Wenn Sie keine ausgezeichneten Ressourcenplanungssoftware werfen Sie besser einen Blick auf die Zeitplanungstechniken. Planungstechniken helfen dabei, den Zeitplan des Projekts, den Umfang und Ihre Ressourcen aufeinander abzustimmen. Ein Zeitplan muss in einen bestimmten Zeitrahmen passen und die verfügbaren Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten nutzen.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
- Klar definierte Rolle und Bedeutung der Projektplanung im Projektmanagement
- Einblick in verschiedene Techniken der Projektplanung
- Wie Sie Ihre Projektplanungsprobleme mit diesen Planungstechniken lösen können
- Die Rolle der Projektplanung und Ressourcenmanagement-Software in der Projektleitung
Wie viele wissen - Projektplanmanagement und Projektplanungstechniken gehören zur selben Familie. Bei beiden ist - allgemein gesprochen - die termingerechte Lieferung eines Projekts oder eines Teils davon das grundlegende Motiv, aus dem beide Disziplinen entstanden sind.
Angesichts der vielen Unwägbarkeiten, Variablen und der Möglichkeit, dass sich die Verfügbarkeit von Ressourcen oder der Projektumfang ändern können, ist es schwierig, einen Zeitplan zu erstellen, der Bestand hat. Und schließlich sind Sie derjenige, der dafür verantwortlich gemacht werden soll. Hier erfahren Sie, wie und wann Sie die für komplexe IT-Projekte geeigneten Planungstechniken einsetzen können, damit Sie einen zuverlässigen Zeitplan erstellen können.
Was sind Projektplanungstechniken?
Zunächst einmal eine kleine Begriffserklärung.
Eine Projektterminierung ist ein Prozess, bei dem ein Zeitplan für Ihr Projekt erstellt wird, der aus aufeinanderfolgenden Aktivitäten und Meilensteinen besteht, die innerhalb einer bestimmten Frist geliefert werden müssen. Der Projektzeitplan wird auf der Grundlage der folgenden Faktoren erstellt:
- Projektanforderungen
- Projektziele und Ergebnisse
- Aufgaben und ihre Abhängigkeiten
- Dauer der einzelnen Aufgaben und Projektphasen
- Verfügbare Ressourcen
- Zeitplan des Projekts
- Meilensteine des Projekts
- Teamfähigkeit und -kompetenzen
- Haushalt
- Risikoanalyse
Techniken der Projektplanung sind einfach Modelle von Arbeitspläne. Da die Projektplanung aus vielen Komponenten besteht, erfordert sie je nach den Erwartungen oder Schwierigkeiten des Projekts (z. B. zu wenig Zeit, zu wenig Personal, unzureichende Technologie usw.) einen anderen Ansatz.
Warum ist die Projektplanung wichtig?
Ein Zeitplan ist der Zeitplan Ihres Projekts, der aus aufeinanderfolgenden Aktivitäten und Meilensteinen besteht, die innerhalb einer bestimmten Frist zu erledigen sind.
Einen Projektplan haben Sie wissen genau, was in welcher Reihenfolge geliefert werden soll. Zuweisung von Projektressourcen hilft Ihnen, die richtigen Mitarbeiter zu finden und einzusetzen. Eine Instagram-Werbung kann ein effektiver Weg sein, um ein größeres Publikum zu erreichen, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten und das Markenbewusstsein zu stärken. Ein Zeitplan sagt Ihnen dann genau, wann all dies geschehen soll.
Mit den richtigen Planungstechniken können Sie auch einige Aktivitäten und Aufgaben anpassen, wenn ein Projekt in Verzug gerät oder wenn sich der Umfang ändert.
Techniken der Projektplanung
1. Mathematische Analyse - Die erste Gruppe der Projektplanungstechniken
Die ersten beiden von Projektmanagern verwendeten Techniken sind die Methode des kritischen Pfades (CPM) und die Programmbewertungs- und -überprüfungstechnik (PERT). Beide beruhen auf mathematischer Logik. Mit diesen Methoden können Sie die angenommenen Start- und Endtermine auf der Grundlage des bekannten Projektumfangs berechnen.
1.1. Methode des kritischen Pfades
Werfen wir zunächst einen Blick auf den CPM. Stellen Sie sich den kritischen Pfad als das Baumdiagramm Ihres Projekts vor. Die Methode des kritischen Pfades hilft Ihnen, den längsten und den kürzesten Zeitrahmen für das Projekt zu ermitteln. Mit dem CPM können Sie auch kritische Aufgaben und solche, die sich verschieben können, markieren. Bei letzteren haben Änderungen in der Lieferung keine Auswirkungen auf den Zeitplan.
