Was sind die verschiedenen Möglichkeiten, ein neues Teammitglied in ein Projekt einzuführen? 4 Schritte zum Projekt-Onboarding

Ganz gleich, ob Sie ein neues Projekt starten oder neue Teammitglieder in ein bestehendes Projekt einbinden, als Projektmanager müssen Sie dafür sorgen, dass die Einarbeitung reibungslos verläuft. Dazu gehört ein effektives Einführungsprogramm, das sicherstellt, dass die neuen Mitarbeiter die Anforderungen des Projekts und ihre Rolle darin verstehen. Manchmal reicht auch das beste Projektplanungstool allein nicht aus. Es reicht nicht aus, wenn Sie alle Informationen über das Projekt selbst haben. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt liegt darin, dass alle Ihre Mitarbeiter auf derselben Seite stehen.

Ein schlechtes Projekt-Onboarding birgt folgende Risiken: Ihre Teammitglieder verstehen die Anforderungen nicht, so dass sie nicht vollständig zum Projekt beitragen können. Die Mitarbeiter haben keinen Zugang zu den Tools, die sie verwenden sollten. Sie verschwenden zu viel Zeit mit Erklärungen, nachdem das Projekt angelaufen ist. Das Projekt verzögert sich. Die Liste könnte noch länger sein, aber Sie wissen, worum es geht. Die Einbindung von Ressourcen in ein Projekt ist für dessen rechtzeitigen (und budgetgerechten) Abschluss unerlässlich.

Was ist Projekt-Onboarding?

Wie wir wissen, gehören zu den 8 größten Herausforderungen des Projektmanagements unzureichende Ressourcen und unklare Erwartungen. Das Projekt-Onboarding ist der Prozess der Einarbeitung von Ressourcen in das Projekt, im Wesentlichen ein Einführungsprozess für Mitarbeiter. Ein maßgeschneidertes Einführungsprogramm kann neuen Mitarbeitern helfen, sich in ihrem neuen Job wohler zu fühlen und die Erwartungen an das Unternehmen und die Rolle zu verstehen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle am Projekt Beteiligten, insbesondere die neuen Mitarbeiter, die Geschäftsziele und -anforderungen, ihre Rolle und die erwarteten Ergebnisse des Projekts verstehen. Dieser strukturierte Ansatz im Rahmen eines Einführungsprogramms für Mitarbeiter stellt sicher, dass neue Teammitglieder ihren vollen Beitrag zum Projekt leisten können und weniger Zeit damit verbringen müssen, sich zurechtzufinden, als vielmehr ihre Aufgaben zu erfüllen.

Die Bedeutung eines wirksamen Einführungsprogramms

Ein effektives Projekt-Onboarding geht über eine einfache Einführung in das Projekt hinaus. Es ist ein umfassender Prozess, der neue Mitarbeiter mit der Vision, den Zielen und den Methoden des Projekts in Einklang bringt. Diese Anpassung ist von entscheidender Bedeutung, da sie sich direkt darauf auswirkt, wie effizient und effektiv das Team während des gesamten Lebenszyklus des Projekts arbeiten wird. Eine falsche Ausrichtung kann zu Missverständnissen, Fehlkommunikation und verpassten Terminen führen, was wiederum ein Projekt zum Scheitern bringen kann.

Auswirkungen auf die Teamleistung

Ein angemessenes Onboarding hat einen erheblichen Einfluss auf die Teamleistung. Wenn die Teammitglieder die Ziele des Projekts und ihre Rolle darin verstehen, sind sie mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiv und motiviert. Ein gut eingearbeitetes Team ist auch besser in der Lage, mit Herausforderungen umzugehen und sich an Veränderungen anzupassen, was zu einer widerstandsfähigeren Projektumgebung führt. Sie werden agil, können ihre Strategien ändern und unerwartete Hürden meistern, ohne die Projektziele aus den Augen zu verlieren.

Langfristiger Erfolg

Beim Onboarding geht es nicht nur um den unmittelbaren Start des Projekts. Es legt den Grundstein für den langfristigen Erfolg. Durch die Investition in ein gründliches Onboarding können Projektmanager sicherstellen, dass ihre Teams auch auf künftige Projekte vorbereitet sind, und so eine nachhaltige und effiziente Projektmanagementkultur schaffen. Diese Voraussicht kommt nicht nur dem aktuellen Projekt zugute, sondern schafft auch einen Präzedenzfall für reibungslosere Übergänge und eine effektivere Zusammenarbeit bei nachfolgenden Projekten.

