Apptension - das Softwarehaus aus Polen - spart fast $10.000 pro Monat, und wir verwenden nur ein einziges Instrument, um das zu erreichen.

Aber es war nicht immer so einfach.

Als Softwarehaus, das an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, haben wir verschiedene Tools für die Zeiterfassung und Ressourcenplanung ausprobiert.

Letztendlich sind wir aber immer noch ein wenig enttäuscht.

Zeiterfassungssysteme, die auf dem Ausfüllen von Tabellenkalkulationen basieren, sind zeitaufwändig und ungenau. Da wir die Nase voll haben von sinnlosen Schätzungen, haben wir beschlossen, unser eigenes Tool zu entwickeln, und das ist der Grund Teamdeck zum Leben erweckt.

Wir haben es von Anfang an intern eingesetzt. Es hat uns geholfen, mit unseren Projekten Schritt zu halten, sowohl bei den internen und externen Teammitgliedern als auch bei den Teilzeitkräften.

"Die Buchung der Verfügbarkeit von Mitarbeitern geht über die traditionelle Liste geplanter Urlaube und freier Tage hinaus. In Zeiten von digitalen Nomaden und virtuellen Teams ist es eine Herausforderung, Teammitglieder zu managen, die über verschiedene Zeitzonen verstreut sind und flexible Arbeitszeiten haben" - Zbigniew Czarnecki, CEO bei Anspannung

Wir haben diese Fallstudie zusammengestellt, um Ihnen anhand eines praktischen Beispiels zu zeigen, wie Sie von der Nutzung folgender Instrumente profitieren können Teamdeck in Ihrem Team.

Wozu verwenden wir Teamdeck?

Falsch Zuweisung von Ressourcen und die Nichtvorhersage ihrer Verfügbarkeit führt zum Scheitern von 26% der Projekte.

Da wir das vermeiden wollten, brauchten wir ein Tool, mit dem wir die Zeit der Mitarbeiter erfassen, ihre Verfügbarkeit planen, Feiertage und persönliche freie Tage einplanen können.

Wir wollten all dies tun, um Ausfallzeiten zu vermeiden, Unterauslastung des Mitarbeiters oder Überarbeitung. Mit anderen Worten, wir wollten einfach ihre Arbeit besser planen und verwalten.

Mit Teamdeck können wir das alles machen.

1. Einfache Zeiterfassung *

In Teamdeck können wir die Stunden, die wir für bestimmte Projekte aufwenden, manuell einstellen oder mit einem Desktop-Timer mit einem Klick verfolgen.

Da hier keine Vermutungen angestellt werden müssen, erhalten wir genauere Berichte und zuverlässige Zeiterfassungsbögen. Wir können auch die geschätzte Zeit mit der tatsächlich für ein Projekt aufgewendeten Zeit vergleichen und sie nutzen, um künftige Aufgaben besser einschätzen zu können.

* Es ist schon eine Weile her, dass wir diese Fallstudie veröffentlicht haben...
Vor ein paar Monaten haben wir Teamdeck für Mobiltelefone. Unsere mobile App ermöglicht es Ihnen, die Funktionen von Teamdeck auf Ihr Smartphone zu übertragen. Sie können Ihre Arbeitszeit erfassen, Stundenzettel einsehen und den Kalender durchsuchen, ohne auf die Webversion von Teamdeck zugreifen zu müssen. 

Hinweis: Teamdeck für Mobiltelefone ist nur für registrierte Nutzer von Teamdeck verfügbar. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf dem Desktop angemeldet haben, bevor Sie die mobile Anmeldung ausprobieren. 

2. Erweiterte Ressourcenplanung

Mit nur einem Tool können wir die freien Tage unserer Mitarbeiter, Feiertage und Projektbuchungen verfolgen. Wir sind in der Lage, die Zeitpläne der Teammitglieder zu überwachen, so dass es für unsere Projektmanager einfacher ist, den Einsatz des Teams zu planen und mehrere Projekte zu verwalten.

3. Genauere Zeitvorgaben und Budgets

Wir haben Teamdeck auch in unsere Vertriebspipeline aufgenommen, was uns die Möglichkeit gab, Zeit und verfügbare Mitarbeiter bei der Verhandlung neuer Geschäfte besser vorherzusagen. Die Zeitpläne und Budgets wurden genauer.

