Jeder, der schon einmal ein Team oder ein Unternehmen geleitet hat, wird Ihnen sagen, dass es äußerst schwierig ist, ein Projekt abzuschließen, ohne zu planen, wer es zu welchem Zeitpunkt durchführen kann. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen auf Ad-hoc Ressourcenzuweisung und die "Hoffen wir, dass es klappt"-Haltung.

Was die Leser dank dieses Artikels erfahren:

  • ein Wissen: 62% der Unternehmen verwenden immer oder häufig Software für das Ressourcenmanagement, um Ressourcen abzuschätzen und zuzuweisen
  • ernsthafte Vorschläge: Schritte zur Vermeidung des Scheiterns von Projekten und die Rolle von Cloud-basierter Software während dieses Prozesses
  • Unterhaltung: Bildschirme des Ressourcenplaners, gemischt mit Gifs aus giphy.com

Das Project Management Institute fasst eine Umfrage über die Rolle der Ressourcenmanagement-Software in Projektmanagementprozessen zusammen

Tatsächlich sind nur 62% der Organisationen eine Umfrage des Project Management Institute gaben an, dass sie immer oder oft das Ressourcenmanagement nutzen, um ihre Ressourcen abzuschätzen und zuzuteilen.

Dies ist besonders beunruhigend, da die gleiche Studie zeigt, dass die unzureichende Ressourcenzuweisung viele Projekte gefährdet. Auf die Frage nach den Hauptursachen für das Scheitern ihrer Projekte in der Vergangenheit nannten 23% der Befragten "unzureichende Ressourcenprognosen" und "Ressourcenabhängigkeit".

Zugegeben, es ist nicht das häufigste Problem, aber im Vergleich zur "Änderung der Prioritäten des Unternehmens" (von 41% der Befragten genannt) scheint die Ressourcenplanung ein Faktor zu sein, der sehr stark in Ihren Händen liegt.

Für junge Unternehmen, die sich verständlicherweise auf ihr Wachstum konzentrieren, ist das Ressourcenmanagement vielleicht nicht der wichtigste Punkt, auf den man sich konzentrieren sollte.

Wenn dieses Wachstum jedoch eintritt, müssen sie ihre Terminplanung schnell verbessern, um erfolgreich zu sein. Das gilt vor allem für Unternehmen, die mit mehreren Projekten gleichzeitig jonglieren - Agenturen, Beratungsunternehmen oder Softwarehäuser.

Ressourcenzuweisung

Eine unzureichende Ressourcenzuweisung führt zu einem Kommunikationschaos und gefährdet Projekte.

Ich bin ein großer Befürworter der Einführung von Ressourcenmanagementprozessen, unabhängig von der Größe Ihres Teams. Tatsächlich kann eine durchdachte Teamplanung Ihr Wachstum frühzeitig beschleunigen und ein gesundes Unternehmen erhalten.

Lassen Sie uns auf die wichtigsten Schritte eingehen, die Sie unternehmen müssen, um die Vorteile der Ressourcenverwaltung zu nutzen.

Erhöhte Teamtransparenz, um erfolgreiche Projekte von gescheiterten Projekten fernzuhalten

Viele Teams haben mit einer eingeschränkten Teamsichtbarkeit zu kämpfen, was zu überlasteten Mitarbeitern, Projektverzögerungen oder Missverständnissen zwischen verschiedenen Projektleitern führt.

Ein globaler Ressourcenkalender ist für Unternehmen unabhängig von ihrer Größe ein Muss. Sind Sie die einzige Person, die in Ihrem Unternehmen für die Ressourcenzuweisung verantwortlich ist? Dann müssen Sie immer noch genau sehen, wen Sie an Bord haben und wie hoch deren Arbeitsbelastung ist (als Projektmanager wissen wir, wie wichtig die Verwaltung der Arbeitsbelastung ist). 

Eine Liste der Mitarbeiter ist ein Anfang, aber ich empfehle dringend, Attribute wie Jobtitel, Dienstalter oder Standort (wenn Sie in ein virtuelles Team), so dass Sie Ihre Ressourcen leicht filtern können. Projektmanager, die noch nicht mit bestimmten Teammitgliedern zusammengearbeitet haben, kennen nicht unbedingt deren Fähigkeiten. Daher hilft ihnen ein solcher globaler Projektplan mit benutzerdefinierten Tags bei der Entscheidung, wen sie für ein bestimmtes Projekt einsetzen sollen.

Teamsichtbarkeit

Ein weiterer Punkt, den Sie bei der Verbesserung der Effizienz Ihrer Ressourcenzuweisung im Auge behalten müssen, ist die Arbeitsbelastung. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen sich zu sehr auf einige Mitarbeiter verlassen, während andere, die eine bestimmte Aufgabe erfüllen könnten, übergangen werden. Wenn Sie sich den Zeitplan ansehen, können Sie sowohl die überlasteten als auch die nicht ausgelasteten Mitarbeiter ausfindig machen und dann ihre Aufgaben angleichen.

