'Puh! Ich habe keine Ahnung, wo die ganze Zeit geblieben ist", sagen Sie vielleicht nach einem anstrengenden Arbeitstag. Und doch wiederholen Sie diesen Satz immer wieder, weil Sie nicht in der Lage sind, vollständig darüber nachzudenken, worauf Sie den größten Teil Ihrer Zeit und Ihrer Bemühungen verwenden. Wenn es sich nur um ein vorübergehendes Gefühl handelt, das Sie bei einem besonders arbeitsreichen Projekt haben, wollen Sie sich vielleicht einfach durchkämpfen. Das Problem wird größer, wenn Sie oder Ihre Vorgesetzten feststellen, dass wichtige Daten über die Art der Aufgaben Ihres Teams am Ende des Tages regelmäßig durch die Maschen fallen. In solchen Fällen ist es eine gute Lösung, Ihre Buchungen und Zeiteinträge mit Tags zu kategorisieren. Nicht nur nach den zugewiesenen Projekten, sondern auch nach spezifischeren Merkmalen wie Art, Budget, Wahrscheinlichkeit oder durchgeführten Aktivitäten.
Buchungen eignen sich im Allgemeinen hervorragend für Vorhersagen und um den Menschen mitzuteilen, was auf sie zukommt. Wenn man alle Verpflichtungen in der Kalenderansicht kann die Kommunikationsschleifen verkürzen und eine effektive Möglichkeit der Vorausplanung sein. Dennoch kann es Fälle geben, in denen Sie mehr Informationen aufnehmen möchten, als ein einfacher Projektname bewältigen kann. In einem solchen Fall sind vordefinierte Tags eine gute Alternative zu ausführlichen und manchmal fragwürdigen Beschreibungen. Sie können Folgendes bedeuten:
In vielen Fällen möchten Sie dem Team die genaue Art Ihrer Buchungen beschreiben, ohne potenziell zweideutige Beschreibungen zu verwenden. Wenn Sie zum Beispiel einen Wartungsservice oder eine Garantie anbieten, genau wie Anspannung ist es wichtig, dass Ihr Team weiß, welche Art von Verpflichtungen es zu erfüllen hat. Diese Aufgaben lassen sich leicht markieren mit Garantie und Wartung Buchungskennzeichen, damit Sie sie schnell hinzufügen können und sie im gesamten Unternehmen allgemein verständliche Begriffe haben. Auf diese Weise können Sie auch leicht analysieren, wie viel Zeit und Geld diese oder ähnliche Dienstleistungen innerhalb eines Projekts Sie im Berichtsbereich kosten, ohne sie zu vermischen.
Nicht alle Buchungen bedeuten eine bezahlte Arbeit. Sie können diese wichtigen Informationen in Ihren Buchungen als Abrechenbar oder eine Nicht abrechenbar Tag. Auf diese Weise ist es sehr klar, welche der von Ihnen und Ihrem Team Die gebuchten Stunden sollten später in den Rechnungen auftauchen. die Sie generieren werden. Dadurch verwechselt Apptension niemals kostenlose Beratungen, Managerunterstützung oder Vorverkaufsaktivitäten mit den Zahlungen für reguläre Projektarbeit, ohne umfangreiche Buchungsbeschreibungen zu verfassen.
In Apptension ist der Teamdeck-Kalender eine großartige und eigentlich einzige Informationsquelle für die Verfügbarkeit unseres Teams und die allgemeine Produktionskapazität des gesamten Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Es ist eine große Hilfe, einen Überblick darüber zu haben, wann bestimmte Projekte geplant sind und welche Teams verfügbar sind, um ein neues Projekt zu starten. Wir sind jedoch immer wieder auf eine Grauzone von Projekten gestoßen, von denen wir wissen, dass sie sehr wahrscheinlich beginnen werden, die aber noch nicht offiziell bestätigt sind. Um mit solchen Situationen auf eine nicht verwirrende Weise umzugehen, haben wir ein Vorläufige Tag, um Arbeiten zu kennzeichnen, mit deren Planung wir beginnen wollen, ohne andere Teamdeck-Benutzer zu der Annahme zu verleiten, dass diese Projekte bereits vollständig abgezeichnet sind.
