Der Aufbau von Projekten mit virtuellen Teams erfordert andere Kommunikationsfähigkeiten, Taktiken und Werkzeuge als der Start eines Projekts, an dem interne Mitarbeiter beteiligt sind. Bei Apptension, dem Softwarehaus hinter Teamdeck (dem Ressourcenmanagement-Software), arbeiten wir auch mit externen Mitarbeitern. Und wir reden hier nicht von Programmierern, die in nahe gelegenen Städten arbeiten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das geht:
- das Beste auswählen Werkzeuge für das Projekt- und Ressourcenmanagement für entfernte Teams
- ein Team für die effiziente Verwaltung virtueller Teams zusammenstellen
- das Projekt einrichten
- den Kommunikationsprozess für das Management virtueller Teams zu etablieren
Unsere Teammitglieder leben und arbeiten in verschiedenen Ländern und Zeitzonen, unter anderem in Japan und dem Vereinigten Königreich. Wir kennen die Vorteile und Schwierigkeiten der Zusammenarbeit mit Menschen, mit denen man sich nicht einfach in einem Raum treffen und reden kann über das Projekt. Oder man trifft sich nach der Arbeit, um einen weiteren erfolgreichen Sprint zu feiern (was übrigens sehr wichtig ist, um ein eng verbundenes Team aufzubauen).
Bevor wir uns damit befassen, sollten wir kurz zusammenfassen, was virtuelle Teams sind und ob es sich wirklich um einen neuen Trend bei der Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern handelt.
Der Aufstieg des virtuellen Projektmanagements
Virtuelle Teams sind Gruppen von Mitarbeitern, die von verschiedenen Standorten aus an demselben Projekt arbeiten und über E-Mails oder Messaging-Apps miteinander kommunizieren.
In Unternehmen, die auf Wissensarbeiter angewiesen sind, die von jedem beliebigen Ort aus arbeiten können und dafür oft nur einen Laptop und eine gute Wi-Fi-Verbindung benötigen, wird die Arbeit aus der Ferne immer häufiger.
Nach Angaben der von der BBC erwähnte offizielle Statistikenarbeiteten 2016 mehr als vier Millionen Briten von zu Hause aus. Wer von zu Hause aus arbeitet, spart Geld, weil er nicht mehr pendeln oder eine Wohnung in einer bestimmten Stadt mieten muss.
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Was ist mit den so genannten "digitalen Nomaden"? Laut der Umfrage zum digitalen Nomaden52% der Befragten halten sich für "ortsunabhängig", während die anderen 40% es gerne wären. Digitale Nomaden arbeiten gerne von zu Hause aus (67%), in Cafés (36%) und Coworking Spaces (33%) und besuchen sogar bis zu 5-10 Länder pro Jahr (30% der Befragten).
Der allgemeine Trend zur flexiblen Arbeit, einschließlich virtueller Teams, wurde in dem Bericht des Weltwirtschaftsforums 'Die Zukunft der Arbeitsplätze'. Die Autoren weisen auf die Notwendigkeit hin, "die Grenze zwischen Beruf und Privatleben in diesem Prozess neu zu definieren". Da die Fernarbeit den Arbeitgebern helfen kann, leichter talentierte Arbeitskräfte zu finden und einzustellen, und den Arbeitnehmern, ihr Leben unabhängiger zu gestalten, gibt es ein Problem, das gelöst werden muss:
"Die Herausforderung für Arbeitgeber, Einzelpersonen und Regierungen gleichermaßen wird darin bestehen, Mittel und Wege zu finden, um sicherzustellen, dass die sich verändernde Art der Arbeit allen zugute kommt.
Die zunehmende Zugänglichkeit des Internets, cloudbasierte Lösungen wie Citrix oder Alternativen zu Amazon WorkSpaces Der Aufstieg der Coworking Spaces hat die Arbeit in virtuellen Teams noch einfacher gemacht. Mit der richtigen Taktik und den richtigen Werkzeugen sind diese Teams gar nicht so schwierig.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie bei der Leitung eines Projekts mit virtuellen Teams umgehen können.
Gründung eines virtuellen Teams - Management
Es ist eine echte Herausforderung, aus einer Gruppe von Personen, die sich noch nie getroffen haben, ein Team zu machen.
Paradoxerweise wird gesagt, dass man das tun sollte, wenn es möglich ist, das Team versammeln frühzeitig physisch zu treffen. Ein Treffen von Angesicht zu Angesicht kann helfen ProjektteamleitungSie lernen sich gegenseitig kennen und bauen Vertrauen und Beziehungen auf.
Wenn das nicht möglich ist, machen Sie sich keine Sorgen. Tun Sie Ihr Bestes, um Ihren Mitarbeitern aus der Ferne zu helfen, den Teamgeist virtuell zu entwickeln, z. B. durch die Einrichtung von Chatgruppen, die die "Water-Cooler-Momente" vermitteln sollen. Dort können Ihre Mitarbeiter zwanglose Gespräche führen und Gedanken austauschen, die nicht unbedingt mit den Projekten zu tun haben, die sie leiten.
