Aici, pe blogul Teamdeck, avem tendința de a discuta despre strategiile de afaceri, inclusiv strategii de gestionare a timpului, pentru o gestionare mai eficientă a proiectelor și a resurselor. Succesul lor depinde adesea de faptul că știți cum să vă gestionați timpul la locul de muncă. Acesta este motivul pentru care am decis să efectuăm un test de o săptămână: să punem trei persoane să încerce câteva tehnici populare de gestionare a timpului și să descriem rezultatele. Există mai multe variabile în experimentul nostru, deoarece toți trei avem diferite forme de angajare (cu normă întreagă, part-time și freelance). În plus, avem cu toții sarcini ușor diferite în activitatea noastră zilnică, veți citi totul despre asta mai jos.
Pentru a o face utilă și pentru noi, am încercat să găsim tehnici despre care chiar credeam că vor fi eficiente. La urma urmei, am vrut să devenim mai productivi.Am ales trei tehnici diferite de gestionare a timpului:
Am ținut un jurnal de-a lungul experimentului pentru a ne surprinde impresiile cu privire la aceste tehnici de gestionare a timpului. Iată poveștile noastre:
Ania
Creator de conținut
Freelancer
Tehnica de gestionare a timpului pe care am testat-o: Munca profundă (bazat pe cartea lui Cal Newport carte)
Premisa principală:
În cartea sa, Cal Newport descrie câteva abordări, inclusiv cea în care se elimină complet așa-numita muncă superficială. Având în vedere că rolul meu mă obligă să îndeplinesc zilnic un număr destul de mare de sarcini superficiale, am decis să urmez filosofia ritmică a programării muncii profunde. Practic, voi planifica două blocuri neîntrerupte de muncă profundă în fiecare zi și voi lucra la sarcini superficiale între ele.
Intervalul meu de timp pentru munca profundă va dura între 90 și 120 de minute. În acest timp voi lucra doar la o sarcină alocată. Telefonul meu și notificările SM vor fi oprite și voi bea apă proaspătă, astfel încât să nu fiu tentat să-mi părăsesc biroul.
Așteptări:
Abia aștept să încerc metoda muncii profunde. Ați văzut vreodată vreun gif cu "cățeluș distras" (cum ar fi acesta)? Eu sunt acel cățeluș. Cea mai mare provocare a mea în ceea ce privește munca este să rămân concentrată pe sarcina pe care o am la îndemână, fără să încerc să fac mai multe lucruri în același timp sau să verific ceva ce nu trebuie să fac decât peste o săptămână.
Autorul tehnicii de lucru profund o descrie astfel capacitatea de a se concentra fără distragere asupra unei sarcini solicitante din punct de vedere cognitiv. Acest lucru sună un pic prea bine ca să fie adevărat pentru mine, care sunt distrasă, dar, în același timp, este un obiectiv minunat la care să lucrez.
Ziua 1:
Prima mea observație cu privire la sesiunile mele de muncă profundă a fost că mi se pare că durează foarte puțin. 3 ore de muncă super-focalizată pe zi nu sună atât de impresionant. Rezultatele acestor 180 de minute, însă, au fost mai mult decât satisfăcătoare: Am realizat o mulțime de lucruri!
Am observat foarte repede că munca profundă este cea mai eficientă pentru mine atunci când am o singură sarcină care nu necesită navigarea pe internet. Scrierea unei postări pe blog, care a fost sarcina mea principală pentru unul dintre blocurile de astăzi, a mers foarte bine. Cercetarea unui articol, pe de altă parte, a fost puțin mai nestructurată. Este dificil să îți dai seama când încă cercetezi subiectul și când citești doar un articol interesant care se referă mai mult sau mai puțin la subiect.
Ziua 2:
Pe baza experiențelor mele din ziua precedentă, am decis să dedic ambele sesiuni de lucru profund de astăzi scrisului pur și simplu. Fără telefon, fără social media, fără internet (cu excepția celui mai drag prieten al meu: tezaurul).
Wow, a trecut repede! Am făcut mult mai mult decât mă așteptam. Vedeți voi, în mod normal aș fi foarte atentă la starea mea de spirit atunci când scriu și la cel mai mic semn de oboseală aș lua o pauză. Asta pare a fi o tactică bună, pentru că nu vreau ca calitatea scrierii mele să scadă. În cazul muncii profunde, însă, m-am simțit mai hotărât să rezist până la sfârșitul sesiunii.
