Hier im Teamdeck-Blog erörtern wir in der Regel Geschäftsstrategien, darunter Zeitmanagement-Strategienfür ein effektiveres Projekt- und Ressourcenmanagement. Ihr Erfolg hängt oft davon ab, wie man seine Zeit bei der Arbeit einteilen kann. Deshalb haben wir uns entschlossen, einen einwöchigen Test durchzuführen: Drei Personen sollten einige bekannte Zeitmanagementtechniken ausprobieren und die Ergebnisse beschreiben. In unserem Experiment gibt es mehrere Variablen, da wir alle drei unterschiedliche Beschäftigungsformen haben (Vollzeit, Teilzeit und freiberuflich). Außerdem haben wir alle leicht unterschiedliche Aufgaben in unserem Arbeitsalltag, die Sie weiter unten nachlesen können.
Um es auch für uns nützlich zu machen, haben wir versucht, Techniken zu finden, von denen wir glauben, dass sie effektiv sind. Schließlich wollten wir produktiver werden und haben drei verschiedene Zeitmanagementtechniken ausgewählt:
Wir haben während des gesamten Experiments Tagebuch geführt, um unsere Eindrücke über diese Zeitmanagementtechniken festzuhalten. Hier sind unsere Geschichten:
Ania
Ersteller von Inhalten
Freiberufler
Zeitmanagementtechnik, die ich getestet habe: Vertiefte Arbeit (basierend auf Cal Newport's Buch)
Wichtigste Prämisse:
In seinem Buch beschreibt Cal Newport mehrere Ansätze, darunter auch den, bei dem man die so genannte oberflächliche Arbeit vollständig eliminiert. Da ich in meiner Funktion täglich eine ganze Reihe von oberflächlichen Aufgaben erledigen muss, habe ich mich für die rhythmische Philosophie der Zeitplanung für tiefgreifende Arbeit entschieden. Im Grunde plane ich jeden Tag zwei ununterbrochene Blöcke mit tiefgreifender Arbeit und arbeite dazwischen an oberflächlichen Aufgaben.
Meine "Deep Work"-Zeitfenster dauern 90 bis 120 Minuten. In dieser Zeit arbeite ich nur an einer bestimmten Aufgabe. Mein Telefon und die SM-Benachrichtigungen sind ausgeschaltet, und ich trinke frisches Wasser, damit ich nicht in Versuchung komme, meinen Schreibtisch zu verlassen.
Erwartungshaltung:
Ich freue mich wirklich darauf, die Methode der Tiefenarbeit auszuprobieren. Haben Sie jemals "abgelenkte Welpen" Gifs gesehen (wie diese)? Ich bin dieses Hündchen. Meine größte Herausforderung bei der Arbeit ist es, mich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, ohne zu versuchen, Multitasking zu betreiben oder etwas zu überprüfen, das ich erst in einer Woche oder so erledigen muss.
Der Autor der Technik der Tiefenarbeit beschreibt sie wie folgt die Fähigkeit, sich ohne Ablenkung auf eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren. Das klingt für mich ein bisschen zu schön, um wahr zu sein, aber gleichzeitig ist es ein großartiges Ziel, auf das ich hinarbeiten kann.
Tag 1:
Meine allererste Beobachtung über meine intensiven Arbeitssitzungen war, dass sie mir sehr kurz vorkamen. 3 Stunden superfokussierte Arbeit pro Tag klingen nicht so beeindruckend. Die Ergebnisse dieser 180 Minuten waren jedoch mehr als zufriedenstellend: Ich habe eine Menge erreicht!
Ich habe sehr schnell gemerkt, dass ich am effektivsten arbeiten kann, wenn ich eine einzige Aufgabe habe, die kein Surfen im Internet erfordert. Das Schreiben eines Blogbeitrags, das meine Hauptaufgabe in einem der heutigen Blöcke war, lief hervorragend. Das Recherchieren eines Artikels hingegen fühlte sich ein wenig unstrukturierter an. Es ist schwer zu sagen, wann man noch recherchiert und wann man nur einen interessanten Artikel liest, der mehr oder weniger zum Thema passt.