Da wir Slack für den Großteil unserer täglichen Kommunikation nutzen, haben wir den Kanal #internal eingerichtet, in dem zwanglose Gespräche stattfinden. Außerdem ermutigen wir unsere Mitarbeiter, ihre eigenen Kanäle zu erstellen, sich auf die Themen zu konzentrieren, die sie interessieren, und dann andere, gleichgesinnte Kollegen einzuladen. Die Leute können sich auch durch lustige Aktivitäten kennen lernen. Es gibt speziell für Remote-Teams entwickelte Spiele. Sie eignen sich hervorragend, um zu Beginn eines Projekts das Eis zu brechen.
Bei der Arbeit mit Remote-Teams ist es sehr wichtig, die Kameradschaft unter den Mitarbeitern zu fördern, damit sie eher bereit sind, zusammenzuarbeiten, ihr Wissen zu teilen und sich gegenseitig bei der Entwicklung eines Projekts zu helfen.
Das Projekt einrichten
Ein erfolgreicher Projektstart hängt von zwei Dingen ab:
- Sammeln möglichst vieler Informationen über das Projekt, um dessen Komplexität, die Erwartungen des Kunden und die Unternehmensziele vollständig zu verstehen.
- Geben Sie diese Erkenntnisse an Ihr Team weiter und sorgen Sie dafür, dass jeder versteht, was von ihm verlangt wird.
Je besser Sie das können, desto einfacher wird es für Ihr Team sein, die Erwartungen zu erfüllen.
Einer der Hauptunterschiede zwischen dem Start eines Projekts mit einem virtuellen Team und dem Management eines internen Teams besteht darin, dass Sie mehr darauf achten müssen, Mikromanagement zu vermeiden.
Legen Sie zunächst eindeutige Ziele und Projektvorgaben fest. Machen Sie sie allen Beteiligten klar, um spätere Unklarheiten und persönliche Fragen zu vermeiden. Verwenden Sie gemeinsame Boards wie Jira oder Trello, um Aufgaben zuzuweisen, damit alle Mitarbeiter sehen können, wer für was zuständig ist.
Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung von Aufgaben die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Wenn Sie mit virtuellen Teams arbeiten, müssen Sie das berücksichtigen:
- verschiedene Zeitzonen und wie sie Ihre Kommunikation beeinflussen können
- Nationale Feiertage und persönliche freie Tage
- stündliche Verfügbarkeit - besonders wichtig bei der Zusammenarbeit mit Teilzeitkräften und Freiberuflern
Der gemeinsame Zeitplan hilft Ihnen, den richtigen Projektablauf aufrechtzuerhalten, da er all dies in einem einzigen Dokument zusammenfasst. Sie werden auch in der Lage sein, Verzögerungen zu vermeiden, die durch die Abwesenheit einiger Teammitglieder verursacht werden, die nicht in den Arbeitsablauf einbezogen wurden.
Wenn Sie über virtuelles Projektmanagement nachdenken, denken Sie an den Kommunikationsprozess
Die Festlegung eines klaren Kommunikationsprozesses von Anfang an ist bei der Arbeit mit Remote-Teams unerlässlich.
Da der Großteil Ihrer Kommunikation über E-Mails und Messaging-Apps erfolgen wird, empfiehlt Wade Foster von Zapier, bei der Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne gute Autoren einstellen. Gute schriftliche Kommunikationsfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter machen es einfacher, Missverständnisse zu vermeiden.
Wenn Sie das Projekt leiten, sollten Sie einen gemeinsamen Zeitplan für Besprechungen mit Ihrem Team festlegen. Tägliche Besprechungen, an denen alle am Projekt Beteiligten teilnehmen, können helfen, den aktuellen Stand zu verstehen: was ist erledigt, was muss erledigt werden und wie ist dies zu tun.
Das erleichtert Ihnen auch die Überwachung des Arbeitsablaufs.
Bei anderen Gesprächen, z. B. Projektplanungssitzungen oder -besprechungen, Kundengesprächen usw., sollten Sie versuchen, alles im Voraus zu planen und die Termine in den Kalendern Ihrer Mitarbeiter zu vermerken. Verwendung einer virtuelle Telefonanlage trägt dazu bei, die Produktivität zu steigern, Missverständnisse zu vermeiden und verpasste Anrufe zu reduzieren. Mitarbeiter können Anrufe tätigen und empfangen Haustelefonate von jedem Ort und zu jeder Zeit, was die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und die Fernarbeit produktiver macht. Denken Sie an die Zeitverschiebung und informieren Sie Ihre Teamkollegen im Voraus.
