Die Beherrschung der subtilen Kunst des Workload-Managements ist eine wichtige Aufgabe für verschiedene projektorientierte Funktionen in Unternehmen. Abteilungsleiter oder Führungskräfte befassen sich häufig mit der Projektzuteilung und dem Management der Arbeitsbelastung auf unternehmensweiter Ebene, während Projektleiter ihren Projektteams Aufgaben zuweisen müssen. Unabhängig von der Größenordnung beruhen die wichtigsten Strategien für ein erfolgreiches Workload-Management auf denselben Grundsätzen.
Was werden Sie dank dieses Artikels bekommen:
Die Bedeutung und Philosophie des Workload-Managements
Die Rolle der Ressourcenmanagement-Software in Prozessen zur Verwaltung der Arbeitsbelastung
Was sind die effektivsten Strategien zur Planung der Arbeitsbelastung?
Lassen Sie uns ein paar Definitionen vergleichen, bevor Sie einige Vorschläge zu Workload-Management-Tools (oder Workload-Planung - wenn Sie möchten, bedeuten beide dasselbe) erhalten.
Jedes von ihnen gibt Aufschluss über die Rolle, die nicht der Projektmanager oder die Führungskraft, sondern der oder die Mitarbeiter in komplexen Projekten spielen. Was die Aufmerksamkeit auf sich zieht, ist die Aufteilung: Team vs. einzelner Mitarbeiter. Einige wenige von ihnen konzentrieren sich auf ein Team und Mitarbeiter. Aber nur in den Augen von Forecast - unserem engen Konkurrenten auf dem Markt für Workload-Management-Tools - ist ein einzelner Mitarbeiter. Welche Philosophie ist die bessere Wahl? Wie kann man die Leistung eines jeden Mitarbeiters analysieren? Was wird von jedem von ihnen hervorgehoben? Schauen wir uns das einmal genauer an.
Der Begriff Workload Management steht für den Prozess der Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und sicherstellen, dass sie genügend Zeit haben um sie durchzuführen.
Der Prozess der effektiven Verteilung und Organisation von Arbeit in Teams ist der Kern des Workload-Managements.
Sich um die Zeit der Mitarbeiter kümmern (damit sie ihre Aufgaben erfüllen können) - das ist ein Vorschlag von Teamhood - ein Instrument zur Verwaltung der Arbeitsbelastung. Man kann sagen, dass ein effektives Management der Arbeitsbelastung eines Teams bedeutet, dass die Führungskraft in der Lage ist, erreichbare Fristen zu setzen. Aber wie vermeidet man unrealistische Fristen oder worauf muss man sich stützen, wenn man Prioritäten setzen und andere Aufgaben zuweisen will? Lassen wir diese Fragen erst einmal unbeantwortet und machen wir weiter.
Um es mit den Worten des Workload-Management-Tools Asana - unserem Konkurrenten und Anbieter von Workload-Management-Tools - zu sagen: Unter Workload-Management verstehen sie nicht nur die Verteilung und Messung von Arbeit. Sie schlagen vor, dass der Workload-Management-Prozess effizient durchgeführt wird. Das Workload-Management-Tool steigert die Arbeitsleistung der Mitarbeiter (oder, wie wir sagen könnten, der Ressourcen) und - was sehr interessant und beachtenswert ist - ihre Zufriedenheit. Am Ende eines jeden Tages ist der Mitarbeiter eher zufrieden als überfordert.
Das Unternehmen legt großen Wert auf die Steigerung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter und (was bei einer langfristigen Beziehung zu einem bestimmten Mitarbeiter am wichtigsten ist) auf deren Zufriedenheit am Ende des Tages. Zufriedenheit für beide Seiten: für den Manager und für sein Team.
Hier stellen sich mehrere Fragen zu Arbeitsbelastungsmanagement-Tools und Projektfortschritt. Erstens hängt das Wohlbefinden eines Mitarbeiters auch davon ab, was in seinem Privatleben vor sich geht, auf das wir nur wenig Einfluss haben können. Zweitens muss man eine ausreichend gute Beziehung zu ihnen haben, um genau zu wissen, was sie an oder durch die Arbeit zufrieden macht (und das geht nicht immer aus den Erklärungen eines Mitarbeiters hervor, der unter dem Druck des Arbeitsplatzes vielleicht nicht bereit ist, über alles zu sprechen, weil er befürchtet, dass ich vielleicht tatsächlich etwas anderes tun möchte als das, was er gerade tun muss). Und drittens - vielleicht das Wichtigste - wie können wir diese Zufriedenheit messen? Wie wählt man die besten Instrumente zur Verwaltung der Arbeitsbelastung aus?