Tag 2:
Aufgrund meiner Erfahrungen vom Vortag habe ich beschlossen, meine beiden heutigen intensiven Arbeitssitzungen ganz dem Schreiben zu widmen. Kein Telefon, keine sozialen Medien, kein Internet (außer meinem besten Freund: dem Thesaurus).
Wow, das ging schnell! Ich habe viel mehr geschafft als erwartet. Normalerweise achte ich beim Schreiben sehr auf meine Stimmung, und beim kleinsten Anzeichen von Müdigkeit mache ich eine Pause. Das scheint eine gute Taktik zu sein, denn ich möchte nicht, dass die Qualität meines Schreibens nachlässt. Bei der Tiefenarbeit war ich jedoch entschlossener, bis zum Ende der Sitzung durchzuhalten.
Apropos Ermüdungserscheinungen: Die offensichtlichste ist für mich, wenn ich anfange, mich auf einen einzigen Satz oder eine Überschrift zu fixieren, und dann versuche, sie mehrmals zu perfektionieren, ohne dass ich irgendwelche Auswirkungen sehe. Ich war mir bewusst, dass diese Art von gedanklichen Schleifen mich tatsächlich von meiner tiefen Konzentration ablenken kann. Heute versuche ich nicht mehr, eine Lösung zu finden, sondern notiere einfach "zu verbessern" und mache weiter. Das machte die ganze Sache viel produktiver.
Tag 3:
Die erste Sitzung war dem Schreiben gewidmet, so dass sie sich vertraut anfühlte und gut lief.
Ich musste um die Mittagszeit einige Besorgungen machen, so dass ich erst gegen 16:30 Uhr mit meiner zweiten intensiven Arbeitssitzung beginnen konnte. Ich war ein bisschen müde: Besorgungen haben mich ausgelaugt und ich hatte einen Burger zum Mittagessen, was nicht die beste Idee ist, wenn man danach kein Nickerchen plant, aber hey, mal sehen!
In der zweiten Sitzung des heutigen Tages ging es um die Erstellung einiger E-Book-Layouts in InDesign. Ich finde es sehr befriedigend, solche Dinge selbst zu machen, und versuche daher, den Umgang mit den Adobe-Tools zu erlernen und zu vertiefen. Es stellte sich heraus, dass der Enthusiasmus meiner Macherin die Nachmittagsflaute völlig überwunden hat, und ich habe sogar mehr Zeit im Arbeitsmodus verbracht, als ich ursprünglich geplant hatte.
Übrigens benutze ich den eingebauten iPhone-Timer, um Alarme für meine intensiven Arbeitssitzungen zu stellen.
Tag 4:
Die erste Sitzung war großartig (Korrekturlesen der Artikel, die ich an meine Kunden schicken muss), aber ich habe die Aufgabe weit vor der 90-Minuten-Marke beendet. Ich hatte keine Lust, sofort mit einer ganz anderen Aufgabe zu beginnen, also beschloss ich, die zweite Sitzung einfach zu verlängern und stattdessen 105 Minuten zu machen.
Inzwischen weiß ich genau, wie wichtig es ist, während der intensiven Arbeitssitzungen ablenkungsfrei zu sein. Für die oberflächlichen Arbeitsaufgaben von heute (Beantwortung von E-Mails, Sortieren einiger Dokumente, Erstellen eines einfachen Banners für eine Facebook-Gruppe) habe ich viel länger gebraucht als nötig, weil ich nicht so sehr auf meine Konzentration geachtet habe. Vielleicht wäre es eine gute Idee, auch für oberflächliche Arbeitsaufgaben ein Zeitlimit festzulegen?
Tag 5:
Wieder einmal kämpfte ich mit einer oberflächlichen Arbeit, die mich gleich zu Beginn des Tages beschäftigte. Notiz an mich selbst: Ich muss die erste tiefgehende Arbeitssitzung des Tages absolvieren, bevor ich meinen Posteingang checke.
