Apptension - casa de software din Polonia - economisește aproape $10.000 pe lună și folosim un singur instrument pentru a realiza acest lucru.

Dar nu a fost întotdeauna atât de ușor.

Fiind o casă de software care lucrează la mai multe proiecte în același timp, am încercat mai multe instrumente pentru urmărirea timpului și programarea resurselor.

La sfârșitul zilei, totuși, am fost încă puțin dezamăgiți.

Instrumentele de urmărire a timpului bazate pe completarea unor foi de calcul necesită mai mult timp pentru utilizare și sunt imprecise. Sătui de rapoartele aproximative fără sens, am decis să ne construim propriul nostru instrument și iată cum Teamdeck a venit la viață.

De la bun început, am implementat-o la nivel intern. Ne-a ajutat să ținem pasul cu proiectele noastre, atât cu membrii echipei interne, cât și cu cei de la distanță, precum și cu angajații cu jumătate de normă.

"Rezervarea disponibilității angajaților depășește lista tradițională de sărbători și zile libere planificate. În vremurile nomazilor digitali și ale echipelor virtuale, este o provocare să gestionăm membrii echipei răspândiți în diferite zone orare, care lucrează în program flexibil" - Zbigniew Czarnecki, CEO la Apptension

Am alcătuit acest studiu de caz pentru a vă arăta un exemplu real al modului în care puteți beneficia de utilizarea Teamdeck în echipa dumneavoastră.

Pentru ce folosim Teamdeck?

Greșit alocarea de resurse și nepredicția disponibilității acestora duce la eșecul 26% a proiectelor.

Pentru a evita acest lucru, aveam nevoie de un instrument cu ajutorul căruia să putem urmări timpul angajaților, să le programăm disponibilitatea, sărbătorile bancare și zilele libere personale.

Am vrut să facem toate acestea pentru a evita timpii morți, subutilizarea angajatului sau munca excesivă. Cu alte cuvinte, am vrut doar să le planificăm și să le gestionăm mai bine munca.

Cu Teamdeck, le putem face pe toate.

1. Urmărire ușoară a timpului *

În Teamdeck, putem seta manual orele petrecute pe anumite proiecte sau le putem urmări cu un cronometru desktop cu un singur clic.

Deoarece aici nu este nevoie de presupuneri, ne oferă rapoarte mai exacte și fișe de pontaj fiabile. De asemenea, putem compara timpul estimat cu timpul efectiv petrecut pe un proiect și îl putem utiliza pentru a estima mai bine sarcinile viitoare.

* A trecut ceva timp de când am postat acest studiu de caz...
Cu câteva luni în urmă, am lansat Teamdeck pentru mobil. Aplicația noastră mobilă vă permite să extindeți funcțiile Teamdeck la smartphone-ul dumneavoastră. Puteți să vă urmăriți timpul de lucru, să revizuiți fișele de pontaj și să răsfoiți calendarul fără a fi nevoit să accesați versiunea web a Teamdeck. 

Notă: Teamdeck pentru mobil este disponibil numai pentru utilizatorii înregistrați ai Teamdeck. Asigurați-vă că v-ați înregistrat pe desktop înainte de a încerca autentificarea mobilă. 

2. Programarea avansată a resurselor

Folosind un singur instrument, putem urmări zilele libere ale angajaților, sărbătorile naționale și rezervările pentru proiecte. Putem monitoriza programul membrilor echipei, astfel încât managerilor noștri de proiect le este mai ușor să planifice alocarea echipei și să gestioneze mai multe proiecte.

3. Termene și bugete mai precise

De asemenea, am inclus Teamdeck în conducta noastră de vânzări, ceea ce ne-a oferit posibilitatea de a prevedea mai bine timpul și angajații disponibili în timpul negocierii de noi contracte. Termenele și bugetele au devenit mai exacte.

Cum am beneficiat de Teamdeck

Bine, acum că știți la ce vă poate folosi Teamdeck, să vedem care sunt beneficiile implementării acestuia în compania dvs.

Am împărțit această parte în câștiguri financiare și beneficii din perspectiva managerului de proiect.

Câți bani economisim în fiecare lună?

Pentru a calcula costul managementului angajaților în compania noastră, ne-am pus trei grupuri de întrebări, adresate în mod obișnuit chiar de către angajați:

1. La ce ar trebui să lucrez astăzi? / Cât timp ar trebui să petrec lucrând la asta?
2. Îmi pot lua o zi liberă? Câte zile libere mi-am luat? Cererea mea de concediu a fost aprobată?
3. Cât timp am urmărit luna aceasta? Cât buget am cheltuit până acum? Care este utilizarea actuală a resurselor?

Având în vedere că în prezent avem aproximativ 50 de angajați, am folosit acest număr și tariful orar de $30 pentru a calcula câți bani risipim pe baza timpului petrecut răspunzând la aceste întrebări.

A fost nevoie de o foaie de calcul și de câteva calcule de bază pentru a realiza că, fără Teamdeck, am irosit lunar $11,130 din timpul angajaților, pentru a ne confrunta cu aceste probleme manageriale comune.

Teamdeck ne-a ajutat să reducem aceste deșeuri la $1,249.50, ceea ce ne permite să economisim $9,880.50 pe lună.

Ceea ce este interesant, 40% angajații noștri au petrecut cel mai mult timp întrebându-și managerul de proiect despre sarcinile zilnice. Am estimat că acest lucru a dus la 56 de ore pierdute în fiecare lună, ceea ce a însumat $1,680 pe care le-am fi putut cheltui mai bine.

Este mai ușor pentru managerii noștri de proiect să gestioneze proiectele?

Un alt avantaj al utilizării Teamdeck este că managerilor de proiect le este mai ușor să gestioneze proiectele, știind exact ce angajat este disponibil la un moment dat sau care își va termina sarcinile în scurt timp.

În primul rând, putem stabili planuri pe termen lung, ținând cont de diferitele zile libere și sărbători legale.

Managerii noștri de proiect sunt capabili să creeze rapoarte exacte și să urmărească bugetul. Ei pot folosi aceste cunoștințe pentru a aloca mai bine angajații pentru proiectele viitoare, pentru a planifica bugetele și pentru a crea estimări mai bune pentru clienții noștri, atunci când încheie noi contracte.

Rapoartele pot fi descărcate în fișiere PDF și atașate la analizele noastre de sprint, ceea ce facilitează și mai mult comunicarea între echipe.

În cele din urmă, putem urmări cu ușurință când sunt disponibili angajații noștri part-time.

Toate acestea economisesc multă muncă managerilor noștri de proiect, permițându-le să gestioneze echipele mai eficient.

Gestionarea resurselor dă roade

31% de întreprinderi intervievați de Access Group au afirmat că vizibilitatea redusă a anumitor resurse umane în cadrul organizației este o mare provocare cu care se confruntă.

Utilizarea unui instrument de planificare a resurselor, de gestionare a concediilor și de urmărire a timpului în cadrul companiei noastre s-a dovedit extrem de benefică. Nu numai că ne-a ajutat să economisim bani, dar ne-a permis și să planificăm și să gestionăm mai bine proiectele în curs și viitoare. Acest lucru este, de asemenea, important pentru a menține angajații fericiți, spune Zbigniew Czarnecki:

"Merită să investim timp pentru a trece în revistă fiecare aspect al gestionării resurselor. Pe de o parte, vom evita să facem greșeli costisitoare, iar pe de altă parte vom menține confortul și fericirea angajaților noștri."

Economisiți timp și bani pentru compania dumneavoastră - investiți într-un instrument de gestionare a resurselor pentru a urmări și a aloca mai bine angajații în proiecte.