Die zunehmende Verbreitung der Telearbeit hat viele Fragen über die Verwaltung eines Teleteams aufgeworfen, insbesondere wenn es sich um ein internationales Team handelt. Ein solches Arbeitssystem erfordert eine völlig neue Herangehensweise und Instrumente sowie die Festlegung von Prioritäten. Im heutigen Artikel stellen wir Ihnen 10 Tipps für die Leitung eines Remote-Teams vor, das in verschiedenen Ländern arbeitet.
Virus = Entfernte Mitarbeiter
Covid-19 hat die Arbeitsweise vieler Unternehmen verändert. Menschen in geschlossenen Bürogebäuden erhöhten das Risiko der Virusverbreitung, so dass die Unternehmensleitung eine Lösung finden musste. Es stellte sich heraus, dass es sich um Fernarbeit handelte. Natürlich wurde die Telearbeit nicht zusammen mit der Pandemie erfunden, aber erst jetzt haben die Unternehmen damit begonnen, dieses Modell in großem Umfang umzusetzen. Einige Unternehmen hatten bereits Erfahrung mit der Arbeit im Home Office. Für andere Unternehmen hingegen war es eine völlig neue Herausforderung, die eine komplette Überarbeitung der bestehenden Managementmuster erforderte.
Gegenseitige Vorteile bei der Verwaltung von Mitarbeitern im Ausland
Fernarbeit bietet neue Möglichkeiten, aber auch neue Problemeaber ein gut ausgeführtes System der Fernumwandlung kann Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen. Vor allem, weil die Fähigkeit, aus der Ferne zu arbeiten, heutzutage ein sehr wichtiges Kriterium für ein Unternehmen ist, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu sein. Laut dem Bericht von Growmotely sind bereits mehr als 97% der befragten Arbeitnehmer wollen nicht in Vollzeit ins Büro zurückkehren. Das zeigt, wie wichtig es ist, das Homeoffice zumindest teilweise nutzen zu können.
Auch für den Arbeitgeber bietet die Telearbeit eine Reihe von Vorteilen, die es sich zu berücksichtigen lohnt. Erstens. geringere Kosten für den Betrieb des Unternehmens. Wenn Ihr Team von zu Hause aus arbeitet, brauchen Sie kein so großes Büro zu mieten. Manche Unternehmen haben sogar ganz auf ein Büro verzichtet. Schließlich sind die Kosten für die Anmietung eines solchen Raums sehr hoch.
Zweitens, Die Wahrscheinlichkeit von Fehlzeiten ist geringer. Wenn es ihnen nicht gut geht, sie aber noch nicht sehr krank sind, ziehen sie es oft vor, keinen freien Tag zu nehmen, sondern vom Bett aus zu arbeiten. Außerdem ist es für sie oft einfacher, die Arbeit für ein oder zwei Stunden zu unterbrechen, wenn sie eine Besorgung machen müssen, während sie, wenn sie von zu Hause aus arbeiten würden, wahrscheinlich einen Tag frei nehmen würden. Eine Stanford-Studie auch festgestellt, dass Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten können, sind 22% produktiver. 32,2% der befragten Personalverantwortlichen bestätigten, dass die Produktivität von Fernarbeitern gestiegen ist.
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Wählen Sie das Modell, das für Sie am besten geeignet ist
Natürlich sind Fernarbeitsmodelle nicht einheitlich und hängen von den Bedürfnissen und Besonderheiten Ihres Unternehmens ab. Für technische und internationale Unternehmen ist es definitiv einfacher, Mitarbeiter in ein Home Office zu schicken als für Unternehmen, die auf manueller Arbeit basieren. Schauen Sie sich Ihr Unternehmen an und entscheiden Sie, welche Form für Sie am besten geeignet ist: vollständige Fernarbeit oder vielleicht eine Mischform? Oder überlassen Sie die Wahl Ihren Mitarbeitern - schließlich wissen sie, wo sie am besten arbeiten. Egal, für welches Modell Sie sich entscheiden, dieser Leitfaden wird Ihnen bei der Verwaltung eines Remote-Teams helfen.