Um den CPM zu verwenden, müssen Sie den Umfang Ihres Projekts kennen und alle Aufgaben auflisten, die für seine Durchführung erforderlich sind. Schätzen Sie dann, wie lange jede Aufgabe dauern kann. Danach sollten Sie auch alle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben notieren. Auf diese Weise wissen Sie, welche Aufgaben separat erledigt werden können und für welche die Erledigung früherer Aufgaben erforderlich ist. Schließlich fügen Sie Ihrem Projekt Meilensteine und Ergebnisse hinzu.
Ein kritischer Pfad hilft bei der Visualisierung des Projektablaufs und der Berechnung seiner Dauer, wenn alle Abhängigkeiten und Leistungen bekannt sind. Diese Technik ist möglicherweise nicht so praktisch, wenn das Projekt mit vielen Unwägbarkeiten behaftet ist.
1.2. Technik der Programmbewertung und -überprüfung (PERT)
Ähnlich wie bei einem kritischen Pfad, PERT ist eine Möglichkeit, den Ablauf von Projektaufgaben im Projekt zu visualisieren und den Zeitplan auf der Grundlage ihrer angenommenen Dauer zu schätzen. Diese Technik veranschaulicht auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben.
Um ein Projekt mit PERT zu planen, müssen Sie wie bei CPM zunächst die Aufgaben und ihre Reihenfolge auf der Grundlage der Meilensteine Ihres Projekts festlegen. Mit Hilfe eines Netzrahmens, der ähnlich wie CPM aus diesen Aufgaben besteht, können Sie je nach Vertrauensniveau verschiedene Zeitpläne für ein Projekt schätzen:
- Optimistischer Zeitplan
- Wahrscheinlichster Zeitpunkt
- Pessimistisches Timing
Obwohl es dem CPM sehr ähnlich sieht, verwendet PERT zur Berechnung der möglichen Zeiträume eher die gewichtete durchschnittliche Dauer als Schätzungen.
Ein Nachteil dieses Ansatzes ist auch die Notwendigkeit, alle Aufgaben und die Abhängigkeiten zwischen ihnen zu kennen, um diese Technik voll nutzen zu können.
2. Dauer der Kompression - Die zweite Gruppe der Projektplanungstechniken
Die Terminkompression ist eine Möglichkeit, einen Zeitplan zu verkürzen. Sie kann von Nutzen sein, wenn sich das Projekt verzögert und Sie einen Weg finden müssen, den Zeitplan anzupassen, ohne den Umfang des Projekts zu verändern. Es gibt zwei Techniken, die Sie anwenden können: Schnellverfolgung und Absturz.
2.1. Schnelles Tracking
Da Sie bereits wissen, was ein kritischer Pfad ist, hier eine weitere Möglichkeit, ihn zu nutzen. Das Fast-Tracking hilft Ihnen, Aufgaben zu finden, die gleichzeitig oder teilweise überlappend erledigt werden können, um die Projektabwicklung zu beschleunigen. Schauen Sie sich dazu den kritischen Pfad an, um zu entscheiden, welche Aktivitäten beschleunigt werden können.
Angenommen, Sie haben ein neues Projekt begonnen und bereits alle Anforderungen gesammelt. An diesem Punkt könnten Sie mit der Entwurfsphase beginnen und erst mit der Softwareentwicklung, wenn der Entwurf fertig ist.
Wenn Sie jedoch beide Prozesse beschleunigen wollen, können Sie mit der Softwareentwicklung beginnen, nachdem die wichtigsten Entwürfe fertig sind. Bereiten Sie dann weitere Ansichten vor, während die Programmierer die bereits erhaltenen Materialien umsetzen.
Das Fast-Tracking ist ein Beispiel für eine Technik der Projektplanung. Auch wenn ein schnelles Vorgehen verlockend erscheinen mag, sollten Sie auch die Risiken bedenken. Da Sie mehrere wichtige Aktivitäten auf einmal bewältigen müssen, ist es leichter, kostspielige Fehler zu machen oder die Qualität zu beeinträchtigen.
2.2. Absturz
Eine weitere Komprimierungstechnik ist das Crashing, bei dem es darum geht, zusätzliche Ressourcen hinzuzufügen, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Diese Technik ist allerdings nicht ganz einfach, da Sie über freie Ressourcen verfügen müssen, die Sie verwenden können.
