Ein effektiver Projektmanager: Wie optimiert man die Arbeit als Projektmanager?

Eine Volksweisheit besagt, dass zwei Dinge im Leben sicher sind: Tod und Steuern. Und wenn Sie ein Projektmanager sind, werden diese beiden Phänomene wahrscheinlich eher früher als später eintreten. Sie haben mein tiefstes Mitgefühl. Aber morbider Humor beiseite. Projektmanagement ist ein undankbarer Job. Für den flüchtigen Beobachter mag es so aussehen, als trügen Projektmanager das Gewicht der Welt auf ihren Schultern.

Sie sind nicht nur mit organisatorischen Aufgaben betraut, sondern müssen auch ein hohes Maß an Kreativität aufbringen, um in den chaotischen Momenten, in denen die beste Praxis nicht ausreicht, spontane Lösungen zu finden. In diesem Text werden wir uns verschiedene Techniken ansehen, die Ihnen dabei helfen werden, besser zu werden. Lesen Sie, wie Sie organisatorische Fallstricke besser bewältigen und gleichzeitig Ihr volles kreatives Potenzial entfalten können. 

Projektleiter und effektive Kreativität

Kaum ein Thema hat in den letzten Jahren so viele Diskussionen ausgelöst wie das der Kreativität. Dieser Begriff, der jahrelang den Künstlern und "Kreativen" vorbehalten war, ist in der Öffentlichkeit angekommen. Sein Wert und sein positiver Einfluss haben sich schließlich in der gesamten Gesellschaft durchgesetzt, und zwar in Bereichen, die bis vor kurzem noch nicht mit innovativem Denken oder Launenhaftigkeit in Verbindung gebracht wurden.

Unsere Wirtschaft wird mehr und mehr von kreativen Lösungen beeinflusst. Aus diesem Grund haben sich ganze Märkte gebildet, die sich der Entfesselung des "inneren Künstlers" widmen. Viele dieser Lösungen versprechen mehr, als sie halten können, und führen nicht selten zu Frustration. Schließlich ist die treibende Kraft hinter den meisten erfolgreichen Künstlern weitaus prosaischer. Leider gibt es keine Zauberpille, die Sie in einen modernen Picasso oder Strawinsky verwandelt... Aber es gibt einfache Gewohnheiten, die Sie in Ihr Leben übernehmen können und die Ihnen helfen werden, ein effektiverer und kreativerer Produktdesigner oder Manager zu werden. 

Zeit, dein Zimmer aufzuräumen

Das erste, was Sie sich in Ihrem Leben angewöhnen sollten, ist ein gewisses Maß an Organisation und Zeitmanagement. Wenn Sie mehr Zeit haben, müssen Sie sich nicht mehr um unwichtige Dinge kümmern, sondern können sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen Sie Ihre Kreativität besser einsetzen können. Ich will damit nicht sagen, dass Sie sich wie ein Kontrollfreak verhalten und Ihre Lieben durch Ihre neue Zielstrebigkeit entfremden sollen.

Aber ein vernünftiges Maß an Disziplin und Entrümpelung wird Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen, die am wichtigsten sind. Um dieses Maß an innerem Frieden zu erreichen, sind keine Meditation oder Reisen nach Tibet erforderlich. Ich will Sie aber nicht davon abhalten, diese Dinge zu tun. Disziplin und Organisation lassen sich auch mit einem viel geringeren Aufwand erreichen.

Werkzeuge allein machen noch keinen Meister.... aber sie sind sehr nützlich

Einen Kalender führen, "To-do"-Listen erstellen, sich von Dingen trennen, die man nicht braucht, und Ordnung halten. Dies sind einige Gewohnheiten, die sich erfolgreiche Menschen angewöhnen. Strategien wie diese machen sich bezahlt, wenn es darum geht, einen Sinn für Organisation zu entwickeln.

Auf professioneller Ebene gibt es spezialisierte Tools, die Ihnen dabei helfen können, den Kopf frei zu bekommen. Teamdeck ist ein solches Tool, das den Arbeitsablauf rationalisiert und den Büroalltag entrümpelt. 

Es mag den Anschein haben, dass Kreativität eine geheimnisvolle Kunst ist...

...aber nur für den Uneingeweihten. In Wirklichkeit ist kaum Magie im Spiel. Gezielte Kreativität ist oft das Ergebnis von organisatorischen Fähigkeiten, die sich in einer besseren Entscheidungsfindung niederschlagen. Daneben ist ein weiterer wichtiger Faktor das Wissen. Spontaneität, Intuition und Improvisation sind Schlagworte, die in den Mund genommen werden, wenn man über Künstler und ihre Prozesse spricht. In der Tat würden die meisten von ihnen diese Bezeichnungen als anstößig empfinden, wenn man ihre gesamte Kunst auf diese Worte reduzieren würde. Viele würden sogar behaupten, dass es diese Begriffe gar nicht gibt. Kreativität ist im Grunde nichts anderes als die Kunst, Entscheidungen zu treffen.