Das Workload Management Tool bezieht sich auf die Zuweisung von Arbeit an ein Team in einer Art und Weise, die das Beste aus dessen Fähigkeiten und Fertigkeiten herausholt und es ihm ermöglicht, die beste Leistung zu erzielen und die hochwertigsten Ergebnisse zu produzieren.
Smartsheet schlägt vor - ein weiteres Projekt Planungsinstrument und unserem Konkurrenten - auf den ersten Blick - etwas konkreter, was zu tun ist. Solche Arbeitsbelastungsmanagement-Tools betonen auch die Kompetenzen eines Projektmanagers und deren engen Zusammenhang mit der Leistung des Teams. Aber nur die Kompetenzen, die nützlich sind, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter herauszuholen und ihnen einen Platz zur Entfaltung zu geben. Wie kann man das tun? Wie kann man die Leistung der Mitarbeiter und die für das Unternehmen nützlichen Fähigkeiten in einer bestimmten Zeit steigern?
Workload-Management ist (...) das, was wir die Fähigkeit nennen vertreiben gleichmäßig zu arbeiten und jedem Arbeitnehmer seinen gerechten Anteil zukommen zu lassen, und nicht mehr. Sofern nicht ein besonderer Fall vorliegt, der mehr Arbeit erfordert, sollten Sie niemanden überlasten. Tools zur Verwaltung der Arbeitslast können dabei helfen.
Und dies ist die umstrittenste Definition. Das Unternehmen Forecast geht noch viel weiter und informiert auch über die Rolle der Fähigkeit. Die Fähigkeit zielt jedoch darauf ab, die Arbeit gleichmäßig und so zu verteilen, dass jeder Mitarbeiter einen "fairen Anteil" erhält - was auch immer das bedeutet. Das richtige Workload-Management-Tool kann dabei hilfreich sein.
Aber am Ende erfahren wir, dass es darum geht, niemanden zu überlasten, außer in ganz speziellen Fällen - aber was sind die wichtigen Aufgaben? Ist nicht jede Aufgabe sehr wichtig? Kann die Arbeit für alle gleich sein? Was ist mit den Unterschieden in der Erfahrung, der Projektkomplexität, den Anforderungen, wie z. B. der Zeit, in der die Aufgaben erledigt werden müssen, und - das Wichtigste - der Rentabilität des Unternehmens (einige Projekte sind wichtiger als andere; einige von ihnen erfordern mehr Zeitaufwand, um das erwartete Ergebnis zu erzielen)? Jeder Leser dieses Artikels über Projektmanagement- und Workload-Management-Tools weiß, dass die geschäftlichen Erfordernisse bestimmen, was getan werden muss und was als "Sonderfall" bezeichnet werden kann. Punkt.
Die Rolle einer zumindest guten Ressource Workload-Management soll nicht nur bei der Messung der Teamleistung und der Ressourcenplanung, sondern auch bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung helfen.
Jeder hat seine eigene Vorstellung von einem effektiven Management der Arbeitsbelastung im Team. Beide betonen zwei Dinge: Arbeitsbelastungsmanagement-Tools sind wichtig.
Erstens ist die Verwaltung der Arbeitsbelastung ein Prozess, der aufgrund der vielen Fragen und Erklärungen, die während einer bestimmten Zeit verwendet werden, eine Weile dauert.
Und zweitens: Ein effektives und intelligentes Workload-Management setzt voraus, dass eine Führungskraft über ein bestimmtes Bündel von Fähigkeiten verfügt, die den Teammitgliedern helfen, die von ihnen erwarteten individuellen Geschäftsziele oder manchmal sogar sehr persönliche Ziele zu erreichen. Welche Art von Fähigkeiten und was wird die Grundlage für die Entscheidungsfindung sein?
