Unternehmen, die ein oder mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, wie z. B. Agenturen oder Softwarehäuser, müssen sicherstellen, dass ihre Planungsbemühungen effektiv sind. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Messung der fakturierbaren Nutzungsrate. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Auslastung mit einem robusten Ressourcenmanagement-Software - Teamdeck. Aber lassen Sie uns zunächst erklären, warum die Verfolgung dieser Metrik für Ihr Unternehmen überhaupt von Vorteil sein kann.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
Wenn Sie Ihre Kunden nach dem Modell "Zeit und Material" nach Stunden abrechnen, wissen Sie, dass nicht alle Arbeitsstunden Ihres Teams auf die Gesamtrechnung angerechnet werden. Zu den abrechenbaren Stunden gehört in der Regel die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit abrechenbaren Tätigkeiten verbracht haben: z. B. mit der Entwicklung von Software für den Kunden oder dem Schreiben von Texten für seine Kampagne. Sie müssen jedoch auch die nicht abrechenbare Arbeit berücksichtigen, zu der in der Regel Schulungen, die Ausarbeitung von Kundenvorschlägen, die Arbeit an internen Projekten usw. gehören.
Sicher, nicht fakturierbare Arbeit kann notwendig sein, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Dennoch sollten Sie Behalten Sie die Anzahl der und abrechenbare Stunden berechnen und auch die nicht fakturierbaren, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen rentabel bleibt. Wenn das Verhältnis gestört ist, könnten Sie anfangen, Geld zu verlieren - schließlich müssen Sie immer noch Ihre Mitarbeiter bezahlen und die Betriebskosten decken.
Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie mit der Überwachung der abrechenbaren Auslastung beginnen sollten, wenn Sie bereits die Gesamtauslastung der Mitarbeiter überwachen.
Sehen Sie, wenn Sie berechnen RessourcenauslastungIn der Regel vergleicht man die Anzahl der Stunden, die jemand gearbeitet hat, mit seiner Gesamtkapazität. Das sagt Ihnen viel: Sie können überlastete Teammitglieder erkennen oder nicht ausgelastete Mitarbeiter identifizieren. Doch wie Sie bereits wissen, sind nicht alle Stunden gleich. Nur weil jemand beschäftigt ist, heißt das nicht unbedingt, dass seine Arbeit direkt zum Gewinn Ihres Unternehmens beiträgt. Wenn Sie hingegen die abrechenbare Auslastung verfolgen, können Sie feststellen, wie hoch der Anteil der abrechenbaren Tätigkeiten an der Verfügbarkeit aller Mitarbeiter ist.
Das soll nicht heißen, dass die Auslastung aller Mitarbeiter so hoch wie möglich sein sollte. Schließlich gibt es in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich Mitarbeiter, die überhaupt nicht an Kundenprojekten arbeiten. Bei ihnen können Sie sich auf die Gesamtauslastung verlassen, um sicherzustellen, dass ihre Arbeitsbelastung ausgewogen ist. Wenn es jedoch um Teammitglieder geht, die an Kundenprojekten mitarbeiten, kann deren abrechenbare Auslastung Ihnen wertvolle Hinweise geben.
In erster Linie ermöglicht Ihnen die Verfolgung der Nutzungsraten eine Bewertung Terminplanung im Projektmanagement. Wenn jemand, der in erster Linie an abrechenbaren Aufgaben arbeiten sollte, einen Auslastungsgrad von 20% hat, kann das ein Hinweis darauf sein, dass sein Zeitplan nicht optimal geplant war. Vielleicht ist die Projektschätzungen nicht korrekt waren, und der betreffende Mitarbeiter braucht einfach nicht die gesamte zugewiesene Zeit, um seine Arbeit zu erledigen. Vielleicht nimmt er auch an zu vielen potenziell unnötigen Besprechungen teil. So oder so - es gibt Raum für Optimierungen.