Wie wir von Teamdeck profitiert haben

Nun, da Sie wissen, wofür Sie Teamdeck verwenden können, lassen Sie uns sehen, welche Vorteile die Implementierung in Ihrem Unternehmen bietet.

Wir haben diesen Teil in den finanziellen Gewinn und den Nutzen aus Sicht des Projektleiters unterteilt.

Wie viel Geld sparen wir jeden Monat?

Um die Kosten der Mitarbeiterführung in unserem Unternehmen zu berechnen, haben wir uns drei Gruppen von Fragen gestellt, die häufig von den Mitarbeitern selbst gestellt werden:

1. Woran sollte ich heute arbeiten? / Wie viel Zeit sollte ich dafür aufwenden?
2. Kann ich mir einen Tag frei nehmen? Wie viele freie Tage habe ich genommen? Wurde mein Urlaubsantrag genehmigt?
3. Wie viel Zeit habe ich diesen Monat aufgezeichnet? Wie viel Budget habe ich bis jetzt ausgegeben? Wie hoch ist der aktuelle Ressourcenverbrauch?

Da wir derzeit rund 50 Mitarbeiter beschäftigen, haben wir diese Zahl und den Stundensatz von $30 verwendet, um zu berechnen, wie viel Geld wir durch die Beantwortung dieser Fragen verschwenden.

Es bedurfte einer Tabellenkalkulation und einiger grundlegender Berechnungen, um zu erkennen, dass wir ohne Teamdeck monatlich $11.130 an Zeit der Mitarbeiter verschwendet haben, um uns mit diesem allgemeinen Managementproblem zu befassen.

Teamdeck hat uns geholfen, diesen Abfall auf $1.249,50 zu reduzieren, was uns $9.880,50 pro Monat spart.

Interessant ist, dass 40% unserer Mitarbeiter die meiste Zeit damit verbrachten, ihren Projektleiter nach den täglichen Aufgaben zu fragen. Wir haben geschätzt, dass dadurch jeden Monat 56 Stunden verschwendet wurden, was sich auf $1.680 summiert, die wir besser hätten ausgeben können.

Ist es für unsere PMs einfacher, die Projekte zu verwalten?

Ein weiterer Vorteil von Teamdeck ist, dass es für die Projektmanager einfacher ist, die Projekte zu leiten, da sie genau wissen, welcher Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist oder wer seine Aufgaben in Kürze erledigen wird.

Zunächst können wir die langfristigen Pläne unter Berücksichtigung der verschiedenen freien Tage und Feiertage festlegen.

Unsere Projektmanager sind in der Lage, genaue Berichte zu erstellen und das Budget zu verfolgen. Dieses Wissen können sie dann nutzen, um die Mitarbeiter für künftige Projekte besser einzusetzen, die Budgets zu planen und bessere Schätzungen für unsere Kunden zu erstellen, wenn sie neue Geschäfte abschließen.

Die Berichte können als PDF-Dateien heruntergeladen und an unsere Sprint-Reviews angehängt werden, was die Kommunikation zwischen den Teams noch einfacher macht.

Schließlich können wir leicht feststellen, wann unsere Teilzeitkräfte verfügbar sind.

All dies erspart unseren Projektmanagern eine Menge Arbeit und ermöglicht es ihnen, die Teams effizienter zu führen.

Ressourcenmanagement zahlt sich aus

31% von Unternehmen Die von der Access Group befragten Unternehmen gaben an, dass die geringe Sichtbarkeit bestimmter Humanressourcen in der Organisation eine große Herausforderung für sie darstellt.

Der Einsatz eines Tools zur Ressourcenplanung, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung in unserem Unternehmen erwies sich als äußerst nützlich. Es half uns nicht nur, Geld zu sparen, sondern ermöglichte uns auch eine bessere Planung und Verwaltung der laufenden und zukünftigen Projekte. Das ist auch wichtig, um die Mitarbeiter bei Laune zu halten", sagt Zbigniew Czarnecki:

"Es lohnt sich, Zeit zu investieren, um jeden Aspekt des Ressourcenmanagements zu durchleuchten. Einerseits vermeiden wir so kostspielige Fehler, andererseits erhalten wir das Wohlbefinden und die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter."

Sparen Sie Ihrem Unternehmen Zeit und Geld - investieren Sie in ein Ressourcenmanagement-Tool, um Mitarbeiter in Projekten besser verfolgen und zuordnen zu können.