Berechnung der Ressourcenkostenabweichung im Projektmanagement zur Verfolgung der Projektrentabilität

Die Ressourcenkostenabweichung ist eine der die KPIs für das Ressourcenmanagement die Sie unbedingt im Auge behalten sollten. Diese Kennzahl wird in der Regel als Prozentwert ausgedrückt. Er zeigt Ihnen das Verhältnis zwischen den geplanten Kosten pro Projektmitarbeiter und den tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter. 

Wie kann das nützlich sein?

Zunächst einmal können Sie durch die Verfolgung der Ressourcenkostenabweichung die Rentabilität Ihres Projekts überwachen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie auf der Grundlage eines festen Budgets arbeiten. Was passiert, wenn Sie feststellen, dass Ihre Teammitglieder mehr Kosten verursachen als erwartet? Sie können die notwendigen Optimierungen vornehmen, um sicherzustellen, dass sich das Projekt nicht negativ auf Ihr Endergebnis auswirkt. 

Unternehmen, die mit Zeit- und Materialbudgets arbeiten, sollten auch die Ressourcenkostenabweichung regelmäßig überprüfen, um rechtzeitig auf beunruhigende Muster reagieren zu können. 

Ein Vergleich der geschätzten und der tatsächlichen Kosten kann Ihnen auch einige wertvolle Erkenntnisse über die Projektkalkulationsprozess in Ihrem Unternehmen. Sicherlich werden Schätzungen nie genau zutreffen, aber einige Teams neigen dazu, bestimmte Aspekte ihrer Projekte stark zu unterschätzen. Solche Muster sollten erkennbar sein, wenn Sie die Ressourcenkostenabweichung verschiedener Rollen innerhalb Ihres Projektteams oder verschiedener Projektphasen vergleichen. 

Wie berechnet man die Ressourcenkostenabweichung im Projektmanagement?

Die einfachste Formel besteht darin, die tatsächlichen Kosten Ihres Teams zu teilen (verfolgte Stunden multipliziert mit den Stundensätzen der Mitarbeiter) durch die geplanten Kosten (Projektschätzungen multipliziert mit den Stundensätzen). Jetzt sehen Sie, wie viel Geld Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen sollten, im Vergleich zu dem Betrag, den Sie erwartet haben. Wenn Sie tiefer gehen wollen, können Sie auch zwischen den internen Kosten - dem Geld, das Sie Ihren Teammitgliedern zahlen + Verwaltungskosten - und dem Geld, das Sie vom Kunden erhalten, differenzieren. Auf diese Weise können Sie den Gewinn, den Ihr Unternehmen erzielt, genau bestimmen. 

Sie können sich vorstellen, dass Sie, um zuverlässige Daten über die tatsächlichen Kosten Ihres Teams zu erhalten, Folgendes verwenden sollten Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiter. Jetzt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Abweichung der Ressourcenkosten ganz einfach mit einer kompletten Ressourcenmanagement-App - Teamdeck - berechnen können.

Erstellen Sie einen Bericht über Ressourcenkostenabweichungen mit der Projektressourcenplanungssoftware Teamdeck

Teamdeck ist Ressourcenmanagement-Software mit leistungsstarken Berichtsfunktionen, die allen Nutzern zur Verfügung stehen - alles, was Sie tun müssen, ist hier ein Konto eröffnen. Sie können Teamdeck 7 Tage lang kostenlos testen. Nach der kostenlosen Testphase betragen die Kosten pro Teammitglied $3.99 und beinhalten Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Urlaubsmanagementsystem Merkmale. 

Ihr Teamdeck-Konto ist bereit? Um einen aussagekräftigen Bericht über Ihre Projektteams zu erstellen, müssen Sie sie bitten, mit der Zeiterfassung zu beginnen. Die mobile Zeiterfassungs-App von Teamdeck oder ihre Zeiteinträge über die Web-App eingeben. 

Wenn Sie jedoch nur sehen möchten, wie ein solcher Bericht funktioniert, können Sie schnell ein Demokonto mit Beispieldaten einrichten. Klicken Sie einfach auf "Mit Beispieldaten spielen", wenn Sie sich im Bereich "Organisationen" von Teamdeck befinden. 

Unabhängig davon, ob Sie mit den echten Daten Ihres Teams oder mit Beispieldatenpunkten arbeiten, sind die nächsten Schritte die gleichen. Gehen Sie im oberen Menü auf Berichte und klicken Sie auf das Plus-Symbol in der unteren rechten Ecke. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Bericht über die Abweichung der Ressourcenkosten von Grund auf neu erstellen können, also klicken Sie auf "Benutzerdefiniert erstellen".

Als Nächstes benennen Sie Ihren Bericht und legen einen geeigneten Datumsbereich fest. 

Die Berichte von Teamdeck funktionieren so, dass Sie entscheiden, woraus sie bestehen sollen. Sie können verschiedene Arten von Diagrammen und Tabellen mit interaktiven Feldern erstellen. Lassen Sie uns für den Anfang ein Balkendiagramm erstellen, das uns einen guten Überblick über den Vergleich von Schätzungen und tatsächlichen Ergebnissen gibt. 

Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Ecke und wählen Sie das Balkendiagramm aus. Standardmäßig besteht es aus Balken, die die Buchungen (geplante Stunden), die Stundenzettel (erfasste Stunden), die verfügbaren Stunden und die Urlaubsstunden Ihrer Teams darstellen. Da wir nur Buchungen und Stundenzettel vergleichen wollen, gehen Sie zu Metrics und deaktivieren Sie Urlaub und Verfügbarkeit. 

