Wenn Sie eine Agentur oder ein Softwareunternehmen leiten, in dem Ihr Team an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten. Selbst wenn Sie als Projektmanager ein einzelnes Projekt leiten, haben Sie oft Schwierigkeiten, die verschiedenen Elemente des Projekts zu überwachen.
Was werden Sie aus diesem Artikel lernen?
- Hilfreiche Tools, die die Erstellung von Dashboards im Projektmanagement ermöglichen
- Vorteile von Dashboards im Projektmanagement
- Die Rolle der Ressourcenplanungs-Software
Wenn es doch nur eine Möglichkeit gäbe, sich einen informativen Überblick über den Zustand des Projekts zu verschaffen, ohne sich lange durch Ihre PM-App wühlen zu müssen.
Glücklicherweise bieten Projekt-Dashboards eine Möglichkeit, genau das zu tun - sie dienen als einziger Ort, an dem Sie kritische KPIs überprüfen und den Fortschritt Ihres Projekts bewerten können. Sie dienen auch als einzige Quelle der Wahrheit über den Status Ihres Projekts, die Sie problemlos mit Ihren Kunden oder Managern teilen können. Ein Projektmanagement-Dashboard besteht in der Regel aus mehreren Widgets - Diagrammen, Datenpunkten oder Tabellen -, die sich auf verschiedene Elemente des Projekts beziehen.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile von Projekt-Dashboards und erhalten einige Tipps, wie Sie ein solches erstellen können.
Warum sollten Sie ein Projektmanagement-Dashboard erstellen?
Zunächst einmal ist ein Projektmanagement-Dashboard eine enorme Zeitersparnis für alle, die es benutzen. Als Teamleiter zum Beispiel müssen Sie normalerweise mehrere Berichte/Bildschirme in Ihrem Projekt überprüfen Planungsinstrument um sich einen Überblick über den Stand eines bestimmten Projekts zu verschaffen. Auf der anderen Seite müssen Projektleiter oft jede Woche Stunden damit verbringen, Entwürfe Projektstatusberichte und die Zusammenstellung wichtiger Leistungsindikatoren. Dashboards machen es einfach, einen sich automatisch aktualisierenden "Bericht" mit Echtzeitdaten und Einblicken zu erhalten, die auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnitten sind.
Apropos maßgeschneiderte Einblicke: Auch wenn Projekt- und Ressourcenmanagement-Tools in der Regel so konzipiert sind, dass sie ihren Nutzern wertvolle Informationen liefern, müssen sie dennoch den Bedürfnissen vieler Teams gerecht werden. Infolgedessen sind die standardmäßigen Dashboards oder Berichte, die in diesen Anwendungen angeboten werden, für Ihr Team möglicherweise nicht besonders nützlich. Es ist von Vorteil, eine benutzerdefinierte Projekt- und Ressourcenmanagement Dashboard oder sogar mehrere davon - jedes für einen bestimmten Zweck. Der CFO Ihres Unternehmens könnte beispielsweise an anderen Kennzahlen interessiert sein als der Kunde.
Kundenorientierte Projektmanagement-Dashboards sind ebenfalls sehr praktisch für Sie. Sie können nicht nur Zeit bei der Erstellung neuer Berichte sparen, sondern auch die Projektbeteiligten können einen Blick auf die übersichtlichen Dashboards werfen und leicht verstehen, was im Projekt vor sich geht. Darüber hinaus lässt ein gut gestaltetes Dashboard Ihr Unternehmen in den Augen der Kunden sehr gut aussehen.
Schließlich ist die Analyse eines Projekt-Dashboards eine großartige Gelegenheit, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, die Sie sonst vielleicht übersehen würden. Ein Blick aus der Vogelperspektive auf verschiedene Projektaspekte kann Sie auf Lösungen aufmerksam machen, die Sie noch nicht in Betracht gezogen haben. Angenommen, Ihr Projekt-Dashboard enthält Erkenntnisse über Ressourcenauslastung und erledigte Aufgaben. So können Sie die beiden vergleichen und zum Beispiel feststellen, dass einige Aufgaben im Rückstand sind, aber nicht alle Teammitglieder optimal ausgelastet sind und leicht mehr Aufgaben übernehmen könnten.
Bewährte Verfahren für den Aufbau eines Projektmanagement-Dashboards
Bei der Zusammenstellung eines benutzerdefinierten Projekt-Dashboards sollten Sie einige wichtige Merkmale effektiver Dashboards beachten.
Wirklich leistungsfähige Dashboards enthalten zunächst einmal nur relevante Informationen. Deshalb ist es von Vorteil, mit einer Liste von Kennzahlen/Elementen zu beginnen, die Sie unbedingt anzeigen müssen, oder von Antworten, die das Projektmanagement-Dashboard geben soll. Andernfalls könnte es verlockend sein, ein paar zusätzliche bunte Diagramme hinzuzufügen, um das Dashboard "professioneller" aussehen zu lassen. Leider hilft das Ihren Teammitgliedern nicht dabei, wertvolle Erkenntnisse aus dem Rauschen herauszufiltern. Denken Sie daran, dass Sie verschiedene Arten von Dashboards erstellen können, die für unterschiedliche Zielgruppen bestimmt sind und nur die Elemente enthalten, die für diese am wichtigsten sind.
