Dacă nu utilizați excelente software de planificare a resurselor mai bine aruncați o privire la tehnicile de planificare. Tehnicile de programare ajută la alinierea calendarului proiectului, a domeniului de aplicare și a resurselor. Un program trebuie să se încadreze într-un interval de timp specificat și să utilizeze resursele disponibile cu competențele potrivite.
Ce veți obține cu acest articol:
Definirea clară a rolului și importanței programării proiectelor în cadrul gestionării proiectelor
Vizualizarea diferitelor tehnici de planificare a proiectelor
Cum să vă rezolvați problemele de planificare a proiectelor utilizând aceste tehnici de planificare
Rolul planificării proiectelor și al software de gestionare a resurselor în managementul proiectelor
După cum mulți știu - gestionarea programului de proiect și tehnicile de planificare a proiectelor fac parte din aceeași familie. În ambele - în general vorbind - livrarea unui proiect sau a unei părți a acestuia în termenul prevăzut este motivul fundamental pentru care au apărut ambele discipline.
Având în vedere numeroasele incertitudini, variabile și posibilitatea ca disponibilitatea resurselor sau domeniul de aplicare al proiectului să se schimbe, este greu să creați un program care să dureze. Și, la urma urmei, tu ești cel care va fi tras la răspundere. Iată cum și când să folosiți tehnicile de planificare aplicabile proiectelor complexe IT, astfel încât să puteți pregăti o agendă fiabilă.
Programarea unui proiect este un proces de creare a calendarului proiectului dvs., constând în activități și etape secvențiale care trebuie livrate într-un anumit termen. Calendarul proiectului este creat pe baza următorilor factori:
Cerințe ale proiectului
Obiectivele și rezultatele proiectului
Sarcini și dependențele acestora
Calendarul proiectului
Aptitudini și competențe de echipă
Buget
Analiza riscurilor
Tehnicile de planificare a proiectelor sunt pur și simplu modele de programe de lucru. Deoarece programarea proiectului are multe componente, aceasta necesită o abordare diferită în funcție de așteptări sau dificultăți în cadrul proiectului, de exemplu, timp insuficient, personal insuficient, tehnologie insuficientă etc.
Un program este calendarul proiectului dvs., constând în activități secvențiale și etape importante care trebuie livrate într-un anumit termen.
Existența unui plan de proiect știți exact ce trebuie livrat și în ce ordine. Alocarea resurselor proiectului vă ajută să găsiți și să repartizați angajații potriviți. O Promovare Instagram poate fi o modalitate eficientă de a ajunge la un public mai larg, de a intra în contact cu potențiali clienți și de a crește gradul de conștientizare a mărcii. Apoi, un program vă spune exact când ar trebui să se întâmple toate acestea.
Îndrumarea echipei de proiect în faza de execuție și încurajarea colaborării în cadrul întregii echipe de proiect sunt esențiale pentru menținerea calendarului. Cu ajutorul tehnicilor corecte de planificare, puteți, de asemenea, să ajustați unele activități și sarcini în cazul în care un proiect întârzie sau dacă apar modificări ale domeniului de aplicare.
Primele două tehnici utilizate de managerii de proiect sunt metoda drumului critic (CPM) și tehnica de evaluare și revizuire a programului (PERT). Ambele se bazează pe logică matematică. Puteți utiliza aceste metode pentru a calcula datele presupuse de început și de sfârșit, pe baza domeniului de aplicare cunoscut al proiectului.
Să ne uităm mai întâi la CPM. Gândiți-vă la calea critică ca la diagrama arborescentă a proiectului dumneavoastră. Metoda căii critice vă ajută să descoperiți cel mai lung calendar posibil pentru proiect, precum și cel mai scurt. Cu CPM veți putea, de asemenea, să marcați sarcinile critice și pe cele care pot pluti. Modificările în livrarea acestora din urmă nu vor afecta calendarul.
