcenmanagement- und Zeiterfassungstool mit Funktionen für die Zeiterfassung und das Urlaubsmanagement von Mitarbeitern, das Sie für die Zuweisung und Überwachung von Mitarbeitern und Ressourcen nutzen können. Diese Tools bieten Echtzeittransparenz über die Verfügbarkeit und Auslastung von Ressourcen und helfen so dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Schätzung von Ressourcen und Aufgaben: Das Richtige tun

Um einen gründlichen Projektaktionsplan zu erstellen, müssen Sie die Zeit schätzen, die Ihre Mitarbeiter für die Durchführung der Aktivitäten benötigen. Schätzungen können heikel sein, denn wenn sie schlecht gemacht sind, können sie Ihrem Projekt mehr schaden als nützen. Eine genaue Schätzung erfordert ein tiefes Verständnis der anfallenden Aufgaben, der erforderlichen Fähigkeiten und der Kapazität Ihres Teams. Dazu gehören spezifische Überlegungen zur Schätzung von Ressourcen und Aufgaben für interne Projekte, wie z. B. die Vorbereitung des Projektteams auf das offizielle Kickoff-Meeting und die Organisation eines internen Projekt-Kickoff-Meetings.

In seinem Artikel "Why do we estimate?" unterstreicht John Cutler die Bedeutung des Kontextes bei der Schätzung. Schätzungen sollten auf historischen Daten und dem spezifischen Kontext des aktuellen Projekts beruhen. So kann sichergestellt werden, dass die Schätzungen realistisch und erreichbar sind.

Auf der anderen Seite ist die Schätzung von Aufgaben in Stunden für viele gleichbedeutend mit dem Lesen von Teeblättern. Deshalb ist es nach unserer Erfahrung sicherer, User Stories in Story Points zu messen. Story Points sind die Maßeinheiten, mit denen man den Umfang verschiedener User Stories einschätzen kann. Sie sind relativ, d. h. eine 4-Punkte-Story ist doppelt so groß wie eine 2-Punkte-Story. Diese relative Schätzungstechnik hilft sicherzustellen, dass die Schätzungen konsistent und über verschiedene Aufgaben hinweg vergleichbar sind.

Sobald Sie Story-Punkte festgelegt haben (die Skala kann von 1 bis 10 reichen), müssen Sie diese mit der Geschwindigkeit des Teams in Einklang bringen. Wenn sich das Team in der letzten Iteration genug Zeit für die Fertigstellung von Storys im Wert von 14 Punkten nehmen konnte, wird es wahrscheinlich auch in der nächsten Iteration die gleiche Menge an Arbeit erledigen. Dies hilft bei der Festlegung realistischer und erreichbarer Ziele für das Projekt.

Wenn Sie die Story-Point-Schätzungen für alle gewünschten Elemente in Ihrem Projekt haben, können Sie diese Zahl durch die Geschwindigkeit des Teams teilen und so die Anzahl der für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Iterationen ermitteln. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Zeitplan für das Projekt realistisch und realisierbar ist.

Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung von Zeit für die Verwaltung bestimmter Personen deren Ressourcenkapazität, d. h. wie viel Arbeit sie aufgrund ihrer Erfahrung erledigen können, und die "arbeitsfähigen Stunden" während des Tages. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Teammitglieder nicht überlastet werden und ihre beste Leistung erbringen können.

Vergewissern Sie sich, dass Sie den Unterschied zwischen der idealen Zeit und der verstrichenen Zeit verstehen. Erstere ist die Zeit, die tatsächlich für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird, während letztere Wartezeiten, Störungen, Kontextwechsel und Vorbereitungen einschließt. Diese Unterscheidung ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen realistisch sind und die verschiedenen Faktoren berücksichtigen, die sich auf die tatsächlich benötigte Zeit für eine Aufgabe auswirken können.

