Projektmanager vs. Ressourcenmanager: Worum geht es bei diesen Rollen?

Eine Agentur, ein Softwarehaus oder sogar ein produktorientiertes Startup ist ohne Projektmanager kaum vorstellbar. Sie sorgen dafür, dass Projekte (wie auch immer sie in einem bestimmten Unternehmen definiert sind) erfolgreich abgeschlossen werden: pünktlich und innerhalb des Budgets. 

Was unsere Leser dank dieses Artikels bekommen:

• Unterschiede zwischen den Kompetenzen und Rollen von Ressourcenmanagern und Projektmanagern
• Bedeutung von Ressourcenmanagement-Software für Projektressourcenmanagement 

Ein Ressourcenmanager hingegen ist eine Rolle, die man in Projektmanagementteams nicht so häufig sieht. Das liegt nicht daran, dass ihre Aufgabe nicht so wichtig ist, ganz im Gegenteil. Meistens jedoch nicht, Projektressourcenmanagement Bemühungen in mehrere Rollen aufgeteilt sind. In diesem Artikel werden wir die Rolle des Ressourcenmanagers näher beleuchten und Sie vielleicht sogar davon überzeugen, dass eine Person, die ausschließlich für die Verwaltung und Planung der Projektressourcen ist eine wertvolle Investition für Ihr Unternehmen.

Was ist die Rolle des Ressourcenmanagers?

Suche nach einem Ressourcenmanager im Projektmanagementprozess

Bevor Sie etwas über die Bedeutung, die Kenntnisse und die Aufgaben eines Ressourcenmanagers erfahren, müssen Sie wissen, wo er im Kontext eines Projekts und des Projektmanagements angesiedelt ist. 

Wie viele wissen, verstehen wir unter einem Projekt - insbesondere in der Projektmanagement-Gesellschaft - viele Dinge, die viele verschiedene Ressourcen einbeziehen. Von Materialien und Ausrüstung bis hin zu den wichtigsten - Menschen und ihren Fähigkeiten. Für das Projekt sollten Sie sich ein Bild machen: 

• Website-Entwicklung,
• das Design von Flaschen - zum Beispiel in der Bierindustrie - neu zu gestalten;
• die Ausweitung des Vertriebs auf einen neuen Markt,
• Bau eines Staudamms an einem Fluss usw.

Wie Sie sich vorstellen können, bedeutet jedes Mittel viele Einzelpersonen, Gewerke, Unterauftragnehmer, Geräte, Werkzeuge, Konfigurationen, Abhängigkeiten, kleine Schritte und Aufgaben, die ein Projekt ausmachen. Aber kein Projekt existiert ohne das wichtigste Element - die Menschen. Die Menschen - diejenigen, die es in Auftrag geben und diejenigen, die es durchführen. Wie das Project Management Institute vorschlägt: 

Projektmanagement ist der Einsatz von spezifischen Kenntnissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken, um für Menschen etwas Wertvolles zu schaffen.

Von den Führungskräften bis hin zu den Arbeitskräften und Unterauftragnehmern. Von den Personen, die den Zeitplan aufstellen, bis zu den Personen, die in einer bestimmten Phase des Projekts zur Teilnahme ausgewählt werden.

Natürlich sind die Projekte nicht gleich und erfordern viele verschiedene Kompetenzen. Aber auch wenn es viele Unterschiede zwischen ihnen gibt, haben sie etwas gemeinsam.

Ob Sie ein Spezialist oder eine Führungskraft in Marketing-Projektmanagement, ob Sie die Projektmanagement für KreativagenturenJedes Projekt ist ein geordneter und organisierter Prozess. Um sich ein einfaches Bild davon zu machen, was Projektmanagement ist, wollen wir eine einfache Definition von projectmanager.com verwenden

Projektmanagement ist die Disziplin der Planung, Durchführung und des Abschlusses von Projekten.

Jeder Begriff dieser Definition könnte so tun, als wäre er ein eigenes Thema, aber das wollen wir nicht betonen. Was Sie sehen sollten, ist der Prozess. 

Nach der obigen Definition ist Projektmanagement ein Prozess, der aus 3 Schritten besteht. Dieser Prozess kann jedoch in 4, 5 und 6 Schritte unterteilt werden. Jeder dieser Schritte umfasst jedoch einige andere Gruppen von Elementen, kleinere Prozesse, Aufgaben und - natürlich - Herausforderungen.

