Jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt abschätzen und Ressourcen zuzuweisen, erstellen Sie einen übergeordneten Projektplan. Die übergeordnete Planung konzentriert sich auf die Festlegung der Anforderungen und Ergebnisse Ihres Projekts und verfolgt diese im Laufe der Zeit. Er unterscheidet sich von einem detaillierten Projektplan, der alle für die Durchführung des Projekts erforderlichen Aufgaben enthält. Man könnte sagen, dass ein übergeordneter Plan die Sicht eines Managers auf das Projekt ist.
Jira ist zum Beispiel eine großartige Projektierungswerkzeug mit dem Sie jede Aufgabe innerhalb eines Projekts verfolgen können. TeamdeckTeamdeck hingegen hilft Ihnen bei der Verwaltung von Ressourcen innerhalb Ihrer Organisation und bei der Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit. Teamdeck ist Ressourcenmanagement-Software mit einer Zeiterfassungssystem für Teams, Ressourcenplanungswerkzeugund Urlaubsmanagementsystem Merkmale.
Was ist eine Planung auf hoher Ebene?
Planung auf hoher Ebene bedeutet, dass Sie die Ziele Ihres Projekts, die Abhängigkeiten und die verfügbaren Ressourcen verwalten (Ressourcenplanung), zusammen mit dem Zeitplan und dem Budget. Er gibt an, was, wann und von wem zu tun ist, ohne auf Einzelheiten der einzelnen Aufgaben einzugehen. Er gibt Ihnen einen klaren Überblick über den Umfang und die erforderlichen Ressourcen, so dass Sie fundierte Entscheidungen über die Schätzung und Durchführung Ihres Projekts treffen können.
Die Projektplanung auf hoher Ebene ist eng mit den Grundsätzen des agilen Projektmanagements verbunden, die besagen, dass ein Projektmanager (PM) den Prozess beaufsichtigen sollte, der sich als förderliche Art der Führung.
In diesem Fall bedeutet "förderliche Führung", dass die PMs ihren Teams die richtige Richtung weisen und für eine ordnungsgemäße Kommunikation und einen reibungslosen Projektablauf sorgen, während sie gleichzeitig dem Team die Möglichkeit geben, selbst die Verantwortung für die Projekte zu übernehmen. Auf diese Weise können die PMs das Gefühl der Eigenverantwortung unter den Teammitgliedern stärken, was sie nachweislich produktiver macht.
Bei der Erstellung eines übergeordneten Plans müssen Sie Folgendes berücksichtigen:
- Ziele - Auf diese Weise können Sie entscheiden, was nötig ist, um die Ziele Ihres Kunden zu erreichen.
- Timing - Es ist von entscheidender Bedeutung zu wissen, wie lange ein Projekt dauern kann und wie sich der Zeitplan auf die Projektfreigabe auswirkt, z.B. unter Marketinggesichtspunkten und Geschäftsmöglichkeiten.
- Team - Wenn Sie die Ziele und den Zeitplan kennen, wissen Sie, wer an Ihrem Projekt arbeiten soll, und Sie können herausfinden, ob er innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens verfügbar ist.
Auf diese Weise konzentrieren Sie sich auf die Projektanforderungen, die Geschäftsziele und die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Rollen und erstellen auf dieser Grundlage einen Zeitplan und Ressourcen zuweisen für Ihr Projekt.
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Wie lässt sich ein übergeordneter Plan umsetzen?
Wir haben bereits aufgeführt, woraus ein Projektplan auf hoher Ebene bestehen sollte.
Lassen Sie uns nun bewerten, wie Sie damit Ressourcen planen, ihre Kosten abschätzen und Ihren Zeitplan verwalten können.
Wie man Ressourcen zuweist und ihre Kosten schätzt
Sie müssen die Ziele und den Umfang Ihres Projekts bewerten, um zu entscheiden, wen Sie in das Projekt einbeziehen wollen. Nutzen Sie eine Kick-off-Phase, um das Projekt und die zur Durchführung erforderlichen Rollen besser zu verstehen.