Zeiterfassungsbögen dreht sich alles um den Ist-Zustand. Wir nutzen sie, um zu verstehen, was in unserem Unternehmen und bei unseren externen und internen Projekten täglich passiert. Ein einfacher Blick in den Kalender gibt jedoch möglicherweise nicht alle notwendigen Einblicke in die Trends innerhalb Ihrer Teams. Tags können hier Abhilfe schaffen und gleichzeitig eine solide Grundlage für eine fortgeschrittenere und komplexere Berichterstattung bieten. Es gibt verschiedene Kategorisierungen, die Sie mit Hilfe von Tags in Teamdeck erstellen können:
In vielen Unternehmen werden Garantieleistungen oder die Einarbeitung neuer Teammitglieder oder Mitarbeiter nicht in Rechnung gestellt und müssen daher getrennt behandelt werden. Wir machen das mit Garantie und Onboarding Tags in unseren Stundenzetteln. Vielleicht möchten Sie Ihr Team auch in verschiedene Dienste innerhalb eines Teams unterteilen, z. B. RnD, Wartung oder Produktion. Diese können auch in Zeiterfassungs-Tags umgewandelt werden, so dass Ihr Team über die erbrachte Leistung Bericht erstatten kann, ohne übermäßig viele separate Projekte erstellen zu müssen.
Ähnlich wie die Projektbuchungen sollten auch die Stundenzettel dem richtigen Budget zugeordnet werden. Wenn Sie unterschiedliche Tarife haben, je nachdem, ob Ihr Team während der Bürozeiten arbeitet oder Überstunden, unter Verwendung einer Bezahlte Überstunden Tag hilft Ihnen bei der Erstellung von Lohnabrechnungsberichten, die diese Informationen enthalten. Außerdem wird es dadurch viel einfacher, Ihren Kunden genau den richtigen Betrag für die Leistungen Ihres Teams in Rechnung zu stellen. Andererseits könnte es Dienstleistungen geben, die kostenlos sind und die Sie aus Ihrem Budgetbericht ausschließen möchten. In einem solchen Fall sollten Sie diese von anderen Zeiteinträgen mit Nicht abrechenbar und Abrechenbar Tags können notwendig sein, um die Kontrolle über das allgemeine Projektbudget zu haben.
Als Manager bei Apptension möchte ich immer wissen, wie viel Zeit mein Team für die wichtigsten Aufgaben verbringt. So kann ich die Bedürfnisse eines bestimmten Projekts verstehen und Lösungen anbieten, wenn wir Probleme mit dem Zeitmanagement haben. Innerhalb unserer Teams haben wir uns darauf geeinigt, dass wir Aktivitäten wie die Arbeit an der Dokumentation, die Kommunikation mit unseren Teams und Kunden, die Teilnahme an Meetings, das Onboarding neuer Teammitglieder oder die Arbeit an unseren persönlichen Zielen mit bestimmten Tags kennzeichnen werden: Dokumentation, Interne Kommunikation, Externe Kommunikation, Treffen, Onboarding und Selbstentwicklung. Dies gibt uns Aufschluss darüber, auf welche Bereiche wir uns am meisten konzentrieren und welche die meiste Zeit des Projekts in Anspruch nehmen. Sobald diese Bereiche identifiziert sind, können wir leicht daran arbeiten Optimierung der Prozesse und dafür zu sorgen, dass einerseits bestimmten Aufgaben genügend Aufmerksamkeit gewidmet wird, diese aber andererseits so effizient wie möglich durchgeführt werden.
Tags sind eine großartige Methode zur effektiven Übermittlung wiederholbarer Informationen. Sie helfen uns, unsere Arbeit zu kategorisieren und sicherzustellen, dass wir immer auf einfache und verständliche Weise auf dem Laufenden bleiben. Eine solche Kategorisierung geht bis hin zu fortgeschrittenen Berichten, in denen Sie Ihre Vorhersagen gruppieren und mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen können, um viel präzisere Schlussfolgerungen und Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie das nächste Mal Schwierigkeiten haben, zu verstehen, wie und woran Ihr Tag so schnell vorbeigegangen ist, warum Ihr Budget nicht stimmt oder Sie sich einfach dabei ertappen, wie Sie die Eintragsbeschreibung eingeben, obwohl Sie das Gefühl haben, dies schon so oft getan zu haben, denken Sie daran, wie Tags Ihre Erfahrung verbessern können und nutzen Sie alle Vorteile der Verwendung von Teamdeck.
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Science Crunchers ist eine Werbeagentur aus Portugal, die 2017 gegründet wurde: "Wir produzieren visuelle und schriftliche Inhalte, um Wissenschaft klar und deutlich zu kommunizieren. Unser Kommunikationsteam entwirft und erstellt auch Marketingmaterialien, von Websites über Infografiken und Broschüren bis hin zu animierten Videos."
Softwarepark ist ein Softwareentwicklungsunternehmen, das sich auf die Entwicklung individueller Software und Lösungen für Data-Science-Projekte spezialisiert hat. Derzeit beschäftigt das Unternehmen 40 Mitarbeiter in ganz Europa.