Softwarehäuser und IT-Beratungsunternehmen müssen in der Regel in der Lage sein, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Um dies erfolgreich zu tun, brauchen sie bewährte Projektmanagementverfahren und natürlich zuverlässige Projektmanager, die wissen, wie man IT-Projekte leitet.
Doch selbst wenn Sie hervorragende PMs an Bord haben und über bewährte Projektmanagementverfahren verfügen, werden Sie vielleicht feststellen, dass es Optimierungsmöglichkeiten gibt. Vielleicht können Projektmanager nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen, weil sie jede Woche an zeitraubenden Berichten arbeiten müssen? Oder vielleicht sind Ihre Teammitglieder frustriert, weil sie Daten zwischen mehreren Anwendungen jonglieren müssen? Glücklicherweise können Sie diese und andere Herausforderungen durch Automatisierung lösen.
Unter Projektmanagement-Automatisierung versteht man den Prozess der automatischen Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projektmanagement. Es geht nicht darum, Projekte automatisch durchzuführen, z. B. die Erstellung von Software ohne menschliches Zutun. Nein, Ihr Team muss in diesem Bereich nach wie vor sein Fachwissen einsetzen. Stattdessen kann die Automatisierung im Projektmanagement dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, indem z. B. doppelte Dateneingaben vermieden werden oder effektivere Kommunikationsabläufe genutzt werden.
Einer der offensichtlichsten Vorteile der Automatisierung von Arbeitsplätzen ist die höhere Produktivität: Ihre Teams müssen ihre Zeit nicht mit zeitraubenden, banalen Aufgaben vergeuden. Darüber hinaus kann die Automatisierung Ihren Mitarbeitern helfen, bessere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Wie ist das möglich?
Automatisierung kann unterstützen Projektressourcenmanagement Prozesse durch Echtzeitberichte, Frühwarnsysteme oder Benachrichtigungen. Solche Mechanismen helfen Ihren Projektleitern und anderen Teammitgliedern, sofort zu reagieren, wenn etwas schief läuft. Sie sind auch praktisch, wenn es darum geht, den Stand des Projekts zu analysieren und zu entscheiden, ob Optimierungen erforderlich sind.
Darüber hinaus trägt die PM-Automatisierung dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter das Beste aus den verfügbaren Tools herausholen. Durch die Integration dieser Tools und die Nutzung automatisierter Arbeitsabläufe erhält Ihr Team einen vollständigen Überblick über die verschiedenen Phasen und Aspekte des Lebenszyklus der Softwareentwicklung in einem Projekt. Sie können sich wahrscheinlich auch vorstellen, dass die Automatisierung Ihre Bemühungen um eine bessere Arbeitsmoral im Team unterstützt. Denn wenn die Mitarbeiter sich bei der Arbeit produktiver und leistungsfähiger fühlen, ist auch ihr Engagement höher.
Sie werden wahrscheinlich nicht in der Lage sein, einige sehr anspruchsvolle Aspekte des Projekt- und Ressourcenmanagements zu automatisieren. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass sich die Projektanforderungen in einem der Projekte Ihres Teams erheblich ändern. Sie müssen neuRessourcen zuweisenWenn Sie den Zeitplan für das Projekt ändern und vielleicht sogar überdenken wollen, ob es sich lohnt, das Projekt fortzusetzen, können Sie das nicht effektiv automatisieren.
Wie können Sie also Prozesse identifizieren, bei denen eine Automatisierung sehr sinnvoll ist? Denken Sie an Bereiche, die in Ihrem Softwarehaus gut etabliert sind und sich regelmäßig wiederholen. Ein gutes Beispiel wäre der Prozess des Projektstarts, bei dem in der Regel mehrere Aufgaben anfallen, die jedes Mal geplant werden müssen, wenn ein neues Projekt gestartet wird. Durch die Einrichtung einer Vorlage oder eines Arbeitsablaufs für den Projektstart in Ihrer IT- oder Marketing-Projektmanagement-Softwarekönnen Sie Zeit sparen und Ihren Projektmanagern die Möglichkeit geben, sich auf andere Dinge zu konzentrieren, als immer wieder die gleichen Aufgaben zu erledigen.
Im vorigen Punkt haben wir Ihnen geraten, die Bereiche zu analysieren, in denen Ihr Team von der Automatisierung seiner Aufgaben profitieren könnte. Das ist ein guter erster Schritt, aber wahrscheinlich werden Sie nicht alle Automatisierungsmöglichkeiten erkennen können. Es ist sinnvoll, Ihr Projektteam zu ermutigen, eigene Ideen einzubringen. Dazu müssen sie jedoch - zumindest im Allgemeinen - wissen, welche Automatisierungsmöglichkeiten es gibt.