1. Klare Organisationsstruktur
Eine der größten Veränderungen für Arbeitnehmer, die aus der Ferne arbeiten, ist die Kommunikation. Im Büro ist es immer einfach, einen Kollegen am Nachbartisch zu fragen, an wen man sich mit einer bestimmten Frage wenden kann oder ob jemand gerade im Urlaub ist. Bei der Fernarbeit kann die Suche nach solchen Informationen sehr zeitaufwändig sein, vor allem in einem großen oder mittleren Unternehmen. Es ist daher wichtig, ein System zu verwenden, das diese Suche erleichtert.
Zum Beispiel die Funktion Benutzerdefinierte Felder von Teamdeck (Ressourcenmanagement-Software), kann Ihnen helfen, Mitarbeiter nach Abteilungen und Fähigkeiten zu gruppieren. Dies ist sehr nützlich bei der Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten und der Erstellung von Berichten. Es macht es auch einfacher zu sehen, wer für was im Unternehmen verantwortlich ist.
2. Präzise definierte Aufgaben und klare Erwartungen
Klar definierte Aufgaben und Erwartungen sind die Grundlage der Arbeit im Allgemeinen. Im Remote-Modus wird sie jedoch zu etwas Entscheidendem. Es ist kaum zu beschreiben, wie viel Frustration, Missverständnisse und Verzögerungen entstehen können, wenn es keinen klar definierten Arbeitsbereich gibt. Deshalb ist es so wichtig, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, was Sie von ihnen verlangen, was sie zu tun haben und welche Frist sie einhalten müssen. Verwenden Sie eine Übersicht, die in Echtzeit aktualisiert wird. Auf diese Weise werden jedem Mitarbeiter in einem Sprint bestimmte Aufgaben zugewiesen. Sie wissen genau, was ihre Aufgaben sind und wann Sie erwarten, dass sie einen bestimmten Meilenstein erreichen. Es liegt in Ihrer Verantwortung als Führungskraft, für Klarheit und Offenheit zu sorgen.
3. Eigenständigkeit des Teams und der Mitarbeiter
Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie mit einem gewissen Kontrollverlust rechnen. Sie sind nicht in der Lage, ständig zu kontrollieren, was Ihre Mitarbeiter tun. Es ist sehr wichtig, Leute einzustellen, die ihre Zeit und ihre Ziele selbst verwalten können. Unabhängigkeit und Vertrauen sind unerlässlich, wenn man ein internationales Team leitet, das nicht in einem Büro arbeitet. Es ist natürlich nicht so, dass die Mitarbeiter allein gelassen werden und Sie den Überblick über den Projektfortschritt verlieren.
Sie müssen Ihr Team optimal unterstützen und ihm detaillierte Informationen über die zu erledigenden Aufgaben zur Verfügung stellen. Es ist auch sehr wichtig, die wichtigsten Phasen wichtiger Projekte im Auge zu behalten, damit Sie wissen, was im Unternehmen passiert und ob alles nach Plan läuft. Wenn Sie jedoch versuchen, ständig jedes Element der Arbeit Ihres Teams zu überwachen, werden Sie nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen. Sie werden viel Zeit damit verschwenden, zu überprüfen, ob jeder das tut, was er tun soll. Ihre Mitarbeiter werden sich frustriert und kontrolliert fühlen, und ihre interne Motivation wird sinken, weil sie sich nicht für ihre eigene Arbeit verantwortlich fühlen.
4. Kenntnis der Verfügbarkeit Ihres Teams
Im Büro können Sie immer jemanden fragen: "Haben Sie Zeit für eine kurze Besprechung?". Oder Sie kommen einfach rein und stellen Ihren Fall in 5 Minuten vor. Wenn das Team aus der Ferne arbeitet, wird der Fall viel komplizierter. Vor allem, wenn Sie viele Mitarbeiter weltweit beschäftigen und deren Zeit nicht für einen ganzen Tag, eine Woche oder einen Monat kontrollieren können. Dies ist auch sehr wichtig, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die in verschiedenen Zeitzonen oder in Teilzeit arbeiten.
