Halten Sie sich für einen vielbeschäftigten Manager?
Wenn ja, welche Beschreibung passt besser zu Ihnen?
Sie sehen hoffentlich, dass diese beiden Arten, den Begriff "beschäftigt" zu erklären, sehr unterschiedliche Bedeutungen haben. Als Führungskraft werden Sie wahrscheinlich oft beschäftigt sein, weil Sie etwas zu tun haben. Sie werden Ziele und Prioritäten haben, und Ihr Team wird Ihren Rat suchen. Ständig beschäftigt zu sein, ist jedoch etwas, das Sie mit erfolgreicher Arbeit definitiv vermeiden können. Zeitmanagement-Strategien.
In diesem Blog-Beitrag werden wir unsere Tipps zum Zeitmanagement vorstellen. Einige von ihnen sind relativ einfach anzuwenden, bei anderen werden Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten ernsthaft überdenken müssen. Wir sind jedoch überzeugt, dass sich die Mühe lohnt, wenn Sie Ihre Zeit effektiv verwalten können.
Wir empfehlen Ihnen dringend, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, indem Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten analysieren. Warum sind Sie so beschäftigt? Sitzen Sie vielleicht jeden Tag stundenlang in Besprechungen? Oder Sie wechseln häufig den Kontext und versuchen, neue Aufgaben und Herausforderungen zu bewältigen, sobald sie anfallen? Versuchen Sie, Ihre Arbeitsweise zu bewerten und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Wie kann man eine solche Analyse durchführen? Wenn Ihr Unternehmen Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiterkönnen Sie sich vielleicht auf historische Daten stützen. Ansonsten nehmen Sie sich ein paar Tage Zeit, um zu notieren, was Sie tun und wie viel Zeit Sie dafür brauchen. Sie können auch versuchen, rote Fähnchen zu erkennen: Stress, negatives Feedback von Ihrem Team, die Unfähigkeit, wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Wir werden weiterhin versuchen, Sie davon zu überzeugen, eine richtige Zeiterfassung einzuführen (siehe Tipp #7), aber kurze Notizen können ein guter Anfang sein, um zu verstehen, warum Sie so beschäftigt sind.
Können Sie aus dem Stegreif die wichtigsten Ziele nennen, die Sie in dieser Woche/im Monat/im Quartal erreichen wollen? Können Sie sagen, zu welchem allgemeinen Ziel Ihre aktuelle Aufgabe beiträgt? Um eine produktive Führungskraft zu sein, sollten Sie klare Ziele haben, die mit den Unternehmens- und Teamzielen übereinstimmen. Wenn Sie ein paar Tage damit verbringen, Ziele für Ihr Team und sich selbst zu formulieren, können Sie langfristig viel Zeit sparen. Wenn Sie wissen, dass Sie auf ein bestimmtes, messbares Ziel hinarbeiten, fällt es Ihnen leichter, konzentriert und motiviert zu bleiben. Darüber hinaus können Sie Zeitfresser vermeiden, d. h. Aktivitäten, die zwar dringend erscheinen, aber in Wirklichkeit wenig mit dem Erfolg Ihres Teams zu tun haben.
Nachdem Sie nun die Ziele definiert haben, sollten Sie die Aufgaben, die Sie auf dem Weg dorthin erledigen müssen, umreißen und nach Prioritäten ordnen. Als Führungskraft werden Sie wahrscheinlich nur an einem Teil der Aufgaben arbeiten. Achten Sie also darauf, dass Sie diejenigen Aufgaben auswählen, die wirklich Ihr Fachwissen erfordern. Wenn Sie mehr über Priorisierungstechniken lesen möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zu Priorisierung von Projektaufgaben.
Wenn wir schon beim Thema Prioritäten und Zeitmanagement sind, sollten Sie unbedingt daran denken, dass Sie sich an Ihre Prioritäten halten müssen. Auch auf die Gefahr hin, wie ein Spielverderber zu klingen: Arbeiten Sie nicht an Dingen, nur weil sie spannend sind!
Lassen Sie uns ein Szenario durchspielen: Stellen Sie sich vor, Sie sind ein leitender Angestellter in einer Kreativagentur. Sie haben begonnen Ihre Karriere als UX-Designerund Sie schätzen immer noch das Gefühl des Flusses bei der Arbeit an Wireframes. In Ihrem derzeitigen Job müssen Sie alle kreativen Vorschläge Ihrer Agentur überblicken und mit einem Team von UX-Spezialisten und Illustratoren zusammenarbeiten. Sie glauben, dass sie ihre Arbeit gut machen, aber Sie möchten trotzdem ab und zu einspringen und einige Entwürfe übernehmen. Diese Art von Verhalten ist ein Zeichen für Mikromanagementaber es kann auch für Ihre Produktivität schrecklich sein.
