Was ist das oberste Ziel von Projektmanagern? Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen. PMs geben selbst zu, dass dies nicht sehr oft der Fall ist: Laut der jüngsten Umfrage zum Puls der Branchewerden weniger als 60% der Projekte entweder fristgerecht oder im Rahmen des ursprünglichen Budgets abgeschlossen.
Was werden Sie von diesem Artikel haben?
- Die Rolle des Ressourcenmanagement-Software in Prozessen der Ressourcenkapazitätsplanung
- Das Ziel der Ressourcenkapazitätsplanung
- Wissen über den Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung
- Was ist zu tun, um eine effektive Kapazitätsplanung zu erreichen?
Eine effektive Verwaltung der Ressourcenkapazität kann Unternehmen helfen, diese Zahlen zu erhöhen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Planung von Ressourcenkapazitäten im Projektmanagement, aber wir gehen auch auf die Vorteile eines Kapazitätsmanagements auf Unternehmensebene ein. Beginnen wir mit einigen notwendigen Definitionen.
Was ist eine Ressourcenkapazitätsplanung?
Ohne eine unnötige Einführung zu machen, bezieht sich Kapazität auf die Fähigkeit, etwas zu erreichen, zu leisten oder zu produzieren. Wenn wir die Perspektive des Unternehmens einnehmen, bedeutet dies die Fähigkeit, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne etwas zu erreichen oder zu produzieren. Wenn wir jedoch tiefer graben und eine betriebliche Sichtweise verwenden, werden wir feststellen, dass Kapazität wie folgt verstanden wird als Betrag der verfügbaren Input-Ressourcen eine relative Leistung über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu erbringen - wir können weiter lesen managementstudyguide.com.
Aber das ist nicht die einzige Bedeutung, die mit dem Thema dieses Kapitels zusammenhängt. Vergleichen wir ein paar andere Bedeutungen von Kapazitätsplanung.
Auf Projectmanager.com lesen wir Kapazitätsplanung ist ein Prozess der Stabilisierung die verfügbaren Ressourcen, um die Anforderungen oder den Kapazitätsbedarf der Aufgabe zu erfüllen. Dies kann als eine Art von Beziehung zwischen jemandem, der Zugang zu ausreichenden Ressourcen hat, und den Anforderungen von Projekten und ihren Erwartungen in Bezug auf Ressourcen verstanden werden.
Es scheint, dass Saviom - unser Konkurrent auf dem Markt für Software zur Planung von Ressourcenkapazitäten - ebenfalls diese Ansicht teilt:
Die Planung der Ressourcenkapazität ist Vorhersage der Lücke zwischen der Kapazität und der Nachfrage nach Ressourcen.
Aus der Sicht von Mavenlink umfasst die Planung der Ressourcenkapazität 3 Aspekte dieses Prozesses. Erstens, die Definition wie viel Arbeit die Ressourcen leisten können zu tun. Zweitens: Identifizierung und Angabe von welche Art von Arbeit diese Ressourcen tun können. Die dritte - passend zu aus dieser Gruppe die Ressourcen mit den aktuell verwendeten Ressourcen, um die Erwartungen und Anforderungen des Projekts zu erfüllen.
Wie wir im Blog von Wrike lesen können:
Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, die künftigen Geschäftsanforderungen einer Organisation oder eines Kunden zu antizipieren. Mit der Kapazitätsplanung soll auch sichergestellt werden, dass Ressourcen mit den erforderlichen Fähigkeiten zur Verfügung stehen, um die sich entwickelnden Kunden- und Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Aus dieser Perspektive - die auch unserem Ansatz entspricht - bedeuten Ressourcen nicht Ausrüstung, Software, Laptops, Baumaterialien, Räume, Budget und so weiter. Bei der Kapazitätsplanung im Projektmanagement sehen Sie den Menschen, das Teammitglied, den Mitarbeiter. Sie sehen die Personen mit einer bestimmten Anzahl von Fähigkeiten. Jemand, der über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen.
Auf Projektebene geht es bei der Kapazitätsplanung darum, festzustellen, ob Sie über genügend Ressourcen verfügen, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen. Sie soll sicherstellen, dass das Unternehmen (oder der Verband) über die erwarteten Ressourcen verfügt, die für ein Projekt oder eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden und die in der Lage sind, das Projekt zum erwarteten Zeitpunkt mit den erwarteten Anforderungen abzuschließen.
Genauer gesagt muss der Planer der Ressourcenkapazität in der Lage sein, einen klaren Überblick darüber zu geben, wie viele Ressourcen benötigt werden, um ein bestimmtes Ziel (eine Teilaufgabe, eine Aufgabe, ein Projekt) zu erreichen.
Mit anderen Worten, bei der Planung der Ressourcenkapazität geht es darum, den Abstand zwischen der Kapazität und der Nachfrage nach Ressourcen vorherzusagen. Die Verantwortlichen für die Kapazitätsplanung berücksichtigen also Faktoren wie Arbeitszeiten, Beherrschung, Fähigkeiten und die durchschnittliche Dauer der Arbeit. Um die Kapazität Ihres Teams zu berechnen, müssen Sie seine Verfügbarkeit und seine aktuelle Arbeitsbelastung kennen.
Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung?
Um es direkt zu sagen: Wenn der Vergleich Kapazitätsplanung zur Ressourcenplanung (oder zum Ressourcenmanagement) kann die erste auf die "Vorwegnahme künftiger Geschäftsanforderungen und Sicherstellen, dass wir über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um ein Projekt zu starten". Während Ressourcenplanung ist "Auswahl und Zuweisung spezifische Ressourcen für und während eines Projekts oder einer Aufgabe".
Man kann auch sagen, dass die Kapazitätsplanung die Überprüfung ist, ob die benötigten Teammitglieder, Rollen und Fähigkeiten zweifellos verfügbar sind, um die anfallende Arbeit zu erledigen, bevor die eigentliche Terminierung der Arbeit erfolgt. Während die Ressourcenplanung die Auswahl, Zuweisung und Terminierung aus dieser Auswahlbox ist.
Bei der Ressourcenplanung geht es eher um die Koordinierung der Arbeitskräfte in Echtzeit: Sie weisen die Mitarbeiter den Projekten zu und überwachen gleichzeitig die Auslastung der Ressourcen. Wie wir sehen, bedeutet Ressourcenplanung das Management, die Führung und die Koordination der Ressourcen, die für die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt werden.
Drei Schritte für eine erfolgreiche Planung der Ressourcenkapazität
Was tun Sie normalerweise, wenn Sie mit der Leitung eines neuen Projekts betraut werden? Wie stellen Sie ein Team zusammen und stellen sicher, dass die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder ausreicht, um alle Aufgaben zu erfüllen? Projektleiter, die sicherstellen wollen, dass ihnen genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, sollten die folgenden Schritte durchführen:
- Sammeln Sie Projektanforderungen und Schätzungen. Sie müssen verstehen, was getan werden muss, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Was ist der technische Umfang? Welche Rollen sind für das Projektteam erforderlich? Wie sieht der Zeitplan für dieses Projekt aus?
- Identifizieren Sie verfügbare Ressourcen. Analysieren Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen und bestimmen Sie, welche Personen, die den Kriterien Ihres Projekts entsprechen, Ihrem Projektteam beitreten können.
- Passen Sie die Kapazität an den Projektbedarf an. Entscheiden Sie, wer dem Projekt zugewiesen wird und für wie viele Stunden er gebucht werden soll. Idealerweise sollten Sie diese Ressourcen reservieren, auch wenn Ihr Projekt noch nicht begonnen hat.
Hinweis: In einigen Unternehmen ist der Ressourcenmanager für den Großteil des Kapazitätsplanungsprozesses verantwortlich. Der Projektleiter wird gebeten, bestimmte Rollen oder Fähigkeiten anzufordern, und der Ressourcenmanager analysiert die Ressourcenkapazität.
Nutzung des Ressourcen-Kapazitätsplaners für Kapazitätsanforderungen
Projektmanager sollten in der Lage sein, die Anforderungen ihrer Projekte zu beurteilen, aber die Analyse der Ressourcenverfügbarkeit könnte ohne Einblick in den Mitarbeiterpool eine größere Herausforderung darstellen. Glücklicherweise verfügen Unternehmen oft über einen Ressourcen-Kapazitätsplaner, der das gesamte Verfahren rationalisieren kann. Projektressourcenmanagement Prozesses, die effektive Arbeit an mehreren Projekten und die Vorbereitung langfristiger Kapazitätsplanungsstrategien.
Ressourcenkapazitätsplaner wie Teamdeck bieten Ihnen einen einzigen Ressourcenpool mit Informationen über die Verfügbarkeit und die Arbeitslast aller Mitarbeiter (lesen Sie mehr über Workload-Management). Als Projektleiter können Sie die Rollen herausfiltern, die zur Erfüllung der Anforderungen Ihres Projekts erforderlich sind, und prüfen, wann diese Personen verfügbar sind.
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Um Ressourcenkonflikte zu vermeiden, können Sie ausgewählte Teammitglieder im Voraus buchen. Wenn Ihr Projekt noch nicht 100% bestätigt ist, können Sie vorläufige Buchungen hinzufügen. Andere Projektmanager sehen dann, dass diese Personen wahrscheinlich Ihrem Projekt zugewiesen werden, falls es zustande kommt. Sobald Sie grünes Licht erhalten, können Sie mit der Arbeit an dem Projekt beginnen und haben einen Zeitplan, der für andere Manager in der Ressourcenmanagement-App Ihres Unternehmens sichtbar ist.