In dieser Situation wird die Verwaltung der Verfügbarkeit noch komplizierter. Damit Ihr Unternehmen reibungslos läuft, müssen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams kennen. Das hilft Ihnen, Ihren Kalender so optimal wie möglich zu planen. Und hier kommt unser Tool ins Spiel. Im Teamdeck-Kalender finden Sie die Verfügbarkeit Funktion.
Jeder Mitarbeiter kann jederzeit seine Verfügbarkeit eintragen, was die Planung von Schichten und Besprechungen erleichtert. Sie können auch eine wiederholte Verfügbarkeit hinzufügen, anstatt sie tageweise zu definieren.
Bei der Verwaltung eines Fernarbeitsteams, das in verschiedenen Ländern arbeitet, ist es auch sehr wichtig, die örtlichen Feiertage zu berücksichtigen. In diesem Fall ist die Organisatorische Einheiten ist diese Funktion sehr nützlich. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihr Team nach Standort zu gruppieren und ihm die entsprechenden Feiertage zuzuweisen. Wenn Sie also eine Besprechung oder eine Aufgabe für Ihren Mitarbeiter planen möchten, berücksichtigt der Kalender das Land, in dem er sich befindet, und die dort geltenden Feiertage.
5. Zeitmanagement und Überwachung des Arbeitsplans
Projektzeitmanagement - haben Sie das schon einmal gehört? Sie können nicht ständig jedes Teammitglied fragen: "Hast du es schon gemacht?", "Wann wirst du es machen?", "Werden wir die Frist einhalten?". Selbst bei einem stationären Arbeitsplatz wäre dies völlig ineffizient, ganz zu schweigen davon, dass Sie viele Mitarbeiter auf der ganzen Welt beschäftigen! Sie müssen ein System zur Verwaltung von Projekten und Arbeitsplänen haben.
Wenn Sie alle Aufgaben und Zeitpläne langfristiger Projekte in einer übersichtlichen Tabelle zusammenfassen, können Sie viel leichter überprüfen, ob alles nach Plan läuft, und Sie können nur dann eingreifen, wenn es nötig ist. Eine solche Software zur Verwaltung von Projektressourcen spart eine Menge Zeit. Es garantiert auch, dass Sie nichts verpassen, denn das automatische Tool merkt sich wichtige Dinge für Sie!
6. Fernbedienung verwenden Projektteam-Management-Software
Diese Ratschläge sind auch wichtig, wenn Sie stationär arbeiten, aber wenn Sie aus der Ferne arbeiten, sind sie von entscheidender Bedeutung, weil Sie keine anderen Möglichkeiten haben. Ohne ein modernes Management können Sie nicht alles überwachen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht und Kommunikationsmittel. Sie in Ihr Unternehmen einzuführen ist nicht einmal mehr eine Frage der Wahl - ohne sie können Sie einfach nicht täglich arbeiten.
Bei der Arbeit aus der Ferne ist es von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Im Büro reicht E-Mail oft aus, weil man bei jeder Kleinigkeit einfach zu einem anderen Schreibtisch gehen kann. Wenn Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, ist E-Mail nicht die beste Lösung, da es für eine kontinuierliche, schnelle und reaktionsschnelle Kommunikation nicht geeignet ist. Ziehen Sie einen Instant-Messaging-Dienst wie Slack oder Skype in Betracht, um einen schnellen Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen. Wenn Sie in einem internationalen Unternehmen arbeiten, sind Besprechungen von Angesicht zu Angesicht eine echte Seltenheit, so dass Sie ein praktisches Online-Meeting-Tool benötigen. Zoom, Google Meets oder Microsoft Teams sind für diese Aufgabe bestens geeignet. Wie wir bereits erwähnt haben, ist es auch äußerst wichtig, die Arbeit Ihres Teams zu verwalten. Die Zuweisung von Aufgaben, die Überprüfung des Projektfortschritts, die Festlegung von Meilensteinen und Zeitplänen, die Erstellung von Berichten und die Verwaltung des Kalenders und der Ferien. Prüfen Sie, was Tools wie Teamdeck, Asana oder Jira Ihnen bieten.