Stellen Sie sich eine andere Situation vor: Nehmen wir an, der abrechenbare Nutzungsgrad eines Mitarbeiters liegt bei 110%. Das bedeutet, dass er mehr Zeit mit der Arbeit verbringt, als es seine Kapazität zulassen würde. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Projekt kurz vor dem Abgabetermin einige zusätzliche Stunden erfordert. Wenn Sie jedoch einen überlasteten Mitarbeiter nicht rechtzeitig erkennen, riskieren Sie, dass er frustriert wird oder sogar beschließt, Ihr Unternehmen zu verlassen.
Schließlich ist die Berechnung der abrechenbaren Auslastung eine hervorragende Möglichkeit, um zu beurteilen, welche Funktionen wann besonders gefragt sind. Solche Erkenntnisse ermöglichen es, genau Prognose der Humanressourcen und die Einstellungsprozesse richtig zu timen.
Sie haben es vielleicht schon geahnt, aber um zuverlässige Daten über die Ressourcennutzung zu erhalten, sollte Ihr Team ein Zeiterfassungstool verwenden. Ohne ein solches Tool haben Sie es eher mit Schätzungen als mit genauen Informationen zu tun. Natürlich gibt es noch mehr Vorteile von Zeiterfassungssoftware für AgenturenWenn Sie es also noch nicht getan haben, sollten Sie es unbedingt ausprobieren!
Die Zeiterfassungsbögen Ihres Teams liefern Ihnen Informationen darüber, wie viel Zeit für die verschiedenen Projekte aufgewendet wurde. Um jedoch nur abrechenbare Arbeit zu berücksichtigen, benötigen Sie ein Tool, mit dem Ihre Mitarbeiter ihre erfassten Zeiteinträge entweder als abrechenbar oder nicht abrechenbar kennzeichnen können.
Teamdeck ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, eine solche Unterscheidung zu treffen. Sie können die so genannten Timesheet-Tags verwenden, um ihre Zeiteinträge als "abrechenbar", "Überstunden", "von zu Hause aus arbeiten" usw. zu kennzeichnen. Die Tags sind Ihnen überlassen - Sie können benutzerdefinierte Etiketten und Symbole wählen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Wenn Ihr Team seine Zeit mit Teamdeck erfasst und Zeiterfassungs-Tags verwendet, können Sie ganz einfach einen abrechenbaren Nutzungsbericht erstellen.
Gehen Sie zum Abschnitt Berichte im oberen Menü und klicken Sie dann auf das Plus-Symbol in der rechten unteren Ecke, um einen neuen Bericht hinzuzufügen. Wählen Sie "Benutzerdefiniert erstellen" - wir werden einen Bericht von Grund auf neu erstellen, nicht auf der Grundlage einer Vorlage.
Geben Sie Ihrem Titel einen Namen und wählen Sie den entsprechenden Datumsbereich. Nun ist es an der Zeit, Ihrem Bericht Diagramme und Tabellen hinzuzufügen. Beginnen wir mit einem einfachen Balkendiagramm, das uns die abrechenbare Zeit pro Teammitglied anzeigt. Klicken Sie auf "Diagramm hinzufügen" und "Balkendiagramm hinzufügen". Standardmäßig sehen Sie einen Vergleich der Buchungen, Zeiterfassungsbögen, Urlaubsstunden und der Verfügbarkeit aller Teammitglieder. Klicken Sie auf "Metriken" (das Symbol mit den drei Spalten) und deaktivieren Sie die nicht benötigten Metriken. Scrollen Sie stattdessen nach unten zur Kategorie "Stundenzettel-Tags" und wählen Sie "Abrechenbar".
Anhand dieses einfachen Diagramms können Sie sehen, wie viele abrechenbare Stunden jede Person verzeichnet hat. Es gibt Ihnen jedoch nicht viel Aufschluss darüber, wie hoch die abrechenbare Nutzungsrate war. Fügen wir diesem Diagramm eine weitere Metrik hinzu - "Stundenzettel: Zeit". Jetzt können Sie auf einen Blick sehen, wie hoch der Anteil der abrechenbaren Stunden an allen von einer bestimmten Person erfassten Stunden war.
Fügen wir nun eine Tabelle zu Ihrem Bericht hinzu, mit der wir die abrechenbaren Nutzungsraten für alle Mitarbeiter berechnen können.