Erklären Sie ihnen, dass es in verschiedenen Tools, die sie täglich nutzen, integrierte Automatisierungsfunktionen gibt, aber auch spezielle Apps (z. B., Zapier) zur Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe. Nehmen wir an, Sie haben einen Projektmanager, der sich während Kundenbesprechungen Notizen in Evernote macht und dabei auch potenzielle Teamaufgaben notiert. Wenn dieser Projektmanager erkennt, dass er Zapier verwenden kann, um seine Notizen automatisch in Aufgaben umzuwandeln, wird er diese Automatisierung wahrscheinlich implementieren. Zuvor war ihnen vielleicht nicht einmal bewusst, dass ein solcher Workflow möglich ist.
Automatische Warnmeldungen sind von Vorteil - fragen Sie einfach Ihr Entwicklungsteam. Sie haben wahrscheinlich Warnmeldungen eingerichtet, wenn der Server ausfällt oder eines der Systeme nicht funktioniert. Bei der Projektverwaltung können Sie das Projektteam warnen, wenn es sich der Grenze des geplanten Budgets nähert.
E-Mail- oder Slack-Benachrichtigungen können als Warnungen, aber auch als hilfreiche Erinnerungen dienen. Betrachten Sie das folgende Szenario:
Die meisten Softwarehäuser verwenden die Zeiterfassung, um die Kosten ihrer Projekte zu überwachen. Leider kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeiter vergessen, ihre Stundenzettel rechtzeitig auszufüllen oder eine automatische Zeiterfassung einzuschalten. Stattdessen fügen sie am Ende der Woche oder, schlimmer noch, am Ende des Monats ihre Schätzungen zur Zeiterfassung hinzu.
Es liegt auf der Hand, dass eine Analyse, die auf solch ungenauen Daten basiert, nicht zuverlässig ist oder sogar irreführend sein könnte. Eine automatische Slack-Erinnerung, jeden Tag einen Stundenzettel auszufüllen, kann Ihnen helfen, dieses Problem zu lösen.
Lesen Sie mehr über automatische Slack-Benachrichtigungen für Ihre Projektteams.
Ein Projektmanager spielt offensichtlich eine entscheidende Rolle in Ihren Projektteams. Zufälligerweise handelt es sich dabei oft um eine Person, die Tätigkeiten ausführt, die durch eine Automatisierung des Projektmanagements optimiert werden könnten. Viele Projektmanager verbringen zum Beispiel Stunden mit dem Aufschreiben Projektstatusberichte jede Woche für die Kunden. Sie denken vielleicht: Es ist wichtig, dass unsere Kunden wissen, was in ihren Projekten vor sich geht.
Sicher, aber der Prozess der Erstellung von Projektberichten ist sehr ineffizient. Wie können Sie ihn automatisieren? Die Verwendung von sich automatisch aktualisierenden Projektberichten, die Sie einmal konfigurieren und dann nur den aktuellen Status überprüfen, wäre hier eine gute Wahl. Solche Berichte sind in vielen PM-Apps sowie in Ressourcenmanagement-Tools verfügbar.
Apropos Apps: Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihren Teams verwendeten Tools Automatisierungsoptionen bieten. Andernfalls müssen Sie benutzerdefinierte Workarounds erstellen. Sicherlich mag es für ein Softwarehaus keine große technische Herausforderung sein, eine personalisierte Integration mit der offenen API eines bestimmten Tools zu erstellen, aber es ist ein zusätzlicher Kostenfaktor für Ihr Unternehmen, dessen Sie sich bewusst sein sollten.
Achten Sie auf Tools, die benutzerdefinierte Workflows und Auslöser, automatische Statusaktualisierungen, leistungsstarke Berichtsoptionen usw. bieten. Es ist auch eine gute Idee, während einer Produktdemo gezielt nach Möglichkeiten der PM-Automatisierung zu fragen. Das Team, das hinter der App steht, die Sie in Betracht ziehen, wird Ihnen wahrscheinlich interessante Ideen liefern, wie Sie die Aufgaben Ihres Teams automatisieren können.
Effizientes Ressourcenmanagement ist eine unverzichtbare Strategie für ein Softwarehaus, das Projekte mit Leichtigkeit planen und verwalten will. Sie müssen Folgendes beachten Ressourcenplanungund versuchen Sie, ein ausgewogenes Arbeitspensum aufrechtzuerhalten (lesen Sie über Workload-Management). Aus diesem Grund verwenden viele IT-Unternehmen spezielle Ressourcenmanagement-Software zusätzlich zu ihrer Projektmanagement-Software.[/vc_column_text]
Ein interaktiver Ressourcenkalender erleichtert die Planung und Überwachung von Projekten erheblich.
Bitte beachten Sie, dass Ressourcenmanagement-Tools verfügen auch über hilfreiche Automatisierungsfunktionen. Teamdeckbietet zum Beispiel Slack-/E-Mail-Benachrichtigungen, automatisch aktualisierte Berichte, integrierte Integrationen und eine leistungsstarke API. Sie können diese Funktionen nutzen, um Benachrichtigungen oder Erinnerungen einzurichten, sicherzustellen, dass Projektmanager schnell Projektberichte erstellen können, und Teamdeck mit der PM-Software Ihrer Wahl verbinden.
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