7. Aufbau eines Gefühls der Teamarbeit und Zugehörigkeit
Es ist schwer, das Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team aufrechtzuerhalten, wenn man seine Kollegen nicht einmal sieht. Das Gefühl der Entfremdung und Einsamkeit ist einer der größten Nachteile der Fernarbeit und eine große Herausforderung für Arbeitgeber. Es versteht sich von selbst, wie wichtig es für die Mitarbeiter und ihre Motivation ist, sich als Teil ihres Teams zu fühlen. Wir haben ein wenig mehr darüber geschrieben in dieser Artikel. Wie kann man sich also richtig um die Teambildung kümmern, wenn man ein Remote-Team leitet, das in verschiedenen Ländern arbeitet?
Nun, zunächst einmal müssen Sie sich auf das konzentrieren, was Ihnen täglich zur Verfügung steht, nämlich die Online-Kommunikation. Es hilft sehr, wenn das gesamte Team jeden Tag zumindest für kurze Zeit eine Statusabfrage. Darin können Sie die aktuelle Arbeit und die Fortschritte besprechen, aber auch fragen, wie es allen geht und wie sie sich fühlen. Dies trägt dazu bei, das Gefühl zu vermitteln, dass Sie regelmäßig in Kontakt sind. Es ist auch eine gute Idee, einen 1:1 Treffennicht nur mit Ihrem Vorgesetzten, sondern auch mit anderen Personen im Unternehmen. Sie können ein System einführen, das Mitarbeiter in zufälligen Paaren zusammenbringt und ein halbstündiges Treffen arrangiert, bei dem sie sich besser kennenlernen können.
Regelmäßige Treffen mit dem gesamten Unternehmen sind ebenfalls sehr wichtig, denn dort können Sie wichtige Änderungen und Erfolge besprechen. Chats und Kanäle, z. B. auf Slack, ermöglichen es Ihnen auch, auf dem Laufenden zu bleiben, was mit anderen Personen im Unternehmen passiert. Es ist auch eine gute Idee, eine Vielzahl von Aktivitäten für die Mitarbeiter anzubieten, wie zum Beispiel Online-Sport oder ein Buchclub. Wann immer Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie eine teambildende Veranstaltung organisieren, bei der sich die Mitarbeiter persönlich treffen können. Wenn Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen auf diese Weise kennenlernen, wird es später leichter sein, Beziehungen aufzubauen, auch wenn diese nur online bestehen.
8. Gewährleistung von Transparenz und Information des Teams
Es gibt eine Sache, die für jeden Manager Fluch und Segen zugleich sein kann. Klatsch und Tratsch. Im Büro braucht man manchmal nur ein paar Leuten etwas zu sagen, und im Handumdrehen wissen es alle. Und dabei muss es sich nicht um schlechte oder schwierige Themen handeln, sondern auch um Entwicklungsideen, die Organisation von Veranstaltungen, neue Mitarbeiter im Team und andere aktuelle Themen. Bei der Leitung eines Remote-Teams müssen Sie jedoch viel stärker darauf achten, ob die Mitarbeiter alles wissen, was sie wissen sollten.
Im Büro bespricht man die Dinge einfach beim Mittagessen oder an der Kaffeemaschine. Wenn Ihre Mitarbeiter im Home Office sind, ist es Ihre Aufgabe, transparent zu sein und sie über alle wichtigen Dinge zu informieren. Manchmal muss man sich daran gewöhnen und seine bisherigen Gewohnheiten ändern. Sicherlich werden Sie häufiger E-Mails an das gesamte Team schreiben und einen gemeinsamen Chatraum nutzen müssen. Sie können jedoch sicher sein, dass es Ihnen bei Ihrer Arbeit sehr helfen wird, wenn Sie das Team über die Vorgänge im Unternehmen auf dem Laufenden halten. Es ist viel angenehmer, mit Menschen zusammenzuarbeiten, die über alles Bescheid wissen, was vor sich geht. Außerdem werden sich die Mitarbeiter als Teil des Unternehmens fühlen und sich mehr für dessen Angelegenheiten interessieren.
