Die Menschen verlangen Offenheit am Arbeitsplatz. 87% von ihnen, das heißt.
87% der Arbeitnehmer die von Kelton Global in einer Studie 2018 befragt wurden gaben zu, dass sie sich von ihrem künftigen Unternehmen Transparenz wünschen. 80% der Befragten wollten mehr über die Entscheidungsfindung in ihrem Unternehmen erfahren.
Kein Wunder also, dass Transparenz am Arbeitsplatz ein Begriff ist, der in den meisten Unternehmen viel diskutiert wird. Einige entscheiden sich für radikale Transparenz, während andere andere Wege wählen, um eine offene Kommunikation zu fördern.
Als Projektmanager oder Teamleiter haben Sie vielleicht kein Mitspracherecht bei den unternehmensweiten Richtlinien. Sie sind jedoch für ein Projektteam verantwortlich, so dass die Projekttransparenz sehr stark von Ihnen abhängt.
Schlechte Kommunikation und unklare Erwartungen gehören zu den Top 8 Herausforderungen des Projektmanagements. Transparenz in Projekt- und Ressourcenmanagement ist eine Kultur der offenen Kommunikation und Sichtbarkeit innerhalb eines Projektteams. Aus der Sicht des Managements geht es oft darum, dem Team gegenüber ehrlich über das Projekt und das Team selbst zu sein.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Projekttransparenz in einem Team kultiviert werden kann, aber die Folgen sind überwiegend positiv.
Der Zusammenhang zwischen Transparenz und Engagement/Zufriedenheit der Mitarbeiter wurde in mehreren Erhebungen und Studien untersucht. Es gibt Daten, die beweisen dass Ehrlichkeit in der Tat ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit der Menschen bei der Arbeit ist.
Bei der Projekttransparenz geht es aber auch um den finanziellen Gewinn des jeweiligen Projekts. Dies ist möglich, weil Transparenz die Produktivität steigert. Engagierte Mitarbeiter, die wissen, was von ihnen erwartet wird (und warum), erbringen bessere Leistungen und arbeiten effizienter. Wie Jyoti M, IT-Beraterin bei Tata, in ihrem Papier über Projektmanagement und Transparenz: Transparenz mit entsprechenden Berechtigungen in einem Projektmanagementsystem spart allen Projektbeteiligten Zeit und Geld. Hört sich das nach einem PM-Traum an? Das sollte es auch!
Mangelnde Transparenz hingegen kann zu Misstrauen im Team oder sogar zu Ressentiments führen. Projekt Management Institute's Berichte haben immer wieder gezeigt, dass unzureichende oder schlechte Kommunikation eine der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten ist. Es gibt also allen Grund zu der Annahme, dass Ehrlichkeit und offene Kommunikation für Projektmanager äußerst wichtig sind.
Zugegeben, Transparenz ist keine Einheitslösung, da sie sich von Kunde zu Kunde oder von Branche zu Branche unterscheidet. Wir haben eine Liste von Schritten zusammengestellt, die Sie unternehmen können, um die Projekttransparenz in Ihrem Team zu erhöhen.
Klingt offensichtlich? Vielleicht, aber denken Sie daran, dass es bei der "Aufgabensichtbarkeit" um mehr geht als um eine Liste von Funktionen, die es zu erstellen gilt.
Erklären Sie Ihrem Team zunächst das Projekt. Sowohl in Bezug auf den technischen Umfang als auch in Bezug auf die geschäftliche Seite der Dinge. Was ist das Ziel des Projekts? Wer wird davon profitieren? Was ist der Grund für eine bestimmte Funktion? Die Antworten auf diese Fragen können Ihnen bei der Schätzung von Aufgaben einige Fehlentscheidungen ersparen.
Das Verständnis des "Warum?" und nicht nur des "Was?" verbessert das Engagement Ihres Teams. Das ist ein guter Weg, um ein Gefühl der Verantwortung zu entwickeln.
Das ist eine große Sache. Und eine schwierige zugleich.
Sie möchten transparent sein, und doch gibt es Dinge, die Sie nicht mitteilen sollten. Achten Sie darauf, dass Sie keine persönlichen oder vertraulichen Informationen preisgeben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Ihre völlige Offenheit nicht zu Spekulationen oder Klatschsendungen führt. Wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas noch nicht an Ihr Team weitergegeben werden sollte, ist das wahrscheinlich der Fall. Warten Sie, bis Ihre Informationen bestätigt oder relevant sind, und teilen Sie sie erst dann Ihrem Team mit.
Darüber hinaus sollten Sie Ihrem Team das Gefühl geben, dass es Teil des Projekts ist. Und das erfordert, dass Sie sie über Änderungen im Projekt informieren.
Ein Grund dafür wurde bereits im vorigen Abschnitt erläutert - Sie brauchen Leute, die verstehen, woran sie arbeiten. Ein anderer Grund ist ebenso wichtig: Sie haben es hier mit Spezialisten zu tun, und die wissen, was sie tun.