Software für die Ressourcenverwaltung macht es einfacher, die Ressourcenkapazität zu beurteilen. Sie können nicht nur sehen, ob Mitarbeiter bereits anderen Projekten zugewiesen wurden, sondern auch deren Urlaub oder Feiertage in Ihrem Konto verbuchen. So können Sie die tatsächliche Kapazität Ihres Teams berechnen und entscheiden, ob Sie bereit sind, das Projekt in dem vorgeschlagenen Zeitrahmen durchzuführen.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Finanzen zu berücksichtigen. Einige Ressourcenmanagement-Apps (darunter Teamdeck) ermöglichen es Ihnen, Informationen über die Tarife Ihres Teams zu speichern. Mit den Berichten von Teamdeck können Sie berechnen, wie viel Geld Sie im Budget bereitstellen müssen, um die Mitarbeiter, die Sie für Ihr Projekt buchen möchten, zu sichern. Bevor Sie sich auf ein Team festlegen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie es sich mit Ihrem aktuellen Projektbudget leisten können. Der Abgleich der Ressourcenkapazität mit den geschätzten Kosten ist eine weitere Möglichkeit, den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.
Die Kapazitätsplanung soll Ihnen helfen, eine Über- oder Unterauslastung Ihres Teams zu vermeiden. Dennoch ist es sinnvoll, die Ressourcenauslastung regelmäßig zu überwachen, wenn das Projekt anläuft. Sehen Sie sich unser Leitfaden für Messung der Teamauslastung. Oder - wenn Sie neugierig auf Aspekte des Projektmanagements sind - lesen Sie die Kapazitätsplanungsinstrumente und Techniken Artikel.
Planung der Ressourcenkapazität auf Unternehmensebene
Die Abstimmung der Projektnachfrage mit den Kapazitäten Ihres Teams ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, aber eine Strategie zur Kapazitätsplanung kommt dem gesamten Unternehmen zugute, nicht nur den Produktionsteams. Wenn Sie ein breites Portfolio von Projekten verwalten, sollten Sie das Kapazitätsmanagement nicht vergessen. Es ermöglicht Ihnen, bessere Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen, unterstützt aber auch andere Bereiche Ihres Unternehmens:
- Die HR-Teams haben einen klaren Überblick über den Einstellungsbedarf und bekommen genügend Zeit, um neue Mitarbeiter einzustellen oder zu schulen. Die Kapazitätsplanung hilft, Ressourcenengpässe in der Zukunft zu vermeiden.
- Die Vertriebsteams erhalten einen besseren Einblick in die Produktionspipeline, so dass sie wissen, ob in einem bestimmten Zeitraum Platz für weitere Projekte vorhanden ist.
- Finanzfachleute können Gewinnprognosen auf der Grundlage der geplanten Kapazität und der den Mitarbeitern tatsächlich zugewiesenen Projekte berechnen.
Denken Sie nach: Gibt es in Ihrem Unternehmen festgelegte Verfahren für zu viel oder zu wenig Teamkapazität? Wenn nicht, sollten Sie dieses Problem bei der nächsten Sitzung Ihres Projektmanagement-Teams ansprechen. Vielleicht können Sie Lösungen finden, wie z. B. F&E-Initiativen für den Fall, dass Sie freie Mitarbeiter haben, aber keine Projekte, an denen Sie arbeiten können? Immerhin, Unterauslastung ist nicht gut für die Arbeitsmoral.
Schützen Sie Ihre Mitarbeiter mit Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung wird auch von den Mitarbeitern geschätzt. Ein solcher strategischer Ansatz für das Ressourcenmanagement bedeutet, dass von den Teammitgliedern nicht erwartet wird, dass sie über ihre Kapazität hinaus arbeiten. Darüber hinaus wissen die Mitarbeiter, dass ihre Verfügbarkeit von den Managern gesehen und respektiert wird. Es ist unwahrscheinlich, dass sie mitten in ihrem Sommerurlaub mit einem dringenden Projekt betraut werden.
Wenn Ihr Unternehmen eine App zur Ressourcenverwaltung einsetzt, wissen Ihre Mitarbeiter, was auf sie zukommt: Welches ist das nächste Projekt, an dem sie arbeiten werden, wie lange es dauern wird usw.
Planen Sie die Kapazität Ihres Teams mit Leichtigkeit!
Wir hoffen, Sie mit diesem Artikel davon überzeugt zu haben, dass die Kapazitätsplanung sowohl überschaubar als auch notwendig ist. Wenn Sie es versäumen, die Kapazität Ihres Teams zu überprüfen, ist Ihr Projekt gefährdet: Ohne genügend qualifizierte Mitarbeiter können Sie es nicht rechtzeitig abschließen. Gleichzeitig könnten Sie Ihr Budget überschreiten, wenn Sie eine zusätzliche Arbeitskraft auslagern müssen. Glücklicherweise können beide Szenarien vermieden werden, wenn Sie die Kapazität mit dem Bedarf vergleichen. Denken Sie daran, eine Software für das Projektressourcenmanagement einzusetzen, um den gesamten Prozess zu optimieren.
Möchten Sie sehen, wie einfach die Kapazitätsplanung mit Teamdeck ist? Termin für ein Gespräch mit Anielaeiner unserer Experten für Kundenerfolg. Sie wird Ihnen zeigen, wie Sie dank eines effektiven Projektressourcenmanagements bessere strategische Entscheidungen treffen können.