Ihre Tabelle sollte wie folgt aussehen:

Wenn Sie viele Mitarbeiter in Ihrem Team haben, ist das Balkendiagramm natürlich viel weniger gut lesbar. Die Ressourcenkostenabweichung wird in der Regel für ein einzelnes Projekt berechnet, so dass Sie andere Projekte herausfiltern können. Klicken Sie auf Filter und fügen Sie einen entsprechenden Filter hinzu.

Klicken Sie auf "Anwenden" und genießen Sie ein Diagramm, das nur mit relevanten Daten gefüllt ist. Anhand dieses Diagramms können Sie sehen, welche Mitarbeiter mehr Stunden als erwartet geleistet haben und welche Mitarbeiter unter ihrer geschätzten Stundenzahl geblieben sind. Um hier jedoch genaue Zahlen zu erhalten, ist es besser, eine informative Tabelle hinzuzufügen.

Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Ecke und fügen Sie eine Tabelle hinzu. Sie können einige Schritte aus dem vorherigen Diagramm wiederholen: Deaktivieren Sie die nicht benötigten Metriken (lassen Sie vorerst nur Stundenzettel und Buchungen übrig) und filtern Sie das entsprechende Projekt.

Vielleicht möchten Sie auch die Gruppierung der Daten in Ihrer Tabelle ändern. Standardmäßig werden die Daten zuerst nach Projekten und dann nach Teammitgliedern gruppiert. Um diese Einstellung zu ändern, klicken Sie auf Gruppierung und schalten Sie die Datenblöcke um. Sie können "Projekte" sogar ganz entfernen, wenn Sie einen Filter verwenden. 

In unserem Beispielbericht sieht die endgültige Gruppierung wie folgt aus:

Da Ihre Tabelle nun aus zwei Datenspalten besteht (Buchungen und Stundenzettel), ist es an der Zeit, weitere Spalten hinzuzufügen, die die geschätzten und tatsächlichen Kosten darstellen. Als erstes müssen Sie eine Spalte für die Stundenkosten Ihres Teams hinzufügen. Klicken Sie auf Metriken und dann auf "Benutzerdefiniert hinzufügen" -> "Spalte für benutzerdefinierte Werte hinzufügen". Benennen Sie Ihre neue Spalte (z. B. "Stündliche Kosten") und wählen Sie das Währungsdatenformat.

Wenn Sie diese Änderungen anwenden, werden Sie sehen, dass der Tabelle eine leere Spalte hinzugefügt wurde. Sie funktioniert ähnlich wie eine Excel-Tabelle. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um dort Daten einzugeben. 

Sobald die stündlichen Kosten Ihres Teams feststehen, können Sie Spalten hinzufügen, die automatisch die geschätzten Gesamtkosten und die tatsächlichen Kosten berechnen. Gehen Sie wieder zu Metrics und klicken Sie auf "Add customs", aber wählen Sie jetzt "Add custom calculation field", da Teamdeck das Ergebnis selbst berechnen soll. Benennen Sie die Spalte, wählen Sie das Währungsdatenformat und geben Sie die Formel ein. 

Für die geplanten Kosten gilt folgende Formel:

= (Buchungen: Zeit / 60) * Benutzerdefinierte Werte: Stündliche Kosten

Für die tatsächlichen Kosten:

= (Stundenzettel: Zeit / 60) * Benutzerdefinierte Werte: Stündliche Kosten

Sobald Sie mit der Eingabe einer Variable beginnen, schlägt Teamdeck verfügbare Optionen vor. 

Derzeit sollten Sie 5 Spalten in Ihrer Tabelle haben, einschließlich zweier neuer Spalten für geschätzte und tatsächliche Kosten. 

Eine letzte Spalte, die wir der Tabelle hinzufügen sollten, ist diejenige, um die es in diesem Bericht geht: die Ressourcenkostenabweichung. Um sie zu berechnen, erstellen wir eine weitere Spalte mit einem benutzerdefinierten Berechnungsfeld. Diesmal sollten Sie das prozentuale Datenformat wählen und die folgende Formel eingeben:

= (Benutzerdefinierte Formeln: Tatsächliche Kosten / Benutzerdefinierte Formeln: Geplante Kosten)*100

Hinweis: Wenn Ihre Spalten anders benannt sind, sollten Sie die Formel entsprechend anpassen.

Schon erscheint in Ihrer Tabelle eine neue Spalte mit dem Wert der Ressourcenkostenabweichung für jeden Ihrer Mitarbeiter, der an einem bestimmten Projekt arbeitet. 

Liegt der Wert über 100%, bedeutet dies, dass dieses Teammitglied mehr Zeit als veranschlagt erfasst hat. Ist der Wert niedriger als 100%, bedeutet dies, dass die ursprüngliche Schätzung nicht erreicht wurde. 

Eine letzte Sache, die Sie vielleicht tun möchten, ist die Art und Weise zu ändern, wie die Zeile "Summe" berechnet wird. Standardmäßig handelt es sich um eine Summe aller Werte in einer bestimmten Spalte. Ein Durchschnittswert wäre hier viel sinnvoller. Die letzte Zeile ist anklickbar und kann wie eine Tabellenkalkulationszelle bearbeitet werden, so dass Sie nur die folgende Formel eingeben müssen:

= Durchschnitt(verschachtelt(Gruppe: Personen, Benutzerdefinierte Formeln: Ressourcenkostenabweichung))

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