Schritte für ein erfolgreiches Projekt-Onboarding

Da Sie nun wissen, warum es wichtig ist, Ihre Ressourcen zu Beginn eines Projekts ordnungsgemäß einzubinden, wollen wir Sie durch den Prozess führen.

1. Umfassende Informationen einholen

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie alle notwendigen Informationen über das Projekt haben, damit Sie sie an Ihr Team weitergeben können. Je nach Art des Projekts - handelt es sich um ein neues oder ein laufendes Projekt - können Sie unterschiedliche Materialien benötigen. Die Liste kann Folgendes umfassen:

• eine Liste der zu erbringenden Leistungen (z. B. Dokument über Geschäftsanforderungen)
• Projektzeitplan
• Aktuelles Statement of Work (SOW)
• Wöchentlicher Statusbericht
• Gesundheits- und Sicherheitsinformationen, einschließlich Einzelheiten über den Aufbau der Räumlichkeiten, Feuerausgänge, Erste-Hilfe-Einrichtungen und einen Überblick über die WHS-Richtlinien

Ein Übersichtsplan des Projekts kann ebenfalls hilfreich sein, da er die Ziele, Abhängigkeiten, verfügbaren Ressourcen, den Zeitplan und das Budget des Projekts enthält. Das Sammeln von Kontaktdaten für Notfälle ist ein wichtiger Schritt, um die Sicherheit und das Wohlergehen der neuen Mitarbeiter zu gewährleisten.

Die Bedeutung der Dokumentation

Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist das Rückgrat der Projekteinführung. Sie bietet einen Bezugspunkt, an den sich die Teammitglieder wenden können, wenn sie Klarheit über die Projektdetails benötigen. Dadurch wird die Abhängigkeit von der ständigen Hin- und Her-Kommunikation verringert, und die Teammitglieder werden in die Lage versetzt, autonomer und besser informiert zu sein. Eine umfassende Dokumentation stellt sicher, dass jeder auf dieselben Informationen zugreifen kann, was die Konsistenz fördert und das Fehlerpotenzial verringert.

2. Bilden Sie ein Team aus neuen Teammitgliedern

Wenn Sie noch keine Ressourcen für das Projekt gefunden haben, ermitteln Sie den Bedarf und die Rollen, die jeder Mitarbeiter für die Durchführung des Projekts übernehmen muss. Suchen Sie dann nach Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten, um diese Anforderungen zu erfüllen. In Teamdeck können Sie mithilfe von benutzerdefinierten Feldern schnell Teammitglieder mit den gewünschten Fähigkeiten finden. Sobald Sie Teammitglieder für Ihr Projekt gefunden haben, stellen Sie sicher, dass diese auch verfügbar sind. Das können Sie ganz einfach tun, wenn Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter verfolgen. Die Teamdeck-Ressourcenverwaltungssoftware bietet eine Auslastungsübersicht, die anzeigt, ob eine Person frei ist und gebucht werden kann oder ob sie bereits einem Projekt zugewiesen wurde.

Vergewissern Sie sich nun, dass jedes Teammitglied, das Sie ausgewählt haben, offiziell für das Projekt gebucht ist. Wenn Sie einen Online-Kalender haben, weisen Sie den Teammitgliedern zu, damit sie ihre Zeit und ihr Arbeitspensum später verfolgen können.

Aufbau einer kohäsiven Einheit

Bei der Bildung eines Teams geht es nicht nur darum, Rollen zu besetzen, sondern auch darum, eine zusammenhängende Einheit zu schaffen, in der jedes Mitglied weiß, welchen Beitrag es zum Erfolg des Projekts leistet. Dieser Schritt ist entscheidend für die Förderung des Verantwortungsgefühls und der Rechenschaftspflicht unter den Teammitgliedern. Wenn jeder seine Rolle kennt und weiß, wie sie mit den Projektzielen zusammenhängt, fördert dies die Einheit und ein gemeinsames Ziel, wodurch die Gesamtleistung und die Moral des Teams verbessert werden.

3. Werkzeuge einrichten

Sobald Sie die Mitarbeiter für das Projekt eingeteilt haben, richten Sie die Tools ein, die sie für die Durchführung des Projekts verwenden werden. Einige Tools, auf die Ihre Teammitglieder Zugriff haben sollten, sind:

• Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Da wir bei Teamdeck Tools wie Confluence und Bitbucket verwenden, wollen wir sicherstellen, dass sie Zugang zu den ihnen zugewiesenen Arbeitsbereichen und Projekten haben.
• Kommunikationskanäle: Wir verwenden Slack für die tägliche Kommunikation, daher müssen die Teammitglieder den richtigen Kanälen beitreten. Die Verwaltung von Slack über mehrere Arbeitsbereiche hinweg kann für größere Teams oder Projekte, die sich über verschiedene Abteilungen erstrecken, von entscheidender Bedeutung sein, daher ist es wichtig, dieses Problem bereits während des Onboarding-Prozesses anzugehen.
• Stundenzettel und Zeiterfassung: Wir möchten das Arbeitspensum und die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter verfolgen. Da sie die Stundenzettel selbst ausfüllen, müssen sie ein Teamdeck-Konto mit der richtigen Rolle haben.
• Projektplanungssoftware oder Kapazitätsplanungsinstrumente
• Zeitmanagement-Apps für Mitarbeiter
• Software zur Urlaubsverwaltung
• Software zur Mitarbeiterverwaltung

Auf diese Weise kann jeder seinen vollen Beitrag zum Projekt leisten. Durch den Zugang zu den erforderlichen Tools und Kanälen wird sichergestellt, dass die Teammitglieder über das Projekt auf dem Laufenden sind und leichter zusammenarbeiten können.

Schaffung eines produktiven Umfelds

Bei der Einrichtung von Tools geht es darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem Produktivität gedeihen kann. Die richtigen Tools ermöglichen es den Teammitgliedern, effektiv zu kommunizieren, ihre Aufgaben effizient zu verwalten und den Fortschritt und die Anforderungen des Projekts im Auge zu behalten. Diese strukturierte Umgebung erleichtert nicht nur den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, sondern verbessert auch die Fähigkeit des Teams, Termine einzuhalten und eine hohe Qualität der Ergebnisse zu gewährleisten.

4. Onboarding-Sitzungen abhalten

Sobald Sie alle Informationen über das Projekt, Ihr ausgewähltes Team und die Werkzeuge haben, können Sie Ihre Teammitglieder an Bord holen. Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, können Sie einen Workshop mit Ihrem Kunden durchführen. Ziel eines solchen Kick-offs (oder Sprint Zero) ist es,: Aufdecken von Risiken und Abhängigkeiten des Projekts

Prüfen Sie, ob alle Beteiligten das gleiche Verständnis des Projektumfangs haben.

Sicherstellen, dass die Erwartungen des Kunden realistisch sind

Ermitteln Sie alle Konfliktbereiche oder Unstimmigkeiten, die vor Projektbeginn gelöst werden müssen. Die Anwesenheit eines Kunden beim Kick-off hilft, alle Projektbereiche abzudecken. Wenn Sie außerdem die Erwartungen im Vorfeld klar formulieren und Ihrem Team die Möglichkeit geben, seine Meinung zu äußern, wird dies die spätere Zusammenarbeit verbessern.

Wenn Sie neue Ressourcen in ein bestehendes Projekt einführen oder Änderungen am Projektumfang vornehmen müssen, sollten Sie sich auf den Wissenstransfer konzentrieren. Informieren Sie Ihr Team über das Projekt: seine Ziele, Geschäftsziele, Anforderungen und das erwartete Ergebnis. Informieren Sie jedes Teammitglied über seine Rolle. Dieses Treffen stellt sicher, dass jeder das Projekt versteht.

Im Anschluss an die Einführungsveranstaltungen sollten Sie teambildende Maßnahmen durchführen, um die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern innerhalb der Organisation zu fördern.

Verbesserung der Teamzusammenarbeit

Onboarding-Sitzungen sind nicht nur informativ, sondern auch eine interaktive Plattform, um den Zusammenhalt des Teams zu stärken und ein gemeinsames Verständnis für die Aufgaben und Ziele des Projekts zu schaffen. Diese Sitzungen legen den Grundstein für ein kooperatives und produktives Projektumfeld. Durch die Erleichterung einer offenen Kommunikation und eines gegenseitigen Verständnisses fördern Onboarding-Sitzungen das Gefühl von Teamarbeit und gemeinsamer Verantwortung.

5. Kontinuierliche Kommunikation und Feedback

Auch nach der Einarbeitung ist es wichtig, eine offene Kommunikation zu pflegen und regelmäßig Feedback zu geben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder Bedenken äußern, Fragen stellen und über alle Änderungen im Projekt informiert bleiben können. Dieser ständige Dialog ist entscheidend für die Anpassung an neue Herausforderungen und für die Ausrichtung aller Beteiligten auf die Projektziele. Regelmäßige Aktualisierungen und Feedbackschleifen helfen dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und die Strategien entsprechend anzupassen.

Zusammenfassung - Was gibt es sonst noch über Project Onboarding zu wissen?

