Wissensmanagement wird seit der Entstehung des Begriffs in den späten 80er Jahren mit großen Organisationen und komplexen Unternehmensstrukturen in Verbindung gebracht. Große Unternehmen verfügen über große Budgets und eine lange Liste von Anforderungen, so dass die Werkzeuge zur Unterstützung von Wissensmanagement-Prozessen oft recht teuer und umfangreich sind.
Allerdings könnten auch kleinere Unternehmen vom Wissensmanagement profitieren. Sie verlieren viel Geld durch schlechten Wissensaustausch, Informationssilos oder dadurch, dass sie denselben Fehler immer wieder machen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einige bewährte Praktiken des Wissensmanagements in einem nicht unternehmenseigenen Umfeld umsetzen können.
Das Business-Wörterbuch definiert Wissensmanagement als:
Strategien und Prozesse, die darauf abzielen, das intellektuelle Kapital einer Organisation zu identifizieren, zu erfassen, zu strukturieren, zu bewerten, zu nutzen und weiterzugeben, um ihre Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Es basiert auf zwei entscheidenden Aktivitäten: (1) Erfassung und Dokumentation des individuellen expliziten und impliziten Wissens und (2) dessen Verbreitung innerhalb der Organisation.
Nach dieser Definition basiert ein optimaler Wissensmanagementprozess auf:
Diese beiden Schritte werden wir uns im nächsten Teil des Artikels vor Augen halten. Bevor wir uns mit einigen umsetzbaren Tipps zum Wissensmanagement befassen, wollen wir noch einmal die Gründe für die Einführung des Wissensmanagements darlegen.
Im Wesentlichen geht es beim Wissensmanagement darum, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter gute Entscheidungen treffen. Dies ist ein ziemlich universelles Bedürfnis, unabhängig von der Größe eines Unternehmens. Die Standardisierung von Prozessen ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktivität zu steigern: Dinge werden schneller erledigt und sind von besserer Qualität.
Die Konzentration auf das Sammeln und Teilen von Wissen ist auch eine gute Gelegenheit, echte Experten auf einem bestimmten Gebiet zu ermitteln und zu würdigen. Ein solcher Ansatz wird diese Experten wahrscheinlich engagierter und zufriedener mit ihrem Arbeitsplatz machen. Gleichzeitig erwirbt auch der Rest Ihres Teams wertvolles Wissen. Das ist eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen.
Die frühzeitige Einführung von Wissensmanagement erleichtert die Skalierung des Unternehmens. Wenn Ihr Team wächst, verfügen Sie bereits über Verfahren, mit denen Sie das kollektive Wissen optimal nutzen können. Diese Vorteile gelten sowohl für projektbasierte Organisationen (Kreativagenturen, Software-Beratungsunternehmen) als auch für Unternehmen, die an der Entwicklung ihres eigenen Produkts arbeiten.
Sie müssen nicht unbedingt mit einem ausgefeilten Prozess oder einer speziellen Software beginnen. Ein effektives Wissensmanagement kann Teil der Unternehmenskultur werden, wenn Sie die Dokumentation und den Austausch von Fachwissen fördern. Hier sind einige Ideen, die Sie ausprobieren können, ohne sich Gedanken über Ihr Software-Budget machen zu müssen:
Transparenz des Projekts erfordert die Transparenz von Informationen innerhalb eines Projektteams. Hier gibt es eine Reihe von Ideen, die Sie umsetzen können: von klaren, gut dokumentierten Projektanforderungen bis hin zu regelmäßigen Feedback-Sitzungen. Die Förderung einer offenen Kommunikation und des Wissensaustauschs zwischen den am selben Projekt arbeitenden Personen wird sich wahrscheinlich auf die Effektivität Ihrer Teams auswirken, aber auch den Grundstein für unternehmensweite Richtlinien legen. Hinzu kommt, Studien zeigen dass die Transparenz von den Mitarbeitern sehr geschätzt wird.
