Priorisierungstechniken für Aufgaben - Wie finden Sie Prioritäten für Ihr Team?

In diesem Blogbeitrag haben wir eine Reihe von Techniken zusammengestellt, mit denen Sie die wichtigsten Aufgaben strategisch auswählen können. Lassen Sie uns zunächst über die Priorisierung von Projekten im Allgemeinen sprechen.

Was unsere Leser erfahren:

• Die Priorisierung von Aufgaben erfordert die Kenntnis einiger Strategien
• Die hilfreiche Rolle der Ressourcenmanagement-Software

Als ProjektleiterIhr Hauptziel ist es, ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Das bedeutet in der Regel, dass das Projekt pünktlich, im Rahmen des Budgets und mit allen erforderlichen Merkmalen und Funktionen abgeschlossen wird. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie jedoch einen vernünftigen Zeitplan für Ihr Team erstellen und verschiedene Aufgaben der Reihe nach erledigen. Welche davon sollte Ihr Team zuerst angehen? Welche sind die wichtigsten? Die Priorisierung von Aufgaben ist unvermeidlich, aber Sie können sie entweder erfolgreich durchführen oder riskieren, dass es zu Verzögerungen oder Ressourcenkonflikten kommt.  

Was bedeutet es, Aufgaben zu priorisieren?

Kennen Sie die Redewendung "das Wichtigste zuerst"? Ob Sie es glauben oder nicht, es erklärt den Prozess der Prioritätensetzung sehr gut. 

Sie müssen die "ersten" Dinge ermitteln: die wichtigsten Aufgaben, die dringendsten Tätigkeiten usw. und diese dann als erste Aufgabe erledigen.  

Im Grunde genommen müssen Sie nur festlegen, welche Aufgabe die wichtigste ist. Das mag sich leichter gesagt als getan anfühlen. Doch in Wirklichkeit können Sie die unten beschriebenen Techniken anwenden und diese Entscheidung mit Zuversicht treffen.

Bevor Sie beginnen, den Aufgaben Prioritäten zuzuweisen...

...stellen Sie sicher, dass Sie den vollen Überblick darüber haben, was tatsächlich getan werden muss, um ein bestimmtes Projekt zu realisieren. Die Definition und Kontrolle des Projektumfangs ist so wichtig, dass wir dem Thema sogar einen ganzen Blogbeitrag gewidmet haben Management des Projektumfangs.

Sobald Sie die Projektanforderungen gesammelt und den Umfang mit den verschiedenen Interessengruppen abgesprochen haben, können Sie alle zu erledigenden Aufgaben aufschreiben. Sammeln Sie diese in einem Dokument oder Ihrem Projektierungswerkzeug. An dieser Stelle können Sie die Aufgaben in verschiedene Kategorien (z. B. Projektphasen) einteilen und später innerhalb dieser Gruppen Prioritäten setzen.

Denken Sie daran, Ihre Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten:

• Sie müssen die Ziele Ihres Projekts vollständig verstehen und wissen, was die verschiedenen Interessengruppen in geschäftlicher Hinsicht erreichen wollen,
• Sie sollten den Umfang des Projekts sowie die Liste der Aufgaben kennen, noch bevor sie mit dem Projekt beginnen. Das ist aus mindestens zwei Gründen von Vorteil. Erstens hilft es Ihnen bei der Förderung von Projekttransparenz von Anfang an. Zweitens können Ihre Teammitglieder, die in ihrem Arbeitsbereich erfahren sind, Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen oder wertvolle Erkenntnisse zu liefern.

Neben den Projektzielen und dem Projektumfang sollten sich die Teammitglieder auch der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und möglicher Einschränkungen bewusst sein. Diese Informationen werden nützlich sein, wenn Sie mit der Arbeit am Projektplan und der Reihenfolge der Aufgaben beginnen.