Wir wollen damit nicht sagen, dass Sie Ihre Tage mit banalen Aufgaben verbringen sollen - im Idealfall werden Sie auch von Ihren primären Führungsaufgaben begeistert sein. Es geht darum, auf dem richtigen Weg zu bleiben und Ihren Zielen einen Schritt näher zu kommen. Wenn Sie sich jedoch von Ihren derzeitigen Aufgaben frustriert fühlen und lieber einen anderen Weg einschlagen möchten Karriereweg in anderen Technologienkönnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie sich dieses Bedürfnis genauer ansehen sollten.
Neue E-Mails in Ihrem Posteingang, Slack-Benachrichtigungen, Mitarbeiter, die Ihr Büro betreten und fragen: "Kann ich Sie kurz sprechen?" - wir sind sicher, dass die meisten Manager viele potenzielle Unterbrechungen aufzählen können, die während ihres Arbeitstages auftreten. Als Manager werden Sie wahrscheinlich nicht alle Ablenkungen vermeiden können, aber Sie können sie effektiver verwalten. Stellen Sie einige Regeln auf, sowohl für sich selbst als auch für Ihr Team. So könnten Sie beispielsweise beschließen, Ihre E-Mails nur zweimal am Tag abzurufen und alle dringenden E-Mails sofort zu bearbeiten, anstatt sie mit "Sternchen" zu versehen und auf später zu verschieben. Eine andere Idee wäre, in Ihrem Kalender einen Zeitraum festzulegen, in dem Sie nicht unterbrechen dürfen. Das kann Wunder für Ihre Produktivität bewirken, solange Sie diese Zeit für konzentrierte Arbeit nutzen.
Manche Menschen arbeiten am besten, wenn sie Musik über schalldichte Kopfhörer hören. Andere schätzen kleine Rituale zu Beginn einer konzentrierten Arbeitssitzung - z. B. das Aufbrühen eines grünen Tees. Können Sie Dinge und Umstände identifizieren, die Ihre Konzentration fördern? Wenn Sie wissen, was Sie in den Flow-Zustand versetzt, hilft Ihnen das enorm beim Zeitmanagement, sofern Sie auch den nächsten Tipp befolgen.
Sobald Sie wissen, was Ihre Produktivität fördert, nutzen Sie es. Wenn Sie vor dem Mittag am produktivsten sind, legen Sie einen Zeitblock fest, in dem Sie intensiv arbeiten. Wenn Sie in der zweiten Hälfte Ihres Arbeitstages mit kreativen Aufgaben zu kämpfen haben, planen Sie sie für die frühen Morgenstunden ein. Ihre Produktivitätsmuster zu kennen und sie optimal zu nutzen, ist die Grundlage eines guten Zeitmanagements.
Wir haben schon viel über die Analyse Ihrer Arbeitsgewohnheiten und Produktivitätsmuster gesprochen. Wissen Sie, was Ihnen helfen wird, diese zu erkennen? Die Zeiterfassung. Zugegeben, wir sprechen nicht von den Stundenzetteln, die Sie am Ende der Woche oder des Monats abzeichnen, nur um die Richtlinien Ihres Unternehmens einzuhalten. Diese sind oft nutzlos, um etwas zu messen. Aber wenn Sie Ihre Zeiterfassungsbögen in Echtzeit ausfüllen und ein robustes Zeiterfassungsanwendungkönnen Sie aus diesen Daten eine Menge lernen. Sie werden sehen, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit verbringen: wie viel Zeit Sie für aktuelle Aufgaben, die Teamverwaltung oder potenzielle Ablenkungen aufwenden. Mit diesem Wissen können Sie Optimierungen vornehmen: Umfassen Sie effektives Sitzungsmanagementprobieren Sie verschiedene Zeitmanagement-Technikenund verschieben Sie die Termine in Ihrem Kalender.
Ein zusätzlicher Vorteil: Wenn Sie die Zeiterfassung im gesamten Team einsetzen, erhalten Sie auch mehr Informationen über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und können den Fortschritt ihrer Projekte verfolgen. Lesen Sie mehr über Zeiterfassungsmanagement.