Pentru a utiliza CPM, trebuie să cunoașteți domeniul de aplicare al proiectului dvs. și să enumerați toate sarcinile necesare pentru finalizarea acestuia. Apoi, estimați cât timp poate dura fiecare sarcină. După aceea, ar trebui să notați și toate dependențele dintre sarcini. În acest fel, veți ști care dintre ele pot fi realizate separat și care necesită îndeplinirea sarcinilor anterioare. În cele din urmă, adăugați etapele principale și rezultatele așteptate la proiect.
Calea critică a unui proiect ajută la vizualizarea fluxului proiectului și la calcularea duratei acestuia, atunci când sunt cunoscute toate dependențele și produsele livrabile. Calea critică este definită ca grupul de sarcini esențiale pentru succesul proiectului și este pusă în ordine secvențială. Această tehnică poate să nu fie atât de utilă dacă există multe incertitudini în cadrul proiectului.
Similar cu calea critică, PERT este o modalitate de vizualizare a fluxului de sarcini în cadrul proiectului și de estimare a calendarului pe baza duratei presupuse a acestora. Această tehnică ilustrează, de asemenea, dependențele dintre sarcini.
Pentru a planifica un proiect utilizând PERT, la fel ca în CPM, va trebui să definiți mai întâi sarcinile și ordinea acestora, pe baza etapelor de referință ale proiectului. Folosind un cadru de rețea similar cu CPM, format din aceste sarcini, puteți estima diferite termene pentru un proiect în funcție de nivelul de încredere:
Calendarul optimist
Momentul cel mai probabil
Calendarul pesimist
Deși seamănă foarte mult cu CPM, PERT utilizează durata medie ponderată mai degrabă decât estimările pentru a calcula termenele posibile.
Un dezavantaj al acestei abordări este, de asemenea, necesitatea de a cunoaște toate sarcinile și dependențele dintre acestea pentru a beneficia pe deplin de această tehnică.
Compresia duratei este o modalitate de a scurta un program. Aceasta poate fi utilă în cazul în care proiectul întârzie și trebuie să găsiți o modalitate de a ajusta un calendar fără a schimba domeniul de aplicare al proiectului. Există două tehnici pe care le puteți aplica: urmărire rapidă și prăbușire.
Deoarece știți deja ce este o cale critică, iată un alt mod de a o utiliza. Urmărirea rapidă vă ajută să găsiți sarcini care ar putea fi realizate simultan sau parțial suprapuse pentru a accelera livrarea proiectului. Pentru aceasta, aruncați o privire la calea critică pentru a decide ce activități ar putea fi accelerate.
Să spunem că ați început un proiect nou și ați adunat deja toate cerințele. În acest moment, ați putea începe cu faza de proiectare și să începeți dezvoltarea software numai dacă proiectul este gata.
Dar dacă trebuie să accelerați ambele procese, puteți începe dezvoltarea de software după ce, în primul rând, cele mai importante proiecte sunt gata. Apoi, continuați să pregătiți vederile ulterioare în timp ce programatorii implementează materialele pe care le-au primit deja.
Fast-tracking este un exemplu de tehnică de planificare a proiectelor. Deși accelerarea poate părea atrăgătoare, amintiți-vă și de riscuri. Deoarece va trebui să gestionați mai multe activități importante în același timp, este mai ușor să faceți greșeli costisitoare sau să sacrificați calitatea.
O altă tehnică de compresie este crashing-ul, care constă în adăugarea de resurse suplimentare pentru a termina proiectul la timp. Totuși, este o tehnică complicată, deoarece trebuie să aveți resurse de rezervă pe care să le puteți utiliza.
În plus, nu toate sarcinile pot fi realizate mai rapid prin adăugarea mai multor membri ai echipei. Conform legii lui Brook, "adăugarea mai multor resurse umane la un proiect software întârziat îl face mai târziu", ceea ce este legat de legea generală a randamentelor descrescătoare. Motivul pentru aceasta este comunicarea suplimentară necesară pentru a introduce noi membri ai echipei într-un proiect și divizibilitatea limitată a sarcinilor.