Vorbind despre semnele de oboseală, cel mai evident pentru mine este atunci când încep să mă fixez pe o singură propoziție sau pe un titlu și apoi încerc să îl perfecționez de mai multe ori fără să văd niciun efect. Eram conștient de faptul că acest tip de buclă mentală ar putea de fapt să mă distragă de la concentrarea mea profundă. Astăzi, în loc să încerc să găsesc soluția, făceam doar o notă "de îmbunătățit" și treceam mai departe. Acest lucru a făcut totul mult mai productiv.
Ziua 3:
Prima sesiune a fost dedicată scrierii, așa că mi s-a părut familiară și a decurs foarte bine.
A trebuit să fac niște comisioane în jurul prânzului, așa că nu am putut începe a doua sesiune de lucru profund decât în jurul orei 16:30. Eram puțin obosită: comisioanele m-au secătuit + am mâncat un burger la prânz, ceea ce nu este cea mai bună idee dacă nu plănuiești un pui de somn după aceea, dar hei, să vedem!
A doua sesiune de astăzi a fost dedicată creării unor machete de cărți electronice în InDesign. Mi se pare foarte satisfăcător să creez acest tip de lucruri pe cont propriu, așa că încerc să învăț și să devin mai priceput în utilizarea instrumentelor Adobe. S-a dovedit că entuziasmul meu de creator a învins total depresia de după-amiază și chiar am petrecut mai mult timp în modul de lucru profund decât plănuisem inițial.
BTW Folosesc cronometrul încorporat în iPhone pentru a seta alarme pentru sesiunile mele de lucru aprofundat.
Ziua 4:
Prima sesiune a fost grozavă (corectarea articolelor pe care trebuie să le trimit clienților mei), dar am terminat sarcina cu mult înainte de marca de 90 de minute. Nu am simțit nevoia să încep imediat o sarcină complet diferită, așa că am decis să prelungesc pur și simplu a doua sesiune și să o fac să dureze 105 minute.
Până acum, mi-am dat seama în totalitate de utilitatea de a nu fi distras în timpul sesiunilor de lucru profunde. Sarcinile de lucru superficiale de astăzi (răspuns la e-mailuri, sortarea unor documente, crearea unui banner simplu pentru un grup Facebook) mi-au luat mult mai mult timp decât era necesar, pentru că nu am fost atât de atent la nivelul meu de concentrare. Poate ar fi o idee bună să creez o limită de timp și pentru sarcinile de lucru superficiale?
Ziua 5:
Încă o dată, m-am luptat cu o muncă superficială care m-a angajat chiar la începutul zilei. Notă pentru mine: Trebuie să trec prin prima sesiune de muncă profundă a zilei înainte de a-mi verifica inbox-ul.
În afară de asta, nu m-am simțit cu adevărat diferit astăzi, chiar dacă este vineri și mă așteptam să mă simt un pic mai leneș decât în prima parte a săptămânii. Nu, nu s-a întâmplat - îmi place că munca profundă îți cere să urmezi aceiași pași indiferent de zi, oră sau loc. Aceasta susține cu adevărat productivitatea.
Impresii finale:
Sunt foarte încântat de această tehnică de gestionare a timpului. Munca în profunzime mi-a permis să fac tot ce mi-am planificat pentru săptămână, fără să-mi prelungesc zilele de lucru. Dimpotrivă, de fapt - am avut mai mult timp liber decât de obicei. Regula strictă fără distrageri m-a făcut să termin unele sarcini solicitante într-un timp mult mai scurt decât de obicei.
Am de gând să continui să experimentez cu munca profundă: poate aș putea adăuga o a treia sesiune zilnică sau să le fac să dureze 2 ore? Singura mea slăbiciune a fost că m-aș întoarce la vechile mele obiceiuri distractive în timpul timpului de lucru superficial. Cu siguranță ar trebui să lucrez la asta.
Nu sunt sigur dacă această tehnică ar fi ușor de implementat pentru persoanele care lucrează în echipă, dar o pot recomanda în totalitate freelancerilor care dețin controlul asupra programului lor zilnic.
Joanna
Specialist în succesul clienților
Angajat cu jumătate de normă
Tehnica de gestionare a timpului pe care am testat-o: Pomodoro (dezvoltat de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 1980)
Premisa principală: Voi lucra la sarcinile alese timp de 25 de minute (adică un pomodoro) fără întreruperi, apoi voi lua o pauză de 5 minute. După 4 pomodoro, voi lua o pauză mai lungă, apoi o voi lua de la capăt.
Așteptări:
În facultate, obișnuiam să învăț neîntrerupt timp de 45 de minute și să iau pauze de 5 minute între sesiunile de studiu. Cred că acest lucru va fi similar.