Ansonsten habe ich mich heute nicht wirklich anders gefühlt, obwohl es Freitag ist und ich erwartet hatte, dass ich mich etwas träger fühlen würde als im ersten Teil der Woche. Nein, das war nicht der Fall. Ich liebe es, dass man bei der Arbeit in der Tiefe unabhängig von Tag, Zeit und Ort die gleichen Schritte befolgen muss. Das fördert wirklich die Produktivität.
Abschließende Eindrücke:
Ich bin wirklich begeistert von dieser Zeitmanagementtechnik. Die Tiefenarbeit hat es mir ermöglicht, alles zu tun, was ich für die Woche geplant hatte, ohne meine Arbeitstage zu verlängern. Ganz im Gegenteil - ich hatte mehr Zeit zur Verfügung als sonst. Dank der strikten Regel, sich nicht ablenken zu lassen, konnte ich einige anspruchsvolle Aufgaben in viel kürzerer Zeit erledigen als sonst.
Ich habe vor, weiter mit der Tiefenarbeit zu experimentieren: Vielleicht könnte ich eine dritte tägliche Sitzung hinzufügen oder sie auf 2 Stunden verlängern? Mein einziger Schwachpunkt war, dass ich während der flachen Arbeit wieder in meine alte Ablenkungsmanier zurückfiel. Daran sollte ich unbedingt arbeiten.
Ich bin mir nicht sicher, ob diese Technik für Menschen, die in Teams arbeiten, einfach umzusetzen ist, aber ich kann sie Freiberuflern, die ihren Tagesablauf selbst in der Hand haben, nur empfehlen.
Joanna
Spezialist für Kundenerfolg
Teilzeitbeschäftigter
Zeitmanagementtechnik, die ich getestet habe: Pomodoro (entwickelt von Francesco Cirillo in den späten 1980er Jahren)
Wichtigste Prämisse: Ich werde 25 Minuten lang (das ist ein Pomodoro) ohne Unterbrechungen an ausgewählten Aufgaben arbeiten und dann eine 5-minütige Pause einlegen. Nach 4 Pomodoro mache ich eine längere Pause und fange dann von vorne an.
Erwartungshaltung:
An der Uni habe ich 45 Minuten lang ohne Unterbrechung gelernt und dazwischen 5 Minuten Pause gemacht. Ich denke, das wird ähnlich sein.
Ich bin gespannt darauf, diese Technik auszuprobieren. Das Einzige, was mir Sorgen macht, ist, dass es schwierig sein wird, meine Aufgaben in 25-Minuten-Blöcke aufzuteilen. Die Interaktion mit den Kunden hat für mich höchste Priorität, und ich möchte sie nicht wegen des festen Zeitplans von Pomodoro aufgeben.
Tag 1:
Ich bin ein wenig verwirrt - zählt das Schreiben von Protokollen über die Methode als Pause oder nicht? Es ist meine lange (25 Minuten) Pause und ich habe beschlossen, sie zu nutzen, um über meine ersten Eindrücke zu berichten. Natürlich ist es nicht das Problem dieser Technik selbst, sondern eher meine Planung.
Jedenfalls lassen sich die 25-minütigen Arbeitssitzungen nur schwer mit den täglichen Besprechungen oder Gesprächen mit Adrianna in Einklang bringen. Keines dieser regelmäßigen Gespräche dauert volle 25 Minuten, und ich habe Mühe, Aufgaben für den Rest dieses Pomodoro zu finden.
Die App, die ich für meine Pomodoro-Sitzungen verwende, hat einen tickenden Ton, der mir hilft, mich zu konzentrieren. Andererseits ist sie aber zu leise, um den Lärm von Bürogesprächen zu unterdrücken, und sie verträgt sich nicht gut mit Musik.
Ich habe das Gefühl, dass ich schneller arbeite, weil ich es bis zum Ende des 25-minütigen Pomodoro schaffen will. Ich fordere mich im Grunde selbst heraus.
Meine "To-do"-Liste habe ich mehrmals überarbeitet, weil ich die Dauer einer bestimmten Aufgabe unterschätzt habe. Ich musste 3 weitere Pomodoros hinzufügen, um etwas zu erledigen, für das ich ursprünglich 25 Minuten veranschlagt hatte.