O altă modalitate de utilizare a tehnicii de blocare este de a adăuga timp (de exemplu, ore suplimentare plătite), dar acesta trebuie să se încadreze în continuare într-un termen limită. Totuși, dezavantajul acestei abordări este creșterea costului proiectului.
Metoda de planificare a proiectelor de prăbușire.
În cadrul tehnicii de planificare prin simulare, utilizați un set diferit de activități pentru a calcula durata posibilă a proiectului. Este deosebit de utilă atunci când există multe incertitudini și variabile. Folosind simularea, puteți crea un program bazat pe ipoteze, astfel încât îl puteți utiliza chiar dacă nu cunoașteți toate acțiunile sau dacă domeniul de aplicare se poate schimba.
Unul dintre modelele pe care le puteți utiliza este o simulare Monte Carlo. Acesta ia în considerare diferite ipoteze și rezultate posibile, rezultând o durată prognozată. Avantajul acestei abordări este că ia în considerare riscurile și incertitudinile, astfel încât, chiar dacă apar modificări ale domeniului de aplicare sau sarcini suplimentare, vă puteți ajusta programul de lucru.
Nivelarea resurselor reprezintă ajustarea unui program și a resurselor pentru a reduce timpul de livrare sau pentru evitarea subutilizării sau suprautilizării resurselor. Îl puteți utiliza pentru a ajusta o singură activitate dintr-un proiect.
Ajustați un program folosind nivelarea resurselor, împărțiți sau fuzionați activitățile în funcție de disponibilitatea resurselor, astfel încât să nu existe membri ai echipei sub sau suprautilizați.
Utilizarea acestei tehnici este dezbătută pe larg în comunitatea de gestionare a proiectelor, deoarece poate crește costul și durata proiectului. Dacă doriți să aplicați această tehnică, ar trebui să luați în considerare dezavantajele acesteia.
Proiectul instrument de planificare a resurselor vă ajută să identificați și să alocați resursele dorite în cadrul calendarului proiectului. Aceste instrumente vă pot ajuta, de asemenea, să prognozați calendarul pentru un nou proiect, deoarece aveți deja o mulțime de informații din proiectele anterioare.
De asemenea, este foarte util să știți cum a performat echipa dvs. în trecut, ce obstacole au trebuit să depășească și cum au făcut acest lucru. Software-ul modern de gestionare a resurselor oferă managerilor de proiecte digitale acces la o mulțime de date, inclusiv rapoarte de performanță sau de utilizare.
Vizualizarea barei de utilizare [Sursa: Teamdeck - software de planificare a resurselor cu funcția de planificare a resurselor și a proiectelor]
Teamdeck este soluția perfectă la problemele cu care se confruntă managerii de proiect. Funcția de planificare a resurselor este ideală pentru alocarea persoanelor potrivite proiectelor, în funcție de abilitățile și disponibilitatea acestora. Cu urmărirea timpului, puteți vedea întotdeauna la ce lucrează echipa dvs. și dacă lucrează peste program sau nu suficient.
De asemenea, puteți verifica ce proiecte sunt neprofitabile deoarece consumă prea multe resurse. Gestionarea concediilor este o modalitate de a controla resursele companiei dvs. atunci când angajații sunt în concediu. Rapoartele personalizate, pe de altă parte, vă oferă o imagine de ansamblu completă a punctelor forte și slabe ale managementului dvs. astfel încât să le puteți optimiza.