Der Prozess hat seinen eigenen Begriff. Es ist der Lebenszyklus des Projektmanagements. Und tam weitesten verbreitet ist die Version mit 5 Phasen. Sie wurde vom Project Management Institute entwickelt und umfasst

• Konzeption und Initiierung,
• Planung,
• Ausführung,
• Leistung/Monitoring,
• und Projektabschluss.

Warum sprechen wir über den Lebenszyklus des Projektmanagements?

Da das Hauptthema dieses Artikels das Aufeinandertreffen von zwei Rollen - Projektmanager und Ressourcenmanager - ist, lohnt es sich, ein wenig zu verweilen und das obige Bild genau zu betrachten. Und warum? Weil ein Der Ressourcenmanager ist an vielen der oben genannten Phasen und den in jeder Phase involvierten Prozessen beteiligt. 

Warum ist und was ist Ressourcenmanagement?

Zur Veranschaulichung der Bedeutung des Ressourcenmanagements (oder des Ressourcenmanagers - um es direkt zu sagen) verwenden wir eine Zusammenfassung der jährlichen Studie The State of Project Management, die von der Firma Wellington vorgestellt wurde. 

Dank der APM Wissensbasis Ressourcenmanagement ist:

(...) die Beschaffung, Zuweisung und Verwaltung der für ein Projekt erforderlichen Ressourcen wie Personen und deren Fähigkeiten, Finanzen, Technologie, Materialien, Maschinen und natürliche Ressourcen. Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass interne und externe Ressourcen effektiv, zeit- und budgetgerecht eingesetzt werden.

Es ist nicht gerade die einfachste Definition, die je gemacht wurde, wegen ihrer zweideutigen Begriffe könnte sie also gut für eine akademische Dissertation geeignet sein. Aber wie allgemeine Aufgabe des Ressourcenmanagers besteht darin, die nützlichsten und am besten geeigneten Ressourcen (meist qualifizierte Mitarbeiter oder Subunternehmer) zu planen, zu terminieren und zuzuweisen, um ein Projekt gemäß den erforderlichen Erwartungen und dem vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen abzuschließen.

Wenn wir die Definitionen von Projektmanagement und Ressourcenmanagement vergleichen, werden wir - auf den ersten Blick - viele Ähnlichkeiten zwischen den beiden feststellen. Wie verhält sich also ein Projektmanager zu einem Ressourcenmanager?

Ressourcenmanager vs. Projektleiter - Was ist der Unterschied zwischen ihnen?

Der Unterschied zwischen Ressourcenmanagern und Projektmanagern ist wohl am einfachsten zu verstehen, wenn man die Ebene analysiert, auf der sie arbeiten:

• Projektmanager arbeiten auf Projektebene: Sie leiten ein einzelnes Projekt (oder mehrere Projekte). Sie sind dafür verantwortlich, dass das Projekt vom Projektteam abgeschlossen wird. 
• Ressourcenmanager arbeiten auf Unternehmensebene: Sie sind für die Zuweisung geeigneter Ressourcen für mehrere Projekte verantwortlich. 

Ein weiterer Aspekt, der PMs von RMs unterscheidet, ist die Tatsache, dass ein Projektmanager in der Regel mit einer Reihe von zeitlich begrenzten Prozessen zu tun hat. Ihre Projekte haben feste Zeitpläne oder z. B. Sprint-Kalender, an die sie sich halten. Ein Ressourcenmanager hingegen arbeitet kontinuierlich, da er in der Regel in alle Projekte eines Unternehmens eingebunden ist.  

Typische Aufgaben eines Projektmanagers:

Die Rolle eines Projektleiters umfasst:

• Erstellung eines Projektmanagementplans und Koordinierung der Durchführung eines Projekts. 
• Ermittlung des Personalbedarfs (ein RM kann solche Anfragen bearbeiten).
• Zeiterfassung der Mitarbeiter und Kostenkalkulation. 
• Festlegung von Erwartungen an das Projektteam. 
• Kommunikation mit Kunden/Stakeholdern.
• Leistungsmanagement des Teams durch regelmäßige Überwachung der Projekt-KPIs. 
• Überwachung und Verfolgung des Projektbudgets.
• Identifizierung von Risiken und Chancen im Projekt während seines gesamten Lebenszyklus: Unterbreitung notwendiger Vorschläge und Verbesserungen.  
• Berichterstattung über den Fortschritt des Projekts.
• Die Dokumentation des Projekts.
• Rationalisierung der Arbeit und Aufrechterhaltung der Projekttransparenz durch Projektmanagement-Software. 
• Zusammenarbeit mit externen Anbietern und/oder Freiberuflern.
• Führung des Projektteams: Optimierung von Prozessen, Förderung des Engagements der Mitarbeiter und Ermutigung zu Feedback.  
• Und - wie Projektmanager - verfolgen Ressourcenmanager die Zeit, planen das Projektbudget und kontrollieren die Verfügbarkeit bestimmter Mitarbeiter für bestimmte Projekte.

