Vorteile der Zeiterfassung: Warum Ihr Unternehmen bei der Zeiterfassung scheitert

Wenn Sie ein Unternehmen oder ein Start-up betreiben, möchten Sie vielleicht jedes Detail im Auge behalten. Wenn Sie Softwareentwickler, Designer und Projektmanager einstellen, ist die Erfassung der Arbeitszeiten wahrscheinlich Ihre tägliche Aufgabe. Es ist vielleicht nicht Ihre Lieblingsaufgabe bei der Arbeit, es kann entmutigend und frustrierend sein, aber in den meisten professionellen Dienstleistungen ist es ein Muss geworden.

Die Zeiterfassung ermöglicht es, die Produktivität der Mitarbeiter zu verwalten, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendete Zeit zu überwachen und schließlich die zukünftige Verteilung der Arbeitskräfte im Unternehmen zu optimieren.

Was noch wichtiger ist: Es hilft den Kunden zu zeigen, wofür sie tatsächlich bezahlen.

"Zeiterfassung ist eine Notwendigkeit für Fachleute, die nach Stunden abrechnen" - Fast Company

Nun, das ist zumindest der Hauptgrund dafür.

Warum ist Zeiterfassung sinnvoll?

Studien haben gezeigt, dass Unternehmen, die kein Zeitmanagement betreiben, über $18.000 im Durchschnitt pro Jahr.

Bei richtiger Umsetzung kann die Zeiterfassung Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz und Transparenz gegenüber Teams und Kunden verhelfen, so Small Business Trends:

"Eine geeignete Zeiterfassungs- und Projektverfolgungssoftware kann Unternehmen dabei helfen, die Beiträge ihrer Mitarbeiter zu verstehen und zu berücksichtigen, auch wenn diese Beiträge nun anhand anspruchsvollerer Kriterien gemessen werden müssen.

Im Idealfall kann die Zeiterfassung das Rätselraten bei der Zuweisung von Arbeitskräften oder der Schätzung künftiger Projekte verringern und dem Unternehmen helfen, das Budget besser zu planen.

Die Realität sieht jedoch ganz anders aus, wie der Bericht von McKinsey & Company zeigt:

"Im Durchschnitt überschreiten große IT-Projekte das Budget um 45 Prozent und den Zeitplan um 7 Prozent, während sie 56 Prozent weniger Wert liefern als vorhergesagt. Bei Softwareprojekten ist das Risiko von Kosten- und Terminüberschreitungen am höchsten."

Sie werden jetzt vielleicht denken:

Wenn es so notwendig ist, die Arbeitszeiten zu erfassen, warum sagen Sie dann, dass es nicht gut für mich ist?

Ich werde es gleich erklären.

Wenn die Zeiterfassung keinen Sinn macht

Viele Unternehmen setzen Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiter um der Sache willen zu tun.

In seinem "Leitfaden für Projektmanager zur Zeiterfassung" geht Michał Bielak auf einen sehr wichtigen Fall ein:

"...Zeiterfassung, wenn sie nicht richtig umgesetzt wird, kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter überfordert sind und nicht einmal ein bisschen produktiver werden."

Dies ist ein aktuelles Problem in der Entwicklergemeinschaft, das Herr Anne Dev in "I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation" gut zum Ausdruck bringt. Er beschreibt, wie eingeschüchtert, ängstlich und sogar beschämt er war durch Zeitmanagement-Apps er konfrontiert:

"Ich habe mich beschissen gefühlt und war wütend. Ich fühlte mich wie eine Last für mein Team. Und ich hatte das Gefühl, dass es Blödsinn war, vier Stunden Mittagessen mit einem Kunden mit vier Stunden Programmierarbeit zu vergleichen. Aber hatten sie Recht mit meiner unzureichenden Leistung? Oder hatte ich mein Selbstwertgefühl und meine Produktivität verleugnet?"

