Atunci când conduceți o agenție sau o companie de software în care echipa dvs. lucrează la mai multe proiecte în același timp, poate fi dificil să țineți pasul cu totul. Chiar dacă gestionați un singur proiect în calitate de manager de proiect, este posibil să vă confruntați adesea cu monitorizarea diferitelor elemente ale acestuia.
Ce veți învăța din acest articol:
Dacă ar exista o modalitate de a obține o prezentare informativă a stării de sănătate a proiectului fără a fi nevoit să scormoniți mult timp prin aplicația PM.
Din fericire, tablourile de bord pentru proiecte oferă o oportunitate de a face exact acest lucru - ele acționează ca un singur loc în care puteți verifica KPI critici și evalua progresul proiectului. Ele devin, de asemenea, o sursă unică de adevăr cu privire la starea proiectului - ceva ce puteți împărtăși cu ușurință cu clientul sau managerii dumneavoastră. De obicei, un tablou de bord pentru gestionarea proiectelor constă din mai multe widget-uri - grafice, puncte de date sau tabele - care se referă la diferite elemente ale proiectului.
În această postare pe blog, vă vom spune mai multe despre beneficiile tablourilor de bord ale proiectelor și vă vom oferi câteva sfaturi despre cum să construiți unul.
În primul rând, existența unui tablou de bord pentru gestionarea proiectelor economisește foarte mult timp pentru persoanele care îl utilizează. De exemplu, în calitate de lider de echipă, de obicei trebuie să verificați mai multe rapoarte/ecrane în proiectul dvs. instrument de planificare pentru a obține o imagine de ansamblu a modului în care se desfășoară un anumit proiect. Pe de altă parte, managerii de proiect trebuie adesea să petreacă ore întregi în fiecare săptămână redactând rapoarte privind stadiul proiectului și compilarea indicatorilor-cheie de performanță. Tablourile de bord facilitează crearea unui "raport" actualizat automat cu date și informații în timp real, adaptate unui anumit public.
Vorbind despre informații personalizate, trebuie spus că, deși instrumentele de gestionare a proiectelor și a resurselor sunt de obicei concepute pentru a oferi utilizatorilor lor informații valoroase, acestea trebuie totuși să răspundă nevoilor multor echipe. Ca urmare, este posibil ca tablourile de bord sau rapoartele implicite oferite în cadrul acestor aplicații să nu fie deosebit de utile pentru echipa dvs. Este benefic să creați un raport personalizat gestionarea proiectelor și a resurselor tablou de bord sau chiar câteva - fiecare pregătit pentru a servi unui scop specific. De exemplu, directorul financiar al companiei dvs. ar putea fi interesat de alți indicatori decât clientul.
Tablourile de bord de gestionare a proiectelor orientate către clienți vor fi, de asemenea, foarte convenabile pentru dvs. Nu numai că puteți economisi timp cu pregătirea de noi rapoarte din când în când, dar părțile interesate de proiect pot arunca o privire la tablourile de bord scanabile și pot înțelege cu ușurință ce se întâmplă în cadrul proiectului. În plus, un tablou de bord bine conceput va face compania dvs. să arate foarte bine în ochii clientului.
În cele din urmă, analizarea unui tablou de bord al proiectului este o șansă excelentă de a identifica oportunități de îmbunătățire pe care altfel le-ați putea rata. O privire de ansamblu asupra diferitelor aspecte ale proiectului vă poate face să vă gândiți la soluții pe care nu le-ați luat încă în considerare. Să presupunem că tabloul dvs. de bord al proiectului include informații despre utilizarea resurselor și sarcinile finalizate. Acest lucru vă permite să comparați cele două și, de exemplu, să observați că unele sarcini sunt în urmă, dar nu toți membrii echipei sunt folosiți în mod optim și ar putea prelua cu ușurință mai multe sarcini.
Atunci când creați un tablou de bord personalizat pentru proiect, trebuie să vă amintiți câteva caracteristici cheie ale tablourilor de bord eficiente.
Pentru început, tablourile de bord cu adevărat puternice conțin numai informații relevante. De aceea, este benefic să începeți cu o listă de metrici/elemente pe care trebuie să le afișați cu adevărat sau de răspunsuri la care doriți să răspundă tabloul de bord pentru gestionarea proiectelor. În caz contrar, poate fi tentant să adăugați câteva diagrame colorate suplimentare pentru a face tabloul de bord să pară mai "profesionist". Din păcate, nu îi va ajuta pe membrii echipei dvs. să distingă informațiile valoroase din zgomot. Din nou, rețineți că puteți pregăti diferite tipuri de tablouri de bord concepute pentru audiențe diferite și care conțin doar elementele care contează cel mai mult pentru acestea.
Tabloul de bord al proiectului dvs. ar trebui să fie, de asemenea ușor de scanat. Atunci când pregătiți widget-urile individuale sau graficele care vor apărea pe tabloul de bord, asigurați-vă întotdeauna că acestea sunt lizibile. Informațiile ar trebui să fie clare la prima vedere, fără a fi nevoie să citiți tabele complexe sau să faceți calcule mentale. Puteți cere întotdeauna unui membru al echipei un feedback cu privire la capacitatea de citire a tabloului de bord.
Acordați întotdeauna atenție dacă tablourile dvs. de bord conțin sau nu date exacte. În caz contrar, întregul scop al unui tablou de bord lipsește. Utilizați numai surse de date fiabile și, dacă este posibil, concepeți tabloul de bord al proiectului astfel încât să prezinte informații în timp real.
S-ar putea să vă întrebați: cum să construiesc un tablou de bord al proiectului. Trebuie să investesc într-un instrument dedicat pentru tabloul de bord?
De fapt, există câteva opțiuni pe care le puteți urma:
În mod implicit, Teamdeck vine cu un tablou de bord personal disponibil pentru fiecare utilizator cu permisiuni la nivel de manager, unde puteți verifica detalii de bază precum:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Pentru a crea un tablou de bord personalizat pentru gestionarea proiectelor, trebuie să creați un raport. Rapoartele Teamdeck funcționează ca tablourile de bord, în sensul că puteți utiliza diferite elemente pentru a crea o poveste în timp real bazată pe date. În plus, puteți genera un link și partaja raportul dvs. cu clientul sau cu alte părți interesate ale proiectului.
Iată câteva exemple de elemente care ar putea fi afișate în tabloul de bord/reportul proiectului echipei dvs:
Aflați cum să creați acest grafic cu Teamdeck - citiți ghid pentru rapoartele privind stadiul proiectului.
Aflați cum să creați acest grafic cu Teamdeck - citiți postarea noastră pe blog despre urmărirea costurilor proiectului.
Desigur, puteți construi multe tipuri diferite de grafice și tabele utilizând Teamdeck. Puteți încerca aplicația chiar dvs. prin înscrierea pentru o încercare gratuită aici. Alternativ, puteți programați un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților. Ea vă va arăta diferitele capacități ale Teamdeck atunci când vine vorba de prezentarea datelor despre performanța echipei dvs.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...