Eine der größten Herausforderungen bei der Kommunikation mit Ihrem virtuellen Team ist die Einrichtung von Ad-hoc-Anrufen. Wenn etwas Dringendes auftaucht, möchten Sie vielleicht so schnell wie möglich einen Anruf tätigen, aber bei asynchroner Kommunikation ist das vielleicht nicht möglich. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht darin, eine Tageszeit festzulegen, zu der alle Teammitglieder (oder zumindest die meisten von ihnen) verfügbar sind, und diese Anrufe während dieser Zeit zu tätigen.
Entscheiden Sie sich für eine Messaging-App, die alle Teammitglieder verwenden werden. Slack, Hipchat, Google Hangouts oder Skype - was immer Sie wollen. Entscheiden Sie sich für eine und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese App nutzen, um während des Projekts miteinander zu kommunizieren.
Prüfen Sie die besten Projektmanagement-Tools für Remote-Teams
Der richtige Werkzeugkasten ist für die Leitung eines Remote-Teams unerlässlich. Da man sich nicht einfach in einem Raum versammeln und das Projekt besprechen kann, braucht man Online-Tools, die die Zusammenarbeit ermöglichen, um die Aufgaben zu planen und die Kommunikation zu organisieren.
Lassen Sie mich Ihnen kurz die Tools vorstellen, die wir verwenden und die uns helfen, über 50 Mitarbeiter zu verwalten, darunter auch Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen tätig sind.
1. JIRA
Für die Planung und Zuweisung von Aufgaben an unsere Mitarbeiter verwenden wir Jira. Mit diesem einen Tool können wir alle unsere Projekte einfach planen, verfolgen und verwalten.
Wenn Sie virtuelle Teams verwalten, möchten Sie, dass jeder den Status der Aufgaben innerhalb des Workflows, die zugewiesene Person und die für die Meldung zuständige Person sehen kann. In Jira können Sie Ihren Workflow konfigurieren, was die Verwaltung von Aufgaben in den Boards noch einfacher macht. So weiß jeder genau, was vor sich geht.
2. Zusammenfluss
Zusammenarbeit im Team, z. B. bei der Arbeit an gemeinsamen Dokumenten wie Sitzungsnotizen, Projektplänen, Produktanforderungen, Wissensdatenbanken und Dokumentationen - dafür verwenden wir Confluence.
Die Integration mit Jira macht es uns sehr leicht, projektbezogene Ressourcen zu verwalten. Die Möglichkeit, gemeinsame Dokumente zu erstellen, die mit zugewiesenen Aufgaben verbunden sind, hilft unseren Mitarbeitern, das Projekt besser zu verstehen.
3. Teamdeck
Nicht zuletzt nutzen wir unsere Ressourcenplanungs-Software für die Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Damit können wir die Verfügbarkeit der Mitarbeiter prüfen, sie auf Projekte buchen und verfolgen, wie viel Zeit sie dafür aufgewendet haben.
Teamdeck erleichtert auch die Arbeit mit virtuellen Teams, Teilzeitkräften und Freiberuflern. Ein Planungskalender bietet Projektmanagern schnellen Zugriff auf Buchungen, Urlaube, stundenweise Verfügbarkeit und mehr. Dies wiederum erhöht die Sichtbarkeit des Teams, was letztendlich zu einer effizienteren Ressourcenzuweisung im Projektmanagement.
4. Bitbucket
Bitbucket ist ein Versionskontrollsystem von Atlassian. Unsere Programmierer nutzen es, um von jedem Ort und jeder Zeitzone aus gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Es ermöglicht die kollaborative Arbeit an der Qualität des Codes durch Peer Code Reviews.
5. Schlupf
Für unsere gesamte tägliche Kommunikation nutzen wir Slack. Hier können wir Einzelgespräche, Gruppenchats und offene oder private Kanäle für alle Arten von Diskussionen führen. Durch die große Anzahl von Add-ons und Bots ist es außerdem noch besser auf die Bedürfnisse unserer Teams zugeschnitten.
Da wir zum Beispiel Culture Amp für 360-Grad-Umfragen nutzen, haben wir ihren Bot zu unserem Slack hinzugefügt. So erfahren unsere Mitarbeiter per Chat von anstehenden Umfragen.
Schlussfolgerung
Um ein virtuelles Team zu leiten, sind Kommunikationsfähigkeiten, -taktiken und -werkzeuge (wie die Mitarbeiter-Management-System) Sie verwenden.
Da Sie sich in der Regel nicht persönlich treffen können, um das Projekt, seine Ziele und Probleme zu besprechen, ist die Art und Weise, wie Sie dies online tun, entscheidend für das Gelingen.
Der Einsatz von Online-Tools für die Zusammenarbeit und die Abstimmung mit den richtigen Prozessen und der Transparenz werden Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und das Projekt wie erwartet durchzuführen. Finden Sie die für Sie am besten geeigneten Tools, holen Sie Ihr Team an Bord und schaffen Sie gemeinsam mit Menschen auf der ganzen Welt Großartiges.
Haben Sie Erfahrung in der Arbeit mit virtuellen Teams? Teilen Sie sie uns in den Kommentaren mit.
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