Das Ausmaß dieses Problems wird an den Antworten und Kommentaren deutlich, die er auf Medium und von Hacker News Gemeinschaft. Andere Entwickler fühlen mit ihm, denn auch sie haben sich in Bezug auf ihre Arbeit falsch eingeschätzt gefühlt, und es gibt Leute, die nicht verstehen, dass Softwareentwicklung kompliziert ist und sich nicht immer an strengen Stundenzahlen messen oder mit anderen Projekten vergleichen lässt.

Die Gefahren der Zeiterfassung

Wie kann man also das Beste aus der Zeiterfassung herausholen, ohne seine Mitarbeiter zu verärgern?

Der beste Weg ist, diese fünf häufigen Fehler zu vermeiden:

1. Zeitvergeudung bei der Zeiterfassung

Für viele Arbeitnehmer ist die Zeiterfassung eine Störung. Sie müssen zusätzliche Zeit aufwenden, nur um Stundenzettel auszufüllen.

Es gibt viele Software-Tools für Projektmanager wie Harvest oder Basecamp, aber sie verlangen von den Nutzern, dass sie sich daran erinnern, die spezifischen Formulare auszufüllen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Solche Berichte können ungenau sein, worauf ich gleich näher eingehen werde, aber sie sind auch zeitaufwändig für die Mitarbeiter.

Es gibt jedoch Echtzeit-Tracking-Tools wie Toggl, bei denen überhaupt keine Stundenzettel ausgefüllt werden müssen. Stattdessen starten und stoppen die Mitarbeiter den Tracker, wann immer sie ihn brauchen. So können sie die Arbeit tatsächlich erledigen und ersparen sich etwas Frustration.

2. Nicht alles verfolgen

Wir sind nicht perfekt - geben wir es zu. Wir machen Fehler, lügen oder vergessen. Wie kann also eine Zeiterfassung, die auf dem rückwirkenden Ausfüllen von Tabellenkalkulationen beruht, genau sein?

Eine weitere Forschung zeigt, wie viele Dinge wir bei der Erfassung unserer Arbeitszeit nicht mitzählen, einfach weil sie nicht in Rechnung gestellt werden können: das sind vor allem E-Mails, Sitzungen oder die Kommunikation in einem Team. Die Nichtzählung von E-Mails beispielsweise führt zu erheblichen finanziellen Verlusten.

Nach Angaben der Harvard Business Review gehen der US-Wirtschaft täglich 50 Millionen Stunden oder $7,4 Milliarden an Produktivität verloren. Dies geschieht nur, weil die Menschen vergessen, die Zeit, die sie mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringen, als Arbeitszeit zu verbuchen.

3. Das Team nicht motivieren, seine Zeit zu erfassen

Die Zeiterfassung ist nichts, was wir gerne tun. Für viele von uns ist es unnatürlich oder macht sogar keinen Sinn.

Es ist die Pflicht einer Führungskraft, die Mitarbeiter über die Bedeutung der Projekt-Zeiterfassung und um ihnen zu zeigen, wie man es richtig macht.

Wie Michał Bielak in seinem PM-Leitfaden sagt:

"Sie können nicht einfach eines Tages Ihre Teammitglieder in einem Raum versammeln und sagen: "Von nun an werden wir diese IT-Zeiterfassungssoftware verwenden, um zu sehen, wie es um Ihre Arbeit bestellt ist. Hier klicken, jetzt dort klicken, perfekt, danke, die Sitzung ist vorbei".

Fehlender Kontext kann zu Situationen wie der von Anne Dev beschriebenen führen, die bereits in diesem Artikel erwähnt wurde: Die Mitarbeiter beginnen sich schlecht zu fühlen wegen der Zeit, die sie in die Zeiterfassungsbögen eingetragen haben, sie werden frustriert und wütend über den gesamten Prozess.

4. Verfolgung der Zeit nach Beendigung der Aufgabe

Ich habe schon einmal darüber gesprochen - die Mitarbeiter neigen dazu, die Zeiterfassungsbögen auszufüllen, nachdem sie die Aufgabe erledigt haben, was zu Vermutungen und Annahmen führt.

