Denken Sie darüber nach, in Ihrem Unternehmen eine Richtlinie für bezahlte Freizeit einzuführen? Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, den Prozess mit mehr Selbstvertrauen zu beginnen: Sie erfahren etwas über die verschiedenen Arten von PTO und erhalten ein Rezept, um die freien Tage Ihres Teams effizient zu erfassen.
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Bezahlte Freizeit (PTO), persönliche Freizeit, Verfügbarkeit, Abwesenheit oder Urlaubsverwaltung - sind Begriffe, die mit der Abwesenheit von der Arbeit bei gleichzeitigem Erhalt des regulären Lohns gleichzusetzen sind. Durch Urlaub, Krankheitsurlaub, gesetzliche Feiertage, Familien-, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub hat ein Arbeitnehmer die Möglichkeit, Zeit außerhalb des Büros zu verbringen.
Es lohnt sich zu sagen (um ein umfassenderes Bild des Phänomens zu erhalten, über das wir hier sprechen), dass PTO und Urlaubsmanagement Teil von etwas Größerem sind - Zeitmanagement oder Anwesenheitsmanagement. Um hier nicht zu viele Informationen unterzubringen, muss gesagt werden, dass Zeitmanagement (oder Zeitmanagement-Strategien) geht es um die Planung und das Management der Zeit, die ein Mitarbeiter für bestimmte berufliche Tätigkeiten aufwendet. Die allgemeinen Ziele dieses Prozesses bestehen darin, die Effektivität, Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.
Bei der Anwesenheitsverwaltung handelt es sich um ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Es ist das System, das die Arbeitszeiten und die Freizeit eines Mitarbeiters erfasst. Verhinderung von Zeitverlusten durch den Einsatz eines Software zur Zeiterfassung für MitarbeiterInsbesondere die Kontrolle der Arbeitszeiten, der Anmeldezeit, der Abgänge, der Pausen und natürlich der Freistellungen sind die Hauptziele des Anwesenheitsmanagements.
Wenn man sich die Rolle und die Bedeutung der PTO-Verfolgung und eine fundierte PTO-Politik wird verständlicher und ist es wert, in Betracht gezogen zu werden.
Das Wichtigste zuerst - es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Unternehmen eine PTO-Politik haben. Das ist nicht unbedingt ein Zeichen dafür, dass man sich nicht um die Mitarbeiter kümmert. Schließlich ist in vielen Ländern ein gewisses Maß an bezahlter Freizeit gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch kann eine PTO-Politik ein großer Vorteil für die Mitarbeiter und ein Wettbewerbsvorteil an einem bestimmten Arbeitsplatz sein, weshalb viele Unternehmen beschließen, ihren Teammitgliedern verschiedene Freizeitregelungen anzubieten.
Die PTO als solche scheint bei den Arbeitnehmern äußerst beliebt zu sein, insbesondere in den USA, wo das Bundesgesetz keine bezahlten Urlaubstage garantiert. In einer kürzlich erstellten Rangliste der beliebtesten Sozialleistungen kam PTO gleich hinter der Krankenversicherung auf den zweiten Platz.
Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz sollte für jede Führungskraft, die ein gesundes und produktives Team leiten will, eine Priorität sein. Eine Politik der bezahlten Freistellung ist jedoch auch für das Unternehmen selbst von Vorteil. Sie trägt dazu bei, ungeplante Abwesenheiten zu verhindern und den Arbeitsplatz und Projekttransparenz. Vor diesem Hintergrund müssen Sie entscheiden, welche Art von PTO-Politik Sie in Ihrem Unternehmen einführen wollen. Beginnen wir damit, den Begriff selbst zu erklären.
Die PTO-Politik (oder einfach PTO) legt die Regeln fest, nach denen Mitarbeiter eine bestimmte Menge an freier Zeit nutzen können. Es gibt verschiedene Arten von PTO-Strategien. Einige Unternehmen bieten eine feste Anzahl bezahlter Stunden pro Jahr/Monat an, die für jeden Zweck genutzt werden können. Andere Unternehmen bündeln diese Stunden in Kategorien: Urlaub, Krankheit, persönliche Freistellung usw.
Es gibt auch das so genannte "PTO Accrued", was bedeutet, dass die Mitarbeiter im Laufe der Zeit Anspruch auf mehr Freizeit haben (im Gegensatz zu dem gesamten Betrag, den sie z. B. zu Beginn des Jahres erhalten). Eine andere Art von Freizeitpolitik besteht darin, unbegrenzte PTO anzubieten. In den nächsten Abschnitten dieses Artikels gehen wir auf die gängigen Arten von PTO ein und erörtern ihre Vor- und Nachteile.
Es handelt sich um eine traditionelle Form der bezahlten Freistellung: Ein Unternehmen bietet eine Reihe von freien Tagen an, die in verschiedene Kategorien eingeteilt sind (z. B. Urlaubs- oder Krankheitstage). Einer der Vorteile dieses Ansatzes besteht darin, dass die Unternehmen die Anzahl der Abwesenheiten vorhersagen können und somit besser Ressourcen zuweisen und planen Sie Ihre Einstellungsbemühungen.