Es ist ein bisschen stressig, wenn ich weiß, dass ich nur 2 Minuten brauche, um eine Aufgabe zu erledigen, mein Timer aber nur 11 Sekunden anzeigt. Oh, und ich habe heute eine Pause verpasst, weil ich versehentlich ein Kundengespräch für diese Zeit angesetzt habe.
Tag 2
Heute habe ich beschlossen, die Pomodoro-Technik an meine Arbeitsweise anzupassen. Ich habe die langen Pausen auf 15 Minuten verkürzt. Bei der Erstellung meiner Aufgabenliste für den heutigen Tag habe ich nicht nur die Priorität der Aufgaben berücksichtigt, sondern auch meine geplanten Besprechungen. Außerdem habe ich neben jeder Aufgabe die geplante Anfangs- und Endzeit notiert:
10:00 - 10:25 - TÄGLICH
10:30 - 10:55 - Versenden von LinkedIn Nachrichten über unsere Product Hunt Kampagne
Die App, die ich verwende (Focus Keeper), hat eine feste Länge der Pausen (in der kostenlosen Version), also verwende ich sie nur, um meine Pomodoros zu timen, nicht die Pausen. Ich habe auch das Tickgeräusch aufgegeben. Ich bin viel weniger nervös als gestern und arbeite immer noch sehr effizient. Musik zu hören ist hilfreich, um mich zu konzentrieren. Ich wurde heute nicht ein einziges Mal durch Bürogespräche abgelenkt!
Alles in allem habe ich die App im Blick und nutze sie, um meine Pomodoro zu timen, aber wenn ich weiß, dass ich eine Sitzung genau um, sagen wir, 11:30 Uhr beenden soll, wird alles weniger abstrakt. Ich habe es sogar geschafft, eine komplette Kundendemo im Idealfall innerhalb eines Pomodoro zu planen.
Ich erstelle eine "To-Do"-Liste für jeweils 4 Pomodoros. Nach der langen Pause plane ich die nächsten 4 Sitzungen. Auf diese Weise bin ich flexibler und meine Liste muss weniger bearbeitet werden.
Und noch etwas: Die Zeit vergeht wie im Flug, wenn sie in 25-Minuten-Stücke aufgeteilt ist!
Tag 3:
Pomodoro eignet sich nicht so gut, wenn etwas Unerwartetes passiert: ein Internetausfall mitten in der Sitzung oder neue vegane Snacks im Büro, die sofort probiert werden müssen, oder wenn sechs Leute neben Ihrem Schreibtisch ihr Standup-Meeting abhalten.
Tag 4:
Kein Tag 4 - ich bin ein Teilzeitangestellter, schon vergessen?
Tag 5:
Heute habe ich es wirklich nicht geschafft, den 25-5-25-Arbeitsrhythmus einzuhalten. Zum Teil wegen eines abgesagten Meetings und zum Teil wegen dringender 10-Minuten-Aufgaben, die anstanden.
Ich denke, dass 25 Minuten für mich eine zu kurze Arbeitszeit sind. Die Pause würde eher stören als nützen. Es fällt mir leicht, in den Flow zu kommen, und wenn ich dort bin, möchte ich die Aufgabe lieber zu Ende bringen. Ich arbeite im Durchschnitt 5 Stunden pro Tag und habe das Gefühl, dass ich nicht wirklich häufige und lange Pausen brauche. Ich habe mal versucht, eine 25-minütige Pause zu machen, und es kam mir ehrlich gesagt wie Zeitverschwendung vor. Ich brauche nur eine längere Pause pro Arbeitstag, um einen Snack zu essen.
Zeit für ein Pomodoro-Lob:
Eine To-Do-Liste zu erstellen ist großartig und hilft mir, sie zu erledigen, ohne die Aufgaben auf den nächsten Tag zu verschieben.
Abschließende Eindrücke:
Das Gute:
Das Schlechte:
Ein letzter Gedanke: Diese Zeitmanagementtechnik funktioniert am besten, wenn Ihre Kollegen wissen, dass Sie sie anwenden. Wenn sie wissen, dass Sie z. B. ein tägliches Standup in ein Pomodoro einbauen wollen, werden sie weniger geneigt sein, es in die Länge zu ziehen. Und wer weiß, vielleicht bekommen sie ja auch einen Produktivitätsschub!