Prozess - wegen der vielen Fragen und Antworten; eine gute Wahl hängt von den Kenntnissen oder der Erfahrung eines bestimmten Leiters ab
Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder und die Aufrechterhaltung der Teamleistung und des Projektfortschritts
Satz der - sagen wir mal - Fähigkeiten zur Bewältigung der Arbeitsbelastung (wir könnten "zwischenmenschlich" oder einfach "eine Reihe von Soft Skills" hinzufügen - weil es in den oben genannten Bedeutungen nicht klar ist)
Betreuung der Teammitglieder (denn das ist ein Grund, warum sie mit einem erwarteten Ergebnis für ein Unternehmen gut abschneiden). Hier gibt es zwei Herausforderungen. Die erste ist die Frage, ob man sich als Führungskraft mehr um ein Team oder mehr um den einzelnen Mitarbeiter kümmern sollte. Und zweitens - das Wort "kümmern" hat in jedem der oben genannten Zitate viele Bedeutungen. Hier ist also eine weitere Frage: Was sollte die Führungskraft im Auge haben, wenn sie die Arbeitsbelastung eines jeden verwaltet?
Die besten Tools zur Verwaltung der Arbeitsbelastung - sie können bei der Projektverwaltung helfen
Sie überprüfen nicht die Kapazität und Arbeitsbelastung des aktuellen Teams (Ressourcen-Kapazitätsplanung)
Sie verteilen die Aufgaben nicht nach Prioritäten und Fähigkeiten der Mitarbeiter
Sie denken nicht an Änderungen und Umwidmungen
Sie sind "wissensresistent" und wollen nicht von den Besten lernen
Sie denken nicht über Agile nach
Sie denken nicht darüber nach, eine Art von Workload-Management-Tool und Projektmanagement-Software zu verwenden
Überbuchung (oder Unterbuchung)
Weniger Produktivität und Effizienz
Mehr Stress und Ängste
Mehr Prokrastination
Weniger Engagement und Überlegungen, das Team zu verlassen
Aber mal im Ernst: Warum ist Workload-Management so wichtig? Die Überwachung der aktuellen Arbeitsbelastung und der Arbeit des Teams (insbesondere von Remote-Teams) hilft den Projektmanagern, problematische Trends und Bereiche früher zu erkennen, so dass sie die Chance haben, Probleme zu lösen, bevor sie eskalieren. Möglichkeit der Ressourcenzuteilung, der Anpassung von Projektplänen oder der Verbesserung des Workload-Managementsementplan, vor allem, wenn Sie die besten Tools für die Verwaltung der Arbeitsbelastung und des Projektmanagements nutzen können.
Welches sind die wirksamsten Strategien zur Bewältigung der Arbeitsbelastung?
Bei der Umsetzung des Workload-Managements und der Verwendung von Tools für das Workload-Management im Team kommt es darauf an, dass man Bescheid weiß. Es gibt viele potenzielle Ursachen für eine unausgewogene Arbeitsbelastung (z. B. schlechtes Workflow-Management, Aufgabenzuweisung, ungenaue Projektschätzungen, unzureichende Leistung einzelner Mitarbeiter im gesamten Team), und um das Problem zu beheben, muss man verstehen, woher es kommt. Am besten ist es, wenn Sie sich dessen bewusst sind:
Was muss projektbezogen getan werden?
Wer soll woran arbeiten,
Wie ist der tatsächliche Arbeitsaufwand im Vergleich zu den Projektschätzungen?
Der Teil "was zu tun ist" kann durch eine Projektdokumentation oder eine Projektmanagementsoftware abgedeckt werden. Bei Teamdeck, wo wir Aufgaben zuweisen können, verwenden wir Jira, um alle Aufgaben in unserem Backlog zu verfolgen. Auf diese Weise wissen wir, was zu tun ist (und was der Zeitrahmen ist). Andere beliebte Tools für das Projekt- und Aufgabenmanagement sind Trello, Asana und Podio.
Für die Überwachung der Arbeitsbelastung empfehle ich hingegen die Einrichtung eines Ressourcenkalender. Während einige PM-Tools für das Aufgabenmanagement einige Funktionen für das Teammanagement im Produkt enthalten, entscheiden sich viele Unternehmen für eine spezielle Software für das Workload-Management.