Sunt încântat să încerc această tehnică. Singurul lucru care mă îngrijorează este că îmi va fi dificil să îmi împart sarcinile în intervale de timp de 25 de minute. Interacțiunea cu clienții este cea mai mare prioritate a mea, așa că nu vreau să renunț la ea din cauza programului fix al Pomodoro.
Ziua 1:
Sunt puțin confuz - scrierea în jurnal despre metodă contează ca o pauză sau nu? Este pauza mea lungă (25 de minute) și am decis să o folosesc pentru a-mi raporta primele impresii. Bineînțeles, nu este vorba de problema tehnicii în sine, ci mai degrabă de planificarea mea.
Oricum, sesiunile de lucru de 25 de minute sunt dificil de aliniat cu întâlnirile zilnice sau cu convorbirile cu Adrianna. Niciuna dintre aceste convorbiri periodice nu durează 25 de minute și mă străduiesc să găsesc sarcini pentru restul timpului.
Aplicația pe care o folosesc pentru a-mi cronometra sesiunile Pomodoro are un sunet de tic-tac care mă ajută să mă concentrez. Pe de altă parte, însă, este prea silențios pentru a anula zgomotul conversațiilor de la birou, în plus, nu se combină bine cu muzica.
Am senzația că lucrez mai repede pentru că vreau să ajung până la sfârșitul celor 25 de minute de pomodoro. Practic, mă provoc pe mine însumi.
Lista mea de "de făcut" a fost modificată de mai multe ori pentru că am subestimat durata unei anumite sarcini. A trebuit să mai adaug 3 pomodori pentru a termina ceva ce estimasem inițial pentru 25 de minute.
Este un pic stresant când știu că am nevoie de doar 2 minute pentru a termina o sarcină, dar cronometrul îmi arată că am doar 11 secunde. Oh, și am pierdut o pauză astăzi, pentru că am programat din greșeală un apel de la un client pentru acea oră.
Ziua 2
Astăzi, am decis să adaptez tehnica Pomodoro la modul meu de lucru. Am redus pauzele lungi la 15 minute. Atunci când mi-am creat lista de sarcini pentru astăzi, am luat în considerare prioritatea acestora, dar și întâlnirile planificate. În plus, am notat în dreptul fiecărei sarcini orele planificate de începere și de finalizare:
10:00 - 10:25 - ZILNIC
10:30 - 10:55 - trimiterea de mesaje LinkedIn despre campania noastră Product Hunt
Aplicația pe care o folosesc (Focus Keeper) are o durată fixă a pauzelor (în versiunea gratuită), așa că o folosesc doar pentru a-mi cronometra pomodorii, nu pauzele. De asemenea, am renunțat la sunetul de tic-tac. Sunt mult mai puțin anxios decât ieri și încă lucrez foarte eficient. Ascultarea muzicii mă ajută să-mi păstrez concentrarea. Nu o dată am fost distrasă de conversațiile de la birou astăzi!
În concluzie, aplicația este la îndemâna mea și o folosesc pentru a-mi cronometra pomodoro-urile, dar faptul că știu că trebuie să termin o sesiune exact, să zicem, la 11:30, face totul mai puțin abstract. Am reușit chiar să am o demonstrație completă pentru un client programată în mod ideal într-un pomodoro.
Creez o listă de "lucruri de făcut" pentru 4 pomelnice la un moment dat. După pauza lungă planific următoarele 4 sesiuni. Sunt mai flexibil în acest fel și lista mea are nevoie de mai puține editări.
Încă un lucru - timpul zboară când este împărțit în bucăți de 25 de minute!
Ziua 3:
Pomodoro nu este atât de grozav atunci când se întâmplă ceva neașteptat: o pană de internet în mijlocul sesiunii sau noi gustări vegane la birou care trebuie încercate imediat, sau atunci când 6 persoane au o întâlnire în picioare lângă biroul tău.
Ziua 4:
Fără ziua 4 - sunt angajat cu jumătate de normă, îți amintești?
Ziua 5:
Astăzi chiar nu am reușit să mențin ritmul de lucru 25-5-25. În parte din cauza unei întâlniri anulate și în parte din cauza sarcinilor urgente de 10 minute care au apărut.
Cred că 25 de minute este o perioadă de lucru prea scurtă pentru mine. Pauza ar fi mai mult iritantă decât nu. Mi se pare ușor să intru în starea de flow și când sunt acolo și aș prefera să termin sarcina. În medie, lucrez 5 ore pe zi și simt că nu prea am nevoie de pauze lungi și frecvente. Am încercat să iau o pauză de 25 de minute și, sincer, mi s-a părut o pierdere de timp. Am nevoie doar de o pauză mai lungă pe zi de lucru pentru a mânca o gustare.