Wenn die Änderung der Anforderungen bedeutet, dass neue Funktionen entwickelt werden müssen, stellen Sie sicher, dass dies auf die effizienteste Weise geplant wird. Eine offene Diskussion mit Ihrem Entwicklungsteam kann Ihnen viele Ideen liefern, um die Auswirkungen dieser Änderung zu verringern und die gefürchteten Folgen einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, sich wirklich an dem Projekt zu beteiligen, und Sie werden ein stärkeres Gefühl von "wir stecken da gemeinsam drin" erleben.
Ein letzter Hinweis: Seien Sie auch in Bezug auf Ihre Position transparent. Wenn Sie keine Antwort auf die Fragen Ihres Teams wissen (oder die Antwort noch nicht bekannt gegeben werden kann), erfinden Sie keine Dinge. Sagen Sie stattdessen offen, dass Sie nicht in der Lage sind, die Antwort zu geben. Das Team wird Ihre Ehrlichkeit zu schätzen wissen.
Man kann nicht wirklich von offener Kommunikation in beide Richtungen sprechen, wenn man nicht zu Feedback ermutigt.
Da Sie dem Team gegenüber ehrlich sind, möchten Sie auch, dass es Ihnen gegenüber ebenso ehrlich ist. Sicherlich werden Sie manchmal ein paar harte Worte hören oder sogar von einem Fehltritt im Projekt erfahren, aber es ist immer noch eine gute Gelegenheit, diese Dinge frühzeitig anzusprechen, bevor sie zu einem größeren Problem werden.
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und geben Sie Ihrem Team ein konstruktives Feedback. Vergessen Sie nicht die Anerkennung: Sorgen Sie dafür, dass gute Leistungen nicht unbemerkt bleiben. Dies wird auch das Engagement und die Verantwortlichkeit Ihres Teams stärken.
Da Sichtbarkeit und Kommunikation die wichtigsten Faktoren für die Projekttransparenz sind, ist es nicht verwunderlich, dass der Wissensaustausch eine Praxis ist, die es zu pflegen gilt. Der Austausch von Wissen zwischen den Teammitgliedern kann während Standups oder speziellen Veranstaltungen stattfinden.
Ein wertvoller, aber oft vernachlässigter Aspekt des Wissensaustauschs ist, dass Teams von anderen Teams lernen können. Als Projektmanager (oder Teamleiter) können Sie mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten, um Veranstaltungen zu organisieren, bei denen Teams ihre Erfahrungen aus früheren Projekten austauschen. Solche teamübergreifenden Treffen liefern nicht nur projektbezogene Erkenntnisse, sondern sind auch eine gute Gelegenheit, das Team zusammenzuschweißen.
Die Projekttransparenz muss durch Werkzeuge unterstützt werden, die die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern. Für Teams, die in einem einzigen Raum arbeiten, könnte ein Whiteboard ein guter Anfang sein. Für verteilte Teams werden jedoch Online-Tools erforderlich sein.
Um einen Überblick über die Projektpipeline zu erhalten, sollten Sie eine Projektmanagement-App verwenden. Bei Teamdeck verwenden wir JIRA, um unseren Fortschritt zu verfolgen. Jedes Teammitglied kann sehen, wie der Status der verschiedenen Aufgaben ist, ob neue Fehler aufgetreten sind usw.
Zeiterfassung, Software zur Verfolgung von Abwesenheitenund Ressourcenplanungswerkzeugewie z. B. Teamdeck, haben eine doppelte Wirkung auf die Projekttransparenz. Zum einen sind die Teammitglieder über ihr geplantes Arbeitspensum und ihre Aufgaben informiert. Zugleich sehen die Projektleiter die Zeiterfassungsbögen ihres Teamsdamit sie die tatsächliche Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter verstehen (lesen Sie über Workload-Management). Beide Seiten haben die Sichtbarkeit, die sie brauchen, um sich bei ihrer Arbeit wohler zu fühlen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugang zu einem Tool hat, das regelmäßige Kommunikation ermöglicht. Slack ist hier ein großartiges Beispiel: Es ist ein Chat-Tool, das auch in andere von Ihnen verwendete Apps integriert werden kann.
Wenn Sie an einem Produkt arbeiten, das bereits auf den Markt gebracht wurde und echte Nutzer hat, haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit, Projekttransparenz herzustellen. Nehmen Sie unsere App, Teamdeck, als Beispiel. Obwohl wir spezielle Teammitglieder haben, die auf Kundenfragen antworten, die über Intercom gestellt werden (Sie können es selbst ausprobieren, es ist das blaue Symbol in der Ecke), hat jeder im Team Zugang zum Slack-Kanal, in dem Nutzerfeedback gepostet wird. So weiß jedes Teammitglied, was den Leuten an der App gefällt und was sie sich wünschen. Dadurch wird nicht nur die "Sichtbarkeit" erhöht, sondern auch die Bedeutung der Beiträge aller Beteiligten bei der Diskussion neuer Funktionen und Produktfahrplan.
Bei der Projekttransparenz geht es darum, offen zu kommunizieren und ehrlich zu sein, aber auch darum, den Mitarbeitern ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Sie ermöglicht es Ihnen, das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen, hilft aber auch, Produktivitätskiller zu beseitigen: von unklaren Anforderungen bis hin zum Büroklatsch. Bauen Sie in Ihrem Projektteam eine Kultur der Transparenz auf, und Sie werden alle davon profitieren.
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