Die Macht der Entscheidungsfindung

Der bereits erwähnte Picasso war trotz seines Rufs als abstrakter Maler ein tadelloser, klassisch ausgebildeter Meister seines Fachs. Wann immer er den Pinsel auf die Leinwand setzte, kommunizierte er nicht mit einer höheren Macht. Er schöpfte aus seinem immensen Wissen und seiner Technik, die er sich im Laufe der Jahre angeeignet hatte.

Diese Regel gilt für fast jeden Bereich, den Sie sich vorstellen können. Inspirierende Entscheidungen sind oft das Ergebnis davon, dass man nicht nur über eine große Menge an Daten verfügt, sondern auch über die "richtige Art" von Daten, und dass man in der Lage ist, diese Informationen zu analysieren, bevor man sich auf eine bestimmte Vorgehensweise festlegt. Es ist eine Binsenweisheit, dass es etwa 10.000 Stunden harter Arbeit und Hingabe braucht, um in einem bestimmten Bereich ein Meister zu werden... aber da wir im Zeitalter der sofortigen Befriedigung leben, gibt es Möglichkeiten, diesen Zustand zu beschleunigen. 

Die subtile Kunst der Kreativitätsförderung 

Kreativität ist nicht nur mit Kompetenz und Wissen verbunden, sondern zeichnet sich auch durch die Launenhaftigkeit und Phantasie aus, die die meisten Menschen damit verbinden. Es ist eine Art, die Welt auf unorthodoxe Weise zu betrachten und neue Lösungen und Wege aus der Fülle des angesammelten Wissens zu finden.

Wie jede andere Fähigkeit muss auch diese trainiert werden, damit sie sich entfalten kann, und wie alles, was wir ausprobieren, kann es anfangs schwierig sein, wird aber mit der Zeit zur zweiten Natur. Es wurden zahlreiche Anleitungen geschrieben, wie man kreativer sein kann, und obwohl wir hier nicht den Platz haben, dieses endlose Kaninchenloch zu erforschen, finden Sie hier einige einfache Techniken, die wir in unser tägliches Leben übernehmen können, um unser Vorstellungsvermögen zu verbessern. 

Schritt für Schritt - wie effektive Projektmanager ihre Reise mit 

1. Mind-mapping:

   Diese Übung hilft uns, Assoziationen zwischen dem Problem, das wir zu lösen versuchen, oder dem Konzept, das wir zu verstehen versuchen, herzustellen, indem wir die Verbindungen, die wir zwischen unserem Problem und unserem ununterbrochenen Gedankenfluss beobachten, physisch aufschreiben. Es hilft auch beim Behalten des Gedächtnisses.  

2. Ideenmanipulation:

   Nehmen Sie Ihre Grundidee und ordnen Sie ihre Eigenschaften neu an. Durch das Ändern oder Ersetzen von Elementen können neue Ideen entstehen. In der Musik verwenden viele Komponisten diese Konzepte, wenn sie in einem Trott feststecken. Sie verschieben Elemente, vielleicht sogar willkürlich, in der Hoffnung, dass ein neues Konzept entsteht, das sie in eine brauchbare Richtung bringt. 

3. Stellen Sie verschiedene Fragen:

   Ein Problem ist nichts anderes als eine Frage, die eine Antwort braucht, und wenn wir uns zu sehr auf eine bestimmte Formulierung versteifen, kann das der Lösungsfindung abträglich sein. Zerlegen Sie stattdessen Ihr Problem in kleinere Teile und finden Sie Antworten auf diese Elemente. Das macht den Problemlösungsprozess weniger anstrengend und fördert kreative Lösungen. 

4. Gehen Sie spazieren:

   Die radikalen Philosophen der situationistischen Bewegung propagierten das Gehen als das wichtigste Mittel, um neue Theorien in die Welt zu bringen. Sie nannten diese Praxis "Dérive", und sie half ihnen, zu neuen Schlussfolgerungen zu gelangen, indem sie ihrem Geist erlaubten, die Umgebung aufzusaugen und sich im Alltagsleben zu entspannen. Frische Luft und Entspannung sind für die nächste große Idee förderlicher als die gestresste, stickige Atmosphäre im Büro. 