Sein Ziel ist es, die Arbeit unter den Mitarbeitern aufzuteilen, die Arbeitsbelastung zu verfolgen und Abwesenheiten zu verwalten. Projektmanagement und Kapazitätsplanungsinstrumente können oft miteinander integriert werden, so dass keine Daten doppelt eingegeben werden müssen oder Informationen verloren gehen.
Ein Ressourcenkalender verschafft Ihnen den dringend benötigten Überblick über die aktuelle, vergangene und zukünftige Arbeitsbelastung Ihres Teams. Alle Ihre Mitarbeiter sind dort zusammen mit den ihnen zugewiesenen Projekten aufgeführt.
Achten Sie beim Durchsehen des Ressourcenkalenders Ihres Teams auf Folgendes:
Überstunden
Differenzen zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit
Arbeitnehmer, die nur wenige oder gar keine Urlaubstage nehmen (außer bei Krankheit)
Dies sind die häufigsten Warnsignale, die Sie zum Handeln veranlassen können. Einige Tools für das Ressourcenprojektmanagement warnen Sie vor Überstunden oder Überbeanspruchung der Mitarbeiter:
Mit der Projektmanagement-Software Teamdeck können Sie einen Arbeitsauslastungsbericht erstellen, der in Echtzeit aktualisiert wird und über erweiterte Funktionen verfügt. Es ist bequemer als die Kalenderansicht, wenn Sie die geschätzten Stunden mit der tatsächlich geleisteten Zeit vergleichen.
Versuchen Sie zunächst herauszufinden, was die Ursache des Problems ist, und prüfen Sie, ob Sie eine gute Projektmanagementsoftware für die Aufgabenverwaltung verwenden. Manchmal sind die Überstunden darauf zurückzuführen, dass das Projekt von vornherein unterschätzt wurde, während in anderen Fällen ein nicht ausreichend leistungsfähiges (oder nicht ausreichend qualifiziertes) Teammitglied die Ursache für die Verzögerungen ist.
Wenn die Arbeitslast nicht gleichmäßig über das Team verteilt ist, prüfen Sie, ob Sie die täglichen Aufgaben mithilfe einer Projektmanagement-Software den weniger beschäftigten Mitarbeitern zuweisen können. Das ist nicht immer möglich, vor allem dann nicht, wenn es zu Konflikten bei den Fähigkeiten/Erfahrungen kommt. In einem solchen Fall können Sie versuchen, freiberufliche Hilfe in Anspruch zu nehmen oder Mitarbeiter zwischen mehreren Projekten zu verteilen.
Der Vergleich zwischen der Buchungszeit und der Zeit auf dem Stundenzettel ist der Indikator, der bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung und ihrer Optimierung verwendet wird.
Bedenken Sie jedoch, dass eine neue Person, selbst ein sehr erfahrener Fachmann, eine gewisse Zeit braucht, um sich mit dem Projekt und seinen Anforderungen vertraut zu machen, so dass dies nicht immer die schnellste Lösung ist. Es ist gut, wenn Werkzeuge über fortgeschrittene Funktionen verfügen.
Wenn das gesamte Team überlastet ist und dies nicht auf einen Engpass innerhalb des Teams zurückzuführen ist, sondern auf geänderte Anforderungen oder unzureichende Schätzungen, müssen Sie möglicherweise über den Zeitplan für dieses Projekt verhandeln. In diesem Fall können Sie versuchen, die Projektdauer zu verkürzen, z. B. durch Fast-Tracking. Dabei handelt es sich um eine Praxis der Überschneidung bestimmter Projektaufgaben, die ursprünglich nacheinander geplant waren:
In dem Artikel Techniken der Projektplanung finden Sie eine Liste mit nützlichen Vorschlägen zur effektiven Bewältigung der Arbeitsbelastung. (Das heißt aber nicht, dass es Sie davor bewahrt, mit Ressourcenplanungssoftware).
Es gibt Möglichkeiten, mit Arbeitsbelastungsproblemen umzugehen, wenn sie auftreten, aber es ist definitiv besser, sie im Voraus zu verhindern. Deshalb sind ein datengestützter Ansatz und eine Teamkultur so wichtige Elemente eines effektiven Arbeitsbelastungsmanagements.
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