Wie priorisiert man Aufgaben? Die beliebtesten Strategien für die Prioritätensetzung

Es mag einfach sein, eine Aufgabe mit hoher Priorität von einer Aufgabe zu unterscheiden, die fast unwichtig ist. Die Reihenfolge von Aufgaben mit ähnlicher Priorität zu bestimmen, kann sich jedoch als viel schwieriger erweisen. Dennoch müssen Sie eine bestimmte Reihenfolge vorschlagen, wenn Sie wollen, dass die Projektaufgaben erledigt werden.

Zum Glück gibt es verschiedene Techniken, mit denen Sie als Projektmanager erfolgreich Prioritäten setzen können. Gehen wir einige davon der Reihe nach durch.

Eisenhower-Matrix

Dies ist eine der beliebtesten Strategien, um die wichtigsten Aktivitäten auszuwählen, auf die man sich konzentrieren kann. Alles, was Sie tun müssen, ist, alle Aufgaben je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Gruppen aufzuteilen:

• Dringend und wichtig
• Nicht dringend und wichtig
• Dringend und unwichtig
• Nicht dringend und nicht wichtig.
  

Ein Blick auf Ihre Eisenhower-Matrix genügt, um zu erkennen, welche Aufgaben Sie zuerst in Angriff nehmen sollten (dringende und wichtige) und auf welche Sie sich später konzentrieren sollten (nicht dringende und wichtige). 

Was ist mit den anderen beiden Gruppen? Normalerweise kann Gruppe 3 delegiert werden, und Gruppe 4 besteht aus Aufgaben, die Sie leicht von Ihrer Aufgabenliste streichen können. 

In den Projekteinstellungen sieht das etwas anders aus, denn dort haben Sie nicht unbedingt die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren oder zu streichen. Aber schon allein das Wissen, dass eine bestimmte Aufgabe nicht besonders wichtig ist, kann Ihnen helfen, einen Platz dafür in Ihrem Projektteamplan zu finden.

Die MoSCoW-Methode

Auch bei dieser Methode müssen Sie Ihre potenziellen Aufgaben gruppieren. Sie verwenden Kategorien, die sich auf die Unverzichtbarkeit einer bestimmten Aufgabe im Projekt beziehen..:

• Muss man haben
• Sollten Sie
• Hätte, hätte,
• Möchte-nicht-haben
  

Es ist zwar eine nützliche Technik für die Priorisierung von Aufgaben, aber als Teil des Umfangsmanagementprozesses kann sie sogar noch nützlicher sein. Sie können die Beteiligten bitten, die Projektanforderungen nach diesen vier Gruppen zu benennen. Sie werden sehen, wo ihre Prioritäten liegen.

Bewerten Sie den potenziellen Wert

Jeder, der schon einmal im Projektmanagement gearbeitet hat, kennt wahrscheinlich das Pareto-Prinzip. Es besagt, dass 80% der Wirkungen aus 20% der Ursachen entstehen. Mit anderen Worten: 20% der Aufgaben können 80% des Projektnutzens bringen. 

Ihr Ziel? Identifizieren Sie diese 20% von Aufgaben. Dazu können Sie versuchen, sich vorzustellen, welcher Wert durch die Erledigung der einzelnen Aufgaben geschaffen werden kann. Auf diese Weise sollten Sie in der Lage sein, die Kernarbeit von Schnickschnack zu unterscheiden.

Was, wenn sie nicht fertig werden?

Sie können auch den umgekehrten Weg einschlagen, um den Nutzen zu ermitteln: Überlegen Sie, was passiert, wenn Ihr Team eine bestimmte Aufgabe nicht erfüllt. In den meisten Fällen werden Sie in der Lage sein, Aufgaben zu erkennen, die einfach erledigt werden müssen, da das Projekt sonst nicht erfolgreich sein wird. Dies sind Ihre Aufgaben mit hoher Priorität.