Außerdem können nicht alle Aufgaben schneller erledigt werden, wenn mehr Teammitglieder hinzukommen. Laut Brooks'sches GesetzWenn man einem späten Softwareprojekt mehr Personal hinzufügt, wird es später", was mit dem allgemeinen Gesetz des abnehmenden Ertrags zusammenhängt. Der Grund dafür ist die zusätzliche Kommunikation, die erforderlich ist, um neue Teammitglieder in ein Projekt einzuführen, und die begrenzte Teilbarkeit von Aufgaben.
Eine andere Möglichkeit, die Crashing-Technik zu nutzen, besteht darin, Zeit hinzuzufügen (z. B. bezahlte Überstunden), die aber immer noch in eine Frist passen muss. Der Nachteil dieses Ansatzes ist jedoch, dass die Kosten des Projekts steigen.
3. Simulation der Projektplanungsmethode
Bei der Simulationsplanung wird die mögliche Dauer des Projekts anhand einer anderen Gruppe von Aktivitäten berechnet. Sie ist besonders praktisch, wenn es viele Unwägbarkeiten und Variablen gibt. Mit Hilfe der Simulation können Sie einen Zeitplan auf der Grundlage von Annahmen erstellen, so dass Sie ihn auch dann verwenden können, wenn Sie nicht alle Maßnahmen kennen oder wenn sich der Umfang ändern kann.
Eines der Modelle, die Sie verwenden können, ist ein Monte-Carlo-Simulation. Dabei werden verschiedene Annahmen und mögliche Ergebnisse berücksichtigt, was zu einer prognostizierten Dauer führt. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass er Risiken und Unwägbarkeiten berücksichtigt, so dass Sie, selbst wenn sich der Umfang ändert oder zusätzliche Aufgaben anfallen, Ihre Planung anpassen können. Arbeitsplan.
4. Heuristiken zum Ressourcenausgleich
Nivellierung der Ressourcen ist die Anpassung eines Zeitplans und der Ressourcen, um die Lieferfrist zu verkürzen oder Vermeidung einer Unter- oder Überbeanspruchung von Ressourcen. Sie können damit einen einzelnen Vorgang in einem Projekt anpassen.
Passen Sie einen Zeitplan mithilfe des Ressourcenabgleichs an, indem Sie die Aktivitäten entsprechend der Verfügbarkeit der Ressourcen aufteilen oder zusammenführen, so dass es keine unter- oder überausgelasteten Teammitglieder gibt.
Der Einsatz dieser Technik ist in der Projektmanagement-Gemeinschaft sehr umstritten, da sie die Kosten und den Zeitaufwand des Projekts erhöhen kann. Wenn Sie diese Technik anwenden wollen, sollten Sie ihre Nachteile berücksichtigen.
Projektplanung im Projektmanagement - über Tools, die den gesamten Prozess wesentlich vereinfachen?
Das Projekt Ressourcenplanungswerkzeug hilft Ihnen bei der Ermittlung und Zuweisung der gewünschten Ressourcen innerhalb des Zeitrahmens des Projekts. Diese Werkzeuge können Ihnen auch helfen, den Zeitplan für ein neues Projekt zu prognostizieren, da Sie bereits über viele Erkenntnisse aus früheren Projekten verfügen.
Es ist auch sehr praktisch zu wissen, wie Ihr Team in der Vergangenheit gearbeitet hat, welche Hindernisse es überwinden musste und wie es das getan hat. Moderne Software für das Ressourcenmanagement bietet digitalen Projektmanagern Zugang zu einer Vielzahl von Daten, einschließlich Leistungs- oder Nutzungsberichten.
Teamdeck ist die perfekte Lösung für die Probleme von Projektmanagern. Die Ressourcenplanungsfunktion ist ideal, um die richtigen Mitarbeiter je nach ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit den Projekten zuzuweisen. Mit der Zeiterfassung können Sie jederzeit sehen, woran Ihr Team arbeitet, ob es Überstunden macht oder zu wenig arbeitet.
Sie können auch überprüfen, welche Projekte unrentabel sind, weil sie zu viele Ihrer Ressourcen verbrauchen. Die Urlaubsverwaltung ist eine Möglichkeit, die Ressourcen Ihres Unternehmens zu kontrollieren, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind. Benutzerdefinierte Berichte hingegen geben Ihnen einen vollständigen Überblick über die Stärken und Schwächen Ihres Managements, so dass Sie diese optimieren können.
Wie können die Techniken der Projektplanung Ihre Projektprobleme lösen?