Bei der Suche nach Optimierungen in Ihrem Zeitplan sollten Sie Ihr Team nicht vergessen. Natürlich brauchen Sie immer noch Zeit, um mit ihnen zu sprechen, ihnen Feedback zu geben und sie bei ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen. Es ist eine gute Idee, im Voraus Zeit für Einzelgespräche einzuplanen, um sie nicht zu vergessen oder sie in einem suboptimalen Zeitfenster anzusetzen. Die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihrem Team ist aus vielen Gründen wichtig, aber einer davon hat direkt mit Zeitmanagement zu tun. Wenn Sie mehr über die Stärken und Schwächen Ihrer Teamkollegen wissen, können Sie besser einschätzen, an wen Sie eine bestimmte Aufgabe delegieren sollten.
Was passiert mit Ihrem Kalender, wenn Sie einen "leeren" Tag haben? Höchstwahrscheinlich fängt man an, Besprechungen, Brainstormings, Vorstellungsgespräche mit potenziellen Mitarbeitern usw. zu planen. Sicher, manchmal müssen Sie einfach an einer Besprechung teilnehmen, aber Sie können es zu Ihren Bedingungen tun. Nutzen Sie Ihren Online-Kalender, um die Zeit zu blockieren, von der Sie bereits wissen, dass Sie sie für eine bestimmte Aktivität verwenden werden, z. B. für Ihre konzentrierten Arbeitssitzungen. Das bedeutet nicht, dass Sie ganze Tage blockieren sollten, nur weil Sie nicht von Besprechungen oder anderen Anfragen belästigt werden wollen. Wie gesagt, Sie werden sie nicht ein für alle Mal vermeiden können. Was Sie auf jeden Fall tun können, ist, Ihre wichtigsten Aktivitäten in den Kalender einzutragen und etwas Zeit für andere zu reservieren.
Ziele skizziert? Aufgaben nach Prioritäten geordnet? Prima! Jetzt ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass Sie und Ihre Teammitglieder tagsüber genug zu tun haben. Aufrechterhaltung einer optimalen Ressourcenauslastung ist entscheidend: Sie wollen Ihre Mitarbeiter (oder sich selbst) nicht überlasten, aber Sie müssen auch eine Unterauslastung vermeiden.
Wie wirkt sich das auf Ihr Zeitmanagement aus? Als Führungskraft sollten Sie bereit sein, einige Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Arbeit auf sie zukommt, können Sie ungewollt zusätzlichen Druck auf jemanden ausüben, der ohnehin schon viel zu tun hat.
Jetzt fragen Sie sich vielleicht: Wie soll ich die Arbeitsbelastung und Auslastung meiner Mitarbeiter im Auge behalten? Es geht nicht darum, Ihren Mitarbeitern tief in die Augen zu schauen und nach Anzeichen von Müdigkeit zu suchen. A Ressourcen-Planer wie Teamdeck bietet Ihnen eine robuste Möglichkeit, die Zeitpläne der Mitarbeiter zu verfolgen und sie für eine bessere Produktivität zu optimieren. Sie können auch Ihren eigenen Zeitplan überwachen, und wenn Sie sehen, dass es eng wird, können Sie Aufgaben im Voraus an Ihr Team delegieren.
Ressourcenplanungstools wie Teamdeck bieten Ihnen einen hervorragenden Überblick über die Arbeitsbelastung, die Zeiterfassung und die Urlaubszeiten Ihres Teams. Klingt nach einer guten Lösung für Ihr Team? Schreiben Sie uns eine Nachricht und Produktdemo vereinbaren mit Joanna.
Überlastung ist schlecht für das Wohlbefinden und kann sich auch auf das Privatleben auswirken. Vielbeschäftigte Manager sind auch schlechter in ihrem Job: der Leitung von Teams. Forschung ("Research: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) zeigt, dass "Chefs mit höherer (im Vergleich zu geringerer) Arbeitsbelastung technischen Kernaufgaben Vorrang vor einer fairen Behandlung der Mitarbeiter einräumten und infolgedessen von ihren Mitarbeitern seltener als fair behandelt wurden."
Sicherlich wollen Sie nicht diese Art von Manager sein. Nutzen Sie unsere Liste mit Zeitmanagement-Tipps und wählen Sie ein paar Punkte aus, die Sie am meisten ansprechen. Arbeiten Sie dann daran, sie in den nächsten Wochen umzusetzen. Wahrscheinlich werden Sie schon bald einen echten Unterschied bemerken. Viel Erfolg!
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