Ihr Projekt-Dashboard sollte auch sein leicht zu scannen. Achten Sie bei der Erstellung der einzelnen Widgets oder Diagramme, die auf dem Dashboard erscheinen sollen, immer darauf, dass sie gut lesbar sind. Die Informationen sollten auf einen Blick ersichtlich sein, ohne dass man sich durch komplexe Tabellen lesen oder etwas im Kopf ausrechnen muss. Sie können jederzeit ein Teammitglied um ein Feedback zur Lesbarkeit des Dashboards bitten.
Achten Sie immer darauf, ob Ihre Dashboards Folgendes enthalten genaue Daten. Ist dies nicht der Fall, verfehlt ein Dashboard seinen eigentlichen Zweck. Verwenden Sie nur zuverlässige Datenquellen und gestalten Sie das Projekt-Dashboard nach Möglichkeit so, dass es Erkenntnisse in Echtzeit liefert.
Tools, mit denen Sie ein Projektmanagement-Dashboard erstellen können
Sie fragen sich vielleicht, wie man ein Projekt-Dashboard erstellt. Muss ich in ein spezielles Dashboard-Tool investieren?
Tatsächlich gibt es mehrere Möglichkeiten, die Sie nutzen können:
- Besorgen Sie sich eine Daten-Dashboard-App. Es gibt mehrere Dashboard-Apps auf dem Markt, mit denen Sie benutzerdefinierte Daten-Dashboards erstellen können, auch solche für das Projektmanagement. Solche Tools bieten Ihnen in der Regel große Flexibilität bei der Gestaltung Ihres Dashboards. Sie müssen jedoch feststellen, ob die Datenquellen, auf die Sie angewiesen sind, in einer bestimmten Anwendung verfügbar sind. Tools, die Sie vielleicht ausprobieren möchten: Geckboard, Klipfolio.
- Nutzen Sie Ihre Projektmanagementsoftware. Viele Projektmanagement-Anwendungen verfügen über Funktionen, mit denen Sie ein Dashboard erstellen können, um den Projektstatus zu überwachen. Tools, die Sie vielleicht ausprobieren möchten: ClickUp, Montag.
- Nutzen Sie Ihre Software zur Ressourcenverwaltung. Die Unternehmen nutzen die beste Tools für das Ressourcenmanagement um die Arbeit ihrer Teams zu planen und zu verwalten. Als solche enthalten sie viele wertvolle Informationen über das Wohlergehen der Projekte und Ressourcen. Teamdeck ist eine von uns entwickelte App zur Ressourcenverwaltung. Im nächsten Abschnitt dieses Blogbeitrags zeigen wir Ihnen, wie Sie damit ein robustes Projekt-Dashboard erstellen können.
Erstellen Sie ein individuelles Projektmanagement-Dashboard mit Teamdeck
Standardmäßig verfügt Teamdeck über ein persönliches Dashboard, das jedem Benutzer mit Managerrechten zur Verfügung steht und in dem Sie grundlegende Details überprüfen können, wie z. B:
- Wie viele Stunden haben Sie in diesem Monat getrackt?
- wie viele Urlaubstage Sie genommen haben,
- Wie ist die Auslastung Ihres Teams?
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Um ein individuelles Projektmanagement-Dashboard zu erstellen, müssen Sie einen Bericht erstellen. Die Berichte von Teamdeck funktionieren wie Dashboards in dem Sinne, dass Sie verschiedene Elemente verwenden können, um eine datengesteuerte Geschichte in Echtzeit zu erstellen. Außerdem können Sie einen Link erstellen und Ihren Bericht mit dem Kunden oder anderen Projektbeteiligten teilen.
Hier sind einige Beispiele für Elemente, die in der Projektübersicht/dem Bericht Ihres Teams angezeigt werden könnten:
- Überstunden-Bericht. Erleichtert es Ihnen, zu sehen, wie viele Überstunden Ihre Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum geleistet haben.
Erfahren Sie, wie Sie dieses Diagramm mit Teamdeck erstellen können - lesen Sie unseren Leitfaden für Projektstatusberichte.
- Geschätzte vs. tatsächliche Stunden/Kosten, die von Ihrem Team verfolgt wurden. Anhand eines solchen Diagramms können Sie auf einen Blick erkennen, ob Sie das Budget Ihres Projekts noch unter Kontrolle haben oder nicht.
Erfahren Sie, wie Sie dieses Diagramm mit Teamdeck erstellen können - lesen Sie unseren Blogbeitrag über Projektkostenverfolgung.
- Abrechenbare Nutzung. Sehen Sie, wie viel Zeit Ihres Teams für abrechenbare Tätigkeiten aufgewendet wurde. So können Sie überprüfen, ob ein bestimmtes Projekt wirklich rentabel ist.
Natürlich können Sie mit Teamdeck viele verschiedene Arten von Diagrammen und Tabellen erstellen. Sie können die App selbst ausprobieren, indem Sie Hier können Sie sich für einen kostenlosen Test anmelden. Alternativ können Sie auch Termin für ein Gespräch mit Aniela, unsere Expertin für Kundenerfolg. Sie wird Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten von Teamdeck zeigen, wenn es darum geht, die Daten über die Leistung Ihres Teams zu präsentieren.
