Die kurze Antwort lautet: Ja, das sollten Sie! Ein gutes Statement of Work (SOW) kann Ihnen eine Menge Stress, Zeit und Kosten ersparen. Klingt nach etwas, das es wert ist, ausprobiert zu werden, oder? In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Grundlagen des Verfassens einer effektiven Leistungsbeschreibung ein. Außerdem gehen wir auf die wichtigsten Vorteile dieses Dokuments ein. Doch zunächst wollen wir uns einen Moment Zeit nehmen, um zu erklären, was ein SOW ist und welchen Platz es im Projektmanagementprozess einnimmt.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge definiert das Projekt Statement of Work als erzählerische Beschreibung der Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse, die durch ein Projekt geliefert werden sollen (Quelle: PMBOK® Guide - Fifth Edition).
Im Wesentlichen ist es ein Dokument, das die verschiedenen Aspekte des Projekts beschreibt, einschließlich:
Das Statement of Work muss von allen Projektbeteiligten unterzeichnet werden und ist oft Teil eines Projektvertrags.
Vielleicht fragen Sie sich, was der Unterschied zwischen einem Statement of Work und einem Scope of Work ist. Ersteres ist der Name des Dokuments, das normalerweise den Umfang des Projekts enthält. Wenn wir von "Arbeitsumfang" sprechen, beziehen wir uns in der Regel auf die Arbeiten, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Die Dokumentation des Umfangs ist ein wesentliches Element einer effektiven Management des Projektumfangs. Dies können Sie tun, indem Sie den so genannten Projektstrukturplan (PSP) erstellen, der es Ihnen ermöglicht, einen Umfang zu visualisieren. Es könnte auch eine gute Idee sein, den Projektstrukturplan in Ihre Arbeitsbeschreibung aufzunehmen.
Am Anfang dieses Blogbeitrags haben wir erwähnt, dass eine gute Arbeitsbeschreibung Ihnen eine Menge Nerven und Geld sparen kann. Das gilt besonders, wenn Sie mit externen Stakeholdern zusammenarbeiten und Ihr Projekt recht komplex ist. Eine einzige Quelle der Wahrheit über die Arbeit, die Sie erledigen sollten und die Sie nicht erledigen sollten, kann ein Lebensretter sein. Dank eines Statement of Work können Sie:
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Es ist wichtig zu wissen, dass Projekte sehr unterschiedlich sein können, so dass verschiedene Unternehmen je nach Art der Projekte, die sie durchführen, sehr unterschiedliche Leistungsbeschreibungen verwenden können. Es gibt jedoch einige Elemente, die Ihr SOW in der Regel enthalten wird. Gehen wir sie der Reihe nach durch:
In der Einleitung Ihrer Leistungsbeschreibung fassen Sie das Projekt zusammen und geben einen Überblick über alle beteiligten Parteien. In der Zusammenfassung des Projekts erklären Sie normalerweise den Zweck und die Vision des Projekts. Worum geht es bei diesem Projekt? Welches ist das Geschäftsziel für die Durchführung des Projekts? Welches Problem wird das Endprodukt lösen?
Wenn Sie diese Elemente am Anfang Ihres SOW erläutern, geben Sie den Ton für das gesamte Dokument an und begründen, warum bestimmte Leistungen in den Umfang aufgenommen wurden oder nicht.
In diesem Teil Ihrer Aufgabenstellung versuchen Sie, zwei Fragen zu beantworten:
Es ist verständlich, dass dieser Abschnitt nicht zu vage sein darf, da dies zu Missverständnissen führen kann. Andererseits kann es sein, dass Sie nicht in der Lage sind, an dieser Stelle alle Aufgaben zu umreißen. Wenn das der Fall ist, ist das in Ordnung. Entscheidend ist, dass Sie den Umfang, auf den Sie und die anderen Beteiligten sich geeinigt haben, genau wiedergeben.