Natürlich erfordern unterschiedliche Projekte unterschiedliche Aufgaben für die PMs. Der entscheidende Aspekt ihrer Arbeit besteht jedoch darin, die erfolgreiche Durchführung ihres Projekts zu gewährleisten. 

Typische Aufgaben eines Ressourcenmanagers:

Ein Ressourcenmanager ist in der Regel verantwortlich für:

• Ressourcenplanung und -zuweisung. Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, ihrer bisherigen Erfahrung, ihrer Verfügbarkeit oder ihres Projektbudgets. 
• Planung der Ressourcenkapazität. Ressourcenmanager müssen sicherstellen, dass die Ressourcen ihrer Organisation über genügend Kapazität verfügen, um anstehende Projekte zu realisieren.
• Unterstützung der Projektleiter bei der laufenden Projektressourcenmanagement Anstrengungen. Ein Projektmanager ist oft die erste Person, die Probleme erkennt: Überbeanspruchung der Mitarbeiter, ungleichmäßige Arbeitsbelastung oder Überstunden. Ein Ressourcenmanager kann eingreifen und den Projektmanagern helfen, indem er Ressourcen neu zuweist, Ziele oder Anforderungen anpasst oder dem Team neue Mitarbeiter zuweist. 
• Einstellung neuer Mitarbeiter. Da er die Anforderungen eines jeden Projekts kennt, ist der Ressourcenmanager oft die beste Person, um Mitarbeiter mit projektgerechten Qualifikationen einzustellen.

Ressourcenmanager können auch für personalbezogene Prozesse zuständig sein: Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Ausbildung. Das alles hängt von der Organisationsstruktur des jeweiligen Unternehmens ab. 

Ressourcenmanager arbeiten mit mehreren Teams innerhalb von Organisationen zusammen:

• HR - sie müssen eng zusammenarbeiten, um geeignete Mitarbeiter einzustellen und ihre Aufgaben festzulegen. 
• PMO/Produktion - Festlegung von Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter innerhalb eines Projekts.
• Vertrieb - Planung der Teamkapazität und Prognose des Einstellungsbedarfs. 

Je nach Größe und Struktur des Unternehmens werden die Ressourcenmanager auch mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Als Neil Whitten formulierte es so: DER RESOURCE MANAGER hat eine fast unmögliche Aufgabe - mit Anforderungen aus allen erdenklichen Richtungen -, die jedoch einen großen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben kann.

Wann sollte ein Ressourcenmanager ernannt werden?

Ein effizientes Ressourcenmanagement ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiches Projektmanagement. Es ist viel einfacher, ein Projekt zu koordinieren, wenn man über ein Team verfügt, das in der Lage ist, die Anforderungen zu erfüllen (sowohl in Bezug auf die Fähigkeiten als auch auf die Verfügbarkeit). Unternehmen bemerken die negativen Folgen eines schlechten Ressourcenmanagements in der Regel erst, wenn sie wachsen. In einer kleinen Organisation ist es durchaus möglich, dass PMs ihre eigenen Teams zuweisen oder sich bei Ressourcenkonflikten von der Geschäftsleitung beraten lassen. Wenn es mehr Projekte, mehr Mitarbeiter und mehr PMs gibt, ist es an der Zeit, einen Ressourcenmanager in Ihr Team aufzunehmen.

Denken Sie daran, dass ein eigener Ressourcenmanager eine große Hilfe ist, aber er ist nicht der einzige Weg, um bessere Entscheidungen bei der Ressourcenplanung zu treffen. Noch bevor Sie Ihren ersten Ressourcenmanager einstellen, können Sie Ihre Projektmanager unterstützen, indem Sie ihnen Zugang zu speziellen SaaS-Software für die Ressourcenverwaltung. 

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