Jede Änderung sollte mit einer guten Diagnose der Situation beginnen. Sie wissen bereits, was ein Projektplan ist und welche Techniken der Projektplanung jeder gute Projektmanager kennen sollte. Wir werden nun besprechen die häufigsten Probleme, mit denen Projektmanager konfrontiert sind, wenn sie Ressourcenplanung und wie Projektplanungstechniken helfen, sie zu lösen
1. Sie haben ein Problem mit der Zeiteinschätzung
Die Einschätzung des Zeitbedarfs für ein Projekt ist eine wichtige Aufgabe des Projektleiters. Wenn die Frist zu kurz ist, arbeiten alle unter Druck, die Qualität des Produkts kann sinken und der Kunde ist mit der Verzögerung unzufrieden. Ist die Frist zu lang, lehnt Ihr Unternehmen möglicherweise neue Projekte ab, weil es denkt, dass ihm die Ressourcen fehlen. Auch der Kunde könnte Ihr Unternehmen verlassen und sich für ein anderes entscheiden, das das Projekt in kürzerer Zeit abwickelt. Natürlich liegt das Ideal irgendwo in der Mitte. Aber wie findet man es?
Nutzen Sie Ihre Erfahrung und schätzen Sie die benötigte Zeit auf der Grundlage früherer Projekte. Die Programmbewertungs- und -überprüfungstechnik, eine der mathematischen Analysen des Projektzeitplans, über die wir bereits geschrieben haben, ist hier sehr hilfreich. Erstellen Sie auf der Grundlage von Aufgaben und Meilensteinen ein optimistisches, ein höchstwahrscheinliches und ein pessimistisches Szenario und bewerten Sie, mit welcher Art von Situation Sie konfrontiert sind. Auf diese Weise sind Sie auf alles vorbereitet!
2. Sie halten die Fristen nicht ein
Die Überschreitung von Fristen ist ein großes Problem für einen Projektmanager, da nur 52% der Projekte termingerecht abgeschlossen werden (Project Management Institute, 2018). Die Überschreitung von Fristen wird oft als der deutlichste Beweis dafür angesehen, dass es dem Projektmanager an organisatorischen Fähigkeiten mangelt.
Das ist natürlich nicht immer der Fall. Manchmal ist der Kontakt mit dem Kunden schwierig, es gibt nicht genügend Mitarbeiter oder andere Ressourcen, oder das Unternehmen befindet sich einfach in der Hitze des Gefechts, da die Projekte nur so hereinströmen. Unabhängig vom Grund ist die Überschreitung von Projektfristen ein großes Problem und sollte unbedingt vermieden werden. Zumal es mehrere wirksame Möglichkeiten gibt, die Zahl solcher Fälle zu verringern. Und die perfekte Projektplanung ist eine davon.
Wenn Sie häufig den Abgabetermin nicht einhalten können, sollten Sie die Technik der Terminkomprimierung, insbesondere das Fast-Tracking, anwenden, um den Zeitplan zu verkürzen, indem Sie einige Aufgaben gleichzeitig erledigen oder diejenigen umgehen, die für das Endergebnis nicht entscheidend sind.
3. Sie haben nicht genug Leute
Es ist der Albtraum des heutigen Marktes - Projekte, die aufgrund eines Mangels an Fachkräften blockiert werden. Manchmal liegt es daran, dass das Tempo der Unternehmensentwicklung höher ist als das Tempo der Einstellung neuer Mitarbeiter. In anderen Fällen sind die Ressourcen täglich ausreichend, aber wenn sich die Projekte häufen, gibt es einfach nicht genug Hände, um zu arbeiten. Es ist sehr schwierig, mit den Geschäften Schritt zu halten, wenn es niemanden gibt, der die Arbeit erledigt, und die Frist unweigerlich näher rückt. Wenn Sie bei Ihrer Arbeit häufig mit diesem Problem konfrontiert sind, hilft Ihnen die Technik der Zeitverdichtung (Crashing).
Bieten Sie Ihren Mitarbeitern bezahlte Überstunden oder Mehrarbeit an, die sie jederzeit als freie Tage nehmen können. Es ist auch eine gute Idee, die Unterstützung eines Freiberuflers oder eines Outsourcing-Unternehmens in Anspruch zu nehmen, das Ihnen die notwendigen Spezialisten für ein anspruchsvolles Projekt zur Verfügung stellt.
3. Sie haben unzureichende Kenntnisse über das Projekt
Wie Sie wahrscheinlich wissen, lässt sich ein Projekt nicht immer von Anfang bis Ende in den ursprünglichen Umfang einpassen. Digitale Produkte sind dynamische Lebewesen, die sich mit der Zeit weiterentwickeln. Neue Bedürfnisse entstehen, neue Ideen tauchen auf, der Kunde ändert die Annahmen und es bleibt nichts anderes übrig, als mit dem Strom dieser Veränderungen zu schwimmen und agil zu sein.