Sie können von einem allgemeineren Überblick über den Umfang bis zur Auflistung einzelner Schritte und Aufgaben gehen, die das Projektteam erledigen muss. Vergessen Sie nicht die zu erbringenden Leistungen, und machen Sie genaue Angaben dazu. Es ist wichtig, zweideutige Formulierungen zu vermeiden, wie z. B. die Angabe, dass Sie Folgendes liefern werden dies oder jenes. Wenn Sie möchten, dass Ihre Leistungsbeschreibung bei eventuellen künftigen Verhandlungen mit dem Kunden hilfreich ist, sollte sie so klar wie möglich sein.
Es könnte auch eine gute Idee sein, einen negativen Umfang in Ihren SOW aufzunehmen. Dabei handelt es sich um Elemente des Projekts, die mit dem Kunden besprochen wurden oder die in den Produkten von Wettbewerbern enthalten sind, die Sie aber letztlich nicht in den Umfang aufnehmen wollten.
Wenn Sie die verschiedenen Schritte des Projekts beschreiben, können Sie Folgendes einfügen Projektmeilensteine und auch Fälligkeitstermine. Für einige Projekte gibt es feste Termine, für andere nicht, so dass Sie nicht immer in der Lage sein werden, den genauen Zeitraum für die Durchführung anzugeben. Dennoch ist es hilfreich, in der Leistungsbeschreibung zumindest die verschiedenen Phasen des Projekts und die ungefähre Dauer anzugeben.
Wir haben bereits betont, dass Sie in der Leistungsbeschreibung eine präzise Sprache verwenden und das Projekt genau darstellen müssen. Das Gleiche gilt für die Standards und Abnahmekriterien, die ebenfalls in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden sollten.
Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team an einer mobilen Anwendung für einen Kunden arbeitet. Es reicht nicht aus, im SOW nur die Funktionen der Anwendung zu beschreiben. Was ist, wenn Ihre Anwendung wie angegeben auf den meisten mobilen Geräten funktioniert, aber nicht auf allen? Wenn Sie und der Kunde sich nicht auf eine Liste von Plattformen einigen, für die die App gedacht ist, können Sie nur schwer behaupten, dass der Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde. Aus diesem Grund ist es so wichtig, einige branchenspezifische Standards festzulegen. Bei Softwareentwicklungsprojekten können dies Details sein über:
Sie können auch die Verantwortlichkeiten des Kunden im SOW-Dokument erwähnen - muss er zum Beispiel irgendwelche Vermögenswerte bereitstellen?
Halten Sie schließlich die Erfolgsdefinition des Projekts fest: Was erwartet der Kunde von einem erfolgreichen Projekt? Wer wird für die Feststellung des Projekterfolgs zuständig sein?
Informationen über das Budget sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres SOW. Wenn Sie in der Lage sind, die Kosten für das Projekt darzustellen, schreiben Sie sie auf. Wenn Sie auf Zeit- und Materialbasis arbeiten oder eine andere Vereinbarung getroffen haben, erläutern Sie deren Bedingungen klar und deutlich. Vergessen Sie nicht die zusätzlichen Projektkosten: Lizenzgebühren, Ausrüstung, Reisen usw.
Der Zahlungsplan sollte ebenfalls in der Leistungsbeschreibung angegeben werden. Wann sollten Sie mit der Zahlung rechnen? Gibt es Ratenzahlungen? Als Unternehmen, das für das Projekt verantwortlich ist, liegt es in Ihrem besten Interesse, an keiner Stelle des SOW Zweifel aufkommen zu lassen, und dieser Abschnitt ist verständlicherweise keine Ausnahme.
Haben Sie alle erforderlichen Angaben in Ihrer Leistungsbeschreibung zusammengetragen? Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten mit dem Dokument vertraut sind, und lassen Sie es abzeichnen.
Inzwischen wissen Sie, wie wichtig eine gut formulierte Leistungsbeschreibung ist. Ganz gleich, ob Sie eine Boutique-Agentur leiten oder für ein größeres Unternehmen arbeiten, sie ist ein nützliches Element im Projektmanagementprozess Ihres Teams. Geben Sie unseren Leitfaden an die Projektmanager in Ihrem Unternehmen weiter und ermutigen Sie sie, SOW-Dokumente für die verschiedenen Projekte zu erstellen, die sie durchführen.
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