Arbeitsbelastung des Teams

Auch Ihre Vertriebs- und Produktteams werden die verbesserte Transparenz im Team zu schätzen wissen. Wenn sie neue Geschäfte aushandeln oder über weitere Funktionen für Ihre App entscheiden, können sie fundierte Entscheidungen über die Zeitplanung treffen.  

Erhöhte Teamtransparenz, um erfolgreiche Projekte von gescheiterten Projekten fernzuhalten

Nehmen wir an, Sie haben drei interne Designer, die keine unmittelbaren Aufträge haben und daher an einem neu gewonnenen Projekt arbeiten könnten. Wenn man nur den Arbeitsplan berücksichtigt, sind Sie startklar oder sogar verwöhnt von den Möglichkeiten. Einer dieser Designer ist jedoch krankgeschrieben, ein anderer ist im Urlaub und der dritte Designer hat gerade darum gebeten, diesen Monat auf Teilzeitbasis zu arbeiten.

Und schon ist Ihr Projekt in Gefahr, und Sie müssen es möglicherweise verschieben oder zusätzliche Designer beauftragen. Beide Optionen würden sich in der Regel auf Ihr Endergebnis auswirken.

Ein Einblick in die Verfügbarkeit Ihres Teams ist für eine erfolgreiche Ressourcenzuweisung unerlässlich.

Unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiter eine lange Auszeit nimmt oder nur einen halben Tag abwesend ist, müssen Sie und Ihre Projektmanager wissen, wer realistischerweise neue Aufgaben übernehmen kann.  

Idealerweise zeigen Sie sowohl die Aufgaben Ihres Teams als auch die Verfügbarkeitsdaten in einem Zeitplan an, so dass Sie bei der Planung Ihrer Projekte beides berücksichtigen können. Bitten Sie Ihre Teilzeitkräfte und Freiberufler, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten, ihre tägliche Verfügbarkeit mit Ihnen zu teilen.

Teamverfügbarkeit

Die Funktionsweise von teamdeck besteht darin, dass die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit selbst eingeben und sogar freie Tage beantragen können. Ihre Anfragen werden dann von den Managern angenommen oder abgelehnt und der Zeitplan wird sofort aktualisiert.

teamdeck Mitarbeiter Urlaub

Nutzen Sie die von Ihnen gesammelten Daten

Es spricht einiges dafür, dass Ressourcenprognose und -zuweisung zum Teil Wissenschaft, zum Teil Erfahrung sind. Um den wissenschaftlichen Teil dieser Formel voll auszuschöpfen, sollten Sie damit beginnen, historische Daten zu verwenden - das ist offensichtlich, aber niemals einfach.

Für viele Unternehmen ist die Zeiterfassung etwas, das sie mit ihren Kunden vereinbart haben. Andere halten sie für ein Unternehmensrelikt, das nicht so recht zu der entspannten Kultur passt, die sie aufbauen.

Meine Meinung zur Zeiterfassung ist, dass sie, wenn sie richtig durchgeführt wird, für die Mitarbeiter nicht aufdringlich und für die Manager aufschlussreich ist. Ich empfehle, die Arbeit in Echtzeit zu erfassen oder zumindest die Stundenzettel noch am selben Tag auszufüllen. Das erhöht die Genauigkeit Ihrer Daten.

Analysieren Sie bei der Zuweisung von Ressourcen für ein neues Projekt die Zeit, die Ihre Teammitglieder bei ihren früheren Aufträgen verbracht haben. Wenn sie wiederholt die geschätzte ZeitFür ein Projekt mit knappen Fristen sind sie möglicherweise nicht geeignet.

Bericht über Buchungen und Zeiterfassungsbögen

Alternativ können Sie die Auslastung Ihres Teams bewerten (indem Sie die Buchungen der Mitarbeiter mit ihren Zeiterfassungsbögen vergleichen) und feststellen, welche Mitarbeiter bei den letzten Projekten übermäßig ausgelastet waren. Vielleicht ist es notwendig, eine neue Person mit ähnlichen Fähigkeiten einzustellen.

Nutzungsberichte

Anpassung an Veränderungen

Vielleicht haben Sie alle Kästchen angekreuzt und die besten Zeitpläne für Ihr Team ausgearbeitet. Es ist jedoch unvermeidlich, dass sich etwas ändert und Ihre Pläne beeinträchtigt: Es kann der Umfang Ihres Projekts oder der Zeitplan sein. Es kann sein, dass Mitarbeiter krank werden oder mitten im Projekt aus dem Unternehmen ausscheiden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, auf Veränderungen vorbereitet zu sein und schnell handeln zu können, wenn man mit ihnen konfrontiert wird. Eine Sache, die meinem Unternehmen hilft, mehrere verschiedene Projekte gleichzeitig zu verwalten, ist unser Echtzeit-Zeitplan. Jeder Projektleiter kann die aktuelle Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter sehen.

Es gibt ein Problem mit Tabellenkalkulationen und Dokumenten, die Sie vor dem Start des Projekts akribisch vorbereiten. Sie sind veraltet, sobald sich etwas ändert. Bei den meisten Projekten ist das sehr bald der Fall. Es gibt nur so viel, was Sie kontrollieren können, also bereiten Sie sich besser darauf vor, die Veränderungen anzunehmen.

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