Die meisten Projektplanungstechniken beruhen auf der Kenntnis des Projekts und der erforderlichen Aufgaben, aber wenn es bei Ihrer Arbeit viele Unbekannte gibt, lohnt es sich, eine Simulation zu verwenden und mehrere mögliche Szenarien und Aktionspläne in Abhängigkeit von den Variablen zu erstellen, die auftreten können. Diese Flexibilität gewährleistet, dass Sie auf alles vorbereitet sind.
4. Sie nutzen die Ressourcen nicht optimal
Bei der Projektplanung besteht die automatische Reaktion auf einen Mangel an Ressourcen darin, neue Ressourcen zu beschaffen. Manchmal ist das nicht möglich, aber wir sagen Ihnen mehr - manchmal ist es nicht einmal notwendig. Oft ist der Eindruck, nicht genügend Ressourcen zu haben, das Ergebnis einer nicht optimalen Nutzung der Ressourcen. Sehen Sie sich dies an einem Beispiel aus der Praxis an.
Ein Tag hat 24 Stunden. Das gilt für jeden - für Sie, Elon Musk, Oprah Winfrey, den Präsidenten der Vereinigten Staaten und Königin Elisabeth. Jeder hat die gleiche Menge an Zeit - die Frage ist nur, wie er sie nutzt. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen die Zeit fehlt, werden Sie Ihren Tag nicht verlängern, aber Sie können früher aufstehen, zwei statt fünf Folgen einer Fernsehserie ansehen, nicht durch Instagram scrollen, ein paar Stunden intensiv arbeiten, eine Radtour machen und sich dann nach einem produktiven Tag mit gutem Gewissen ausruhen. Und das Gleiche gilt für Ihr Unternehmen.
Wenn Sie zu wenig Ressourcen haben, prüfen Sie, ob Sie diese optimal einsetzen - vielleicht bekommen einige Mitarbeiter Aufgaben, die unter ihren Kompetenzen liegen, vielleicht beenden sie die Arbeit vorzeitig und der Rest hat nichts zu tun, vielleicht gibt es in einer Abteilung zu wenige und in einer anderen zu viele Mitarbeiter. Die Technik des Ressourcenausgleichs ist ideal für die Optimierung Ihres Projektplans.
5. Sie wollen, dass alles perfekt ist
Ja, wir wissen, was Sie jetzt denken. Ist Perfektionismus schlecht? Wie kann das sein, wo doch alle ständig davon reden, wie man Perfektion erreichen kann usw.? Nun, natürlich ist Perfektionismus ein großer Vorteil... solange man unendlich viel Zeit hat. Im Projektmanagement ist Zeit leider die Ressource, die am häufigsten Mangelware ist, und Perfektionismus macht die Sache nicht einfacher.
Wenn Sie wollen, dass jedes Element des Projekts nicht nur gut, sondern hervorragend ausgeführt wird, überprüfen Sie alles Dutzende Male und gehen methodisch vor, bis jedes Teil des Puzzles perfekt passt - dann werden Sie höchstwahrscheinlich keine Fristen einhalten, weil Sie schon vor dem Start in Verzug sind.
Heißt das, dass Sie Ihre Arbeit schlecht machen und ein fehlerhaftes Produkt herausbringen sollten? Auf keinen Fall! Sie müssen jedoch verstehen, dass es einen goldenen Mittelweg zwischen dem einen und dem anderen Ansatz gibt. Hier kommt die Methode des Kritischen Pfades ins Spiel. Ermitteln Sie die Aufgaben, die für den Projektfortschritt entscheidend sind, und diejenigen, die später erledigt werden können. Mit diesem Trick wird Ihre Projektplanung es Ihnen ermöglichen, die Arbeit rechtzeitig abzuschließen und in der verbleibenden Zeit das Produkt zu verbessern.
6. Sie haben nicht das richtige System
Sie können einen Projektplan überall erstellen - auf einem Blatt Papier, auf einem Whiteboard, in Excel. Das können Sie. Aber wozu? Die heutige Geschäftswelt ist zu fortschrittlich, um ein organisatorisches Chaos zuzulassen. Deshalb ist eine Arbeitsverwaltungssoftware ein unverzichtbares Element, mit dem Sie Arbeitszeit, Ressourcen, Urlaube, Zeitpläne und Kalender von einem Ort aus verwalten können. Wie wählen Sie ein solches System aus, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist? Dies ist ein Thema für einen separaten Artikel. Zum Glück haben wir ihn bereits für Sie vorbereitet Projekt Zeitplanuling Software - Wonach suchen Projektmanager? Projektzeitplan-Management - Die Rolle, die Herausforderungen und die Werkzeuge.
