Organizațiile din întreaga lume se confruntă cu unele provocări comune, cum ar fi alocarea resurselor, gestionarea volumului de lucru sau planificarea capacității. Lucrurile s-au complicat și mai mult atunci când, din cauza pandemiei de coronavirus, multe companii au trebuit să treacă la muncă la distanță.
Această situație este un adevărat test pentru trusa de instrumente a fiecărei companii: dispuneți de instrumentele potrivite (aplicații, modele, proceduri) pentru a gestiona activitatea echipei dumneavoastră? În multe cazuri, se dovedește că procesele pe care se bazau (de exemplu, stocarea datelor privind zilele de concediu într-o foaie de calcul Excel) nu sunt suficient de robuste și necesită prea mult efort pentru a fi gestionate.
Teamdeck este un instrument care ajută companiile să rezolve gestionarea echipei de proiect probleme privind planificarea activității, gestionarea portofoliu de proiecte, și evaluarea generală a performanța echipei.
Recent, i-am rugat pe clienții noștri să ne împărtășească poveștile lor și să ne comunice provocările cu care nu se mai confruntă datorită Teamdeck. În această postare pe blog, vom enumera câteva dintre problemele tipice de gestionare a echipei pe care le puteți rezolva prin implementarea aplicației noastre în organizația dvs.
Companiile se confruntă cu diferite tipuri de conflicte legate de programarea proiectelor. Atunci când acestea sunt gestionarea mai multor proiecte în același timp, programele lor se pot ciocni. O altă sursă frecventă de conflict este atribuirea de persoane la proiecte, chiar dacă acești membri ai echipei au planificat timp liber în perioada respectivă. O altă problemă va apărea atunci când programul proiectului nu ține cont de capacitatea limitată (sau în schimbare) disponibilitatea angajaților cu fracțiune de normă sau freelanceri.
Pentru a vă asigura că nu trebuie să lucrați în preajma conflictelor de planificare, trebuie să coordonați proiectele cu oamenii și cu disponibilitatea acestora (orele de lucru obișnuite, vacanțele planificate). Nu este ușor să jonglați cu toți acești factori atunci când planificați munca folosind foi de calcul sau software PM care nu ține cont de disponibilitatea oamenilor.
Nucleul Teamdeck este un calendar de resurse - singura sursă de adevăr privind volumul de muncă și disponibilitatea echipei dvs. Doar aruncând o privire asupra rezervărilor, vă puteți da seama cine poate prelua mai multe sarcini și cine este deja copleșit de sarcini. De asemenea, puteți vedea vacanțele planificate ale fiecăruia și orele exacte în care acești membri ai echipei sunt disponibili în orice zi.
Accesați calendarul de resurse Teamdeck pentru a vedea rezervările, fișele de pontaj, disponibilitatea zilnică și concediile planificate ale fiecărui membru al echipei.
Planificarea de noi proiecte și ajustarea programelor existente este mult mai confortabilă atunci când aveți acces la toate informațiile de care aveți nevoie.
Teamdeck a transformat complet modul în care programăm munca. Acum avem o imagine clară a tuturor proiectelor și a capacității noastre de a realiza noi lucrări.
Sam Menter, Mace & Menter
Definirea domeniul de aplicare al proiectului și crearea unei diagrame Gantt este un lucru, dar ajustarea acestui program la disponibilitatea și capacitatea echipei dvs. este un pas care nu poate fi neglijat dacă doriți să vă livrați proiectul cu succes. Teamdeck este excelent pentru a găsi persoanele disponibile care să se alăture noii dvs. echipe de proiect: puteți crea un plan la nivel înalt a proiectului dvs. și gestionați sarcinile specifice în programul dvs. preferat de gestionare a proiectelor.
Atunci când vine vorba de alocarea resurselor, Teamdeck facilitează selectarea persoanelor potrivite pentru îndeplinirea sarcinilor. Puteți filtra lista angajaților dvs. pe diferite categorii (competențe, experiență, locație) pentru a găsi un grup optim de resurse.
Identificarea persoanelor care se pot alătura echipei dvs. de proiect este foarte simplă cu ajutorul categoriilor personalizate, cum ar fi titlul postului sau nivelul de experiență.