Überlegen Sie, wie Sie sich bei diesen Aufgaben fühlen

Versuchen Sie, sich bei der Priorisierung von Projektaufgaben bewusst zu machen, was Sie persönlich von ihnen halten. Sie könnten versucht sein, etwas als wenig prioritär einzustufen, weil Sie sich einfach nicht darauf freuen, daran zu arbeiten. Möglicherweise schiebt Ihr Team auch Aufgaben vor sich her, die zwar wichtig, aber nicht sonderlich spannend sind. Als Projektleiter müssen Sie die Gefühle und Erwartungen der Mitarbeiter berücksichtigen, aber auch die Aufgaben objektiv bewerten.

Vergessen Sie nicht die Abhängigkeiten und Beschränkungen

Unabhängig davon, für welche dieser Techniken Sie sich entscheiden, achten Sie auf Aufgaben, die von anderen Dingen abhängig sind. Möglicherweise haben Sie Aufgaben zu erledigen, von denen andere Punkte abhängen. Setzen Sie die Prioritäten entsprechend.

Das Gleiche gilt für Projektbeschränkungen (z. B. Ressourcenknappheit). Wenn Sie davon ausgehen, dass eine Ihrer Aufgaben irgendwann im Laufe des Projekts von diesen Einschränkungen betroffen sein wird, sollten Sie sie zu einem Zeitpunkt einplanen, an dem sie mit größerer Wahrscheinlichkeit erledigt werden können (z. B. jetzt).

Als Gruppe Prioritäten setzen

Ihr Team kann bei der Zuweisung von Prioritäten für verschiedene Projektaufgaben sehr hilfreich sein. Atlassian hat ein Rezept für eine Gruppenpriorisierungsübung als Teil ihrer Team Spielbuch. Sie können es überprüfen hier.

Priorisierung von Projektaufgaben: Akzeptieren Sie den Wandel

Veränderungen sind im Projektmanagement unvermeidlich. Das gilt auch für Prioritäten - auch sie können sich ändern. Eine gute Idee ist es, Ihre Prioritätenliste regelmäßig zu überprüfen und zu beurteilen, ob die Reihenfolge noch angemessen ist. Denken Sie daran, mit Ihrem Team zu kommunizieren, wenn sich etwas ändert: Es muss wissen, dass sich die Prioritäten verschoben haben.

Und noch etwas: Auch wenn Sie auf Änderungen vorbereitet sein sollten, heißt das nicht, dass Sie sie einfach akzeptieren sollten, ohne Fragen zu stellen. Es ist Ihre Aufgabe, die Gründe für jede größere Projektänderung zu untersuchen. Und warum? Erstens müssen Sie sich immer über die aktuellen Unternehmensziele im Klaren sein. Zweitens können veränderte Prioritäten ein Warnzeichen für eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs sein (ein unerwartetes/unkontrollierbares Wachstum des Projektumfangs).

Da haben Sie es: eine Liste von Techniken, die Sie für die Priorisierung von Projektaufgaben verwenden können. Was ist zu tun, wenn Sie mit der Zuweisung von Prioritäten fertig sind? Sie sollten diese Entscheidungen festhalten: Normalerweise gibt es in Ihrem Projektmanagement-Tool ein Feld für "Aufgabenpriorität". 

Sie können die Ergebnisse Ihrer Priorisierungsbemühungen auch in der Datenbank Ihres Teams Ressourcenkalender. Einige Ressourcenmanagement-Tools (einschließlich Teamdeck) ermöglichen es Ihnen, Ihre erfasste Zeit (und Buchungen) mit Tags für "hohe Priorität" oder "niedrige Priorität" zu versehen. Wenn Ihr Team Zeiterfassungs-Tags verwendet, können Sie einen Bericht erstellen und analysieren, wie viel Zeit die Mitarbeiter für die wichtigsten Aufgaben aufwenden. Verbringen sie viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben? Das ist Ihr Stichwort, um etwas dagegen zu unternehmen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]