Berichte, die auf einer ungenauen Zeiterfassung beruhen, sind irreführend und bringen das Unternehmen sowohl in betriebswirtschaftliche als auch in finanzielle Schwierigkeiten.

Noch schlimmer ist, dass 9,1% der Arbeitnehmer ihre Zeiterfassungsbögen einmal pro Woche und 3,6% einmal pro Monat ausfüllen, was zu noch mehr Ungenauigkeiten bei den eingegebenen Daten führt. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, die Zeiterfassungsbögen regelmäßig auszufüllen, oder wechseln Sie zu Echtzeit-Erfassungsinstrumenten.

5. Erstellung irreführender Berichte

Wie können Sie Ihre Ressourcen zuweisen, wenn die Daten aus den Zeiterfassungsbögen ungenau sind?

Wenn Sie nicht genau wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden, können Sie zukünftige Projekte unter- oder überschätzen, was sich sogar auf das Budget Ihres Unternehmens auswirken kann.

Eine ordnungsgemäße Projektprognose ist für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Sie möchten also nicht, dass Ihre Entscheidungen auf der Grundlage falscher Daten getroffen werden.

Ressourcenmanagement berücksichtigen

Während Sie mit der Zeiterfassung im Auge behalten können, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter mit den Aufgaben verbracht haben, hilft Ihnen das Ressourcenmanagement, Ihre Ressourcen auf der Grundlage der Arbeitskapazität und der verfügbaren Teammitglieder effektiv zuzuweisen.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie die Mitarbeiter nicht mit zu viel Arbeit überfordern und gleichzeitig Ausfallzeiten in anderen Teams vermeiden.

Basierend auf dieser einfachen Idee haben wir Teamdeck.io entwickelt - ein einfaches Tool für die Ressourcenplanung, das bei folgenden Aufgaben hilft Zeiterfassungsberichte oder mit der Implementierung von Zeitmanagement-Strategien. Da wir einen soliden Hintergrund in der Softwareentwicklung haben, wissen wir, wie wichtig es ist, die Arbeitskräfte in aktuellen und zukünftigen Projekten richtig einzusetzen, um den Unternehmensfluss sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden zu gewährleisten.

Der Grund für die Einführung eines Tools zur Ressourcenplanung ist, dass Sie sich auf den gesamten Prozess konzentrieren und einen umfassenden Überblick über Ihr Team erhalten. Mit einem solchen Tool können Sie alle Mitarbeiter auf einmal kontrollieren und die Projekte, denen sie zugewiesen sind, sowie Urlaub und freie Tage überwachen.

Die aufgabenorientierte Zeiterfassung kann dazu führen, dass das große Ganze außer Acht gelassen wird, während das Ressourcenmanagement dazu beiträgt, die Arbeitskräfte nicht nur aufgrund der Zeit, die sie für eine bestimmte Aufgabe aufwenden, sondern auch aufgrund ihrer Verfügbarkeit und Arbeitskapazität besser zu verteilen.

Finden Sie heraus, was in Ihrem Unternehmen funktioniert

Ich versuche nicht, Sie davon zu überzeugen, sich entweder für die Zeiterfassung oder für die Ressourcenplanung zu entscheiden (beides ist durchaus sinnvoll), aber ich hoffe, dass Sie sich der Gefahren der Zeiterfassung bewusst sind, vor allem wenn sie im Unternehmen nicht richtig umgesetzt wird.

Wenn Sie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen optimal nutzen wollen, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

• Machen Sie es so einfach wie möglich, um Ihre Mitarbeiter nicht zu stören.
• Ihr Team dazu zu erziehen, jede Aktivität zu verfolgen, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare
• Ihr Team daran erinnern, seine Zeit regelmäßig zu erfassen
• sicherstellen, dass Sie genaue Daten verfolgen