Alocarea acestor persoane la proiectul dvs. este, de asemenea, simplă: trebuie doar să adăugați o rezervare la cronologia lor. Nu sunteți sigur dacă proiectul va fi aprobat în cele din urmă? Puteți adăuga și rezervări provizorii.
Planificarea aproximativă se face foarte ușor cu Teamdeck. Eficient, simplu, direct.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Să ne imaginăm că vă ocupați de dezvoltarea de software. Cu cât echipa dvs. construiește mai multe aplicații, cu atât profitul companiei este mai mare - probabil că ar trebui să găsiți proiecte pentru toți membrii echipei dvs. În același timp, trebuie să aveți grijă de volumul de muncă, deoarece fericirea angajaților va fi afectată de aceasta. Membrii echipei suprasolicitați nu vor fi mulțumiți (și nici productivi), subutilizare nu este nici ea grozavă.
Puteți vedea că planificarea resurselor este un act de echilibrare: trebuie să țineți cont de nevoile proiectului dvs., de capacitate a echipei dvs. și, de asemenea, asigurați-vă că volumul de muncă al echipei este repartizată echitabil. Măsurarea utilizării resurselor este foarte util, deoarece vă oferă o imagine de ansamblu a sarcinii de muncă a fiecăruia, dar este dificil de calculat fără instrumentele potrivite.
Atunci când vă creați un cont, primiți acces la o suită de rapoarte care vă permite să obțineți analize detaliate ale echipei, inclusiv un raport de utilizare a resurselor.
Rapoartele Teamdeck vă permit să comparați disponibilitatea persoanelor cu munca programată (rezervările) și cu volumul de muncă real (fișele de pontaj).
Puteți analiza utilizarea tuturor persoanelor din companie sau puteți analiza mai atent anumite echipe sau roluri.
Unul dintre clienții noștri a declarat: Prin utilizarea Teamdeck, acum nu numai că cunoaștem disponibilitatea resurselor, dar putem urmări utilizarea echipei și orele facturabile vs. nefacturabile, ceea ce este o bună trecere la o altă provocare de pe lista noastră: urmărirea timpului.
Ar putea exista multe motive pentru care să introduceți urmărirea timpului în organizația dvs., dar o motivație importantă ar fi să evaluați cât din timpul echipei dvs. este alocat sarcinilor facturabile. De ce trebuie să analizați acest lucru? În primul rând, ați putea fi în măsură să identificați elemente nefacturabile ale activității zilnice a echipei dvs. care ar putea fi optimizate (multe echipe pierd mult timp pe întâlniri neproductive). În al doilea rând, vă poate determina să vă reproiectați contractele sau chiar să vă ajustați modelul de afaceri și, în consecință, să vă îmbunătățiți rezultatul final al activității.
Din nou, chiar dacă le puteți cere angajaților dvs. să completeze o foaie de prezență pe hârtie sau să își înregistreze orele într-o foaie de calcul Excel, este mult mai convenabil pentru ambele părți să utilizați o aplicație dedicată.
Cu Teamdeck, este ușor să faceți diferența între orele facturabile și cele nefacturabile. Fiecare intrare de timp înregistrată poate avea un set de etichete care indică natura sa (de exemplu, facturabil, lucru de acasă, ore suplimentare aprobate). Urmărirea timpului în sine nu este deranjantă pentru angajați, deoarece aceștia pot utiliza un tracker de timp mobil.
Aplicația mobilă de urmărire a timpului Teamdeck vă va ajuta angajații să țină evidența muncii lor.
Datorită caracteristicilor puternice de raportare ale Teamdeck, puteți calcula exact câți bani au generat proiectele dvs. într-o anumită perioadă, pe baza orelor facturabile urmărite și a salariilor echipei dvs.
Este simplu, curat, ușor de utilizat și are un preț corect. Nu este supraîncărcat cu caracteristici care nu interesează pe nimeni. Este un produs axat pe nevoi specifice.
Gabriela, Forme Ameeba
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
De obicei, companiile depun mult efort în alocarea resurselor. Doriți să mențineți toată lumea ocupată, asigurându-vă în același timp că sarcinile lor sunt valoroase (ceea ce înseamnă adesea facturabile) pentru companie. Situația devine foarte complicată pe măsură ce echipa dvs...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...