Wenn Sie die Entwickler fragen, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen, geben sie Ihnen eine Schätzung in der "idealen Zeit", d. h. in einem ununterbrochenen Arbeitszeitraum. Dies hilft bei der Festlegung realistischer Erwartungen und gewährleistet, dass der Zeitplan des Projekts eingehalten werden kann.

Die Ausführung des Projektplans: Pläne in Handlungen verwandeln

In der Ausführungsphase wird der Plan in die Tat umgesetzt. In dieser Phase koordiniert der Projektleiter die Mitarbeiter und Ressourcen und führt die Aktivitäten des Projekts gemäß dem Projektmanagementplan durch. Während der Ausführung ist es von entscheidender Bedeutung, den Fortschritt des Projekts im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass es in die richtige Richtung geht. Regelmäßige Statusbesprechungen können dabei sehr hilfreich sein. In diesen Sitzungen sollte besprochen werden, was bereits getan wurde, was in Arbeit ist und was noch zu tun ist.

Kommunikation ist in dieser Phase von zentraler Bedeutung. Verwenden Sie Projektmanagement-Software, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und den Projektfortschritt zu verfolgen. Tools wie Teamdeck können bei der Zeitplanung, dem Aufgabenmanagement und der Zeiterfassung helfen. Diese Tools bieten einen Echtzeit-Überblick über den Projektfortschritt und helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen, sodass sie rechtzeitig gelöst werden können.

Überwachung und Kontrolle: Das Projekt auf Kurs halten

Überwachungs- und Kontrollprozesse sind notwendig, um den Fortschritt und die Leistung des Projekts zu verfolgen, zu überprüfen und zu regeln und Bereiche zu ermitteln, in denen Änderungen am Plan erforderlich sind. In dieser Phase wird sichergestellt, dass die Projektziele erreicht werden, indem die Projektleistung gemessen und überwacht wird.

Zu den Werkzeugen und Techniken, die Sie in dieser Phase einsetzen können, gehören Leistungsüberprüfungen, Earned Value Management und Projektmanagement-Software. Regelmäßige Berichts- und Überprüfungssitzungen helfen, das Projekt auf Kurs zu halten. Diese Sitzungen bieten die Möglichkeit, den Projektfortschritt zu überprüfen, Probleme zu erkennen und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt.

Abschluss des Projekts: Sicherstellung eines reibungslosen Abschlusses

Der Abschluss eines Projekts beinhaltet die Beendigung aller Aktivitäten in allen Projektmanagement-Prozessgruppen, um das Projekt oder die Phase formell abzuschließen. Dazu gehören die Genehmigung des Kunden, die Übergabe der Projektdokumentation, die Freigabe der Projektressourcen und die Durchführung einer Nachbereitung des Projekts.

Eine Überprüfung nach dem Projekt hilft Ihnen zu verstehen, was gut gelaufen ist und was bei künftigen Projekten verbessert werden könnte. Dies ist ein wichtiger Schritt zur kontinuierlichen Verbesserung des Projektmanagements. Die aus diesen Überprüfungen gewonnenen Erkenntnisse können von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, Ihre Projektmanagementprozesse zu verbessern und den Erfolg künftiger Projekte sicherzustellen.

Schlussfolgerung: Der Erfolg des Projekts hängt von der Verständigung ab

Der Beginn eines neuen Projekts muss nicht so stressig und entmutigend sein, wie manche behaupten. Wenn Sie von Anfang an den richtigen Prozess festgelegt haben und ihn Schritt für Schritt befolgen, kann Ihr erstes Treffen am Arbeitsplatz nicht nur einfacher sein, sondern Sie können auch einige häufige Fehler vermeiden.

Um zusammenzufassen, was wir in diesem Artikel besprochen haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese einfachen Schritte per E-Mail befolgen:

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Projektstart alles über die Anforderungen des Projekts, die Verfügbarkeit Ihrer eigenen Ressourcen, die festgelegten Erwartungen und den Zeitplan wissen.

Sie wissen noch nicht, wie Sie ein Projekt starten sollen?

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