9. Schaffung einer kohärenten Unternehmensidentität, von Unternehmenswerten und einer Unternehmenskultur
Wenn alle Mitarbeiter weit voneinander entfernt sind, in verschiedenen Ländern und kulturellen Kontexten, ist es schwierig, ein Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Sorgen Sie also dafür, dass Ihr Unternehmen eine eigene Persönlichkeit und Identität hat. Schaffen Sie eine kohärente Kommunikation für Ihr Unternehmen. Definieren Sie, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, welche Werte es hat und was sein Auftrag ist. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter spüren, dass sie zu einem Ort gehören, der seinen eigenen Charakter hat. Es ist wichtig, dass sich alle im Unternehmen wohlfühlen, also fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie von der Unternehmenspolitik halten. Vielleicht haben sie einige Vorschläge oder Erkenntnisse? Das ist sehr wertvoll. Vor allem, wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie die Mitarbeiter in die Gestaltung des Unternehmens einbeziehen und ihnen das Gefühl geben, dass ihre Stimme wichtig ist. Teil einer Gruppe und einer Organisation zu sein, erhöht das Zugehörigkeitsgefühl und die Motivation.
10. Gewährleistung eines ausgezeichneten Onboarding-Prozesses
Wenn Ihr Team vom Büro aus arbeitet, läuft die Einarbeitung in der Regel nach einem ähnlichen Muster ab. Bei der Besprechung mit einem neuen Mitarbeiter erzählen Sie ein wenig über das Unternehmen und die Aufgaben, an denen Sie arbeiten. Die Wahrheit ist jedoch, dass der Mitarbeiter die meisten wichtigen Informationen über seine Aufgaben, Prozesse, Arbeitsabläufe und alles, was wirklich wichtig ist, von seinen Kollegen erhält, indem er sie nach Dingen fragt, die sie stören. Bei der Fernarbeit gibt es diese Möglichkeit nicht. Die Mitarbeiter werden sofort in neue Aufgaben hineingeworfen. Es ist schwieriger, um Rat zu fragen, weil sie nicht immer sofort wissen, an wen sie sich wenden können. Manche Dinge sind online auch schwieriger zu erklären. Obwohl natürlich fast alles online erledigt werden kann und die Unterstützung durch das Team sehr wichtig ist. Um einem neuen Mitarbeiter die Eingewöhnung so leicht wie möglich zu machen, ist ein ausgezeichneter Onboarding-Prozess sehr wichtig.
Vereinbaren Sie Treffen mit anderen Teammitgliedern, die die neue Person in verschiedene Aspekte des Unternehmens einführen. Sie können auch eine Fragestunde mit den Fernmitarbeitern veranstalten, die nicht nur die Fragen beantworten, sondern auch einen Einblick geben. Versuchen Sie, einen Online-Kurs anzubieten, zum Beispiel auf einer E-Learning-Plattform. Auf diese Weise kann ein neuer Mitarbeiter immer wieder auf die Lektionen zurückgreifen, bis er sich an seinem neuen Arbeitsplatz sicher fühlt.
Die Verwaltung eines Remote-Teams, das von verschiedenen Ländern aus arbeitet, ist eine große Herausforderung. Die Optimierung eines solchen Arbeitsmodells erfordert von Ihnen einen neuen Ansatz und einige Änderungen. Sie können jedoch sicher sein, dass Sie, wenn Sie die oben genannten Tipps anwenden, schnell eine Verbesserung bei der Verwaltung Ihres Remote-Teams feststellen werden.