Beim Onboarding eines Projekts sollten sich die Projektmanager darauf konzentrieren, das Projektwissen an ihr Team weiterzugeben. Es ist die Zeit, in der Sie endgültige Entscheidungen über Ihr Team treffen, das beste Ressourcenmanagement-Tool auswählen und die Ressourcen einbinden. In dieser Phase des Projekts können Sie die Anzahl der Fragen, die Ihre Teammitglieder später stellen würden, reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen ihnen verbessern, da jeder genau weiß, wofür er zuständig ist.

Kontinuierlicher und evolutiver Prozess

Ein effektives Projekt-Onboarding ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sich mit dem Projekt weiterentwickelt. Kontinuierliche Kommunikation, Feedbackschleifen und regelmäßiger Austausch sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Onboarding-Prozess auch im weiteren Verlauf des Projekts relevant und effektiv bleibt. Die Anpassungsfähigkeit des Onboarding-Prozesses ermöglicht es den Teams, dynamisch auf Änderungen und neue Informationen zu reagieren und die Ausrichtung und den Fokus während des gesamten Projektlebenszyklus beizubehalten.

Darüber hinaus ist das Onboarding eine Gelegenheit, den Ton für die Projektkultur und Arbeitsethik anzugeben. Es ist der perfekte Zeitpunkt, um Werte wie Verantwortlichkeit, Transparenz und Teamarbeit zu vermitteln, die für den langfristigen Projekterfolg entscheidend sind. Wenn Sie Zeit und Mühe in einen gründlichen Onboarding-Prozess investieren, stellen Sie Ihr Projekt auf ein solides Fundament und ebnen den Weg für eine reibungslosere, effizientere und erfolgreiche Projektdurchführung.

Verankerung von Projektwerten

Wenn sichergestellt wird, dass jedes Teammitglied nicht nur seine Aufgaben kennt, sondern auch versteht, wie seine Arbeit in das Gesamtbild passt, entsteht ein Gefühl der Verantwortung und des Stolzes auf das Projekt. Dies wiederum kann zu höherer Motivation, besserer Arbeitsqualität und letztlich zu einer erfolgreichen Projektabwicklung innerhalb der zeitlichen und finanziellen Grenzen führen. Wenn die Teammitglieder sehen, wie sich ihre Beiträge auf den Gesamterfolg des Projekts auswirken, fördert dies ihr Engagement und ihre Begeisterung für ihre Arbeit.

Einsatz von Technologie beim Onboarding

Der Einsatz von Technologie kann den Onboarding-Prozess erheblich verbessern. Tools für Projektmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit helfen dabei, den Prozess zu rationalisieren, so dass sich neue Teammitglieder leichter in das Projekt integrieren und vom ersten Tag an effektiv mitarbeiten können. Technologien wie automatisierte Arbeitsabläufe, digitale Wissensdatenbanken und Echtzeit-Kommunikationsplattformen vereinfachen die Onboarding-Logistik und bieten allen Teammitgliedern konsistente, zugängliche Informationen.

Abschließende Überlegungen

Das Onboarding von Projekten ist mehr als nur eine administrative Aufgabe. Es ist ein strategischer Schritt, der die Weichen für den Projekterfolg stellt. Indem sie sich auf klare Kommunikation, ordnungsgemäße Dokumentation und kontinuierliche Unterstützung konzentrieren, können Projektmanager sicherstellen, dass ihre Teams gut gerüstet sind, um Herausforderungen zu meistern und ihre Ziele effizient zu erreichen.

Der Onboarding-Prozess ist eine Investition in die Zukunft des Projekts. Er schafft eine Grundlage des Vertrauens, der Klarheit und der Bereitschaft, die dem Team hilft, komplexe Situationen zu meistern und Ergebnisse zu erzielen. Indem Projektmanager Zeit und Ressourcen für ein effektives Onboarding aufwenden, können sie den Zusammenhalt im Team stärken, die Leistung verbessern und einen Präzedenzfall für eine erfolgreiche Projektdurchführung schaffen - sowohl kurz- als auch langfristig.

Letztlich geht es beim Projekt-Onboarding darum, einen stabilen Rahmen zu schaffen, der alle Aspekte des Projekts unterstützt. Es geht darum, eine Kultur zu fördern, in der jedes Teammitglied seine Rolle versteht, sich wertgeschätzt fühlt und motiviert ist, zum Projekterfolg beizutragen. Je komplexer und umfangreicher die Projekte werden, desto wichtiger wird ein gut strukturierter Onboarding-Prozess. Mit einem gründlichen und durchdachten Onboarding können Projektmanager potenzielle Herausforderungen in Chancen für Wachstum und Innovation verwandeln.