Adrianna
Wachstumsmanager
Vollzeitbeschäftigter
Zeitmanagementtechnik, die ich getestet habe: Stunden der Spitzenenergie
Wichtigste Prämisse: Ich werde versuchen, die Zeiten zu finden, in denen ich am produktivsten bin, und sie für den Großteil meiner Arbeit nutzen.
Erwartungshaltung:
Was erwarte ich? Die Zeit herauszufinden, zu der ich am produktivsten bin, um meine Arbeit besser planen zu können. Wenn man ständig von 9 Uhr morgens bis 17 Uhr abends arbeitet, hat man in diesem Bereich nicht viele Möglichkeiten. Das wird etwas Neues sein, und ich freue mich schon sehr darauf!
Tag 1:
Ich habe es geschafft, um 5 Uhr morgens aufzuwachen, Slack einzuschalten und mit dem Schreiben eines Berichts zu beginnen. Die ersten drei Stunden waren extrem produktiv, keine Unterbrechungen, ich habe es geliebt.
Um 17 Uhr war ein Anruf geplant, also machte ich eine längere Mittagspause (ich wollte nicht länger als 12 Stunden arbeiten). Die Pause erwies sich als großer Reinfall. Da sie sich mit den üblichen Arbeitszeiten des Teams überschnitt, erhielt ich zahlreiche Nachrichten und Fragen, und ich musste einige visuelle Elemente überprüfen. Ich habe einige Aufgaben für die Arbeitssitzungen am späten Abend aufgeschoben, so dass ich insgesamt über 10 Stunden arbeiten werde.
Update: Ich war am Abend so müde, dass ich nur eine Stunde Arbeit geschafft habe. Ich werde prüfen müssen, ob ich später in der Woche am späten Abend meine größte Energie haben könnte.
Tag 2:
Ich spürte noch die Müdigkeit vom Vortag, aber ich habe es geschafft, früh aufzustehen und zu arbeiten. Die Sitzung am späten Abend kam nicht zustande, weil ich tagsüber zu viel Zeit mit Arbeiten verbracht habe.
Tag 3 und 4:
Ich habe die Dinge umgestellt: Ich blieb bei meinen morgendlichen Sitzungen, begann sie aber etwas später (gegen 8 Uhr). Ich habe bis 13 Uhr gearbeitet und dann nur noch auf Slack-Nachrichten geantwortet. Dieses Mal konnte ich die Sitzungen am späten Abend ausprobieren, und es war wirklich produktiv.
Alles in allem denke ich, dass es eine Frage der Kommunikation ist. Wenn Ihr Team von 8 bis 16 Uhr arbeitet, müssen Sie zumindest teilweise verfügbar sein. Wenn Sie sich wirklich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren müssen, empfehle ich diese Methode, aber sagen Sie Ihrem Team vorher Bescheid und bereiten Sie es darauf vor, dass Sie von X bis Y nicht verfügbar sein werden.
Tag 5:
Tag 5 war ein bisschen schwierig, ich musste während der normalen Arbeitszeit von 8 bis 16 Uhr anwesend und engagiert sein, ich hatte einige Sitzungen angesetzt und konnte sie nicht ausfallen lassen. Das hat mir auch gezeigt, wie flexibel ich bei der Arbeit sein muss und wie ich meine Hauptenergiezeiten an den Büroplan anpassen kann.
Abschließende Eindrücke:
Ich bin froh, dass es mir gelungen ist, meine persönlichen Spitzenproduktivitätszeiten zu finden (das war mein Ziel zu Beginn). Ich habe verschiedene Zeiten ausprobiert: frühmorgens und spätabends.
Meine Hauptenergiezeit? In der Morgendämmerung (außer in der 10-minütigen Verweigerungsphase nach dem Alarm).
Der Nachteil ist, dass dieser Ansatz für die Arbeit mit einem Team nicht optimal geeignet ist. Als Growth Manager muss ich verfügbar sein, um Entscheidungen zu treffen oder Fragen des Entwicklungsteams zu beantworten.
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