Orice schimbare ar trebui să înceapă cu o bună diagnosticare a situației. Știți deja ce este un program de proiect și ce tehnici de programare a proiectelor ar trebui să cunoască orice manager de proiect bun. Vom discuta acum despre cele mai frecvente probleme cu care se confruntă managerii de proiect cu programarea resurselor și modul în care tehnicile de planificare a proiectelor vor contribui la rezolvarea acestora
Estimarea timpului necesar pentru un proiect este o responsabilitate cheie a managerului de proiect. Dacă termenul limită este prea scurt - toată lumea va lucra sub presiune, calitatea produsului poate scădea, iar clientul va fi nemulțumit de întârziere. Dacă termenul limită este prea lung, compania dvs. poate respinge noi proiecte deoarece va considera că nu dispune de resurse. Clientul, de asemenea, ar putea părăsi organizația dvs. și să aleagă una care va finaliza proiectul într-un timp mai scurt. Desigur, idealul se află undeva la mijloc. Dar cum să îl găsiți?
[Sursa: Teamdeck - software de gestionare a resurselor cu funcții de urmărire a timpului și de planificare a proiectelor]
Folosiți-vă experiența și estimați timpul necesar pe baza proiectelor anterioare. Tehnica de evaluare și revizuire a programului, care este una dintre analizele matematice ale calendarului proiectului despre care am scris, va funcționa excelent aici. Pe baza sarcinilor și a etapelor, faceți un scenariu optimist, cel mai probabil și pesimist și evaluați cu ce fel de situație vă confruntați. În acest fel veți fi pregătiți pentru orice!
Depășirea termenelor este o problemă uriașă pentru un manager de proiect, deoarece doar 52% din proiecte sunt finalizate la termen (Project Management Institute, 2018). Depășirea termenelor limită este adesea percepută ca cea mai clară dovadă că managerul de proiect nu are abilități organizaționale.
[Sursa: PMI's Pulse of the Profession, 10th Global Project Management Survey]
Desigur, acest lucru nu se întâmplă întotdeauna. Uneori, contactul cu clientul este dificil, nu există suficiente persoane sau alte resurse sau, pur și simplu, compania se află în febra momentului, deoarece proiectele curg în valuri. Indiferent de motiv, depășirea termenului limită al proiectului este o mare problemă și ar trebui evitată cu orice preț. Mai ales că există mai multe modalități eficiente de a reduce numărul de astfel de cazuri. Iar programarea perfectă a proiectelor este una dintre ele.
Dacă deseori nu respectați termenul limită, utilizați tehnica de comprimare a duratei, în special fast-tracking, pentru a scurta programul prin efectuarea simultană a unor sarcini sau prin ocolirea celor care nu sunt esențiale pentru rezultatul final.
Este coșmarul pieței de astăzi - proiectele se blochează din cauza lipsei de specialiști. Uneori, acest lucru este cauzat de faptul că ritmul de dezvoltare a companiei este mai rapid decât ritmul de recrutare de noi persoane. Alteori, resursele sunt suficiente zilnic, dar atunci când există o acumulare de proiecte, pur și simplu nu există suficiente mâini care să lucreze. Este foarte dificil să țineți pasul cu afacerile atunci când nu există nimeni care să facă treaba și termenul limită se apropie inevitabil. Dacă vă confruntați adesea cu această problemă în activitatea dumneavoastră, crashing, una dintre tehnicile de comprimare a duratei, vă va ajuta.
Oferiți angajaților dvs. ore suplimentare plătite sau muncă suplimentară, pe care le pot lua ca zile libere în orice moment. De asemenea, este o idee bună să apelați la sprijinul unui freelancer sau al unei companii de outsourcing, care vă va oferi specialiștii necesari pentru a lucra la un proiect solicitant.
După cum probabil știți, un proiect nu se încadrează întotdeauna în domeniul de aplicare inițial de la început până la sfârșit. Produsele digitale sunt creaturi dinamice care evoluează cu timpul. Apar noi nevoi, apar noi idei, clientul schimbă ipotezele și nu mai rămâne nimic altceva decât să urmezi fluxul acestor schimbări și să fii agil.