E timpul pentru niște laude Pomodoro:
Crearea unei liste "de făcut" este grozavă și mă ajută să le finalizez fără a muta sarcinile pentru ziua următoare.
Impresii finale:
Partea bună:
Rău:
Un ultim gând: această tehnică de gestionare a timpului funcționează cel mai bine atunci când colegii dvs. de echipă știu că o urmați. Odată ce înțeleg că vreți, să zicem, să faceți o prezentare zilnică într-un pomodoro, vor fi mai puțin înclinați să o prelungească. Și cine știe, poate că vor obține și ei o creștere a productivității!
Adrianna
Manager de creștere
Angajat cu normă întreagă
Tehnica de gestionare a timpului pe care am testat-o: Orele de vârf ale energiei
Premisa principală: Voi încerca să-mi găsesc orele de maximă energie (momentele în care sunt cel mai productiv) și să le folosesc pentru a-mi face cea mai mare parte a muncii.
Așteptări:
La ce mă aștept? Să găsesc momentul în care sunt cel mai productiv pentru a-mi planifica mai bine munca. Lucrul constant de la 9 la 17 nu îți oferă prea multe opțiuni în acest domeniu. Asta va fi ceva nou, așa că sunt foarte încântată să fac asta!
Ziua 1:
Am reușit să mă trezesc la 5 dimineața, am pornit Slack și am început să scriu un raport. Primele trei ore au fost extrem de productive, fără întreruperi, mi-a plăcut.
Aveam un apel planificat la ora 17:00, așa că am luat o pauză mai lungă la jumătatea zilei (nu-mi plăcea să lucrez mai mult de 12 ore). Pauza s-a dovedit a fi un mare eșec. Deoarece s-a suprapus cu orele de lucru standard ale echipei, am primit mai multe mesaje și întrebări, plus că a trebuit să revizuiesc unele active vizuale. Am lăsat unele sarcini pentru sesiunile de lucru de seara târziu, astfel încât totalul meu pentru această zi va fi de peste 10 ore.
Actualizare: Am fost atât de obosit seara, încât am reușit să lucrez doar o oră. Va trebui să verific dacă serile târzii ar putea fi momentul meu maxim de energie mai târziu în cursul săptămânii.
Ziua 2:
Am simțit încă oboseala din ziua precedentă, dar am reușit să mă trezesc devreme și să lucrez. Sesiunea de seara târziu nu a avut loc pentru că am petrecut prea mult timp lucrând în timpul zilei.
Zilele 3 și 4:
Am schimbat lucrurile: Am rămas la sesiunile mele de dimineață, dar le-am început puțin mai târziu (în jurul orei 8). Am lucrat până la ora 13:00 și apoi am răspuns doar la mesajele Slack. De data aceasta am putut să încerc sesiuni seara târziu și a fost foarte productiv.
În concluzie, cred că este o chestiune de comunicare. Atunci când echipa ta lucrează de la 8 la 4, trebuie să fii cel puțin parțial disponibil. Dacă chiar trebuie să te concentrezi pe îndeplinirea unei sarcini specifice, recomand cu tărie această metodă, dar mai întâi anunță-ți echipa și pregătește-o că nu vei fi disponibil de la X la Y.
Ziua 5:
Ziua 5 a fost un pic mai dificilă, a trebuit să fiu prezentă și implicată în timpul programului normal de lucru, de la 8 la 4, aveam câteva întâlniri programate și nu puteam să le sar. Acest lucru mi-a arătat, de asemenea, cât de flexibil trebuie să fiu la locul de muncă și cum pot să-mi adaptez orele de vârf de energie la programul de la birou.
Impresii finale:
Mă bucur că am reușit să-mi găsesc orele personale de productivitate maximă (acesta a fost obiectivul meu la început). Am încercat ore diferite: dimineața devreme, precum și seara târziu.
Orele mele de maximă energie? În zorii zilei (cu excepția celor 10 minute după faza de negare a alarmei).
Dezavantajul este că această abordare nu este cea mai potrivită pentru a lucra cu o echipă. În calitate de manager al creșterii, trebuie să fiu disponibil pentru a lua decizii sau pentru a răspunde întrebărilor echipei de dezvoltare.
Să căutăm sprijin:
Una dintre cele mai dificile sarcini pentru proprietarii de întreprinderi și managerii de resurse este programarea turelor. Poate deveni destul de dificil și consumator de timp să planifici cine ar trebui să lucreze când și la ce, pe baza preferințelor personale și...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...