Wenn es um die Zuweisung von Ressourcen geht, müssen zunächst die Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter mit den Anforderungen Ihres Projekts in Einklang gebracht werden. Nachdem Sie einen übergeordneten Projektplan erstellt haben, sind Sie bereits mit den Zielen und Ergebnissen vertraut. Jetzt müssen Sie nur noch eine Liste von Mitarbeitern aufstellen, die die Kriterien des Projekts erfüllen.
Bei der Zuweisung von Ressourcen sollten Sie nicht nur berücksichtigen, woran sie gerade arbeiten (oder welche zukünftigen Projekte ihnen bereits zugewiesen wurden), sondern auch:
- Verfügbarkeit der Mitarbeiter, einschließlich ihrer Zeitzonen und Arbeitszeiten (Vollzeit, Teilzeit, Freiberufler).
- Andere arbeitsbezogene Aufgaben.
- Freie Tage und nationale Feiertage.
Auf diese Weise verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass unerwartete Ereignisse Ihr Projekt im Laufe der Zeit beeinträchtigen.
Es ist viel einfacher, die Verfügbarkeit Ihres Teams einzuschätzen, wenn Sie Planungstools auf hohem Niveau wie Teamdeck verwenden. Es verfügt über einen Zeitplan, mit dem Sie die aktuelle Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter überprüfen können.
Sobald Sie Ihre Teammitglieder identifiziert und bestätigt haben, dass sie für die Dauer des Projekts zur Verfügung stehen, schätzen Sie gemeinsam mit ihnen das Budget mit Hilfe der auf Story-Points basierenden Schätzungstechnik, die wir in diesem Artikel genauer beschrieben haben Projektauftakt.
Die wichtigsten Erkenntnisse: Mithilfe von Projektplänen auf hoher Ebene können Sie die für ein Projekt benötigten Ressourcen ermitteln, deren Verfügbarkeit bestätigen und das Projektbudget schätzen.
Wie Sie Ihren Zeitplan im Laufe der Zeit verwalten
Bei der Planung auf hoher Ebene geht es nicht nur um den Beginn des Projekts. Es geht auch darum, Ihr Projekt im Laufe der Zeit zu überwachen.
Eine der Techniken, die Sie vielleicht anwenden möchten, ist der Ressourcenabgleich. Dabei wird die Arbeitsbelastung einfach an die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter angepasst, um Überbuchungen zu vermeiden (lesen Sie über Workload-Management). Sie müssen jedoch darauf achten, dass sich dadurch der Projektverlauf ändert, was zu Verzögerungen in der Entwicklung führen kann.
Um den Spielraum gleichmäßiger zu verteilen, können Sie die Technik der Ressourcenglättung anwenden. Gemäß PMBOK® GuideEs geht darum, "die Vorgänge eines Zeitplanmodells so anzupassen, dass der Ressourcenbedarf für das Projekt bestimmte vordefinierte Ressourcengrenzen nicht überschreitet".
Die wichtigsten Erkenntnisse: Durch die Verwendung eines Zeitplans zur Überwachung der Arbeitsbelastung Ihres Teams während des Projekts können Sie feststellen, wie sich die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder ändert. Dann können Sie die Arbeitszeiten anpassen. Kapazität und Projektumfang, Vermeidung von Unter- oder Überbuchung und Mitarbeiter-Burnout.
Beginnen Sie mit der Verwaltung Ihrer Ressourcen auf hohem Niveau
Wir haben besprochen, was High-Level-Planung ist und wie ein Zeitplan hilft um Ihr Team besser zu verwalten. Nutzen Sie es, um einen besseren Überblick über die Kapazität Ihrer Ressourcen und den Projektumfang zu erhalten.
Zur Umsetzung eines hochrangigen Projektplans:
- Vergewissern Sie sich, dass Sie genau wissen, worum es bei dem Projekt geht, welche Ziele und Anforderungen es hat.
- Finden Sie die besten Ressourcen für die Durchführung eines Projekts.
- Verwenden Sie ein Tool, mit dem Sie überprüfen können, ob die von Ihnen benötigten Ressourcen verfügbar sind.
- Überwachen Sie die Arbeitsbelastung des Teams im Laufe der Zeit, um zu erkennen, welche Ressourcen zu viel oder zu wenig zu tun haben.
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