Eine neue Tabelle, die dem Bericht hinzugefügt wird, ist standardmäßig nach Projekten geordnet. Sie können diese Einstellung ändern, indem Sie auf "Gruppierung" klicken und im Drag-and-Drop-Editor Personen mit Projekten austauschen. Wenn Sie die nach Tagen aufgeschlüsselten Daten nicht benötigen, können Sie diese aus der Gruppierung entfernen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Gruppierung zu speichern.
Wenn Sie schon dabei sind, gehen Sie zu den Metriken und deaktivieren Sie die überflüssigen Spalten (Buchungen, Verfügbarkeit, Urlaube). Wir schlagen vor, eine Spalte für Zeiterfassungs-Tags hinzuzufügen: abrechenbar. Derzeit sollte Ihre Tabelle wie folgt aussehen:
Es handelt sich im Grunde um dieselben Informationen, die auch in dem zuvor erstellten Balkendiagramm enthalten sind. Es wäre gut, der Tabelle die Auslastung als Prozentwert hinzuzufügen. Dazu klicken Sie auf "Metriken", dann auf "Benutzerdefiniert hinzufügen" und dann auf "Benutzerdefiniertes Berechnungsfeld hinzufügen". Die fakturierbare Auslastung ist keine Metrik, die standardmäßig in Teamdeck berechnet wird, da nicht jede Organisation Zeiterfassungs-Tags verwendet, aber wir können eine Auslastungsformel eingeben und eine benutzerdefinierte Metrik erstellen.
Die Verwendungsformel lautet wie folgt:
(Abrechenbare Stunden/Alle Stundenzettel)*100
Klicken Sie auf "Speichern und Anwenden" - es erscheint eine neue Spalte in Ihrem Bericht. Hier können Sie die Nutzungsraten Ihrer Mitarbeiter sehen.
In unserem Fall gibt es ein paar Teammitglieder, die eine sehr hohe Auslastung aufweisen. Es ist klar, dass die meisten ihrer Stunden für Kundenarbeit aufgewendet werden. Auf der anderen Seite haben wir auch einige Ressourcen, deren Auslastung bei 0% liegt. Es könnte sein, dass sie keine abrechenbaren Leistungen erbringen, so dass wir nicht erwarten sollten, dass sie abrechenbare Stunden erfassen.
Eine letzte Sache, die wir tun können, um den gesamten Bericht noch aufschlussreicher zu machen, ist die Änderung der Formel in der Zeile "Summe" der Tabelle. Derzeit ist es die Summe der Werte in allen Zeilen. Das ist zwar für die ersten beiden Spalten nützlich, sagt aber nicht wirklich viel über die Spalte "Abrechenbare Nutzung" aus. Ein Durchschnittswert wäre viel besser. Zum Glück können wir ihn leicht berechnen. Klicken Sie auf diese Zelle und geben Sie ein:
= Durchschnitt(verschachtelt(Gruppe: Personen, Benutzerdefinierte Formeln: Abrechenbare Nutzung))
Beachten Sie, dass Teamdeck Ihnen bei der Eingabe der Variablennamen Vorschläge macht. Klicken Sie auf Enter, um das Ergebnis zu sehen. Jetzt wissen wir, dass die durchschnittliche fakturierbare Auslastung für unser Team 53,05% beträgt
Die Überwachung der Leistung Ihres Teams ist eine gute Gelegenheit, um Bereiche zu erkennen, die zum Nutzen Ihres Unternehmens optimiert werden können. Auch Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, dass Sie ein Auge auf ihre Auslastung haben - schließlich wollen sie nicht überlastet werden.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Teamdeck ein hilfreiches Werkzeug für Ihr Team sein könnte, sollten Sie es unbedingt ausprobieren. Sie können Melden Sie sich selbst für eine Probefahrt an oder Termin für ein Gespräch mit Aniela, unser Experte für Kundenerfolg. Wir helfen Ihnen gerne dabei, das Beste aus dieser App herauszuholen und die Projekt- und Ressourcenmanagement-Prozesse in Ihrem Unternehmen deutlich zu verbessern.
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