Der Nachteil einer festen PTO-Regelung ist, dass die Mitarbeiter möglicherweise nicht glücklich darüber sind, dass ihre Freizeit in feste Kategorien eingeteilt ist. Sie würden z. B. lieber mehr Tage für Urlaubszwecke nutzen, anstatt sie als potenzielle Krankheitszeiten zu speichern, die sie dann doch nicht in Anspruch nehmen.
Ein weiterer Nachteil der festen PTO war früher die Tatsache, dass die Erfassung der Abwesenheiten innerhalb der verschiedenen Kategorien recht mühsam war. Zum Glück, Ressourcenmanagement-Tools haben diese Herausforderung gelöst, indem sie automatische Abwesenheits-Tracker anbieten. Lesen Sie mehr darüber im letzten Abschnitt dieses Artikels.
Es gibt verschiedene Arten von PTO-Maßnahmen, die als flexibel bezeichnet werden können. Zum einen gibt es das System der "unbegrenzten Urlaubstage", bei dem die Mitarbeiter Anspruch auf so viele freie Tage pro Jahr haben, wie sie benötigen. Dann gibt es noch PTO-Strategien, bei denen die Anzahl der bezahlten Abwesenheiten festgelegt ist, die Arbeitnehmer diese aber aus beliebigen Gründen verbrauchen können (banked PTO).
Dieser Ansatz kommt den Arbeitnehmern zugute, die die zusätzliche Freiheit genießen, ist aber auch für die Unternehmen von Vorteil, die die Abwesenheiten vorhersehen können (die Höchstzahl der bezahlten freien Tage ist in der Police angegeben). Das Freizeitguthaben kann ab Jahresbeginn in voller Höhe zur Verfügung stehen, monatlich angesammelt werden oder sogar kontinuierlich auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden berechnet werden.
Ein weiterer Aspekt bei der Gestaltung von PTO-Plänen, den Sie berücksichtigen müssen, ist die Frage, was mit ungenutzten Tagen aus der Zulage geschieht. Werden sie auf das nächste Jahr übertragen? Planen Sie, den Mitarbeitern die verbleibende Urlaubszeit zu vergüten? Stellen Sie sicher, dass Sie gesetzliche Vorschriften zu berücksichtigen: Je nachdem, wo Sie tätig sind, kann die Auszahlung obligatorisch sein.
Unbegrenzte PTO ist eine der meistdiskutierten Sozialleistungen der letzten Jahre. Die Zahl der Urlaubstage nicht zu begrenzen, scheint ein großer Vertrauensvorschuss seitens des Arbeitgebers zu sein. Auf der anderen Seite kann sich jedoch herausstellen, dass die Mitarbeiter weniger Urlaubstage nehmen, wenn sie unbegrenzte PTO zur Verfügung haben. Außerdem sehen einige Teammitglieder darin einen Werbegag oder eine Marketingtaktik zur Personalbeschaffung. Wie lässt sich das verhindern?
Die Politik des unbegrenzten bezahlten Urlaubs erfordert mindestens ebenso viel Planung und interne Kommunikation wie Politiken, die scheinbar viel mehr Vorschriften beinhalten. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, was sie erwarten können: Wie hoch ist der jährliche Mindesturlaub? Wie früh sollten sie ihre Vorgesetzten über eine geplante Abwesenheit informieren? Wie sind die Regeln für Krankheitsurlaub und persönliche Tage?
Auch wenn es bei dieser Richtlinie darum geht, Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, selbst zu entscheiden, wann es seinen Urlaub nimmt, sind Sie dennoch dafür verantwortlich, ihm einige Richtlinien an die Hand zu geben. Andernfalls könnten sie den neuen Regeln gegenüber misstrauisch sein. Wenn Sie jedoch die neue Richtlinie für unbegrenzte PTO erfolgreich einführen, werden Sie wahrscheinlich das Engagement der Mitarbeiter erhöhen, ihr Engagement stärken und Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Team aufbauen.
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine feste oder flexible PTO-Politik entscheiden, werden Sie wahrscheinlich nach einer effizienten Abwesenheitsverfolgung Prozess. Es ist relativ einfach, wenn Sie nur eine einzige Anzahl von freien Tagen gewähren, und wird zunehmend schwieriger, wenn Sie separate Freizeitkategorien oder eine Politik der angesammelten PTO haben. Die Nachverfolgung von bezahlten und unbezahlten Urlaubstagen kann zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand werden, wenn Sie sich nicht für automatisierte Lösungen entscheiden.
Die praktikabelste Art der Zeiterfassung ist die Verwendung eines Tools, das die notwendigen Berechnungen für Sie vornimmt. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern ist auch eine einzige Quelle der Wahrheit, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für Ihr HR-Team zugänglich ist.
Mit Teamdeck können Sie einen Freizeitbericht für Ihre Mitarbeiter erstellen. Sie können die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter nach verschiedenen Kategorien zusammenfassen (Krankheit, persönliche Fehlzeiten, Urlaub usw.). Das PTO-Guthaben kann von Ihnen festgelegt oder von unserer App berechnet werden, z. B. auf der Grundlage der Anzahl der Stunden, die eine bestimmte Person gearbeitet hat.
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Teamdeck verfügt über Funktionen zur Verwaltung von Freizeitanträgen der Mitarbeiter. Alles geschieht innerhalb der App, sodass Ihr Urlaubsmanagementsystem ist schlank und geradlinig.
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