Multitasking mit ein wenig Hilfe

Der Projektmanager ist für die Kommunikation zwischen der Entwicklungsabteilung und dem Kunden verantwortlich, sucht nach kreativen Lösungen, um die Vorgaben in Technologien umzusetzen, und sorgt für ein perfektes Arbeits- und Zeitmanagement des Teams. So unterschiedliche Arbeitsstile und Bereiche, in denen man täglich tätig sein muss erfordern perfekte Organisation und Disziplin. Deshalb ist eine Funktion, die alle Informationen an einem Ort zusammenfasst, von unschätzbarem Wert.

Teamdeck ist ein hervorragendes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie große Datenmengen sammeln und analysieren können. Dieser einfache Zugang zu wichtigen Informationen wird Ihnen als Projektmanager helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir haben unsere Software so konzipiert, dass sie viele der Prozesse vereinfacht, die Ihnen Kopfzerbrechen bereiten. Einige der Probleme, die Teamdeck löst, sind:

Zuweisung von Ressourcen

Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, brauchen Sie die richtigen Leute an den richtigen Stellen. Leider wird es mit dem Wachstum eines Unternehmens immer schwieriger, diese fundierten Entscheidungen zu treffen. Es ist menschlich gesehen unmöglich für selbst der engagierteste Manager eines großen Softwarehauses genug über seine Mitarbeiter zu erfahren, um die Aufgaben entsprechend ihren Talenten, ihrer aktuellen Arbeitsbelastung oder ihren Urlaubsplänen aufzuteilen. Software-Tools können je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens individualisiert werden.

In Teamdeck umfasst die Personalisierung Berichte, Tags und Ansichten und ist mit der Importoption einfach. Dank dieser Lösung sind alle nützlichen Details für den Projektleiter verfügbar. Es ist nun möglich, Zugang zu präzisen Informationen über die Fähigkeiten eines Mitarbeiters, den Standort, das Dienstalter, die aktuelle Arbeitsbelastung, die vergangene Arbeitsbelastung, die Urlaubspläne und alles andere, was Sie für die effektive Führung Ihres Teams für nützlich halten, zu erhalten. Der Einsatz der von Teamdeck angebotenen Technologie erleichtert die Verwaltung der Teamarbeit. Mit unserem Tool können Sie den Output maximieren und Probleme wie Burnout bei Mitarbeitern oder Verwaltungschaos minimieren. 

Projektdurchführung

Selbst wenn Sie einen genauen Plan und zuverlässige Leute an der richtigen Stelle haben, ist es noch ein langer Weg von der Planung bis zur Realisierung eines Projekts. Flexibilität ist in dieser Phase eine Schlüsseleigenschaft. Wenn Sie in der Lage sind, sich schnell anzupassen, werden Sie in Ihrer Branche die Nase vorn haben. Nutzen Sie die Daten, um auf dem Laufenden zu bleiben, wenn Ihre Mitarbeiter Urlaub haben oder sich krankschreiben lassen. So können Sie eventuelle Lücken spontan schließen und sicherstellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Und das alles, ohne dass Sie den Termin nach hinten verschieben müssen.

Die Software kann nicht nur dazu verwendet werden, das Schiff straff zu führen, sondern auch auf eine wohlwollende Art und Weise eingesetzt werden. Ein müder Mitarbeiter ist ein frustrierter, ineffizienter Arbeiter. Mit der Software können Sie überwachen, wie viele Überstunden die Mitarbeiter machen, und sie gegebenenfalls in eine Pause schicken. Überauslastung und Unterauslastung sind gleichermaßen schädlich. Sowohl für die Effektivität als auch für die Kreativität. Wenn ein gesundes Gleichgewicht gewahrt wird, kann jeder an Bord sein Bestes geben. 

Entwickeln Sie Ihr Potenzial, ohne auszubrennen

Der Projektleiter ist jeden Tag mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert. Die größte Herausforderung ist die Vielfalt der Verantwortlichkeiten, die auf seinen Schultern lasten. Wir teilen die Menschen gerne nach ihren Kompetenzen ein. Der eine ist kreativer, der andere hat große zwischenmenschliche Fähigkeiten, der andere ist ein großartiger Manager und die geborene Führungskraft. Nun... der Projektleiter muss all diese Funktionen erfüllen. Wie kann man das tun, ohne verrückt zu werden?

Der obige Artikel zeigt Ihnen einige Möglichkeiten auf, wie Sie Ihre Kreativität bei Ihrer täglichen Arbeit entwickeln und steuern können. Außerdem beraten wir Sie, wie Sie Ihre Arbeit und die Ihres Teams optimieren können, indem Sie die Vorteile der heutigen Technologie nutzen, mit der die Organisation von Kapazität und Zeit einfacher ist als je zuvor.

Suchen Sie eine helfende Hand, um ein effektiver Projektmanager zu werden?

Software für die Ressourcenverwaltung ausgewählt von führenden IT- und Werbeunternehmen wie Hill-Knowlton oder Unit9.