Majoritatea tehnicilor de planificare a proiectelor se bazează pe cunoașterea proiectului și a sarcinilor necesare, dar dacă există multe necunoscute în activitatea dvs. merită să utilizați simularea și să creați mai multe scenarii posibile și planuri de acțiune în funcție de variabilele care pot apărea. Această flexibilitate vă va asigura că sunteți pregătiți pentru orice.
În planificarea proiectelor, răspunsul automat la o lipsă de resurse este achiziționarea de noi resurse. Uneori nu este posibil, dar vă vom spune mai mult - uneori nici nu este necesar. Adesea, impresia de a nu avea suficiente resurse este rezultatul neutilizării lor optime. Uitați-vă la acest lucru cu un exemplu din viața reală.
O zi are 24 de ore. Acest lucru se aplică tuturor - ție, lui Elon Musk, lui Oprah Winfrey, președintelui Statelor Unite și reginei Elizabeth. Toată lumea are aceeași cantitate de timp - singura întrebare este cum îl folosește. Dacă simțiți că vă lipsește timpul, nu vă veți prelungi ziua, dar vă puteți trezi mai devreme, puteți urmări două episoade dintr-un serial TV în loc de 5, nu dați scroll pe Instagram, lucrați intensiv timp de câteva ore, ieșiți la o plimbare cu bicicleta și apoi vă puteți odihni cu conștiința împăcată după o zi productivă. Și același lucru este valabil și pentru afacerea ta.
Dacă nu dispuneți de resurse suficiente, verificați dacă le utilizați în mod optim - poate că unii angajați primesc sarcini sub nivelul lor de competență, poate că termină munca mai devreme și restul nu au nimic de făcut, poate că sunt prea puțini oameni într-un departament și prea mulți în altul. Tehnica de nivelare a resurselor este ideală pentru optimizarea calendarului proiectului dumneavoastră.
Da, știm la ce vă gândiți. Este perfecționismul rău? Cum poate fi când toată lumea vorbește mereu despre cum să atingi perfecțiunea, etc.? Ei bine, desigur, perfecționismul este un mare atu... atât timp cât ai timp infinit. În gestionarea proiectelor, din păcate, timpul este resursa care lipsește cel mai adesea, iar perfecționismul nu face lucrurile mai ușoare.
Dacă doriți ca fiecare element al proiectului să fie făcut nu numai bine, ci și excelent, verificați totul de zeci de ori și faceți fiecare lucru metodic, unul câte unul, până când fiecare piesă a puzzle-ului se potrivește perfect - cel mai probabil nu veți respecta niciun termen limită, deoarece sunteți în întârziere chiar înainte de a începe.
Asta înseamnă că trebuie să vă faceți treaba prost și să lansați un produs defect? Categoric nu! Cu toate acestea, trebuie să înțelegeți că există un mijloc fericit între o abordare și cealaltă. Aici intervine metoda drumului critic. Identificați sarcinile care sunt esențiale pentru a face progrese în cadrul proiectului și cele care pot fi realizate mai târziu. Cu acest truc, programarea proiectului vă va permite să finalizați lucrările la timp și veți putea îmbunătăți produsul în timpul rămas.
Puteți pregăti un program de proiect oriunde - pe o bucată de hârtie, pe o tablă, în Excel. Se poate. Dar pentru ce. Afacerile de astăzi sunt prea avansate pentru a permite haosul organizațional, motiv pentru care software-ul de gestionare a muncii este un element indispensabil, care vă permite să gestionați timpul de lucru, resursele, vacanțele, programele și calendarele dintr-un singur loc. Cum să alegi un astfel de sistem adaptat nevoilor tale? Acesta este un subiect pentru un articol separat. Din fericire, noi l-am pregătit deja pentru dumneavoastră Software de planificare a proiectelor - Ce caută managerii de proiect sau Gestionarea programului de proiect - Rolul, provocările și instrumentele.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...