Der Aufbau einer Wissensdatenbank oder eines Intranets scheint etwas zu sein, was große Organisationen brauchen. Die Wahrheit ist jedoch, dass Ihr Unternehmen dem anfänglichen System zur Speicherung von Dokumenten und Informationen (z. B. Google Docs oder Dropbox) schnell entwachsen könnte. Eine umfassende Wissensbasis ist besonders wertvoll, wenn Sie:
Bei Teamdeck verwenden wir Atlassian's Zusammenfluss um Wissen zu speichern, das für unsere Teammitglieder wichtig ist. Hier veröffentlichen wir auch schriftliche Richtlinien und teilen Unternehmensaktualisierungen mit. Das ist nützlich, wenn wir neue Mitarbeiter einarbeiten oder versuchen, auf der Grundlage früherer Erfahrungen des Teams eine optimale Vorgehensweise zu finden.
Apropos Erfahrungen: Um gemeinsam eine Lektion zu lernen, muss man eine Lektion haben, aus der man lernen kann. Es ist eine gute Idee, Postmortem-Sitzungen, After-Action-Berichte oder retrospektive Sitzungen zu dokumentieren. Auch wenn es etwas peinlich ist, weil das Projekt, das Sie dokumentieren, am Ende gescheitert ist, ist es doch eine gute Gelegenheit, daraus zu lernen. Dank dieser "Lessons Learned" können andere Mitarbeiter vielleicht die Ursachen eines Problems verstehen und Fehler in Zukunft vermeiden. Weisen Sie Ihr Team darauf hin, dass es bei diesem Prozess nicht um Schuldzuweisungen oder Prahlerei geht. Es geht darum, aus vergangenen Fehltritten oder Erfolgen zu lernen.
Werfen Sie einen Blick auf dieser Postmortem-Text von Gitlab, geschrieben nach dem berüchtigten Ausfall der Datenbank. Ich bin sicher, dass Hunderte von Entwicklern, die diesen Beitrag gelesen haben, ähnliche Fehler nicht wiederholen werden. Das soll nicht heißen, dass alle Erkenntnisse öffentlich zugänglich sein sollten: Manchmal kommt das aufgrund von Vertraulichkeitsvereinbarungen nicht in Frage. Es ist jedoch etwas, worüber Sie nachdenken sollten, insbesondere wenn externe Benutzer von einem bestimmten Ereignis betroffen waren.
Wie im ersten Teil dieses Textes erwähnt, müssen Sie Experten erkennen: Personen, die über ein großes Wissen über einen bestimmten Aspekt Ihrer Tätigkeit verfügen. Sobald sie identifiziert sind, müssen Sie sie ermutigen, ihr Wissen weiterzugeben. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen - von Teamsitzungen zu einem bestimmten Thema, über Blogging bis hin zu Mentorenprogrammen.
Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur auf die explizites Wissen (bereits kodifiziert/leicht zu artikulieren), sondern auch auf dem stillschweigenden Wissen. Letzteres beruht auf dem Know-how Ihrer Mitarbeiter: ihren einzigartigen Einsichten, ihrer Intuition oder einer Fähigkeit, die sich nicht so leicht verbalisieren lässt. Denken Sie an den Sinn für Ästhetik, die Fähigkeit, innovative Ideen zu entwickeln, oder... das Fahrradfahren.
Stillschweigendes Wissen ist in der Regel sehr wertvoll, aber es ist schwer zu teilen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Experten mit anderen Teammitgliedern in einer "realen" Umgebung zusammenbringen können, die nicht unbedingt im selben Team arbeiten muss. Beispielsweise könnte die Organisation eines Hackathons eine gute Gelegenheit für Ihre Mitarbeiter sein, miteinander zusammenzuarbeiten. Während sie zusammenarbeiten, können sie eine stillschweigende Einsicht in Aktion sehen und daraus lernen.
Es gibt noch einen weiteren Punkt, den Sie tun müssen, um Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen: zeigen, dass dies eine echte Priorität ist. Es könnte sein, dass Ihre Teammitglieder ihr Wissen nicht dokumentieren, weil sie glauben, dass es besser ist, sich auf die "eigentliche Arbeit" zu konzentrieren. Initiativen zur gemeinsamen Nutzung von Wissen können auch leicht aufgegeben werden, wenn die Zeiten hektisch werden. Die Aufgabe eines Unternehmensleiters besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter den Wert der Bewahrung wichtiger Erkenntnisse erkennen. Die Dokumentation und Weitergabe des eigenen Fachwissens sollte ein Teil der Arbeit sein, nicht ein nachträglicher Einfall. Nur dann können Sie wirklich einen wissensbasierten Ansatz verfolgen und in vollem Umfang vom Wissensmanagement profitieren.
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